Manual del Expositor NORMAS GENERALES MONTAJE / DESMONTAJE STANDS Y ENVIO DE MATERIALES

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1 Manual del Expositor NORMAS GENERALES MONTAJE / DESMONTAJE STANDS Y ENVIO DE MATERIALES

2 ÍNDICE LECTURA ABREVIADA 3 PLANO DE EXPOSICIONES 4 CÓMO LLEGAR 6 NORMAS DE MONTAJE Y DESMONTAJE 8 COORDINACIÓN Y SERVICIOS ADICIONALES 10 CONDICIONES GENERALES DE PARTICIPACIÓN 12 NORMAS GENERALES 12 NORMATIVA DE SEGURIDAD 12 NORMAS ELÉCTRICAS 12 SUMINISTRO ELÉCTRICO 12 SERVIDUMBRE DE SEGURIDAD 12 RETIRADA DE MATERIALES DE DECORACIÓN 12 2

3 LECTURA ABREVIADA Días de Montaje Lunes 26 de Octubre de 2015 de 16:00 a 22:00h Martes 27 de Octubre de 2015 de 07:00 a 22:00h Día de Desmontaje Viernes 30 de Octubre de 2015 de 15:00h hasta 20:00h Lugar de celebración del XV CONGRESO SEOM Hotel Meliá Castilla Calle del Capitán Haya, 43, Madrid Ubicación de los stands / módulos Hotel Meliá Castilla Planta Principal Plano adjunto (página 5). Dimensiones: 3x2 m 2. Altura máxima: 2,70 m. Formulario y planos del stand Imprescindible enviar formulario (página 6) y plano del stand a VIAJES TRANSVÍA Eventos y Congresos: cuanto antes y como tarde el día 10 de Septiembre de Accesos montadores Los montadores deberán acceder a la exposición comercial por la entrada de mercancias del hotel, Planta Principal. Envío de materiales: recepción, almacenaje y reposición Los materiales, debidamente identificados, se podrán enviar a partir del lunes 26 de Octubre. Cualquier envío anterior será rechazado. La dirección de envío es: HOTEL MELIÁ CASTILLA - Calle del Capitán Haya, 43, Madrid SALÓN ESCORIAL (SEOM). Coordinación VIAJES TRANSVÍA Eventos y Congresos llevará la coordinación de los expositores para la logística de la exposición. Para servicios adicionales (mobiliario, limpieza, seguridad, audiovisuales, azafatas) contactar 45 días antes de la realización del Congreso. Persona de contacto: Mireia Fluixà Tel seom2015@viajestransvia.com NOTA IMPORTANTE: Están permitidas las máquinas de cafés, agua, etc. en la exposición comercial, Área de Descanso, Business Center, Salas de Reuniones y Hospitality. 3

4 PLANO DE EXPOSICIÓN COMERCIAL (STANDS) Los stands estarán situados en Los Patios en la Planta Principal, donde se harán las pausas cafés para que todos los participantes puedan visitar la Exposición Comercial. 4

5 EMPRESA STAND PIERRE FABRE 1 BOEHRINGER INGELHEIM 2 y 3 JANSSEN 4 y 5 CENTRO DE ESTUDIOS BIOSANITARIOS 6 HRA 7 PIVOTAL 8 EISAI 11 BAYER 12 LA ROCHE POSAY 13 TEVA 14 PROSTRAKAN 15 MUNDIPHARMA 16 ROCHE 17 y 22 PENDIENTE CONFIRMAR 18 PHARMAMAR 19 ASTELLAS 20 y 21 NOVARTIS 23 y 28 MSD 24 y 25 AMGEN 37 5

6 ÁREA DE DESCANSO: Gracias a la colaboración de BMS BUSINESS CENTER: Gracias a la colaboración de SANOFI EXPOSICIÓN DE PÓSTERES: Gracias a la colaboración de ROCHE ENTREGA DE PONENCIAS: Gracias a la colaboración de PALEX HIGHLIGHTS: Salón Galería (Planta -1): Gracias a la colaboración de MSD PRENSA SEOM: Salón Galería (Planta -1) HOSPITALITIES: ROCHE: Salón Segovia (Zona del Auditorium) ASTRAZÉNECA: Salón Toledo (Zona del Auditorium) MERCK: Salón Colón (Planta -1) ASTELLAS: Miércoles: Salón Cibeles (Planta -1) 6

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8 SALÓN EL DOBLÓN SEOM FORMULARIO OBLIGATORIO PARA TODOS LOS STANDS TODOS LOS STAND (SEAN DE DISEÑO O NO) DEBERÁN RELLENAR ESTE FORMULARIO Y DEVOLVERLO CUMPLIMENTADO ANTES DEL 9 DE SEPTIEMBRE: NOMBRE DE LA EMPRESA: PERSONA RESPONSABLE:. ESPACIO Nº:. Quiero que mi espacio tenga estructura modular: Nombre que deseo que aparezca en el frontis (en mayúsculas):.. Mi stand será de diseño. Adjunto el plano y descripción del mismo para su aprobación. La empresa montadora será:.... Los nombres y DNI de los montadores serán los siguientes: Todos los stands de diseño deberán proteger el suelo con moqueta. DECLARO QUE ESTOY HE LEÍDO Y ESTOY DE ACUERDO CON LAS NORMAS GENERALES EXPUESTAS EN ESTE MANUAL Fecha: Fecha y sello: 8

9 CÓMO LLEGAR El Hotel Meliá Castilla está situado en la Calle del Capitán Haya, 43, Madrid, SALA ESCORIAL (SEOM). EN COCHE: Parking: Los coches particulares pueden aparcar en el parking público del hotel. En Madrid converge una red de autopistas y autovías que la convierten en el centro de las comunicaciones españolas. Madrid tiene 6 autovías radiales numeradas del 1 al 6. El número avanza en el sentido de las agujas del reloj. A1: Madrid-Burgos: A partir de Burgos comienza la AP1, llega hasta San Sebastián. A2: Madrid-Zaragoza: A partir de Zaragoza comienza la AP2, llega hasta Barcelona. A3: Madrid-Valencia. A4: Madrid-Córdoba-Sevilla-Cádiz. A5: Madrid-Badajoz-Portugal. A6: Madrid-La Coruña: Útil para llegar a Castilla y León. Se recomienda ver el mapa de situación del Hotel Meliá Castilla para su localización en función de su vía de procedencia. El hotel dispone de parking de gran capacidad en el mismo edificio 9

10 NORMAS DE MONTAJE Y DESMONTAJE 1. La exposición comercial se realizará en la Planta Principal del Hotel Meliá Castilla de Madrid. 2. Las fechas de celebración de la exposición serán los días 28, 29 y 30 de octubre de El montaje de los stands será el lunes 26 de octubre de 16:00h a 22:00h y el martes 27 de octubre de 07:00h a 22:00h. 4. El desmontaje el día 30 a partir de las 15.00h hasta las 20:00h. 5. La descarga de material podrá llevarse a cabo el día 26 de octubre desde las horas. 6. En caso de incumplimiento de estos horarios, SEOM se reserva el derecho de repercutir los costes que el Hotel Meliá Castilla pudiera reclamar, así como los desperfectos que la falta de cumplimiento de las normas generales pudiera ocasionar. 7. Precio de stand: (el 21% de IVA no está incluido). El precio incluye: Reserva del espacio de 3x2m 2 y punto de luz Publicidad en el programa científico, programa de bolsillo y en la web del Congreso del nombre de la empresa expositora, dentro del apartado dedicado a Exposición Comercial Desarrollo de las pausas cafés en la zona de exposición comercial 2 inscripciones gratuitas para staff + 2 pases de expositor 2 juegos de documentación completa 8. Los materiales debidamente identificados se podrán enviar a partir del lunes, 26 de Octubre, cualquier envío anterior será rechazado. La dirección de envío: HOTEL MELIÁ CASTILLA C/ Capitán Haya, 43, Madrid - SALON ESCORIAL (SEOM). 9. Todas las entidades o personas físicas que soliciten su participación como Expositores en cualquiera de los actos que se celebren durante el XV Congreso SEOM, deberán haber presentado a Viajes Transvía Eventos y Congresos, el diseño de sus stands, para la aprobación por parte del Hotel Meliá Castilla, al menos 45 días antes de la celebración del Congreso. 10. La organización no se hace cargo del montaje de ningún stand. 11. Antes de iniciar el montaje es obligatorio cubrir con moqueta (fijada sólo con cinta adhesiva de doble cara) la superficie ocupada por los stands u otros elementos fijos que puedan dañar el suelo, de lo contrario no se autorizará el montaje. 12. No está permitida la construcción de stands u otros elementos con: cemento, arena, yeso, escayola, teja, ladrillo o cualquier otro similar. 10

11 13. No se podrá bajo ningún concepto taladrar, usar pegamento, ni adhesivo que dificulte la extracción de cualquier material de la estructura del edificio. 14. Los aparatos eléctricos y/o mecánicos de los Expositores deberán estar amortiguados para que el ruido no moleste al resto de Expositores o a otras áreas del Congreso. 15. Se deberá enviar a la organización la lista completa de todos los montadores / técnicos / personal de carga-descarga en la que conste: nombre, apellidos y D.N.I. 16. En los montajes donde se utilicen pinturas, barnices o disolventes, se plastificará la zona de trabajo. 17. En caso de soldaduras, se harán siempre comunicándolo al Dpto. de Seguridad, quien les proporcionará un extintor y se les indicará la zona de trabajo más indicada. 18. Durante los días de montaje y desmontaje y, en general, durante los días del evento queda prohibida la colocación de materiales en espacios ocupados por otros expositores, así como las zonas comunes que deberán estar siempre libres. 19. En caso de que los Expositores quieran colgar algún elemento del techo, deberán consultar a la Agencia Viajes Transvía Eventos y Congresos. 20. La organización no se responsabilizará de ningún objeto o material de carácter singular o de alto valor económico, que permanezcan y no hayan sido retirados del stand una vez finalizado el evento. 21. La organización se reserva el derecho de aplazar, disminuir o prolongar el periodo de celebración del Congreso por circunstancias de fuerza mayor. Tales circunstancias no permitirán a los expositores rescindir su contrato o exigir compensación de daños y perjuicios. 22. Si el Congreso no llegara a celebrarse, las empresas expositoras se comprometen a no ejercer acción alguna contra la organización, comprometíendose ésta a devolver las cantidades que cada expositor hubiese abonado. 23. En caso de producirse una cancelación, una vez efectuado el pago, se cobrará el 50% del total en concepto de gastos de anulación. Si el día 1 de septiembre de 2015 no se hubiera realizado el pago total del stand, SEOM, previo aviso, reasignará de nuevo el espacio. 11

12 COORDINACIÓN Y SERVICIOS ADICIONALES Viajes Transvía llevará la coordinación entre los expositores y las empresas contratadas por SEOM para la logística de la exposición comercial. La organización pondrá servicio de limpieza los días de montaje y desmontaje. En caso de querer servicio continuo de limpieza y/o seguridad en su stand, así como para la contratación de servicios adicionales como, potencia extra, paneles modulares, iluminación, azafatas, limpieza, etc. deberán dirigirse a Viajes Transvía Eventos y Congresos al menos 45 días antes de la realización del Congreso. Los contactos son: VIAJES TRANSVÍA Persona de contacto: Mireia Fluixà Tel seom2015@viajestransvia.com SOLICITUD DE MOBILIARIO Y COMPLEMENTOS DE STAND Si desean solicitar material mobiliario o complementos para su stand, por favor, ponganse en contacto con Viajes Transvía al menos 15 días antes de la realización del Congreso. Los contactos son: VIAJES TRANSVÍA Persona de contacto: Mireia Fluixà Tel seom2014@viajestransvia.com 1. Todos los elementos son en régimen de alquiler. Cualquier deterioro, una vez instalado el material, es responsabilidad del expositor y debe hacerse cargo de los daños causados. 2. Debido al constante movimiento de stocks y renovación de los materiales, nos reservamos el derecho de cambiar el modelo contratado por otro similar de las mismas características. 3. Una vez terminado el Congreso se desmonta y retira el mobiliario con la rapidez que nos exige la organización, no siendo de nuestra responsabilidad los materiales olvidados en almacenes o mobiliario. 12

13 CONDICIONES GENERALES DE PARTICIPACIÓN Normas Generales 1. No podrán ser introducidas en el Hotel Meliá Castilla alimentos o bebidas del exterior. 2. No está permitida la colocación de carteles, pancartas, pegatinas o similares en las paredes, suelos, techos o columnas de las instalaciones del Hotel Meliá Castilla sin previa autorización por escrito. 3. Deberá respetarse en todo momento la ornamentación de las instalaciones arrendadas, sin añadir, ni mover, ni suprimir nada de lo que en ellas existe, sin previa autorización por escrito del mismo. Normativa de Seguridad 1. Los asistentes, así como, los expositores y montadores deberán estar siempre acreditados. La acreditación se llevará siempre en lugar visible. 2. El expositor/montador deberá aceptar las medidas de control y seguridad que fueran establecidas por el Ayuntamiento de Madrid o por la Dirección del Hotel Meliá Castilla. 3. El expositor/montador se compromete a observar las normas vigentes sobre seguridad en salas, y en especial aquellas que se refieren a la capacidad máxima, salidas de emergencia y medidas contra incendios. En ningún caso podrán introducirse materiales inflamables u objetos que bloqueen o dificulten las salidas. La Empresa encargada del montaje deberá enviar los planos finales del montaje. 4. Los materiales y objetos no se apoyarán en las paredes y asientos, se colocarán bien apilados y de forma estable, en los lugares que determine Seguridad del Hotel. No se arrastrarán los materiales y objetos que puedan rayar el suelo; se deberá habilitar moqueta para su transporte. 5. El expositor/montador debe exigir a las entidades de servicios (montaje, decoración, audiovisual, azafatas y otras compañías) que intervengan en el montaje/desmontaje y/o celebración del evento, la estricta observancia de la legislación en cuestiones de seguridad e higiene en el trabajo, respondiendo de los daños y perjuicios que pudieran causarse, por accidente, en el que se aprecie culpa o negligencia, dejando exento de los mismos a la organización del evento. 6. El expositor/montador declara formalmente tener asegurado a su personal contra accidentes, así como cubiertos los seguros sociales y demás obligaciones laborales y fiscales previstas en la legislación vigente, declinando la organización del Congreso a cualquier posible reclamación o incidencia sobre estos asuntos. 7. El expositor/montador es responsable de todos los desperfectos ocasionados en las instalaciones arrendadas, con motivo de su utilización, tanto por él como por el personal a sus órdenes. 8. Durante los días de montaje/desmontaje, así como, durante el propio evento está prohibido fumar en la totalidad de las instalaciones del Hotel. 13

14 Normas Eléctricas Toda instalación se realizará de acuerdo a los requisitos exigidos por el reglamento Electrotécnico para Baja Tensión. Es obligatorio someter todas las instalaciones eléctricas efectuadas en los Stand/Salas, a la aprobación de la Dirección Técnica y de Mantenimiento del Hotel Meliá Castilla. Suministro Eléctrico Toda la energía eléctrica para los Stand será suministrada por el Hotel, siendo sus características las siguientes: Electricidad: 1500W Servidumbre de seguridad Se respetará la ubicación y acceso al material contra incendios, mangueras, extintores, alarmas, salida de emergencia, etc. Aún cuando quede incluido dentro de los espacios contratados, así como los accesos a las áreas de servicio cuadros eléctricos. Retirada de materiales de decoración Durante el periodo de desmontaje del stand es obligatorio proceder a la retirada y desescombro de los materiales. Transcurrido este periodo de desmontaje se perderá todo derecho a reclamar perdidas o daños por los materiales no retirados en plazo, siendo de cuenta del expositor los gastos de retirada de estos materiales por el Hotel Meliá Castilla. 14