Procedimiento para el control de registros de calidad.

Transcripción

1 Página 1 de 5 1. OBJETIVO El presente documento establece el mecanismo utilizado para controlar los Registros de Calidad de CR INGENIERÍA. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para todos los registros generados para el funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad implementado por de CR INGENIERÍA. 3. RESPONSABILIDADES Los responsables del control de los registros son los Jefes o Encargados de las Áreas emisoras de los registros. 4. DOCUMENTOS APLICABLES 4.1 Norma ISO 9001; Procedimiento Confección y Emisión de Documentos e Instrucciones de Trabajo. (PC-CDI-01). 5. TERMINOLOGÍA 5.1 Registro de Calidad: Toda aquella información suficiente y necesaria para demostrar la ejecución de una actividad establecida en el Sistema de la Calidad. Los registros se generan por la implementación de la documentación del sistema y pueden estar en papel o medios electrónicos. Por ejemplo: planillas, formatos, sellos, diplomas, etc. 5.2 Identificación Nombre ó Código de referencia que individualiza a los registros. 5.3 Almacenamiento Indicar el lugar físico donde se mantienen los registros. Por ejemplo: oficina Jefe Departamento, archivo Secretaria Gerencia, etc. 5.4 Protección Indicar el mecanismo de protección utilizado para evitar daños, deterioros o pérdidas de los registros. Por ejemplo: registro físico (papel, cartón, latón), registro magnético, registro electrónico. 5.5 Recuperación Se indican los cargos, áreas o sectores que están autorizados para el uso y/o manipulación de los registros.

2 Página 2 de Retención Es el período de tiempo durante el cual se mantendrá el registro. 5.7 Disposición Es la acción que se ejecuta con el registro una vez que se cumple el tiempo de retención. Por ejemplo: destrucción, archivo en otro lugar, etc. Además se debe indicar quién efectuará la disposición definida. 6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS No aplica. 7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO 7.1 Los Registros de Calidad se definen en la sección 8 de cada uno de los Procedimientos del Sistema de Calidad de CR INGENIERÍA, según se establece en procedimiento Confección y Emisión de Documentos e Instrucciones de Trabajo (PC-CDI-01). La generación y control de los registros es responsabilidad del área que lo utiliza, se indica el Listado maestro de control de REG-004 para cada documento. Los registros se encuentran disponibles para demostrar que las actividades establecidas en el Sistema de calidad son efectivamente realizadas. 7.2 Codificación para la identificación de los REG-xxx(1) Para su identificación los formularios mencionados en los documentos del SGC se les asignara un código REG, seguido de un guión y luego el numero correlativo de la lista maestra de registros empezando con el 001, y continuando según su construcción. Dicha codificación estará ubicada en la parte superior derecha de los formularios al igual el último numero de revisión o versión del registro. Los formularios disponibles y los creados en imprenta, deberán ser ocupados y considerado su modificación en el siguiente pedido, siendo el encargado del formulario el responsable que esto se cumpla.

3 Página 3 de Almacenamiento El lugar de almacenamiento de cada registro será conforme a lo estipulado en la Reg-004 lista maestra de registros de calidad. Su almacenamiento garantiza que se puedan recuperar con facilidad y estén protegidos de daños, deterioro o pérdidas para el período establecido como tiempo de retención. 7.4 Recuperación: El responsable de cada registro mencionado en la lista maestra de registros será el encargado de la recuperación de cada uno de estos. Cada Jefe de Área o Encargado que tenga uno o más registros del Sistema de Gestión bajo su responsabilidad, debe como mínimo, velar que se cumplan los siguientes requisitos: Completo: incluir toda la información señalada en el registro. Vigente: al día. Recuperables: fácilmente accesibles a quien los necesite. Protegidos: para el buen estado, evitando daño de riesgo o deterioro. Retención: permanecer como respaldo durante el tiempo definido. 7.5 Protección: Los registros están disponibles para cualquier persona de la organización, previa autorización del encargado del registro. Los tiempos de retención de los registros del sistema de calidad, está descritos en la lista correspondiente, y son definidos por el jefe del área responsable en conjunto con el coordinador de calidad. En los casos que un cliente lo solicite, podrán tener acceso a estos ya sea electrónicamente o como sea solicitado, previa autorización del representante de la gerencia, quien lo consultara a la gerencia del área, si esto fuese necesario. Todos los documentos que componen los registros de calidad, están en zonas protegidas frente a cualquier otra causa ambiental o de cualquier tipo que pueda deteriorarlos. 7.6 Disposición En el registro lista maestra de registros de calidad REG-004, se indica el tiempo de permanencia de cada registro, el cual deberá ser guardado por la persona responsable el tiempo que se indique.

4 Página 4 de 5 Una vez expirado el plazo de vigencia del registro, el encargado de este, deberá proceder a eliminar los registros que correspondan o archivarlos en otro lugar. El tiempo de retención para los registros, se entiende como períodos vencidos. 7.7 Modificaciones o generación de registros. Cuando se requiere modificar alguna forma de control (almacenamiento, recuperación, disposición, etc.) o del registro en si, el Jefe o Encargado del área debe efectuar una petición de modificación, ocupando el registro Solicitud de generación o modificación de documentos el cual es entregado al coordinador de calidad, quien debe verificar la revisión y posterior aprobación o rechazo de la propuesta, por parte de la gerencia correspondiente. Si el cambio es aceptado el coordinador de calidad efectúa las modificaciones en la lista maestra, en la codificación o versión del registro. Posteriormente se da aviso de los cambios a todo el personal que trabaja con el, para que no se utilice un documento obsoleto. 8. REGISTROS 8.1 Lista maestra de REG-004

5 Página 5 de 5 9. ANEXOS. 9.1 Lista maestra de REG-004 REG-004 REV;00 LISTA MAESTRA DE REGISTROS DE CALIDAD N Nombre del registro Procedimiento asociado Código Versión Protección GG CC RR.HH. COMPRAS Y LOGÍSTICA Área que almacena S. MAN PPTOS. PROYECTOS OBRA COMERCIAL Recuperación Retención Disposición Modificaciones del documento. Modificación 07/08/2013 Cambios realizados En el punto 5.6 se cambia el término definido. Antes decía: Tiempo de retención Ahora Dice: Retención. La definición descrita sigue siendo la misma. 12/08/2015 Se modifican el responsables de la revisión y aprobación del presente documento. Nº de Revisión Obsoleta Revisión de versión obsoleta Aprobación de versión obsoleta 00 21/06/ /06/ /08/ /08/2013