MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ALMACÉN LEVANTAMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS DE ACTIVO FIJO

Transcripción

1 D-1 LEVANTAMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL S ACTIVO FIJO Objetivo Describir las políticas y el procedimiento a seguir para mantener actualizado el registro y control del mobiliario y equipo asignado a las áreas del Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Distrito Federal, a fin de conocer el valor del patrimonio con que se cuenta y rendir los informes que en la materia sean requeridos para efectos contables. Políticas - Para efecto de interpretación de las políticas de operación del manual, se considera un bien de inversión todo mobiliario o equipo incluido dentro del capítulo 5000 del Clasificador por Objeto del Gasto. Asimismo los lineamientos contenidos son de aplicación general a todas las áreas que integran el Tribunal. - La Unidad Departamental de Recursos Materiales, deberá practicar un inventario físico de existencias por lo menos una vez cada año. - La Unidad Departamental de Recursos Materiales elaborará un reporte mensual del estado que guardan las existencias y notificará con oportunidad a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, el límite mínimo que se requiere para la atención de solicitudes de abastecimiento. - La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales a través de la Unidad Departamental de Recursos Materiales deberá efectuar la programación y coordinación del levantamiento de inventario físico de existencias del Tribunal, una vez al año. - La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales deberá efectuar muestreos entre el sistema de registro y control de existencias contra la existencia física de mobiliario y equipo con el objeto de detectar desviaciones a las mismas. - El equipo y mobiliario adquirido por el Tribunal deberá contar con el número de inventario del Tribunal, en forma visible pero discreta, de manera que no se dañen

2 D-2 los componentes, la imagen, ni la estructura del bien, antes de ser entregados a las áreas. - Se procederá a la distribución de los bienes de conformidad con las cantidades autorizadas y a las necesidades que determine el titular del área. - La Unidad Departamental de Recursos Materiales elaborará el Resguardo de Control por cada Activo Fijo designado a los Servidores Públicos que tengan bajo su custodia mobiliario y equipo útil para el desarrollo de sus funciones. - El Servidor Público que firme el Resguardo de Activo Fijo, será el responsable del buen uso del mobiliario y equipo, y al momento de recibirlo, verificará las condiciones en que le sea entregado. - El responsable del bien a través del Resguardo del Activo Fijo, se compromete a mantener y entregar los bienes en el mismo estado de conservación en que los recibió, excepto por el deterioro causado por el uso normal del bien. En el caso de extravío, daño o avería por mal uso y negligencia del resguardante, éste será responsable de levantar el acta administrativa, según corresponda. - El Servidor Público que deja de prestar sus servicios en el Tribunal, y que tenga a su cargo bienes en resguardo, deberá entregar los mismos y obtener la Constancia de liberación del resguardo de activo fijo, que otorga la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales a través del encargado del activo fijo. - El Servidor Público al pasar de un cargo a otro y si cambiara de oficina dentro del Tribunal, deberá entregar todos los bienes que tenía bajo su resguardo previo aviso al Jefe de Unidad Departamental de Recursos Materiales a través del encargado de Activo Fijo. - Todo cambio de mobiliario deberá notificarse con oportunidad a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. - En caso de que el Servidor Público extraviara la copia del Resguardo del Activo Fijo, deberá dar aviso inmediatamente a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales para que se proporcione una copia debidamente cotejada.

3 D-3 - La Unidad Departamental de Recursos Materiales deberá llevar un control que proporcione información relativa a la cantidad de activos fijos y costos de los mismos por área del Tribunal. - La Dirección Administrativa no aceptará peticiones de cambio de mobiliario usado por nuevo, sólo se cubrirán nuevas necesidades. - Para toda salida de mobiliario o equipo del inmueble del Tribunal, se deberá requisitar el Formato de Salida, autorizado por el titular del Área solicitante, avalado por el Jefe de Unidad Departamental de Recursos Materiales y el visto bueno del Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales, para su entrega al personal de Seguridad y Vigilancia al momento de la salida, quienes se encargarán de revisar que el bien en cuestión corresponda a lo descrito en este formato. - Es responsabilidad de la Subdirección de Sistemas el control de los bienes materiales relativos a (cámaras, videocámaras, televisores, mini grabadoras, etcétera), por lo que para ser utilizado por algún área o servidor público se deberá requisitar el formato Vale de Préstamo y entregarlo a dicha Subdirección, Responsabilizándose el Servidor Público del bien y comprometiéndose a devolverlo en un término no mayor a cinco días hábiles. De no ser así, la Subdirección de Sistemas reportará al Titular de la Dirección Administrativa el o los bienes que se adeudan por éste concepto. - Es responsabilidad de la Subdirección de Sistemas, informar a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales los cambios al inventario que se deriven de la asignación o reasignación de equipo de cómputo o telefonía.

4 No PÁGINA D-4 SCRIPCIÓN NARRATIVA LEVANTAMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL S RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS SUBDIRECCIÓN Y SERVICIOS / UNIDAD PARTAMENTAL 1. CONJUNTAMENTE CON LA UNIDAD PARTAMENTAL ELABORA PROGRAMA PARA EL LEVANTAMIENTO L. UNIDAD PARTAMENTAL SUBDIRECCIÓN Y SERVICIOS UNA VEZ ELABORADO EL PROGRAMA LEVANTAMIENTO. 2. SELECCIONA ORIGINAL RESGUARDOS POR ÁREA PARA LA REALIZACIÓN L FÍSICO E INFORMA ELLO A LA SUBDIRECCIÓN Y SERVICIOS. 3. ELABORA MEMORANDO INFORMANDO LA FECHA EN QUE SE LLEVARÁ A CABO EL LEVANTAMIENTO L. 4. TURNA MEMORANDO A LAS ÁREAS Y A LA UNIDAD PARTAMENTAL, RECABA ACUSE RECIBO Y ARCHIVA. UNA VEZ INFORMADAS LAS ÁREAS Y EN LA FECHA L LEVANTAMIENTO L

5 No PÁGINA D-5 SCRIPCIÓN NARRATIVA LEVANTAMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL S RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS UNIDAD PARTAMENTAL 5. ACU AL LUGAR FÍSICO L SERVIDOR PÚBLICO. SERVIDOR PÚBLICO 6. RECIBE A LOS RESPONSABLES L BRINDA FACILIDAS PARA SU REALIZACIÓN Y CONJUNTAMENTE CON EL RESPONSABLE. UNIDAD PARTAMENTAL 7. CONFRONTAN VS. EL ORIGINAL L RESGUARDO LA EXISTENCIA L QUE SE RELACIONA EN EL MISMO. EXISTEN DIFERENCIAS? CONTINÚA ACTIVIDAD No. 12 SÍ 8. INDICA AL SERVIDOR PÚBLICO JUSTIFIQUE EL BIEN. JUSTIFICA EL BIEN? 9. INICIA PROCEDIMIENTO RESPONSABILIDAS. (VER PROCEDIMIENTO TIFICACIÓN EXTRAVÍO O ROBO BIENES) SÍ

6 No PÁGINA D-6 SCRIPCIÓN NARRATIVA LEVANTAMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL S RESPONSABLE ACTIVIDAD 10. TOMA TA PARA LA ACTUALIZACIÓN RESGUARDO ACTIVOS FIJOS L SERVIDOR PÚBLICO. 11. ACTUALIZA CONTROL S Y EMITE NUEVOS RESGUARDOS. 12. ENTREGA AL SERVIDOR PÚBLICO SU NUEVO RESGUARDO ACTIVO FIJO Y RECABA FIRMA. DOCUMENTOS INVOLUCRADOS 13. CONSOLIDA ACTIVO FIJO Y LO TURNA MEDIANTE MEMORANDO A LA SUBDIRECCIÓN Y SERVICIOS. SUBDIRECCIÓN SERVICIOS Y 14. RECIBE ACTIVO FIJO MEDIANTE MEMORANDO Y PROCE AL ANÁLISIS L MISMO. LA INFORMACIÓN QUE SE PRESENTA ES CORRECTA? 15. TURNA A LA UNIDAD PARTAMENTAL PARA SU CORRECCIÓN CONTINÚA ACTIVIDAD 13. SI

7 No PÁGINA D-7 SCRIPCIÓN NARRATIVA LEVANTAMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL S RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS 16. TURNA A LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA PARA SU CONSIRACIÓN EN LOS ESTADOS FINANCIEROS. FIN PROCEDIMIENTO

8 Y SERVICIOS DIAGRAMA FLUJO LEVANTAMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL S D-8 UNIDAD PARTAMENTAL SERVIDOR PÚBLICO I N I C I O ELABORA PROGRAMA PARA EL LEVANTAMIENTO L 1 2 SELECCIONA ORIGINAL RESGUARDOS POR ÁREA E INFORMA ELLO UNA VEZ ELABORADO EL PROGRAMA 3 ELABORA MEMORANDO, INFORMA FECHA PARA EL LEVANTAMIENTO MEMORANDO L 0/2 A

9 Y SERVICIOS DIAGRAMA FLUJO LEVANTAMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL S D-9 UNIDAD PARTAMENTAL SERVIDOR PÚBLICO A ACU AL LUGAR FÍSICO L SERVIDOR PÚBLICO 5 RESGUARDO 6 RECIBE Y CONJUNTAMENTE CON EL RESPONSABLE L 4 TURNA A LAS ÁREAS Y A LA UNIDAD PARTAMENTAL RECABA ACUSE MEMORANDO 0/2 CONFRONTAN VS. EL ORIGINAL L RESGUARDO LA EXISTENCIA L 7 RESGUARDO INFORMADAS LAS ÁREAS Y EN LA FECHA L LEVANTAMIENTO L EXISTEN DIFERENCIAS? SI 8 1 INDICA AL SERVIDOR PÚBLICO JUSTIFIQUE EL BIEN B

10 Y SERVICIOS DIAGRAMA FLUJO LEVANTAMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL S D-10 UNIDAD PARTAMENTAL SERVIDOR PÚBLICO B JUSTIFICA EL BIEN? 9 SI INICIA PROCEDIMIENTO RESPONSABILIDAS 10 TOMA TA PARA LA ACTUALIZACIÓN RESGUARDO ACTIVOS FIJOS VER PROCEDIMIENTO TIFICACIÓN EXTRAVÍO OROBO 11 ACTUALIZA EL CONTROL S Y EMITE RESGUARDO RESGUARDOS C

11 Y SERVICIOS DIAGRAMA FLUJO LEVANTAMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL S D RECIBE PROCE A SU ANÁLISIS INFORMACIÓN PRESENTADA? MEMORANDO 15 UNIDAD PARTAMENTAL 1 C 12 ENTREGA RESGUARDO ACTUALIZADO, RECABA FIRMA Y ARCHIVA RESGUARDO O - U. D. R. M. 1 - RESGUARDANTE SERVIDOR PÚBLICO SI TURNA PARA SU CORRECCIÓN 16 TURNA A LA 2 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA PARA SU CONSIRACIÓN EN LOS ESTADOS FINANCIEROS 13 CONSOLIDA Y LO 2 TURNA MEDIANTE MEMORANDO MEMORANDO FIN