GENERALES HISTORIAL DE VERSIONES. Versión Fecha Autores Resumen de Cambios

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1 GENERALES Fecha de aprobación Organización FONAFE Administrador del Lineamiento Organización y Método Gerencia de Planeamiento y Desarrollo HISTORIAL DE VERSIONES Versión Fecha Autores Resumen de Cambios /08/2011 Martín Flores Documento Inicial /08/2011 Alberto Elías González Manco Primera Revisión /08/2011 Roberto Lizárraga Santa Maria Revisión y modificaciones Versión: 1.2 del 26/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 1 de 7

2 LINEAMIENTO PARA EFECTUAR PAGOS UTILIZANDO MEDIOS ELECTRÓNICOS Lineamiento Nº /GAF-FONAFE 1. FINALIDAD Establecer el procedimiento que regule los pagos, utilizando medios proporcionados por los bancos, la SUNAT y las AFP, basados en los principios y normas de control mediante los cuales se asegure la correcta utilización de los fondos, se minimice los riesgos de errores o fraudes y se cuente con las autorizaciones correspondientes para ser efectuadas 2. ALCANCE Comprende a todas las operaciones de egresos de fondos de FONAFE y Carteras MEF que se efectúen utilizando medios. 3. BASE LEGAL Ley Nº Ley de Creación de FONAFE Directiva de Gestión y Procesos Presupuestarios de las Empresas bajo el ámbito de FONAFE, aprobada mediante Acuerdo de Directorio Nº /001-FONAFE y sus modificatorias. 4. DISPOSICIONES GENERALES 4.1 Responsabilidad: El responsable para el pago de SUNAT Virtual es el Contador General o quien haga sus veces El responsable para el pago de la AFP NET es el Supervisor de Recursos Humanos o quien haga sus veces Es responsabilidad del Supervisor de Tesorería todos los pagos utilizando medios que no estén incluidos en los numerales y Cada operación de pago debe estar debidamente sustentada. El Área de Tesorería es responsable de sustentar documentariamente toda operación de pago antes de entregarla al Área de Contabilidad. Versión: 1.2 del 26/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 2 de 7

3 4.1.5 El archivo de los reportes de las operaciones de pagos es responsabilidad del Área de Contabilidad Se delimitarán las funciones de los trabajadores en todos los niveles, de tal forma que ninguna persona tenga a su cargo, en forma completa, una operación financiera, entendiéndose como tal, aquella cuyo reconocimiento y valorización origina un asiento contable Una debida separación de funciones comprende la división de las fases de autorización, ejecución, revisión, registro y control de las operaciones de la empresa, así como de la custodia de los recursos, con el fin de lograr una verificación interna, evitando errores y actos irregulares o fraudes. 4.2 Documentación Sustentatoria: Toda operación o transacción financiera que constituya egreso de fondos será respaldada y justificada por documentos originales sustentatorios: correos, oficios, memorandums e informes, debidamente autorizados por las instancias correspondientes. El Área de Tesorería es responsable de sustentar documentariamente cada una de las operaciones de pago. 4.3 Archivo de Documentación Sustentatoria: Los documentos sustentatorios de pagos y egresos serán archivados y conservados adecuadamente en el Área de Contabilidad, siguiendo un orden cronológico de fácil acceso y explotación por el tiempo que determinen las disposiciones legales vigentes. 4.4 Comprobantes de egresos y notas de débito: Se establecerá el uso permanente de comprobantes de egresos que sustente toda operación financiera significativa La numeración correlativa será asignada automáticamente por el Sistema ERP El control de los comprobantes de egresos consiste en mantener un registro correlativo que se encontrará en el Sistema ERP La custodia de todos los sustentos de los egresos así como los comprobantes de egresos pagados estará a cargo del Área de Contabilidad Las notas de débito por comisiones, gastos bancarios, ITF, intereses acreedores y deudores, así como las transferencias entre las cuentas de FONAFE serán registradas por el Área de Contabilidad en forma periódica en el Sistema ERP y cuando éste cuente con el documento original o el extracto de la cuenta corriente, vía electrónica o física. Versión: 1.2 del 26/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 3 de 7

4 4.5 Conciliaciones Bancarias: Las conciliaciones bancarias serán practicadas por personal del Área de Contabilidad, distinto al cajero y/o al que gire, registre o firme cheques Las conciliaciones bancarias serán registradas en el libro auxiliar correspondiente y firmado por el personal contable que las efectúa y el Contador General. 4.6 Uso de sello: El uso de los sellos PAGADO o ANULADO para el pago de SUNAT Virtual y pago de la AFP NET, es responsabilidad únicamente del Supervisor de Recursos Humanos y del Contador General y/o del personal que haga sus veces o que sea designado por ellos. 4.7 Reportes de transferencia por medios Los reportes de confirmación de los sistemas informáticos por las operaciones de pago que se realicen a través de medios, se archivarán con el comprobante de egreso siendo el sustento de la validez y confiabilidad del pago realizado. 4.8 Comprobantes de Pago Los comprobantes de pago emitidos por los acreedores deberán tener las características descritas en el Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado por la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria-SUNAT 5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 5.1 Los pagos que efectúe FONAFE, bajo el alcance del presente lineamiento, serán realizados mediante transferencias a cuentas de terceros a través de medios, a AFP NET o mediante SUNAT Virtual. 5.2 El Área de Tesorería recibirá del Área de Contabilidad la documentación debidamente codificada y procesada de una obligación o un pago directo en el Sistema ERP. 5.3 Una vez revisada la documentación y previa conformidad del Área de Tesorería, se procederá al pago a través de transferencia a cuentas de terceros mediante medios, pago por SUNAT Virtual, pago a través de AFP NET, el que necesariamente, deberán contar con dos (02) firmas electrónicas de funcionarios autorizados mediante poder registrado. En el caso de pago por SUNAT Virtual y AFP Versión: 1.2 del 26/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 4 de 7

5 NET, las firmas mencionadas deberán colocarse en forma física en el formato indicado en el Anexo En el caso de pago de fondo de pensiones y aportes provisionales, este se realiza a través de AFP NET, el cual es un servicio que la Asociación de AFP ofrece a todos los empleadores de forma gratuita para declarar y pagar los aportes a todas las AFP. 5.5 Desde enero del 2010 el uso del Portal AFP NET para la declaración y pago de los aportes al Sistema Privado de Pensiones es de carácter obligatorio para todas aquellas empresas que tengan más de 50 trabajadores afiliados. 5.6 En el caso de FONAFE el procedimiento de pago a través de AFP NET es el siguiente: Una vez realizada la carga en el AFP NET por la empresa tercerizada, el AFP NET mediante un interfaz interna, identifica a que AFP pertenece un trabajador, elabora automáticamente las planillas para cada una de ellas y calcula los descuentos por conceptos de fondo, seguro y comisión que debe pagar el Supervisor de RRHH verifica el contenido y montos de las planillas generando un reporte visado en señal de conformidad, luego procede a llenar el formato de autorización para el pago del monto por concepto de AFP mediante AFP NET (Anexo 1), enviando dichos documentos al Área de Contabilidad para su provisión El Área de Contabilidad provisiona el requerimiento, seguidamente envía la documentación (reporte y Anexo 1) al Área de Tesorería El Supervisor de Tesorería procede a solicitar la aprobación de la autorización para pago (Anexo1) a los funcionarios autorizados mediante poder registrado, luego de ello, genera un comprobante de egreso y remite dichos documentos al Supervisor de RRHH El supervisor de RRHH, una vez recibida la aprobación de la autorización para pago (Anexo 1) y el Comprobante de Egreso, realiza el pago correspondiente, devolviendo los documentos recibidos al Supervisor de Tesorería para que registre la fecha de pago en el sistema ERP Finalmente el Supervisor de Tesorería envía el comprobante de egreso al Área de Contabilidad para su archivo. 5.7 En caso de pago por SUNAT Virtual, utilizado sólo para el pago de impuestos y/o contribuciones (PDT 601 -Planilla electrónica PDT 621 -IGV y Renta, pagos del ITAN y/o pagos de otros tributos) y detracciones, se deberá seguir el siguiente procedimiento: Versión: 1.2 del 26/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 5 de 7

6 5.7.1 El Contador Senior efectuará el cálculo de los impuestos y/o contribuciones, para luego llenar el formato de autorización para pago de impuesto y/o detracciones mediante SUNAT virtual (Ver anexo 1), remitiendo dichos documentos al Supervisor de Tesorería. En el caso de detracciones, dicho formato es preparado por el Área de Tesorería El Supervisor de Tesorería procede a elaborar el comprobante de egreso, le adjunta el formato de autorización para pago de impuesto y/o detracciones mediante SUNAT virtual y solicita la aprobación de los mismos a los funcionarios autorizados mediante poder registrado. Luego remite dichos documentos al Área de Contabilidad El Contador Senior realiza el pago de los impuestos y/o detracciones mediante SUNAT Virtual, luego procede a imprimir el reporte que genera SUNAT para ambos tipos de pago, el cual se adjunta al comprobante de egreso para luego ser devuelto al Área de Tesorería para que registre la fecha de pago en el sistema ERP Finalmente el Supervisor de Tesorería envía el comprobante de egreso al área de Contabilidad para su archivo En el pago de detracciones se imprimirán 3 constancias: una para el proveedor y otras dos para adjuntar a los comprobantes de egreso En el caso se pague detracciones, que por su origen debe cargarse a otra cuenta diferente a BCP MN N (Carteras MEF, Banco Agrario, Banco Minero u otros), el Área de Tesorería realizará simultáneamente con el pago de la detracción la transferencia entre cuentas correspondiente. 5.8 Para el caso de los pagos a proveedores por medios, los mismos autorizarán dicho pago mediante la remisión de un correo electrónico a FONAFE o la remisión de una carta firmada por sus representes legales, indicando el Banco y el número de la Cuenta Corriente a la que se le abonará el importe que cancele la obligación. Al momento de efectuar la transferencia se verificará que la cuenta señalada corresponda al proveedor. Es importante destacar que los datos del proveedor, serán solicitadas por el Área de Logística antes de la contratación de bien o servicio. 5.9 La comunicación de pago a los proveedores será mediante notificación del Supervisor de Tesorería Los reportes de la confirmación de los sistemas informáticos por las operaciones de pago que se realicen a través de medios (es decir, los comprobantes de transferencia), se archivarán con el comprobante de egreso siendo el sustento de la validez y confiabilidad del pago realizado. Versión: 1.2 del 26/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 6 de 7

7 6. ANEXOS Anexo 1: Autorización para el pago de impuestos, detracciones y AFP, mediante SUNAT virtual y AFP NET. Anexo 1: Autorización para el pago de impuestos y detracciones mediante SUNAT virtual. AUTORIZACION PARA PAGO DE IMPUESTOS, DETRACCIONES Y/O AFP MEDIANTE SUNAT VIRTUAL y AFPNET Mediante el presente, se autoriza a, a realizar el pago de: Impuestos, detracciones mediante SUNAT VIRTUAL AFP mediante AFPNET NRO. DOCUMENTO (*) PROVEEDOR IMPORTE A PAGAR (**) (*) Indicar número de Comprobante de pago o de PDT (**) El importe a pagar debe ser expreasdo en números enteros obligatoriamente. Firma autorizada 1 Firma autorizada 2 Versión: 1.2 del 26/08/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 7 de 7