2. A cada cuenta se le destinará una hoja separada por la mitad, como sigue:

Transcripción

1 LA CUENTA. La cuenta en general. Las cuentas son el conjunto de registros en donde se va a describir en forma detallada y ordenada la historia de cada uno de los conceptos que integran el estado de situación financiera y el estado de resultados. También se pueden definir como el registro de los incrementos o disminuciones en saldos de los conceptos individuales que integran los estados de situación financiera y el estado de resultados. Por lo tanto, las cuentas pueden ser de activo, pasivo, capital y resultados. Las cuentas de resultados, o de operación, se van a referir a los ingresos, costos y gastos del ente económico. En las cuentas se suma y resta el monto de las operaciones y para hacerlo, es necesario establecer varias reglas que indiquen la historia de cada uno de los conceptos que integran los estados financieros, como sigue: 1. El nombre de la cuenta debe corresponder al concepto cuya historia o relación se van a llevar; por ejemplo, la cuenta efectivo se asignará al dinero que estará en la caja de la empresa; banco, al dinero que estará en la cuenta de cheques, etc. 2. A cada cuenta se le destinará una hoja separada por la mitad, como sigue: Nombre de la cuenta Al espacio izquierdo se le llama debe y a la suma de las cantidades anotadas en este espacio se le llama movimiento deudor. Al espacio derecho se le llama haber y a la suma de las cantidades anotadas en este espacio se le llama movimiento acreedor. La diferencia entre el movimiento deudor y el movimiento acreedor se llama saldo. Si el movimiento deudor es igual al movimiento acreedor el saldo será cero y se dice que la cuenta está saldada. Si el movimiento deudor es mayor que, el acreedor, se llama saldo deudor. Si el movimiento acreedor es mayor que, el deudor, se llama saldo acreedor. Los registros que se hacen en el lado izquierdo se llaman cargo o débito. Los registros que se hacen en el lado derecho se llaman abono o crédito. 3. Las cuentas pueden ser de naturaleza deudora y acreedora. ACTIVO = PASIVO + CAPITAL Las cuentas de activo son de naturaleza deudora y su saldo natural debe ser deudor. Las cuentas de pasivo y capital son de naturaleza acreedora y su saldo natural debe ser acreedor. Si el capital es de naturaleza a creedora y si las utilidades lo incrementan y las pérdidas lo reducen, las cuentas de ingreso que producen un incremento en el capital son de naturaleza a creedora y se registran en él haber y las cuentas de costos y gastos que producen un decremento al capital son de naturaleza deudora y se registran en el debe: Cuentas de resultados Debe Haber 1

2 Costos y Gastos Ingresos Si el saldo de la cuenta de resultados es acreedor, representa una utilidad; por el contrario, si es deudor representa una pérdida. Esquemas de cuenta o de mayor. Para determinar el resultado de una o varias operaciones en forma de apunte, se manejan las llamadas T o esquemas de cuentas de mayor, que representan una cuenta, destinándose también el espacio del lado izquierdo al debe y el lado derecho al haber, como se ha mostrado anteriormente. Para las T, no se requiere destinar una hoja a cada cuenta, sino simplemente un espacio apropiado, dependiendo de la cantidad de operaciones que se anotarán. CATALOGO DE CUENTAS. Concepto. Lista ordenada y codificada de las cuentas empleadas en el sistema contable de una entidad con el fin de identificar sus nombres y/o números correspondientes, regularmente sirve para sistematizar la contabilidad de una empresa. El conjunto de cuentas que semejan en un ente económico se llama catálogo de cuentas. Un catálogo de cuentas debe tener un orden y es preciso que las cuentas se agrupen por su naturaleza. Esto facilita su localización al clasificar la operación, al hacer el registro y el resumen. Clasificación. 1. Activo Agrupa el conjunto de las cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad de la organización, que por lo general son fuente potencial de beneficios presentes ó futuros. Las cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldo de naturaleza deudora, con excepciones de las provisiones, las depreciaciones y las amortizaciones acumuladas, que serán deducidas, de manera separada, de los correspondientes grupos de cuentas. 2. Activo circulante Comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata total ó parcial con que cuenta la organización y que puede utilizar para fines generales ó específicos; dentro de los cuales se pueden mencionar: La caja principal, los depósitos en Bancos y otras entidades financieras; las inversiones temporales. 3. Pasivo Un ente que posee pasivos, tiene la obligación de: 1. Entregar dinero. (por ejemplo, pagar una hipoteca) 2. Entregar bienes. (cuando un cliente pagó la mercadería por adelantado) 2

3 3. Prestar servicios. (cuando se ha pagado por adelantado) Características 1. El pasivo implica una obligación hacia otro ente que debe ser cancelada mediante un sacrificio de recursos a una fecha determinada. 2. La posibilidad de evitar el sacrificio futuro implicado por la cancelación del pasivo no esta sujeta a la voluntad del ente obligado. 3. El hecho o transacción que obliga al ente ya ha ocurrido. No es necesario que el pasivo este documentado. 4. Capital El capital es la diferencia entre el activo y el pasivo, es decir, entre lo que tenemos y lo que debemos. Activo = Pasivo + Capital Capital = Activo Pasivo 5. Ingresos Dentro de los resultados positivos tenemos los considerados ingresos, cuyas características son: a. Por lo general provienen de las ventas de bienes o servicios, incluyendo dentro de estas últimas las operaciones que generan intereses por el otorgamiento de prestamos o financiamiento de ventas, alquiler de bienes, adquisición de títulos de deuda pública o privada y otro tipo de rentas. b. Para obtener ingresos se generan gastos. c. Producen un aumento en los activos y/o una disminución en los pasivos 6. Gastos Tienen como finalidad obtener ingresos. Costo es todo sacrificio de recursos económicos, realizado con el fin de aplicarlo a la actividad económica del ente y por consiguiente relacionado con el objeto del mismo. Producen una disminución en los activos y/o un aumento en los pasivos. 7. Ganancias y perdidas Es el incremento en le patrimonio sin ocasionar un gasto recibe el nombre de ganancia. Por otro lado, la pérdida es una disminución del patrimonio resultante de la liquidación o expiración de algún valor activo sin ninguna compensación. 3

4 8. Resultados del ejercicio En las empresas, el resultado del ejercicio puede ser o una Ganancia o una Pérdida. En las entidades sin fines de lucro, ese resultado puede ser o un Superávit o déficit. Asignación de claves. 0 ACTIVO 1 Circulante 0101 Caja 0102 Bancos 0110 Documentos por cobrar 0111 Clientes 0112 Deudores diversos 0113 Intereses por cobrar 0119 Provisión para cuentas de cobro dudoso 0120 Almacén 0121 Inventario de mercancías 0129 Provisión para inventario de poco movimiento y obsoletos 0130 Seguro pagado por anticipado 0131 Papelería y útiles de escritorio 0132 Intereses pagados por anticipado 0133 Rentas pagadas por anticipado 0134 Propaganda y publicidad 2 No circulante 0201 Deudores hipotecarios 0212 Depósitos en garantía 0221 Equipo de reparto 0222 Mobiliario y equipo 0223 Edificio 0224 Terreno 0231 Depreciación de equipo de reparto 0232 Depreciación de mobiliario y equipo 0233 Depreciación de edificio 0241 Patentes y marcas 0251 Amortización de patentes y marcas 0261 Gastos de instalación y de organización 1 PASIVO 1 Circulante 1100 Préstamos bancarios 1101 Documentos por pagar 1102 Proveedores 4

5 1103 Acreedores diversos 1104 Intereses por pagar 1105 Gastos acumulados 1106 Impuestos acumulados 1107 Impuesto al valor agregado 1108 Impuesto sobre la renta por pagar 1109 Dividendos por pagar 1110 Prestamos de accionistas 2 No circulantes 1201 Acreedores hipotecarios 2 CRÉDITOS DIFERIDOS 2001 Intereses cobrados por anticipado 2002 Rentas cobradas por anticipado 3 CAPITAL 3001 Capital 3002 Cuenta particular del dueño 3101 Pérdidas y ganancias 3201 Reserva de reinversión de utilidades 3300 Utilidades acumuladas de años anteriores 4 INGRESOS 4001 Ventas 4060 Ventas brutas 4061 Devoluciones sobre ventas 4062 Descuentos sobre ventas 5 COSTO 5001 Costo de ventas 5050 Mercancías generales 5060 Compras brutas 5061 Devoluciones sobre compras 5062 Descuentos sobre compras 5063 Gastos sobre compras 5065 Costo de ventas 6 GASTOS 6001 Gastos de venta 6002 Gastos de administración 7 OTROS INGRESOS Y GASTOS 7101 Gastos y productos financieros 7201 Otros gastos y productos LAS CUENTAS DE UNA ENTIDAD COMERCIAL. CARGOS ABONOS 5

6 Caja 1. Importe del efectivo que el negocio tiene al iniciarse las operaciones. 1. El efectivo desembolsado. 2. El efectivo recibido. Bancos 1. Dinero depositado en cuenta de cheques en la apertura de la cuenta 2. Depósitos efectuados. 3. Cobranzas efectuadas directamente por el banco. 4. Intereses liquidados por el banco. Documentos por cobrar 1. Importe de los documentos aceptados por los clientes o terceras personas. Clientes 1. Importe de las facturas a crédito provenientes de la venta de mercancías. 2. Intereses que se cargan a los clientes por la demora del pago de las facturas. 3. Cargos diversos a los clientes como fletes, maniobras, etc. Deudores diversos 1. Cantidades que se entregan en efectivo. 2. Entregas a terceras personas en cuenta del deudor de dinero o bienes. Almacén 1. Costo de mercancías cobradas. 2. Costo de las mercancías recibidas de clientes por concepto de devolución sobre ventas. Seguros pagados por anticipado 1. Importe de las primas de seguro pagadas por anticipado. 1. Importe de los cheques expedidos. 2. Cantidades que el banco cobra por conceptos de comisiones por cobranzas, etc. 3. Transferencias o pagos que se hagan por otros medios diferentes a los cheques. 2. Importe de los documentos cobrados o cancelaos. 1. Cobros 2. Documentos recibidos en pago. 3. Notas de crédito provenientes de devolución de mercancías. 4. Descuentos que se concedan a clientes por el pago anticipado de su adeudo o rebajas que se efectúen por volumen en las cuentas. 1. Cobros en efectivo. 2. Documentos recibidos en pago. 3. Entregas a terceras personas, por cuenta de la cantidad comercial, de dineros o bienes. 1. Pecio del costo de las mercancías vendidas. 2. Precio del costo de las mercancías devueltas a los proveedores. 3. Importe de las rebajas sobre compras otorgada por los proveedores como ajuste a sus facturas. 1. Porción de las primas de seguros que deban aplicarse a resultados pro haberse devengado con el transcurso del tiempo. 6

7 2. Bonificación sobre las primas de seguro que se reciban de la compañía aseguradora. Papelería y útiles de escritorio 1. Costo de la papelería y útiles de escritorio comprados. 1. Precio del costo de la papelería y útiles de escritorio consumidos. 2. Precio del costo de la papelería y útiles de escritorio devueltos a proveedores. 3. Importe de las rebajas sobre compra otorgadas por los proveedores. Intereses pagados por anticipado 1. Importe de los intereses pagados por anticipado. Rentas pagadas por anticipado 1. Importe de las rentas pagadas por anticipado. 1. Porción de los intereses que deba aplicarse por haberse devengado por el transcurso del tiempo. 2. Reducción o cancelación de intereses por pago anticipado del crédito. 1. Importe de las rentas que deban a aplicarse por haberse devengado con el transcurso del tiempo. Propaganda y publicidad 1. Importe de la publicidad y propaganda compradas. 1. Porción de la propaganda y publicidad consumidas o devengadas 2. Devoluciones o descuentos en el precio de la propaganda. Deudor hipotecario 1. Cantidades entregadas en préstamo con garantía hipotecaria. 1. Cobros que conforme a la escritura de hipoteca abone el deudor a cuenta de su saldo. Depósito en garantía 1. Cantidades entregadas a terceros para construir un depósito en garantía. 1. Cantidades recuperadas de depósito en garantía o aplicadas a resultados a la terminación del ejercicio. Equipo de reparto 1. Costote la adquisición de Vehículos. Mobiliario y equipo 1. Por el costo de adquisición del equipo de oficina, según facturas Edificios 1. Por el valor de adquisición de edificios, construcciones e instalaciones, según escrituras notariales y contratos de compraventa. 2. Por el importe de las mejoras y ampliaciones que aumenten el valor de los edificios y construcciones. 1. Por el equipo de transporte dado de baja por venta o destrucción. 1. Por el costo de equipo de oficina dado de baja por venta o destrucción. 1. Del costo de adquisición o de construcción ( incluyendo el de mejoras y ampliaciones ) de los edificios, construcciones e instalaciones vendidos o demolidos. Terreno 7

8 1. Costo de adquisición del terreno. 1. Venta de terreno a precio de costo. Patente y marcas 1. El costo de las patente y marcas compradas o desarrolladas. 1. Venta de las patente o marcas a precio d costo. 2. Baja o cancelación de las patentes. Gastos de instalación y organización 1. Por los gastos incurridos en las instalaciones y adaptaciones para quedar incorporadas a los inmuebles de manera tal que no son removibles o que siéndolo determinan incosteabilidad y en consecuencia en ambos casos u grado de recuperación mínimo o nulo. 1. Por el valor de las adaptaciones e instalaciones totalmente depreciadas o amortizadas dejando el importe que la ley del impuesto o su reglamento señale. Documentos por pagar 1. Importe de los documentos pagados. Proveedores 1. Por el pago de las obligaciones contraídas por los conceptos indicados. 2. Por los traspasos por aceptaciones de títulos de crédito a la cuenta documentos por pagar. 3. Por las rebajas, bonificaciones y descuentos por pago anticipado. Acreedores diversos. 1. Por las liquidaciones parciales o totales que se hagan a los acreedores. 2. Por suscripción y/o aceptación de letras de cambio, pagares. 1. Importe de los documentos aceptados que deban pagarse posteriormente a la fecha de su vencimiento. 1. Por el importe de las obligaciones contraídas por la adquisición a crédito de mercancías, materiales, etc. Para las actividades propias y normales del contribuyente. 1. Por el importe de las obligaciones no documentadas, no contraídas por empresa, por conceptos u operaciones distintas a las de la cuenta de proveedores. 3. Por el descuento concedido por loa acreedores. Impuesto al valor agregado 1. Disminución del impuesto por devoluciones de mercancía. 2. Disminución del impuesto por descuentos en precio de venta. 1. Impuesto incluido en las facturas de venta que ha sido cargado a los clientes. 3. Impuesto pagado principalmente por la compra de mercancías. 4. Pago del impuesto al fisco. 2. Impuesto incluido en notas por diversos conceptos. Intereses cobrados por anticipado 1. Porción que debe aplicarse como ingreso de las operaciones. 1. Intereses cobrados por anticipado para ser aplicados a resultados cuando se devenguen. 8

9 2. Cancelación de intereses por pago anticipado de la deuda. Rentas cobradas por anticipado 1. Porción de la renta cobrada por anticipado que deba aplicarse como ingreso de las operaciones. Capital 1. Por el importe de los retiros que haga el propietario o socios en forma definitiva. 2. Por pérdidas en las que se determina disminución de capital. 1. Rentas cobradas por anticipado para ser aplicadas a resultados cuando se devenguen, 1. Por el importe de la inversión efectuada por los socios de la empresa. 2. Por el importe de las nuevas aportaciones del propietario o socios. 3. Por el importe de la capitalización de utilidades por acuerdo del propietario o socios. Pérdidas y ganancias 1. Traspaso de los saldos de las cuentas de resultados con saldo deudor. 1. Traspaso de los saldos de las cuentas de resultados con saldo acreedor. Ventas 1. Por el importe del precio en que fue vendida la mercancía y que es devuelta por el cliente. 2. Por el importe de las rebajas sobre ventas concedidas a los cliente. Costo de ventas 1. Del precio del costo de la mercancía vendida. 1. Por el importe de las mercancías vendidas a precio de venta. 1. Del precio del costo de la mercancía recibida de los clientes por concepto de devolución. Gastos de venta. 1. Por todos los gastos incurridos en el departamento de ventas, según comprobantes fiscales. Gastos de administración 1. Por todos los gastos incurridos en el departamento de administración, según comprobantes fiscales. 1. Por el traspaso a la cuenta de pérdidas y ganancias al cierre del ejercicio. 1. Por el traspaso a la cuenta de pérdidas y ganancias al cierre del ejercicio. Gastos y productos financieros 1. Intereses pagados por financiamiento. 2. Pérdida en cambios. 3. Al final de ejercicio si el saldo es acreedor por traspaso a la cuenta de pérdidas y ganancias. Otros gastos y productos 1. Pérdida en venta de activo fijo. 2. Pérdida por transacciones del negocio diferentes de normales. 3. Al final del ejercicio, cancelación del saldo si es 1. Intereses cobrados por financiamiento. 2. Ganancia en cambios. 3. Al final de ejercicio si el saldo es deudor por traspaso a la cuenta de pérdidas y ganancias. 1. Ganancia en venta de activo fijo. 2. Ganancia por transacciones del negocio diferentes de normales. 3. Al final del ejercicio, cancelación del saldo si es 9

10 acreedor por traspaso a la cuenta de pérdidas y ganancias. deudor por traspaso a la cuenta de pérdidas y ganancias. GUIA CONTABILIZADORA Para que el catálogo de cuentas llene su función de la mejor manera posible, es indispensable formular por escrito una guía que contenga las instrucciones necesarias para el manejo de los documentos, así como para el funcionamiento en conjunto del sistema contable. El formato para esta guía generalmente tiene este formato con los siguientes datos: Operación Documentos fuente Pólizas que se originan Cuentas a que se carga Cuentas a que se abona 10