DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN GERENCIA COMPRAS -SECCIÓN ALMACÉN- [Julio- 2013] Pág. 1 de 7

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Agustín Villanueva Farías
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2 Proceso: Objetivo Este subproceso busca establecer las actividades que se realizan para la adquisición de bienes y servicios, su registro y despacho. Base Legal - Administrativa Memorando SBP-DA-GC-M del 01 de febrero de 2013, en donde se establece que a partir del mes de febrero de 2013, las unidades Gestoras deben enviar las solicitudes de despacho de almacén, del 26 al 30 de cada mes y el despacho se realizará los diez (10) primeros días del mes siguiente. Manual de normas generales para el registro y control de los bienes patrimoniales del estado (V ) Principios El subproceso debe cumplir los siguientes lineamientos: Las solicitudes de despachos deben realizarse a la sección de almacén del 26 al 30 de cada mes. Los cierres de inventario y los despachos se realizarán hasta el 20 de cada mes. La auditoría de inventario debe realizarse los 25 de cada mes. El activo (bien) sólo será despachado luego que este etiquetado. Procedimiento Para la ejecución del subproceso de Bienes y servicios (adquisición, registro y despacho) se establecen las siguientes actividades y responsables de su ejecución: Responsable No. Actividad Documento R/C Adquisición de Servicio Área gestora 1. Asistente de Contabilidad (Tesorería) 2. Almacenista 3. ADQUISICÍON Y REGISTRO DE BIENES O SERVICIOS Recibe el servicio directamente del proveedor y notifica al que ha recibido el servicio. Envía presentación de cuenta al. Revisa y envía el formato de recepción de almacén a la Unidad Gestora. Área Gestora 4. Recibe formulario de Presentación de cuenta almacén/factura Página 2

3 Proceso: recepción y factura (esta última si es presentada por el proveedor), firma (recibido conforme por) y devuelve a la sección de almacén. Almacenista Nota: ambos documentos deben ser devueltos firmados, a más tardar en dos (2) días hábiles después de ser recibido. Recibe factura (si es presentado por el proveedor), formulario de recepción firmado por el área gestora y firma en revisado por. Envía a la Gerencia de Tesorería el formulario de recepción de almacén (copia amarilla firmada) y la presentación de cuenta para el pago al proveedor. Y a Contabilidad para el registro de las cuentas por pagar. almacén firmado/ /presentación de cuenta firmado Adquisición y registro de Bienes Agente de Seguridad 1. Almacenista 2. Notifica a la sección de almacén cuando llega un proveedor. Verifica si se trata de un bien solicitado por el área gestora o por almacén: Si es un bien solicitado por el área gestora, se comunica con personal de esta área para la revisión del artículo, que verifique si lo que se recibe es lo cotizado y descrito en la O/C, y el área gestora firma la factura. Si es un bien solicitado por almacén, recibe el bien, revisa el artículo, verifica que lo recibido es lo cotizado y descrito en la O/C y firma la factura. Página 3

4 Proceso: Almacenista 3 4. Almacenista En ambos casos ir a la actividad 3. Recibe el bien y entrega información del bien al Jefe de. Recepcioná el bien en el formato de recepción del almacén, y entrega el formulario de recibido conforme al Almacenista. Firma el formulario en Recibido conforme por". Firma el formulario de recepción de almacén (en revisado por). Registra el bien en el Kardex (temporalmente) Verifica si se trata de un activo o no: Si se trata de un activo, envía orden de compra a la Gerencia de Bienes Patrimoniales a través de correo electrónico (ir a la actividad 9) Si no se trata de un activo, envía correo al área gestora notificando que el artículo está disponible para despacho. (ir a la actividad 17) Recibe O/C y accede al archivo: Consecutivo numérico de etiquetas. almacén Consecutivo de etiqueta Gerente de Accede al Sistema de Barcode (código de barra) para el registro del activo y procede a imprimir la etiqueta con el código de barra que le corresponde. Coordina con sus colaboradores la asignación de etiqueta a los bienes nuevos en el. Página 4

5 Proceso: Imprime O/C, en el almacén toma los datos del bien (marca, modelo, serie) y registra la información en el Consecutivo de Etiquetas y en el Sistemas de Activos. Nota: registra en el Sistema de Activos, la Dirección o Gerencia que realizó la solicitud de Bienes y Servicios, información que aparece en la O/C. Verifica la información captada, adhiere la etiqueta en el bien. Etiqueta de código de barras Indica al área gestora a través de correo electrónico que gestione el despacho del bien a través del sistema de despacho. Despachado el bien, envía por mensajería copia del despacho realizado al Gerente de Bienes Patrimoniales. Con la copia del despacho, registra en el sistema de Activo la fecha en que recibió el activo por la unidad solicitante, con lo que se da inicio a la depreciación del activo. Envía a la Gerencia de Tesorería, si es crédito, el formulario de recepción de almacén (copia rosada firmada) y la presentación de cuenta para el pago al proveedor. Y a Contabilidad para el registro de las cuentas por pagar. Copia del despacho almacén Área gestora 18. DESPACHO Y REGISTRO DEL BIEN Solicita del 26 al 30 de cada Ver: Sistema de mes a través del sistema de despacho de Página 5

6 Proceso: 17. Almacenista 18. Área gestora 19. Almacenista despacho de mercancía el bien requerido. Nota: los despachos y cierre en almacén se realizan hasta el 20 de cada mes, por lo cual no se realizará despachos luego de esta fecha; la Gerencia de Auditoría realiza una auditoria de inventario físico los 25 de cada mes. Coteja en base a la solicitud recibida y las referencias de pedidos anteriores, que las cantidades solicitas estén acordes. Entrega la mercancía al área gestora. Recibe la mercancía y firma el formulario de despacho de almacén en Recibido por, coloca fecha y hora. Firma en Entregado por, el despacho de almacén. Entrega el formulario de despacho al jefe del almacén. Registra el despacho del bien en el modulo y en el kardex (temporal). Fin del Subproceso mercancía ntranet2/index.php?o ption=com_remositor y&itemid=0&func=st artdown&id=3095 Despacho de almacén Actualizaciones A continuación se detalla el historial de actualizaciones que ha tenido el subproceso: Versión Fecha Descripción V.2 10/07/2013 V.1 18/5/2009 Actualización del procedimiento solicitud, recepción, despacho y registro de bienes en la sección de almacén. Para la solicitud, recepción, despacho y registro de bienes en la sección de almacén. Página 6

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