Preguntas más frecuentes acerca de OpenLine

Transcripción

1 Qué es la OpenLine de CSC? Quién es EthicsPoint? Cómo funciona OpenLine? Qué clase de incidentes deben denunciarse? Sé de algunos individuos que están involucrados en conductas no éticas, pero eso no me afecta a mí. Por qué debo molestarme en reportarlo? No estoy seguro de que lo que observé o escuché sea una infracción a la política de la compañía o que implique una conducta no ética, pero no me parece correcto. Qué debo hacer? Existe alguna consecuencia por usar OpenLine? Permaneceré en el anonimato? Qué sucede cuando tengo acceso al sitio Web de OpenLine? Cómo denuncia una posible infracción utilizando el proceso de recopilación de información de la Web? Puedo ingresar una denuncia parcial a través del proceso de recopilación de información de la Web y regresar para completarlo posteriormente? Qué sucede cuando llamo a la OpenLine? Puedo llamar sin costo desde fuera de los Estados Unidos? Qué pasa si recuerdo algo importante acerca del incidente después de haber presentado la denuncia? O qué pasa si la compañía tiene que hacerme más preguntas acerca de mi denuncia? Qué debo hacer si pierdo mi clave de denuncia o mi contraseña? Cómo se mantendrá privada y protegida mi información personal? Qué opciones para presentar denuncias tengo, que no sea denunciar una posible infracción a través de la OpenLine? Qué es la OpenLine de CSC? OpenLine de CSC es un recurso confidencial disponible para los empleados de manera global para discutir o informar una infracción de contabilidad u otra posible infracción al Código de Ética y Normas de conducta de CSC relacionada con un problema de ética, de cumplimiento o legal. OpenLine también la pueden usar los empleados como un recurso valioso para hacer preguntas o solicitar asistencia con relación a un dilema ético. A pesar de que la OpenLine es un recurso importante y valioso que se puede usar para presentar denuncias o malas conductas sospechosas o conocidas, CSC le anima a empezar con su gerente o representante de recursos humanos. Estas personas tienen una responsabilidad de escuchar y tratar de ayudar. Ellos tienen la obligación de promover un ambiente de trabajo abierto y honesto en donde los miembros de sus equipos puedan sentirse a gusto para expresar sus preocupaciones sin temor de represalias. Si usted no se siente cómodo para empezar con la gerencia o con recursos humanos, también se puede comunicar con la Oficina de Ética y cumplimiento en ethics@csc.com. La Oficina de Ética y cumplimiento administra el Código de Ética y Normas de conducta de CSC, y sus recursos están disponibles para cualquier empleado, cliente, socio o parte interesada que desee presentar una inquietud o denunciar una mala conducta ética. Adicionalmente, puede comunicarse con la OpenLine ya sea en línea o por teléfono para: Denunciar malas conductas éticas o infracciones a la política, conocidas o de las que se sospeche, como infracciones de asuntos financieros, contables o de auditoría, o bien, otras infracciones de la política o del Código de Ética y Normas de conducta de CSC 1

2 Discutir un asunto que no ha sido resuelto o manejado efectivamente por parte de su gerente o representante de Recursos Humanos Presentar una denuncia anónima de mala conducta ética Hacer una pregunta o solicitar ayuda respecto a un dilema ético Quién es EthicsPoint? EthicsPoint es un proveedor ajeno que CSC ha contratado para administrar la OpenLine. Cómo funciona OpenLine? CSC ha establecido un contrato con EthicsPoint, un proveedor ajeno, para administrar la OpenLine. Debido a que OpenLine es administrada por un proveedor ajeno, a los empleados se les proporciona una herramienta confidencial, con acceso las 24 horas, los siete días de la semana, y los 365 días del año, servicios de interpretación/traducción (si fuera necesario), y, si se solicita y se permite, una presentación anónima de la denuncia. El sitio de OpenLine está alojado en los servidores de EthicsPoint en los Estados Unidos y EthicsPoint opera los números telefónicos. Qué clase de incidentes deben denunciarse? Consulte la siguiente lista. Sé de algunos individuos que están involucrados en conductas no éticas, pero eso no me afecta a mí. Por qué debo molestarme en reportarlo? CSC elige promover el comportamiento ético. Toda conducta no ética, en cualquier nivel, al final afecta a la compañía y a todos los empleados, incluyéndolo a usted. Un desliz, aparentemente inofensivo en la ética, puede provocar efectos desastrosos en una compañía que de lo contrario, sería saludable. Si usted sabe de algún incidente de mala conducta o infracción a la ética, está en la obligación de denunciarlo. No estoy seguro de que lo que observé o escuché sea una infracción a la política de la compañía o que implique una conducta no ética, pero no me parece correcto. Qué debo hacer? Presentar una denuncia. CSC prefiere que usted denuncie una situación que resulte ser inofensiva, en lugar de no verificar un posible comportamiento no ético porque usted no estaba seguro. Existe alguna consecuencia por usar OpenLine? No. OpenLine se ofrece para su uso y protección. CSC no permitirá ninguna represalia por las denuncias o comunicaciones realizadas de buena fe, y mantendrá confidencial la identidad de un empleado hasta donde sea posible, siendo consistentes con nuestra obligación de investigar total y equitativamente todos los asuntos presentados. Puedo permanecer en el anonimato? En todos los países, salvo en aquellos que prohíben las denuncias anónimas, puede elegir permanecer en el anonimato. Tome en cuenta que elegir el anonimato puede limitar una investigación completa del asunto. Por lo tanto, se le invita a identificarse y saber que CSC no permitirá ninguna represalia por las denuncias o comunicaciones realizadas de buena fe, y mantendrá confidencial la identidad de un empleado hasta donde sea posible, siendo consistentes con nuestra obligación de investigar total y equitativamente todos los asuntos presentados. Si elige permanecer anónimo, EthicsPoint ni CSC hará ningún esfuerzo por identificarlo. La identidad del denunciante no puede ser revelada a través de registros telefónicos o Internet. 2

3 Qué sucede cuando tengo acceso al sitio Web de OpenLine? Puede realizar alguna de las siguientes acciones: Presentar una denuncia Hacer una pregunta Dar seguimiento a una denuncia anterior Cuando usted se conecta, una serie de instrucciones le indicarán cómo completar su tarea. Se le pedirá que proporcione la información más detallada posible acerca del incidente. Usted puede escoger permanecer en el anonimato, si está legalmente permitido. Tome en cuenta que elegir el anonimato puede limitar una investigación completa del asunto. Por lo tanto, se le invita a identificarse y saber que CSC no permitirá ninguna represalia por las denuncias o comunicaciones realizadas de buena fe, y mantendrá confidencial la identidad de un empleado hasta donde sea posible, siendo consistentes con nuestra obligación de investigar total y equitativamente todos los asuntos presentados. Debe estar preparado para proporcionar los nombres de los testigos y víctimas potenciales de la supuesta conducta no ética, lo cual ayudará a que CSC realice una investigación completa. Su averiguación o denuncia será registrada y enviada a CSC para que se le dé una resolución. Ethicspoint no le puede proporcionar un consejo o resolver su problema directamente. Al presentar su consulta o denuncia, se le dará una clave de su denuncia y una contraseña para acceder a la sección "Follow-up" (Seguimiento) en el sitio Web de OpenLine. Use la función de seguimiento para verificar el estado o resolución del asunto que denunció, o para averiguar si se necesita información adicional para procesar su averiguación/denuncia. El seguimiento continuo de un asunto es muy importante en especial para las denuncias presentadas en forma anónima, debido a que no hay otra forma de comunicarse con usted. Cómo puedo denunciar una posible infracción a OpenLine a través del proceso de recopilación de información de la Web? 1. Seleccione "File a Report" (Presentar una denuncia) desde la página inicial de OpenLine. 2. Seleccione File a Report Online (Presentar una denuncia en línea). 3. Seleccione la categoría apropiada que describa mejor su asunto a denunciar. 4. Complete una denuncia sobre la posible infracción. 5. Registre la clave de denuncia y la contraseña para su referencia futura y seguimiento.* *El seguimiento continuo de un asunto es muy importante en especial para las denuncias presentadas de manera anónima, debido a que no hay otra forma de comunicarse con usted. Si se identificó por nombre, un miembro de la Oficina de Cumplimiento y ética se comunicará directamente con usted para discutir su(s) preocupación(es) y hacer alguna pregunta adicional que pudiera tener. Puedo ingresar una denuncia parcial a través del proceso de recopilación de información de la Web y regresar para completarlo posteriormente? No. El portal de recopilación de información de la Web expirará si usted permanece inactivo por un periodo de varios minutos, debe elegir un momento y un lugar en donde pueda usar el sistema para completar su denuncia de una vez. Qué sucede cuando llamo a la OpenLine? Cuando hace una llamada a la OpenLine, el especialista del centro de llamadas de EthicsPoint capturará su averiguación o pregunta, y le pedirá que proporcione información detallada. Usted puede escoger permanecer en el anonimato, si está legalmente permitido. Tome en cuenta que elegir el anonimato puede limitar una investigación completa del asunto. Por lo tanto, se le invita a identificarse y saber que CSC no permitirá ninguna represalia por las denuncias o comunicaciones realizadas de buena fe, y mantendrá confidencial la identidad de un empleado hasta donde sea posible, siendo consistentes con nuestra obligación de investigar total y equitativamente todos los asuntos presentados. Debe estar preparado para proporcionar los nombres de los testigos y víctimas potenciales de la supuesta conducta no ética, lo cual ayudará a que CSC realice una investigación completa. 3

4 El especialista trasladará su averiguación o denuncia a CSC, y un miembro de la Oficina de Cumplimiento y ética se comunicará directamente con usted para discutir su(s) preocupación(es) y hacer alguna pregunta adicional. El especialista calificado del centro de llamadas de EthicsPoint no le puede proporcionar un consejo o resolver el problema por teléfono. Si su asunto es urgente, el especialista le proporcionará información a un contacto de la Oficina de Cumplimiento y Ética, para que pueda recibir asistencia inmediata. El especialista del centro de llamadas le dará una clave de su denuncia y una contraseña para acceder a la sección "Follow-up" (Seguimiento) en el sitio Web de OpenLine. Use la función de seguimiento para verificar el estado o resolución del asunto que denunció, o para averiguar si se necesita información adicional para procesar su averiguación/denuncia. El seguimiento continuo de un asunto es muy importante en especial para las denuncias presentadas en forma anónima, debido a que no hay otra forma de comunicarse con usted. Puedo llamar sin costo desde fuera de los Estados Unidos? Todas las llamadas realizadas a la OpenLine no tienen costo. Las instrucciones para marcar se proporcionan en cada país aplicable cuando se seleccionan las opciones File a Report by Phone (Presentar una denuncia por teléfono) o Ask a Question by Phone (Hacer una pregunta por teléfono). Qué pasa si recuerdo algo importante acerca del incidente después de haber presentado la denuncia? O qué pasa si la compañía tiene que hacerme más preguntas acerca de mi denuncia? Cuando presenta una denuncia en línea o por teléfono, usted recibirá un nombre único de usuario y se le pedirá que elija una contraseña. Si usa ese nombre de usuario y contraseña, podrá agregar más detalles o responder las preguntas que haya colocado un representante de la compañía para agregar más información que ayudará a resolver cualquier asuntos pendientes. Sugerimos enfáticamente que regrese a la página un par de días después de presentar su denuncia inicial para responder cualquier pregunta adicional. Qué debo hacer si pierdo mi clave de denuncia o mi contraseña? Debido al alto grado de confidencialidad que se mantiene para estas denuncias, si usted pierde la clave de su denuncia o contraseña, deberá completar una nueva denuncia. Puede mencionar en su nueva denuncia que ésta se relaciona con una denuncia que presentó previamente. Cómo se mantendrá privada y protegida mi información personal? EthicsPoint es un proveedor ajeno que CSC ha contratado para administrar la OpenLine. EthicsPoint archiva y conserva toda la información de acuerdo con los requerimientos de retención de registros de CSC y en cumplimiento con todas las leyes de protección de datos específicas del país en donde CSC lleve a cabo negocios. Ethicspoint también cuenta con un módulo de Privacidad para protección de información para capturar únicamente información permitida dentro de cada país aplicable (incluyendo las leyes de la Unión europea). Finalmente, solamente un número muy selecto de miembros del personal de CSC tiene acceso a estos informes. Qué opciones para presentar denuncias tengo, que no sea denunciar una posible infracción a través de la OpenLine? CSC promueve un intercambio abierto entre empleados y todos los niveles de gerencia a través de su Política de Puertas abiertas. Se promueve que los empleados de CSC se comuniquen con su gerente inmediato para denunciar o resolver un problema, pero pueden comunicarse con niveles superiores de gerencia, si fuera necesario. Si tiene una razón para creer que ha ocurrido una infracción al Código de Ética o Normas de conducta de CSC, relacionada con ética, cumplimiento o un problema legal, o es posible que suceda, tiene la responsabilidad de denunciar la infracción o posible infracción a, por lo menos, una de las siguientes personas: Su supervisor o gerente Su director de departamento o de funciones Su Gerente de Recursos Humanos u organización (o uno a un nivel superior) 4

5 La Oficina de Ética y cumplimiento de CSC OpenLine de CSC 5