Control de Actualizaciones
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- Jaime Maldonado Pérez
- hace 7 años
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1 Actualización a la versión No. Control de Actualizaciones Actualización realizada Fecha de emisión 0 Caracterización Inicial Se modificó el código de proceso (MD.CGFM-CE- JEM-DIPRE-PR-E5, identificando la dependencia a la que pertenece el proceso. Se ajustó el consecutivo de las actividades del Proceso. Se eliminaron las primeras actividades comunes del proceso. En la actividad No. 1 del proceso se identificaron los códigos de los procedimientos (DIPLA-P-012), Programación (DIPRE-P-001), Solicitud de Enmiendas es (DIPRE-P-002), Asignación Apropiación y PAC (DIPRE-P-003), Revisión y Ajuste Plan de Compras (DIPRE-P-004), Elaboración Orden Administrativa de Partidas Fijas (DIPRE-P-005), Control y Seguimiento a la Ejecución de la Fuerza (DIFIN-P-001), Creación y Mantenimiento de Usuarios en SIIF (DIFIN-P-002), Registro de la Ejecución (DIFIN-P-004). Se modificaron los Riesgos y los Puntos de Control del Proceso. Se unieron los Procesos: y Administrativa y Financiera con el Proceso. Se incluyeron las actividades comunes de los Procesos y se definió el alcance del Proceso. Se ajusto el objetivo, las actividades y el formato del Proceso Se incluyeron los Procedimientos (DIPLA-P-012), Control y Seguimiento a la Ejecución de la Fuerza (DIFIN-P- 001), Creación y Mantenimiento de Usuarios en SIIF (DIFIN-P-002), Registro de la Ejecución (DIFIN-P-004), Se ajustó el nombre del Procedimiento Planeación por Programación
2 Actualización a la versión No Actualización realizada Se creó el Procedimiento Solicitud de Enmiendas de Ley y de Decreto. Se incluyeron los Códigos de los Formatos. Por traslado ordenado por el Comando Superior, se cambió el nombre del Director Financiero Coronel GUSTAVO ARMANDO VARGAS JIMENEZ por el Teniente Coronel EDUARDO MENDEZ PARRA. Se modificó el formato en el cual se incluyó el responsable de cada actividad y se eliminaron las firmas. Se modificó el Objetivo del Proceso en el sentido de aclarar que el Proceso no efectúa procedimientos de Ejecución sino de Seguimiento a la Ejecución de la Fuerza. En razón a que la Norma NTCGP 1000 fue actualizada, se eliminó la versión de la misma, dejándola de manera general. Actualización directiva plan de acción vigencia Se ajusto la salida del proceso, el proveedor interno y el cliente interno en la actividad. Identificar, analizar y valorar los riesgos Se ajusto el cliente interno en la actividad Gestionar los riesgos Se ajustó la Entrada de No. 6 donde se actualizó la nueva Directiva de Plan de Acción a la No de Se ajustaron los requisitos NTCGP 1000/ISO 9001 cambiando el numeral 8.5 Mejora Continua por 8.5 Mejora Se reestructuró el contenido interno del proceso. Se actualizaron algunos numerales de la NTCPG1000:2009 y MECI. Se fusionaron los Procedimientos de Revisión y Ajuste Plan de Compras con el Procedimiento de solicitudes de enmiendas de Ley y de Decreto. Se actualizó el Escudo del Ejército Nacional Fecha de emisión
3 Actualización a la versión No. 8 9 Actualización realizada Se ajustó la actividad No. 2, incluyendo el Plan de compras Se eliminaron los códigos de los formatos relacionados dentro del proceso. Se cambió el código del proceso en razón a la adquisición de la suite Visión Empresarial para la automatización del sistema documental. Se ajustó en el Líder del Proceso el Planeación por Jefe de Transformación. Se ajustó en las N 1 y 2 con la 3y4 cambiando la sigla DIPLA por JEPLA, de acuerdo con la restructuración de la esta dependencia. Se ajustó en el Responsable Actividad N 1, 2, 3, 4, 5, 13, 15, 16 y 17 el Planeación por Jefe de Transformación. Se incluyeron las Unidades Ejecutoras y Centrales Administrativas como Cliente Interno en las actividades No. 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 y 14. Se incluyeron en el Responsable Actividad No. 1, 2, 11, 13, 15, 16 y 17 a los Directores Centrales Administrativas y Contables; en la Actividad N 5 se incluyó el Oficial Planes Unidades Centralizadas y en la Actividad N 11 los Ordenadores del Gasto. Se cambia el concepto Plan de Compras por Plan Anual de. Se ajustó la salida del proceso en la actividad. Revisar la Plataforma Estratégica y los Lineamientos Ministeriales para la Elaboración del. Se modificó la descripción de la actividad y se ajustaron las salidas del proceso y cliente externo de la actividad Elaborar el y transmitir mediante el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF). Se incluyó la actividad N 5 Elaborar el con su procedimiento Elaboración Plan Anual de Unidades Centralizadoras. Fecha de emisión En la Actividad N 11 se incluyó el Procedimiento Registro Ejecución Unidades Ejecutoras de y Centrales Administrativas.
4 PROCESO: Código Proceso: PR-E-JEM-JEFIP-003 Versión: 9 Fecha de emisión: Pág. 1 de 6 LIDER DEL PROCESO: Jefe de y Director Financiero OBJETIVOS DEL PROCESO: Garantizar una adecuada planeación, programación y seguimiento a la ejecución presupuestal de los recursos asignados al Ejército para el cumplimiento de la misión, a través de una visión integral del presupuesto sustentada en información consistente para la toma de decisiones y para la optimización de recursos asignados a la Fuerza. ALCANCE DEL PROCESO: Desde la planeación y distribución de recursos, pasando por la asesoría al alto mando para la toma de decisiones y el seguimiento presupuestal permanente a la gestión de recursos de las unidades ejecutoras. Aplica para todos los procesos. Responsable Salidas del Cliente Planeación Estratégica de Planeación Estratégica DAFP ICONTEC MDN DNP Guía de Planeamiento Estratégico, Políticas de Comando y Directiva Permanente Plan de Acción. Política de Administración del Riesgo EJC, Directiva Permanente Administración del Riesgo, Guía de Administración del Riesgo NTC-ISO Guía de Planeamiento Estratégico EJC, Plan de Desarrollo, Lineamientos, DNP Y MDN P 1. Formular Plan de Acción 2. Contextualizar, Identificar, analizar y valorar los riesgos. 3. Revisar la Plataforma Estratégica y los Lineamientos Ministeriales para la Elaboración del. (JEPLA). Jefe de y Director CENAC Jefe de Director CENAC Jefe de Transformación Plan de Acción Contexto estratégico Identificación de Riesgos Mapa de Riesgos Directrices para la Elaboración del y Planeación Estratégica de
5 PROCESO: Código Proceso: PR-E-JEM-JEFIP-003 Versión: 9 Fecha de emisión: Pág. 2 de 6 LIDER DEL PROCESO: Jefe de y Director Financiero Responsable Salidas del Cliente DNP MDN Directrices para la elaboración del. Directrices para la elaboración del Plan Anual de del Ejército y Plan Anual de P 4. Elaborar el Anteproyecto de y transmitir mediante el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) (JEPLA). 5. Elaborar el Plan Anual de de las Unidades Centralizadoras. Procedimiento Elaboración Unidades Centralizadoras. 6. Efectuar la solicitud de enmiendas de Ley para Revisar y ajustar el Plan de Anual de real con el presupuesto autorizado por el y finalmente solicitar las enmiendas de Decreto (DIPRE). Solicitud de Enmiendas al. Jefe de Transformación Oficial Planes Unidades Centralizadoras de Unidades Centralizadoras definitivo Todos los procesos Proceso Dirección de Presupuesta ción MDN Contraloría General de la República
6 PROCESO: Código Proceso: PR-E-JEM-JEFIP-003 Versión: 9 Fecha de emisión: Pág. 3 de 6 LIDER DEL PROCESO: Jefe de y Director Financiero Responsable Salidas del Cliente Definitivo 7. Elaborar la Resolución de Distribución Interna del (DIPRE). Resolución de Distribución interna del MDN Resolución de distribución del y Propuesta de Plan de Asignación de Partidas Fijas vigente autorizado, Plan Anual de definitivo; Resolución de Distribución del, Solicitudes de Traslado y Solicitudes de Vigencias Futuras. P H 8. Elaborar el Plan de Asignación de Partidas Fijas (DIPRE). Elaboración Plan de Asignación de Partidas Fijas. 9. Efectuar Modificaciones es (DIPRE). Modificaciones es Plan de Asignación de Partidas Fijas Actos administrativos de modificaciones presupuestales y solicitudes de vigencias futuras MDN
7 PROCESO: Código Proceso: PR-E-JEM-JEFIP-003 Versión: 9 Fecha de emisión: Pág. 4 de 6 LIDER DEL PROCESO: Jefe de y Director Financiero Responsable Salidas del Cliente SIIF II Resolución de distribución del, Plan Anual de de Partidas Fijas y Solicitudes de Plan Anual Mensualizado de Caja (PAC). Registros de cupos de Apropiación y de Plan Anual Mensualizado de Caja (PAC) en el SIIF II Solicitudes de creación, modificación y/o eliminación de usuarios en (SIIF II) H 10. Cargar en el Sistema de Información Financiera (SIIF II) la Apropiación y Plan Anual Mensualizado de Caja (PAC) por todos los conceptos del gasto (DIPRE). Asignación de Apropiación y PAC 11. Realizar el registro presupuestal, producto de la ejecución realizada por los ordenadores del gasto, de acuerdo a los recursos asignados. (DICOT CENAC). Registro General Ejército. Ejecución Cuartel Comando Registro y Ejecución Unidades Ejecutoras de y Centrales Administrativas. 12. Crear, mantener y actualizar los usuarios del SIIF II (DIFIN) Creación, modificación y mantenimiento de usuarios SIIF Director Financiero Director Contable y de Tesorería Ordenador del Gasto Director CENAC Director Financiero Registros de cupos de Apropiación y de Plan Anual Mensualizado de Caja (PAC) en el SIIF II Registro de las Obligaciones Perfiles de Usuario en SIIF II Proceso - SIIF II y Certicámara S.A.
8 PROCESO: Código Proceso: PR-E-JEM-JEFIP-003 Versión: 9 Fecha de emisión: Pág. 5 de 6 LIDER DEL PROCESO: Jefe de y Director Financiero Responsable Salidas del Cliente de SIIF II Contexto estratégico Identificación de Riesgos Mapa de Riesgos Reportes es del Sistema de Información Financiero (SIIF II) Plan de acción Informe de plan de Acción Informes de Auditorías control de Asesorías Cronograma de trabajo H 13. Gestionar los riesgos V 14. Realizar el Seguimiento a la Ejecución presupuestal de la Fuerza. (DIFIN)-(DIPRE) Control y Seguimiento a la Ejecución del Ejército Nacional 15. Autoevaluar la del Proceso 16. Autoevaluar los Controles del Proceso Jefe de Planeación y Director Financiero y Director CENAC Director Financiero y Jefe de, Director Financiero y Director CENAC Jefe de Director, Director Financiero y Director CENAC Seguimiento Mapas de Riesgos Solicitud de acción preventiva Análisis final administración de riesgos Informes de ejecución y actas de seguimiento presupuestal. Informe de gestión plan de acción (Estratégico y/o Proceso) Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora Informes de resultados de Planeación Estratégica. de DIFIN
9 PROCESO: Código Proceso: PR-E-JEM-JEFIP-003 Versión: 9 Fecha de emisión: Pág. 6 de 6 LIDER DEL PROCESO: Jefe de y Director Financiero Responsable Salidas del Cliente Inspección y Auditorias CGR Documentos Relacionados Informes ( Contraloría, Inspección y/o Auditorias) Informe de Plan de Acción Análisis de Resultados Ver Listado Maestro de Documentos Ver Tabla de Retención Documental A 17. Tomar Acciones correctivas y de mejora Jefe de, Director Financiero y Director CENAC Requisitos NTCGP 1000 / ISO Requisitos Generales Control de Documentos Control de Registros 6.1 Provisión de los Recursos 7.1 Planificación de la realización del producto o prestación del servicio (Literal d) Control de la Producción y de la prestación del servicio (Literal a) Seguimiento y Medición de los Procesos 8.4 Análisis de Datos 8.5 Mejora. Acciones Correctivas y de Mejora Plan de mejoramiento Legales Ver Normograma Inspección y Auditorias CGR MECI 1000: Componente Direccionamiento Estratégico 1.3 Componente Administración del Riesgo 2.1 Componente Autoevaluación Institucional Elemento Autoevaluación de Control y Elemento Plan de Mejoramiento 3. Eje Transversal Información y Comunicación Registros Relacionados Recursos Indicadores Riesgos/Controles Ver Listado Maestro de Registros Ver Tabla de Retención Documental Recurso Humano Recurso Tecnológico Ver Informe de Plan de Acción Ver Mapa de Riesgos
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