GUÍA RÁPIDA COMPRAS. México, D. F., Agosto del 2014 Actualización realizada por: Lourdes Valencia. Versión de 14

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1 GUÍA RÁPIDA COMPRAS Versión 4000 México, D. F., Agosto del 2014 Actualización realizada por: Lourdes Valencia 1 de 14

2 INDICE 1 INTRODUCCION OBJETIVO INFORMACIÓN REQUERIDA FLUJO DE LOS MOVIMIENTOS DE COMPRAS DESCRIPCIÓN DE MOVIMIENTOS PANTALLA DE CAPTURA PANTALLA DE CAPTURA CARPETA DATOS GENERALES... 6 CARPETA INFORMACIÓN ADICIONAL MOVIMIENTO REQUISICIÓN MOVIMIENTO COTIZACIÓN MOVIMIENTO ORDEN DE COMPRA MOVIMIENTO COMPRA PERDIDA MOVIMIENTO ENTRADA COMPRA REPORTES REPORTE DE ACUMULADOS REPORTE DE MOVIMIENTOS REPORTES GERENCIALES GERENCIALES POR MOVIMIENTO GERENCIALES POR CATEGORÍA DE PROVEEDORES GERENCIALES POR CATEGORÍA DE ARTÍCULOS REPORTE GENERAL DE MOVIMIENTOS REPORTE GENERAL DE MOVIMIENTOS - DETALLE REPORTE DIARIO DE MOVIMIENTOS REPORTE DE MOVIMIENTOS PENDIENTES REPORTES COMPARATIVO MES AÑO REPORTE DE CUMPLIMIENTO HERRAMIENTAS PROCESAR REQUISICIONES COMPRA de 14

3 1 INTRODUCCION El Módulo de Compras en términos generales facilita la planeación, para realizar las adquisiciones de materia primas y servicios con el propósito de satisfacer las necesidades de todas las áreas de la organización para su total funcionamiento y no entorpecer sus actividades normales de operación. Las compras se pueden clasificar de muchas formas, las más conocidas son: compras nacionales (locales y foráneas) y las internacionales (importaciones y exportaciones). El sistema a través del módulo de Compras permite de manera sencilla aplicar aquellos gastos generados de las adquisiciones para aumentar su costo. 1.1 Objetivo Proporcionar al usuario una herramienta de apoyo para el manejo del módulo de compras dentro del sistema INTELISIS. 2. INFORMACIÓN REQUERIDA Para que el Módulo de Compras funcione es necesario dar de alta en el sistema lo siguiente: Monedas: Consiste en especificar las características que se utilizarán en el tipo de Moneda, Unidades, Condiciones de Pago / Cobro, Formas de Pago / Cobro, etc. Condiciones de Pago: Especificar las Condiciones de Pago, que afectarán la operación en la compra. Pago en Efectivo, Pago con Cheque, Transferencia Bancaria, son algunas de las condiciones comunes que existen. Formas de Pago / Cobro: Determinar las formas de pago y cobro con las que se realizarán las operaciones. Estas formas de pago pueden ser Cheque, Efectivo, Pago Electrónico, Vales, o los definidos por la empresa. UEN S: En caso de ser necesario se deberá configurar en el sistema las Unidades Estratégicas de Negocios para clasificar los movimientos por UEN. Consecutivos Compras: Definir los números de los consecutivos que se llevarán para el control de los movimientos. Tipos de Movimientos Compras: Determinar las condiciones de los tipos de movimientos. Se pueden personalizar los nombres de los movimientos de acuerdo a los requerimientos del Cliente, es decir se puede cambiar el nombre del movimiento Cotización por el de Presupuesto pero la clave de afectación no se deberá cambiar ya que el sistema no podrá reconocer los movimientos generados. Situaciones: Establecer las Situaciones que regirán el curso del Movimiento hacia su conclusión. Las situaciones son, por definirlas de alguna manera, sub status preestablecidos en los que se puede encontrar un Movimiento. Las Situaciones frenan el flujo de una operación lo que hacen es requerir la validación de algún usuario en específico para poder continuar con el flujo, por ejemplo que un Gerente Administrativo valide o autorice la generación de un cheque para que un usuario final lo concluya. Conceptos Compras: Determinar los conceptos de Compra relacionados a una cuenta contable a la cual afectara directamente, dicha cuenta puede ser identificada por un número o una letra. Conceptos de Gastos Diversos de Compras: Determinar los conceptos de los gastos diversos relacionados a una compra a la que se aplicaran directamente, para mantener una información de todos los tipos de gastos que se presenten. Observaciones: Son comentarios estándar que se podrán agregar a los movimientos. Las observaciones se podrán editar, agregar o eliminar hasta que seleccione Guardar y Cerrar. Un ejemplo una observación para 3 de 14

4 una devolución, podría ser que no se reciben productos de uso personal en devolución. Esta observación es vinculada con los productos y servicios los cuales desplegarán las observaciones al ser llamados por el sistema Clasificaciones: Consiste en establecer formas para dividir un grupo asociado a un concepto de gastos. En caso de que se requiera dar de alta un mayor detalle de la clasificación de conceptos, se tiene la opción sub clasificación. Sub clasificaciones: Las sub clasificaciones son una división de una clasificación de un grupo asociado a un concepto de gastos. Las sub clasificaciones son de importancia ya que definen los diferentes tipos de gastos que se tienen clasificados, Es parte de un desglose de los gastos, incorporándolos a un orden y a un número de cuenta. Le permite a la Empresa mantener una información de todos los tipos de gastos que se presenten Las Cuentas también son parte de los requerimientos para el adecuado funcionamiento del módulo de Gastos, dentro de las cuentas requeridas por este módulo tenemos las siguientes: Proveedores: Personas morales o físicas que proporcionaran a la empresa la materia prima o insumos necesarios para que esta pueda realizar sus operaciones de producción/ comercialización a cambio de un pago monetario. Espacios: Es una funcionalidad que tiene el sistema para reservar el artículo por una unidad de tiempo que puede ser definido en días u horas. Los espacios pueden utilizarse en: reservaciones de cuartos de Hotel, asientos de Autobús, Boletos de Avión, Registro de Visitantes a Congresos y Cursos, Quirófanos de Hospitales, entre otros. Cuentas de Dinero: Son las cuentas bancarias que utilizara la empresa para realizar pagos o cobros que se generen de la actividad comercial. Conceptos (Compras): Son las formas que se describen para identificar y controlar los movimientos en todos los módulos. Los conceptos que se utilicen en el módulo de Compras se ligaran a los movimientos del módulo de Gastos, cuando estos últimos sean generados a partir de los movimientos del módulo de Compras. Centros de Costos: Son agrupadores que le ayudarán a la empresa a ordenar sus costos por áreas y / o centros de trabajo. Ejemplos: Producción, Dirección General, Almacén, Recursos Humanos, Dirección Comercial, etc. Proyectos: Son los planes, diseños, perspectivas que se establecen para la ejecución de un trabajo importante. Los proyectos le ayudaran a la empresa a clasificar aquellos gastos realizados que estén implicados en un proyecto. Ejemplos de proyectos: Implantación de un sistema de calidad en ISO 9001:2000, Apertura de una Sucursal, Remodelación de la Empresa, etc. Artículos: Son los bienes o servicios que comercializara la empresa y se deberán dar de alta en el sistema para la correcta operación del mismo. Cuentas VIN S: Son una característica de los transportes terrestres de pasajeros tal es el caso de automóviles, camiones, camionetas y motocicletas entre otros que permite el registro de diferentes números de serie para un artículo como es el caso del número de serie del motor y del chasis así como otras cualidades de estos productos. Almacenes: También es necesario especificar los almacenes que se utilizaran para el manejo de los artículos/ servicios. Los almacenes son los espacios físicos designados para el almacenamiento/ ubicación de la mercancía. Nota: Para dar de alta los requerimientos anteriores, consulte el Manual de Cuentas MI-MC-CTAS, y el Manual de Configuración MI-MC-CONF. 4 de 14

5 2.1 Flujo de los Movimientos de Compras 3. DESCRIPCIÓN DE MOVIMIENTOS Los requerimientos de configuración descritos en el capítulo anterior, permiten establecer los criterios de operación de la empresa para indicar el comportamiento general y especifico que tendrá el Módulo de Compras con base a las políticas y tipos de productos y/o servicios que la empresa ofrezca. 3.1 Pantalla de captura La ventana de captura de los Movimientos está integrada por carpetas y se dividen en dos partes, la parte del Encabezado y el Detalle. La pantalla deberá llenarse con la información requerida para la realización de los movimientos, introduciendo los datos necesarios en los campos y en las carpetas correspondientes de acuerdo a las necesidades de operación. Utiliza la siguiente ruta para ingresar a la pantalla de captura del módulo de Compras. Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal hacer clic en Procesos Paso 2 Seleccionar el Módulo de Compras Paso 3 Presionar el botón Nuevo en el Tablero de Control. 5 de 14

6 3.1.1 Pantalla de Captura Carpeta Datos Generales Campos del Encabezado Movimiento Proyecto UEN Moneda Campo que indica el movimiento a realizar dentro del módulo correspondiente. Campo para seleccionar el proyecto que está relacionado al movimiento o las personas que se están contratando. Campo para especificar la Unidad Estratégica de Negocio a la que se ligaran los movimientos. Establece el tipo de moneda con la que se realizara el movimiento. Fecha Emisión Indica la fecha en que se originó el movimiento, generalmente aparece automáticamente la fecha local o del Servidor. Fecha Requerida Fecha de Entrega Concepto Agente Proveedor Lista de precios Descuento Global Condición de Pago Vencimiento Referencia En este campo se especifica la fecha en que se requiere el producto comprado. Indica la fecha de entrega de la mercancía comprada. Campo para indicar el motivo por el cual se originó el movimiento. Este campo se utiliza para ingresar la clave de la persona que origino el movimiento. Indica la clave del proveedor con el que se realiza el movimiento. En este campo se elige la lista de precios a utilizar en la comercialización de los artículos. En caso de existir descuentos, en este campo se indica el descuento global que aplicara al sub total del movimiento. Forma en la cual se cubrirá el importe de los artículos implicados en el proceso de compra. Una vez que se ha ingresado la condición de pago del movimiento, este campo indicara la fecha límite para el pago de los artículos que sean comprados. Campo para ingresar alguna referencia que ayude a identificar el origen del movimiento. 6 de 14

7 Almacén Forma de Envió Check movimiento directo Campo para seleccionar el almacén destino (en las compras) u origen (en las ventas) de los artículos comercializados. Se utiliza para seleccionar la forma de transporte que se utilizara en el traslado de los artículos comercializados. Al activarse permitirá el registro de un movimiento directamente y deshabilitara los campos Aplica y Consecutivo. En caso de que el Check este deshabilitado los campos mencionados anteriormente se habilitaran, para ligar el registro de un movimiento a otro que se haya generado anteriormente. Campos del Detalle Proveedor Referencia Artículo Cantidad Unidad Costo Unitario Costo Inventario Descuento Importe Fecha Requerida Almacén Se utiliza para indicar por partida (artículo) la clave del proveedor que nos proporcionara los productos solicitados. Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar información referenciada al artículo (número de alguna factura, etc.). Se indica la clave del artículo a comprar. Indica la cantidad de artículos solicitados. Indica la unidad de comercialización del artículo (pieza, kilo, etc.). Indica el costo de la unidad a pagar antes de prorratear los gastos de compra. Indica el costo de la unidad a pagar después de haber prorrateado los gastos de compra entre todo el inventario adquirido. Se utiliza para especificar por partida el descuento que aplicara en la compra del artículo. Indica el importe de los artículo antes de impuestos Se utiliza para especificar a nivel detalle la fecha en que se requiere cada artículo. Se utiliza para indicar a nivel detalle el almacén destino donde se requiere la entrega de cada artículo Nota: Es posible que aparezca mayor o menor número de campos a nivel detalle, lo anterior se deberá al tipo de configuración que se haya determinado en el sistema. Carpeta Información Adicional 7 de 14

8 Campos del encabezado Observaciones Instrucciones Prioridad Atención Zona de Impuestos Forma de entrega Otro idioma En este campo se indican observaciones relacionadas con el movimiento o los artículos implicados en el movimiento. En este campo se indican las instrucciones relacionadas con el movimiento o los artículos implicados en el movimiento. Establece el nivel de importancia del movimiento (alta, normal o baja). Se especifica el nombre de la persona al que se destinara el movimiento. Indica la zona de impuestos aplicable al movimiento. Sirve para especificar la forma en que deberá ser entregado el producto (entarimado, emplayado, caja de cartón, etc.) Se utiliza para especificar la clave o descripción del artículo en otro idioma. 3.2 Movimiento Requisición Este movimiento se utiliza para realizar los requerimientos de productos o servicios entre áreas internas de una empresa, este movimiento no implica una afectación del inventario. La requisición generalmente es un mecanismo utilizado para solicitar productos y/o servicios de las áreas de la empresa al departamento de compras responsable. Ruta de Acceso Paso 1 Paso 2 Paso 3 Ir al Menú principal / Procesos Seleccionar el Modulo de Compras En la pantalla <Tablero de Control-Compras> presione el botón Nuevo, después seleccione en el campo Movimiento <Requisición> (u otro movimiento) 8 de 14

9 Al utilizar este movimiento en el módulo de Compras se habilita a nivel detalle el campo Observaciones, el cual se utiliza para indicar observaciones relacionadas con los artículos implicados en el movimiento, el resto de la pantalla de captura y la información que debe registrarse en cada movimiento se describe en el punto de este Manual. Al afectar el movimiento requisición en el sistema se podrá generar una cotización, una licitación o una orden de compra. 3.3 Movimiento Cotización Este movimiento es para la realización de Cotizaciones de productos o servicios esto es solicitar los precios por parte del proveedor o consulta interna. Se utiliza para enviar al proveedor una relación de la mercancía que la empresa necesita indicando el último costo al que se compró, de no ser así el proveedor reenviara la cotización actualizada con el costo correcto. 3.4 Movimiento Orden de Compra Las órdenes de compras son movimientos ya autorizados y revisados por el responsable de abastecimientos, por lo que es un documento formal para la negociación. De hecho en la entrega de la mercancía el proveedor deberá entregar al responsable de recibir los artículos solicitados, la orden de compra. La orden de Compra puede estar precedida de Requisición, Cotización, Licitación o se puede elaborar directamente. 3.8 Movimiento Compra Perdida La Compra perdida se utiliza cuando no se llegó a una negociación con el proveedor y se requiere cancelar una orden de compra Movimiento Entrada Compra La entrada de compra es la recepción física e ingreso de los artículos comprados a un almacén. Este movimiento afecta de manera directa a las compras, inventarios, CXP y Contabilidad. 4. REPORTES Los Reportes son la presentación de la información, determinada por variables o filtros. Esta información se encuentra en la Base de Datos. Las variables pueden ser condiciones determinadas y delimitadas por el usuario para la generación de un Reporte. Cada Reporte contempla varias modalidades, por lo que son todos aquellos elementos que integran el reporte de este módulo. En todas las opciones que se presentan, el usuario debe determinar los rangos que desea desplegar en el reporte. Además es posible establecer el orden en que la información será distribuida, o bien, si se prefiere un reporte detallado. Al acceder a cada uno de estos tipos de reportes y visualizarlos, se localiza el icono, en la barra de herramientas del recuadro que se despliega una vez que se acceso a la opción del reporte; esta acción permite visualizar el reporte, facilitando establecer determinado tipo de presentación a partir de la utilización de las herramientas que se presentan en cada pantalla correspondiente, cuya funcionalidades son similares; también en todos los recuadros deberá aparecer el icono imprimir la vista previa., o en su caso se podrá indicar directamente, sin acceder a 9 de 14

10 4.1 Reporte de Acumulados Este reporte genera un acumulado de las compras realizadas durante el ejercicio seleccionado, cuenta con filtros para especificar la consulta deseada La dialogo Acumulados Compras presenta catorce filtros para la presentación de la Información del reporte. 4.2 Reporte de Movimientos Con ayuda de la siguiente ventana se despliega el reporte de compras realizadas en un periodo determinado por el usuario que realiza la consulta 4.4 Reportes Gerenciales El sistema presenta cuatro diferentes opciones de reportes gerenciales de Compras los cuales están clasificados de la siguiente manera: Por Movimiento Por Categoría de Proveedores Por Categoría de Artículos Al seleccionar cualquiera de estos reportes se despliega el cuadro Compras. 10 de 14

11 4.4.2 Gerenciales Por Movimiento Este reporte muestra los movimientos por Movimiento y fecha de realización, además de los nombres de los proveedores, los subtotales, impuestos e importes totales Gerenciales por Categoría de Proveedores A continuación se muestra una vista preliminar del reporte Gerenciales por Categoría de Proveedores Gerenciales por Categoría de Artículos A continuación se muestra una vista preliminar del reporte Gerenciales por Categoría de Artículos. 4.5 Reporte General de Movimientos Para generar el Reporte General de Movimientos se utiliza la siguiente ventana especificando en cada campo los rangos y variables que deberá mostrar el reporte. 11 de 14

12 4.6 Reporte General de Movimientos - Detalle Genera un reporte general de los movimientos realizados en el módulo de compras, este tipo de reporte muestra la misma información que el anterior además de sus detalles, el reporte se obtiene especificando en cada campo de la siguiente ventana los rangos y variables que deberá mostrar el reporte. 4.7 Reporte Diario de Movimientos Este tipo de reporte muestra una lista de los movimientos emitidos por día o días dependiendo de las variables o rangos especificados en cada campo de la siguiente ventana. 12 de 14

13 4.8 Reporte de Movimientos Pendientes Este reporte desglosa la información de manera que se pueda conocer los movimientos que se encuentren pendientes de finalizar, la información del reporte se obtiene después de especificar los rangos y variables a mostrar en la siguiente ventana. 4.9 Reportes Comparativo Mes Año Este tipo de reporte genera un comparativo de compras por mes del año. Estos reportes se obtienen a partir de la información solicitada en los campos de la siguiente ventana Reporte de Cumplimiento Este reporte muestra el cumplimiento de Compras realizadas y se obtiene después de especificar los parámetros que se quieren consultar en la siguiente ventana. 13 de 14

14 5 HERRAMIENTAS Las herramientas son procesos útiles para reducir el tiempo de realización de algunos procedimientos dentro del Módulo de Compras, al igual que simplifica los pasos para ejecutar algún movimiento, concentrando varios movimientos en uno solo y afectando también diferentes artículos o almacenes en un solo movimiento. 5.1 Procesar Requisiciones Compra Esta herramienta de compras se utiliza para procesar varias requisiciones de compra al mismo tiempo (en forma de lote). Esta herramienta funciona de la siguiente manera: 2. Al seleccionar la ruta anterior, se abre la siguiente pantalla. 3. En la columna Estado se ingresa el estado Autorizado sobre las requisiciones a generar, y se indica la cantidad de artículos a solicitar en la columna Cantidad. 4. Presione el botón Generar Ordenes Autorizadas, y confirme el movimiento en la ventana Generar, presionando en Sí. 5. Como resultado se habrán generado las órdenes de compra a partir de las requisiciones procesadas (Al terminar el proceso las requisiciones aparecen con la leyenda Liberado ). 14 de 14