La Valoración de los Documentos Físicos y Electrónicos

Transcripción

1 La Valoración de los Documentos Físicos y Electrónicos

2 Este archivo, como muchos otros de nuestra institución siempre tuvo una triste historia. De alguna manera se le consideró como un panteón. En nuestro lenguaje burocrático cotidiano, archívese viene a significar algo así como entiérrese, olvídese, ahí queda. En pocas palabras, fue, como tantos otros, un rincón olvidado José Miguel Romero de Solís

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9 Perspectiva Archivística: La inviolabilidad de la evidencia El respeto a los fondos, a la procedencia y al orden original El ciclo de la vida de los documentos La jerarquía de los documentos y de sus descripciones La naturaleza orgánica de los mismos

10 El Documento y sus Características: Información contenida en cualquier soporte, producida, recibida y conservada en el ejercicio de sus competencias y actividades Tienen un carácter seriado, se generan dentro del proceso natural de una actividad o función, son únicos, tienen autoridad y se interrelacionan entre sí (son parte de un Fondo)

11 Archivo de Trámite Se comienzan las primeras actividades archivísticas, Se realizarán procesos y técnicas destinadas a la correcta administración de los documentos que se encuentran en una actividad constante Organización necesaria de la información que exponga el ejercicio de las atribuciones y funciones de la institución

12 El Archivo de Trámite, se localiza en la fase activa y cuya documentación contenida en la misma cuenta con valores primarios, administrativos, fiscales, legales y contables

13 La Gestión La información posee un alto valor, puesto que la toma de decisiones y la labor operativa de la organización con mayor eficiencia y eficacia, sirve de evidencia de su propia gestión Se determina las obligaciones, condiciones, medios y procedimientos a través de las que se garantizará el acceso de toda persona a la información

14 Prácticas Archivísticas: Garantizan la preservación de la documentación administrativa para ser considerada testimonio fehaciente de las actividades (organización, clasificación, ordenación, descripción, identificación, valoración y conservación) Conservación Documental

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16 Razones para Valorar el Entorno: La Valoración no es una operación aislada, ésta es dirigida a dar respuesta a situaciones puntuales de producción de documentos Tarea archivística intrínseca

17 La Tipología de Producción: La producción documental actualmente de la mayor parte de la administración pública es híbrida

18 La valoración de documentos electrónicos se queda al margen Factores que generan la falta de valoración: 1. La obsolescencia y dependencia tecnológica 2. Indeterminación de validez 3. Formación específica y la escasez de recursos ya sean económicos y humanos 4. Incertidumbre sobre la metodología a adoptar 5. Valoración de documentos digitales: Innecesario y costos de software y hardware

19 La valoración de los documentos electrónicos ha pasado a ser una necesidad y por tanto se debe considerar su conservación o eliminación Similitudes de valoración con información física Peculiaridades de los documentos electrónicos: Ahorrar espacio de almacenamiento Identificar y proteger documentos de valor Apoyar el marco de la rendición de cuentas Una Necesidad

20 Otras Premisas a considerar en la Valoración Documental: Proteger la autenticidad y la imparcialidad de los documentos Valores primarios manifiestan la importancia de los documentos para su productor original Valores secundarios, divididos en evidénciales e informativos, establecen la relevancia de los mismos para la investigación futura: 1. El valor evidencial devela la forma en que se organizan y desempeñan sus funciones las instituciones 2. El valor informativo pone de manifiesto temas, asuntos, personas, y problemas del productor

21 Desarrollo de un Modelo de Gestión Documental Ciclo Vital de los documentos: En primer momento son organizados y usados activamente por los productores Más tarde conservados durante un periodo en el que el valor administrativo se ve atenuado, y posteriormente ser valorados Archivo de Concentración elementos activos de gestión

22 Ciclo Vital de los Documentos FASES Activa Semiactiva Inactiva VALORES Primarios Legales o jurídicos Administrativos Contables o Fiscales Primarios Legales o jurídicos Administrativos Contables o Fiscales Secundario Evidencial Testimonial Informativo USOS Institucional Constante Institucional USUARIOS Área productora en atención a sus actividades y público conforme a Ley 848 Ocasional Área productora y público conforme a la Ley 848 Social Investigador y público en general ARCHIVO Trámite Concentración Histórico

23 Fases del proceso de valoración según el Archivo General de la Nación: Identificación Análisis de las series documentales: la función, el sujeto productor y el documento de archivo Valoración Análisis de los valores primarios y secundarios y fijar los plazos de acceso, transferencia, conservación o eliminación Control Regulación Elaboración del catálogo de disposición documental determinando los plazos de conservación y las técnicas de selección Validación y aplicación del Catálogo de Disposición Documental

24 Sugerencias: Proceso de Valoración Si se cuenta con un CDD Identificar el acervo a valorar, considerando a las series documentales como unidad de identificación y valoración Reconstruir el origen de la documentación (principio de procedencia Si la documentación se ha y orden original) evolución de las funciones, inventariar la acumulado sin orden información Documentación en producción Identificarla desde su producción, a través de la generación de una cuadro de clasificación, valorarla y desarrollar el CDD para registrar los valores primarios, las vigencias y destino final Si no se ha integrado la información como serie Generar el cuadro de clasificación archivística, estableciendo los mecanismos de agrupación de los documentos y elaborar el CDD Diseño de instrumentos de valoración CDD, Calendarios de Vigencias, inventarios de transferencia primaria, transferencia secundaria y para la depuración de archivos

25 Consideraciones para la Conservación: Plazo final de conservación: Análisis del contenido evidencial de la serie (valores primarios y secundarios) donde se toma en cuenta el costo, los riesgos relacionados con su conservación y su pérdida, los beneficios de eliminación o guarda

26 Consideraciones para la Conservación: Formato final de conservación: se establecerá periodos de conservación para los distintos soportes, dependiendo los recursos tecnológicos de la institución

27 Consideraciones para la Conservación: Formatos y plazos: el soporte y formato de conservación y transferencia no es inalterable

28 Consideraciones para la Conservación: Espacio y formato: la regla de valoración deberá contemplar el entorno de almacenamiento y los formatos

29 Consideraciones para la Conservación: La periodicidad y la captura: los periodos de conservación y los de captura se calcularán en función de una fecha relacionada con un evento que se ejecute sobre el documento

30 Sean cuales sean los principios y criterios en los que se base la valoración, la manifestación explícita de los mismos es la es la única forma de corregir posibles tendencias y desviaciones en la definición del patrimonio documental

31 A manera de Conclusión: La valoración documental deberá producirse en la fase del diseño de los procedimientos y estar basada en el concepto de conservación de las funciones y actividades