Un marco para la implantación de la ingeniería de sistemas

Transcripción

1 Un marco para la implantación de la ingeniería de sistemas 3-1 introducción: consideraciones de sistemas Todos los profesionistas graduados en programas académicos relacionados con la ingeniería de sistemas, la investigación de operación, los sistemas de administración y otros temas similares, tienen como materia de estudio el entrenamiento de la aplicación y formulación de modelos matemáticos de diferentes tipos. El mismo argumento se aplica para técnicos no titulados y para profesionistas que se han adaptado a la ingeniería de sistemas (también llamados analistas del sistema). Ya como consultores profesionales y académicos. A menudo se presenta la interrogativa de que tan prácticos y tan útiles son los modelos y técnicas matemáticas para el ejecutivo de una empresa privada o para el funcionario público de una dependencia gubernamental. Generalmente, esta pregunta puede responderse de diferentes formas, dependiendo de los antecedentes del cliente. Uno de los mandatos del enfoque de sistemas el que sea identificado el cliente o usuario de cualquier información o sistema, antes de diseñar el sistema, es decir, antes de contestar la pregunta en este caso. Pero antes de comprometer una respuesta, sería conveniente describir la primera experiencia que el autor tubo en la ciudad de México poco después de terminar su doctorado en la ciudad de california. En aquel tiempo tuvo la oportunidad de entrevistarse con un funcionario de alto nivel en una dependencia de gobierno federal, quien según se había comentado, era un ingeniero y ejecutivo muy progresista y capaz. Independientemente de haber confirmado esa vez sus atributos las primeras sugerencias para desarrollar modelos matemáticos específicos con el propósito de mejorar la efectividad de las técnicas de trabajo, fueron tomada con incredulidad y poco entusiasmo fue una gran sorpresa escucharlo decir que en ese momento no le interesaba los modelos matemáticos que se estaban proponiendo; más bien, el estaba interesado en conocer un tanto a los problemas relacionados con los flujos de información técnica y las relaciones interpersonales dentro de su estructura administrativa de 4 niveles de autoridad recién formadas, la cual el dirigía a nivel subsecretario era esto lógico? Quería

2 esto decir que los modelos matemáticos aprendidos en la universidad eran realmente inútiles en la práctica? Después de un concienzudo examen de la situación, la respuesta se hizo obvia. El funcionario había enfatizado que en ese momento en particular no estaba interesado en una proposición para desarrollar de los modelos matemáticos. Aparentemente, el momento no era el oportuno para una propuesta de este tipo y el funcionario había supuesto que no se había reconocido la importancia de la primera etapa del siclo de vida de un sistema, ósea, los pasos para identificar las necesidades, los recursos y el ambiente del sistema. En realidad el resultado de esta primera etapa de desarrollo hubiera sido la recomendación respecto a que aspecto o subsistema de esta dependencia requeriría sistematización o automatización y en qué tiempo. Esta ultima consideración es el contexto (marco) dentro del cual los modelos matemáticos pueden ser útiles en realidad para quien toma decisiones regresando a la pregunta original propuesta, el ingeniero de sistemas seria más inteligente si se involucrara con el desarrollo del marco de referencia dentro del cual pueden ser más efectivos los modelos matemáticos. Una buena recomendación para un joven ingeniero de sistema con experiencia solida en modelos matemáticos y aspectos de computación (que podría interesarse en promover la implementación de su trabajo) sería el que iniciara un intenso repaso de la literatura acerca de sistemas de información generales (mis) y la ingeniería de sistemas administrativo en general (Fayol, 1949; Claus, 1968; Harman y col:1968; Heyel 1972; Kelly, 1970), con el propósito de mejorar sus conocimientos en cuanto a las estrategias disponible para desarrollar tal marco de implementación. Un ingeniero de sistemas con orientación mas cualitativas podría interesarse en actividades de consultoría organizacional y administrativa y podría estar menos familiarizado con la gran variedad de técnicas y herramientas cualitativas disponibles en la actualidad; a esta persona generalmente se le debe recordar un viejo concepto probablemente, platón utilizo el enfoque de sistemas cuando escribió respecto a su modelación idealista de la sociedad en la obra de la republica, pero realmente no tenia las técnicas matemáticas para expresar cuantitativamente tal modelo.

3 3-2 la ingeniería de sistemas para una organización En la actualidad, parte de la fama adquirida por la aplicación de la ingeniería de sistemas a problemas administrativos y ejecutivos se debe a la tendencia actual de la administración hacia la sistematización y automatización de procedimientos y flujos de información. Por procedimiento se entiende un conjunto de actividades interrelacionadas que satisface cierta función (o varias funciones que contribuyen a un objetivo o meta de sistema administrativo). Por lo tanto, la sistematización del procedimiento involucra el establecimiento de un conjunto de métodos o reglas lógicas para efectuar tales actividades; mientras que su automatización implique el uso de maquinas para implementas de estas actividades. Por otra parte, los flujos de información no implican solamente los flujos de documentos; utilizamos aquí un concepto más amplio de información, que podría incluir también flujo de materiales. Por lo tanto, la sistematización de informática se define aquí como un proceso de organización del control, almacenamiento, flujo y procesamiento de la misma dentro del sistema, así como su ambiente (para incluir lo que entra y sale de la organización). La automatización de información se refiere de nuevo al uso de computadoras electrónicas para el mismo propósito (generalmente esto es lo que los profesionistas en ciencia de computación llaman procesamiento de datos). Es importante hacer una diferenciación entre estos conceptos, puesto que posteriormente nos referimos a ello con más detalle. Como en todo, existen ventajas y desventajas de esta tendencia o enfoque actual hacia la sistematización y automatización. Una ventaja bien definida es que esta filosofía tiende a ser la toma de decisiones más independientemente de las llamadas características intuitivas o innatas de desiertos individuos dentro de un sistema organizacional. Por ejemplo en una empresa mediana de manufactura el director de mercadotecnia pudiera proveer volúmenes estimados, buenos y razonables, de ventas futuras (quizás por razones de su experiencia en esta área y su intuición) e inclusive sus volúmenes estimados podrían ser un tanto mejor que aquellos que

4 pudieran ser propuestos por un grupo de mercadotecnia que utilizara la técnica matemática tal como el análisis de regresión. Sin embargo, Qué pasaría si nuestro ejecutivo, el director de mercadotecnia aceptara un trabajo similar en una empresa competidora, o si inesperadamente se retirara o muriera? En la mayoría de los casos seria mas difícil que nuestro ejecutivo pudieran enseñar al joven sucesor candidato a cómo hacer estimaciones futuras de ventas (puesto que seguramente su proceso de intuición es poco sistemático y bastante cualitativo), que para el experto en estadística o para el profesionista en mercadotecnia moderna, sería el enseñarle como utilizar una técnica sistemática tal como el análisis de regresión. Por lo tanto, la continuidad del sistema es cuando los procedimientos se asen menso dependientes del elemento humano. Por otra parte, Qué pasa cuando mas procedimientos y flujo de información se sistematizan o automatizan? Ciertamente el sistema tiende hacer más tecnológico (esto es, requiere más técnicas y equipos modernos y actualizados y se desarrollan mayores necesidades para el personal altamente capacitado, grandes inversiones de capital, etc.). Esto podría ser un problema más difícil en el caso de los países en desarrollo en donde son escasos los recursos económicos y el personal altamente educado en la actualidad existe una extensa literatura acerca del desarrollo del sistema administrativo. Una proporción de este se orienta más específicamente al aspecto de identificación de flujo de información o a lo que común mente se conoce como sistema de información gerencial (mis) y a menudo enfatiza las aplicaciones de computación. Las computadoras digitales son un componente básico de la operación de la mayoría de los sistemas de información gerenciales de gran escala en empresas grandes (Kelly, 1970) en un caso idealizado el sistema de información gerencial, ósea, la información fluye horizontal y verticalmente entre los centros de decisión del sistema en una ininterrumpida con la frecuencia apropiada.

5 3.3 UNA METODOLOGIA DE SISTEMAS El desarrollo de un sistema gerencial (es decir, su ciclo de vida, se considera aquí en términos de 4 etapas básicas. 1. La identificación del sistema actual. 2. La identificación de los requerimientos. 3. El diseño del nuevo sistema. 4. La implementación y evaluación del nuevo sistema. Cada una de estas etapas requiere el diseño de una estrategia específica para cumplir con sus objetivos una persona con orientación ingenieril podría referirse a la etapa uno y dos como el estudio de factibilidad y el diseño preliminar del sistema respectivamente. De la definición anterior se pudiera concluir que el desarrollo de un sistema gerencial involucraría efectuar 4 reportes que presentarían los principales problemas de los sistemas actuales (recomendaciones respecto a las características básicas del nuevo sistema que se va a diseñar.) las especificaciones de diseño de tal sistema y una evaluación del nuevo sistema. Para evitar esta interpretación, el ciclo de la vida del sistema, con un grupo de trabajo interdisciplinario sirviendo como mecanismo responsable de la implementación practica de la metodología. Por lo tanto, el enfoque presentado no propone una serie de 4 estudios si no un proceso continuo de cambio del sistema con el grupo de trabajo actuando como promotor o catálisis de cambio la estrategia metodológica que se requiere para terminar una vuelta alrededor del círculo del dibujo debe ser tal que genere continuamente recomendaciones de cambio a los ejecutivos (o sea tan pronto como el equipo de trabajo tenga suficiente información sobre el problema existente y sobre todas las soluciones alternativas) y no solo el final de cada etapa, esto es importante puesto que frecuentemente una de las causas por las que los ejecutivos no prefieren enfoque de sistemas integrales como el propuesto aquí, se debe a la cantidad de tiempo que necesita el grupo de trabajo para reportar (por ejemplo, a menudo, un grupo de trabajo requiere 8 meses para efectuar una etapa 1,y 10 meses para la etapa 2) existen varias estrategias que se pudieran aplicar para iniciar la metodología

6 estas podrían agruparse en tres tipos generales, el grupo de trabajo capta la información relacionada a las variables básicas de interés, utilizando como punto de partida los principales centro de decisión de la organización. Se podrán argumentar que el objetivo final de la metodología es mejor el proceso de toma de decisiones, por lo cual este enfoque podría ser muy exhaustivo ya que inicia su análisis en el corazón de este proceso facilitando al grupo de tabasco la identificación de todas las áreas- problema que se reflejen factores humanos, deficiencia en la estructura organizacional, etc.) La principal desventaja de esta estrategia es la cantidad de tiempo en que se necesita la intervención de los ejecutivos durante el análisis de centro de decisión. Muestra los procesos como parte de un gran sistema cuyo objetivo es responder a una necesidad específica del cliente. La modelación de sistemas es muy útil cuando se necesita contar con un panorama general, dado que ilustra la forma en que se interrelacionan los servicios directos y auxiliares, de dónde provienen los insumos críticos y la forma prevista en que los productos o los servicios responderán a las necesidades de la comunidad. Cuando los equipos no saben por dónde empezar, la modelación de sistemas puede ayudarles a ubicar las áreas problemáticas o a analizar el problema viendo las distintas partes del sistema y las relaciones que existen entre ellas. Puede señalar otras potenciales áreas problemáticas, además de revelar necesidades de recopilación de datos: indicadores de insumos, procesos y productos (resultados directos, efectos sobre los clientes y/o impactos). Por último, puede servir para observar y seguir el desempeño. La modelación de sistemas usa tres elementos: insumos, procesos y productos. Los insumos son los recursos utilizados para llevar a cabo las actividades (proceso). Estos insumos pueden ser materia prima o productos y servicios producidos por otras partes del sistema. Por ejemplo, con el sistema para el tratamiento de la malaria, los insumos incluyen los medicamentos antialérgicos y profesionales de salud idóneos. Otras partes del sistema proporcionan ambos insumos: los medicamentos provienen del

7 subsistema logístico y la mano de obra calificada proviene del subsistema de capacitación. 3.4 LAS FASES DE LA METODOLOGIA E n esta sección se describe brevemente la metodología. Por motivo de organización, el dibujo 6 se divide en fases las etapas del ciclo de vida del sistema al final de cada fase, el equipo de trabajo debe planificar las actividades detalladas y estrategias que se utilizarán en las siguientes fases, estas deben seguir los lineamientos y estrategias generales diseñados al principio de la etapa presente. Por supuesto, al principio de cada etapa presente el grupo de trabajo experimentado podría diseñar la mayoría de las actividades detalladas y estrategias de la metodología en cuyo caso el final de cada fase sirve solamente como punto conveniente para evaluar y modificar estas proposiciones ( según las necesidades que se vayan presentando en el trabajo, por supuesto, es claro que entre menos cambios o adiciones se hagan al plan original integrado por el grupo de trabajo durante la implementación de la metodología más efectiva será la estrategia sin embargo, el objetivo básico de utilizar una metodología bien definida, significa quitar al grupo de trabajo la presión de tener que desarrollar un diagrama regido tipo per, con actividades detalladas que deben continuarse durante toda la etapa.

8 Esto último es difícil de diseñar a priori, además que tiende hacer demasiado rígido. La primera etapa de la metodología se divide en 6 fases, cada uno de las cuales es crítica con relación al éxito del proyecto. La fase 1 comienza con la integración del grupo interdisciplinario. Dependiendo del tipo de sistemas que se esté analizando (de orientación ingenieril, financiera, bancaria, industrial, etc.), variaran las disciplinas representadas. Los elementos esenciales de un grupo de trabajo pueden ser por lo menos un representante de las ciencias sociales (generalmente, un psicólogo industrial), uno de las ciencias físicas, uno de las disciplinas mas relacionadas a la funciones de la institución y un profesionista con orientación a sistemas. No existe un límite respecto al número de personas en el equipo de trabajo aunque es poco recomendable que sea mayor de 10 personas. Generalmente, por lo menos el 50% del equipo de trabajo deben formarse con personal de la institución cliente. Esta estrategia cumple con los siguientes objetivos principales: primero, las personas representantes de la institución, eventualmente dirigirán la implementación de todas las recomendaciones de cambio al significado de los cuales ellos conocerán y promoverán con gran eficiencia; a menudo, a los consultores de alta empresa se les acusa de recomendar ideas y soluciones a control remoto (ya que ninguna de las personas afectadas de la institución participo en el trabajo) y de producir deportes con recomendaciones que nunca se implementan, puesto que los ejecutivos nunca se convencen plenamente de sus implicaciones y beneficios.