Manual de Usuario APLICATIVO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO ADMINISTRATIVO Universidad de Cundinamarca 2015

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1 Página 1 de 23 Manual de Usuario APLICATIVO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO ADMINISTRATIVO Universidad de Cundinamarca 2015 Dirección de Sistemas y Tecnología Área Desarrollo de Software

2 Página 2 de 23 Tabla de contenido 1 INTRODUCCIÓN USUARIOS USUARIO ADMINISTRADOR ÁREA DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO USUARIO FINAL FUNCIONARIOS REQUISITOS DE SOFTWARE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO INGRESO AL APLICATIVO USUARIO FINAL EVALUADO Compromisos Evaluaciones Realizadas USUARIO FINAL - EVALUADOR Aprobación de Compromisos Evaluar Contratos CONTROL DE CAMBIOS DEL MANUAL... 23

3 Página 3 de 23 TABLA DE IMÁGENES Imagen 1.Ingreso al portal institucional... 6 Imagen 2. Ingreso a la plataforma... 6 Imagen 3. Icono de ingreso al aplicativo... 6 Imagen 4. Inicio del aplicativo Evaluación de desempeño... 7 Imagen 5. Ingreso al módulo de evaluado... 7 Imagen 6. Contratos del funcionario... 7 Imagen 7. Compromisos del funcionario... 8 Imagen 8. Ventana para agregar compromisos... 8 Imagen 9. Registro cargado... 9 Imagen 10. Mensaje del sistema... 9 Imagen 11. Compromisos registrados Imagen 12. Modificación de compromiso Imagen 13. Modificación de porcentaje Imagen 14. Sugerencias del supervisor Imagen 15. Evaluaciones realizadas Imagen 16.Ventana de Navegación Imagen 17. Ingreso Modulo Aprobación de contratos Imagen 18. Selección de funcionario para ver compromisos Imagen 19. Compromisos del funcionario Imagen 20. Agregar sugerencias Imagen 21. Mensaje del sistema Imagen 22. Ingreso modulo evaluar contratos Imagen 23. Información general del contrato del funcionario Imagen 24. Resultados de Evaluación Imagen 25. Escala y variables de calificación Imagen 26. Compromisos a evaluar Imagen 27. Competencias generales Imagen 28. Competencias específicas Imagen 29. Temas a fortalecer Imagen 30. Mensaje del sistema... 22

4 Página 4 de 23 1 INTRODUCCIÓN La Evaluación de Desempeño Administrativo es un proceso que motiva y orienta el actuar de sus funcionarios hacia la mejora continua del rendimiento mediante un sistema de calificación objetivo, transparente e informado. Se construye a través de la retroalimentación entre el personal evaluado y evaluador sobre los compromisos laborales, los compromisos comportamentales a nivel general y por nivel jerárquico y las evidencias que soportan su desempeño durante su periodo laboral. La información contenida debe manejarse con la debida reserva ya que será utilizada para los planes de mejoramiento individual y la construcción de programas de Bienestar Social Laboral, Seguridad y Salud en el Trabajo y de Capacitación Administrativa. 2 USUARIOS 2.1 USUARIO ADMINISTRADOR ÁREA DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Encargado de supervisar la intervención en el desarrollo o uso del Aplicativo, tiene la responsabilidad ante la organización de controlar las actividades del sistema parametrizando, monitoreando y guiando a los demás usuarios velando por el buen funcionamiento de los procesos del aplicativo. Es un usuario de apoyo para las personas y equipos que tienen el rol de usuario final. 2.2 USUARIO FINAL FUNCIONARIOS En este aplicativo los usuarios finales hacen referencia al evaluador y al evaluado que son los responsables de alimentar alguna de las funcionalidades del aplicativo con datos basado en información exacta, confiable y oportuna, tiene interacción directa con los usuarios administradores

5 Página 5 de 23 3 REQUISITOS DE SOFTWARE Las siguientes características deben cumplirse en cada pc para hacer uso de la aplicación web. COMPONENTE DE MÍNIMO RECOMENDADO SOFTWARE Sistema operativo Windows XP Windows 7 Acrobat Reader Navegador Mozilla Firefox. Internet Mozilla Firefox. Explorer, google Chrome Microsoft office (Excel)

6 Página 6 de 23 4 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO 4.1 INGRESO AL APLICATIVO A continuación se presenta la forma correcta de ingresar al aplicativo de Evaluación de Desempeño Administrativo. Se realiza el ingreso al portal de click en la opción Plataforma y luego ingrese a la Plataforma institucional digitando sus datos: Imagen 1.Ingreso al portal institucional Ingrese sus datos: usuario y contraseña Imagen 2. Ingreso a la plataforma Después de ingresar a la plataforma tendrá habitado el icono de Evaluación de desempeño Administrativo Imagen 3. Icono de ingreso al aplicativo

7 Página 7 de USUARIO FINAL EVALUADO Haga click en la pestaña de evaluación de desempeño para desplegar las opciones e ingresar al módulo de evaluado. Click para ingresar al módulo del evaluador Imagen 4. Inicio del aplicativo Evaluación de desempeño Click para ingresar al módulo de evaluado Imagen 5. Ingreso al módulo de evaluado Al ingresar a este módulo le muestra información básica de los contratos del funcionario Click para ver información general Seleccione contrato Imagen 6. Contratos del funcionario

8 Página 8 de Compromisos Al seleccionar un contrato le mostrará información de los compromisos si ya han sido registrados de lo contrario deberá ingresarlos. Click para agregar un compromiso Imagen 7. Compromisos del funcionario Se desplegara una ventana donde se podrá agregar los compromisos que el funcionario tiene de acuerdo a su plan de trabajo y contrato. Digite el compromiso Click para agregar el registro seleccionado Para buscar el registro recuerde que debe primero seleccionar Macroproceso, Proceso y el código del registro Imagen 8. Ventana para agregar compromisos Ingrese el porcentaje del compromiso. Recuerde que la sumatoria de los porcentajes debe ser igual a 100%

9 Página 9 de 23 Después de seleccionar el registro y hacer click en el botón agregar el registro se cargara. Imagen 9. Registro cargado Click para eliminar el registro incluido Este mismo procedimiento se debe realizar con los tres compromisos que hay que registrar, cuando finalice haga click en el botón agregar para terminar y guardar correctamente la información. El sistema le mostrara un mensaje confirmando que la información se ha almacenado correctamente. Imagen 10. Mensaje del sistema Al terminar de registrar los compromisos volverá donde se muestra la información general del contrato, mostrando la información que se registró anteriormente.

10 Página 10 de 23 Click para ver las sugerencias agregadas por parte del supervisor Click para modificar el porcentaje de los compromisos Click para modificar la descripción del compromiso Imagen 11. Compromisos registrados Si hace click en el botón de modificar la descripción del compromiso, se desplegara una ventana donde se podrá modificar la descripción y los registros que evidencian el cumplimiento de los compromisos. Si es necesario realice las modificaciones en la descripción que crea conveniente Si es necesario incluir un nuevo registro recuerde que para buscar el registro debe primero seleccionar Macroproceso, Proceso y el código del registro Imagen 12. Modificación de compromiso Click para eliminar registro

11 Página 11 de 23 Cuando finalice las modificaciones haga click en el botón Agregar para almacenar correctamente la información, el sistema le mostrara un mensaje. Si hace click en el botón de modificar el porcentaje se desplegara una ventana donde podrá cambiar el valor del porcentaje asignado a cada compromiso. Modifique si es necesario el valor del porcentaje de cada procedimiento Imagen 13. Modificación de porcentaje Cambie los valores del porcentaje de cada procedimiento Para guardar las modificaciones haga click en el botón guardar, el sistema le mostrará un mensaje de confirmación. Si hace click en el botón de sugerencias se desplegara una ventana donde se encentran registradas las sugerencias por compromiso que ha ingresado el supervisor después de que ha revisado los compromisos que el funcionario ha enviado.

12 Página 12 de 23 Imagen 14. Sugerencias del supervisor De acuerdo a las sugerencias ingresadas realice cambios en los compromisos como se explicó anteriormente Evaluaciones Realizadas Al ingresar encontrara la información relacionada con la evaluación seleccione la que tiene pendiente por aprobación. Haga click para aprobar o no la evaluación que el supervisor ha realizado Imagen 15. Evaluaciones realizadas Se desplegara una ventana donde podrá seleccionar su respuesta

13 Página 13 de 23 Resultado de Evaluación realizada por supervisor Seleccione la opción si aprueba o no la evaluación realizada Haga click en el botón guardar para almacenar correctamente la información.

14 Página 14 de USUARIO FINAL - EVALUADOR Para ingresar al módulo de evaluador en la parte de la navegación haga click sobre la palabra evaluador Click para ingresar al módulo del evaluador Aprobación de Compromisos Imagen 16.Ventana de Navegación Click para ingresar al módulo de aprobación de compromisos Imagen 17. Ingreso Modulo Aprobación de contratos Al ingresar a aprobación de compromisos encontrara la información del evaluador junto con los compromisos que tiene pendientes por aprobar. Seleccione un funcionario para poder ver los compromisos Click para ver los compromisos del funcionario Imagen 18. Selección de funcionario para ver compromisos

15 Página 15 de 23 Al ingresar encontrara los compromisos que ha registrado el funcionario, el supervisor debe revisar los compromisos y aprobar o agregar sugerencias para que el funcionario modifique sus compromisos. Imagen 19. Compromisos del funcionario Haga click para agregar las sugerencias para que el funcionario modifique sus compromisos Click para aprobar. El funcionario está listo para sea evaluado en las fechas estipuladas

16 Página 16 de 23 Si hace click en agregar sugerencias se desplegara una ventana donde puede ingresar las sugerencias que crea necesarias. Digite las sugerencias por compromiso que crea necesarias No es obligatorio agregar sugerencia por compromiso Imagen 20. Agregar sugerencias Cuando haya ingresado las sugerencias haga click en agregar para que se guarden correctamente. Imagen 21. Mensaje del sistema Estas sugerencias ya aparecerán cargadas en el módulo del evaluado, para que realice las respectivas modificaciones; después de que haga dichos cambios el supervisor tendrá nuevamente que revisar los compromisos teniendo nuevamente las opciones de aprobar o agregar sugerencias, podrá usar la opción de agregar sugerencias tantas veces como sea necesario para que sea aprobado a satisfacción los compromisos. Cada sugerencia ingresada se mostrara con la fecha en que fue registrada.

17 Página 17 de 23 Si después de que el funcionario haya realizado las modificaciones aún tiene nuevas sugerencias ingréselas para que sean enviadas nuevamente Evaluar Contratos Click para ingresar al módulo de evaluar contratos Imagen 22. Ingreso modulo evaluar contratos Al ingresar a este módulo encontrara los funcionarios que ya tienen aprobados los compromisos y que están pendientes para realizar la evaluación.

18 Página 18 de 23 Seleccione un funcionario para poder realizar la evaluación Al ingresar encontrara: Click para iniciar con la evaluación del funcionario 1. Información general del contrato del funcionario seleccionado. Imagen 23. Información general del contrato del funcionario 2. Resultados de evaluaciones anteriores realizadas al funcionario. Imagen 24. Resultados de Evaluación

19 Página 19 de 23 Cuando es la primera evaluación que se va a realizar no muestra resultados. 3. Evaluación a realizar. o Tipo de Evaluación y terminó de la evaluación: seleccione el tipo de evaluación y automaticamente se cargara el termino de la evaluación o A nivel informativo revise la escala y variables de calificación. Imagen 25. Escala y variables de calificación o Compromisos a evaluar: para cada variable de calificación seleccione una opción de la escala de calificación y observe como el resultado va cambiando a medida se valla calificando.

20 Página 20 de 23 Ingrese para ver el control de registros de las evidencias planteadas Seleccione una opción de acuerdo a la escala de calificación Observe el resultado que se va obteniendo a medida de la calificación Imagen 26. Compromisos a evaluar o Competencias generales: para cada competencia seleccione una opción de la escala de calificación Seleccione una opción de acuerdo a la escala de calificación Imagen 27. Competencias generales

21 Página 21 de 23 o Competencias específicas: para cada competencia seleccione una opción de la escala de calificación Seleccione una opción de acuerdo a la escala de calificación Imagen 28. Competencias específicas o Temas a fortalecer: debe por lo menos incluir un tema a fortalecer Haga click para agregar un tema a fortalecer Después de hacer click en el botón de agregar de desplegará un cuadro de texto donde se debe digitar el tema que el funcionario debe fortalecer Digite tema que el funcionario debe fortalecer Total de temas agregados Imagen 29. Temas a fortalecer Click para eliminar cuadro de texto

22 Página 22 de 23 Como mínimo debe ingresar un tema a fortalecer. Para finalizar y guardar la información correctamente haga click en el botón evaluar, el sistema le mostrara un mensaje de confirmación. Imagen 30. Mensaje del sistema

23 Página 23 de 23 5 CONTROL DE CAMBIOS DEL MANUAL Actualización No Descripción del cambio Versión del aplicativo Fecha de cambio 1 Se crea el manual de usuario 1.0 Junio 19 de 2015