MANUAL CARGUE PLANTILLA DE USUARIOS CONTROL DE ACCESO 2016

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1 EMISION PAGINA 1 / 11 MANUAL CARGUE PLANTILLA DE USUARIOS CONTROL DE ACCESO 2016 Página 1

2 EMISION PAGINA 2 / 11 Contenido 1. GENERALIDADES Introducción Objetivo del Manual Alcance del Manual PREPARAR PLANTILLA INGRESO A LA PLATAFORMA Pantalla Inicial INGRESO Al MENU DE CARGUE Posibles Errores Página 2

3 EMISION PAGINA 3 / GENERALIDADES 1.1. Introducción La Dirección de Sistemas de Información de la Universidad La Gran Colombia con el ánimo de gestionar el conocimiento, está generando manuales de usuario para documentar las actividades realizadas a través de los diferentes sistemas de información. Para este caso se realiza este manual para el cargue de usuarios que no registran en el sistema financiero y académico y que deben ser registrados en el sistema de control de acceso a la Universidad Objetivo del Manual Indicar el proceso de cargue de usuarios a la plataforma de Control de Acceso Alcance del Manual Manejo del módulo de cargue de información del aplicativo de control de acceso, para ingresar usuarios a la base de datos y puedan realizar los trámites respectivos como lo es el ingreso a la universidad. Página 3

4 EMISION PAGINA 4 / PREPARAR PLANTILLA EN EXCEL La plantilla ha sido enviada por correo a todas las dependencias que requieren un cargue masivo de datos, el l nombre del archivo es EMPLEADO.XLSX se debe abrir con el aplicativo Microsoft Excel Esta plantilla ya trae el formato indicado en todas sus columnas para el cargue, no se deben cambiar los tipos de datos, solamente ingresar los datos de las persona para ser cargadas a la Base de datos del Sistema de Control de Acceso Si necesita consultar los datos de los códigos lo puede hacer desde el archivo anexo enviado en la circular para el cargue masivo de personas al Sistema de Control de acceso, si necesita copia comuníquese con la oficina de sistemas de información ext 201. Página 4

5 EMISION PAGINA 5 / 11 En esta hoja Códigos para cargue de información, encontrará una tabla con la información detallada de cada campo de la plantilla y los datos que se deben diligenciar, así como listas desplegables con los nombres de las dependencias, cargos etc, con sus respectivos códigos que serán los que se deben registrar en la planilla sheet1 del archivo en Excel Empleado.xlsx Página 5

6 EMISION PAGINA 6 / INGRESO A LA PLATAFORMA Para iniciar se debe acceder a la plataforma indicando el usuario y la contraseña. Link de acceso: Pantalla Inicial En esta pantalla se deben ingresar usuario y contraseña asignada, se tiene un usuario a cada dependencia de la universidad. Página 6

7 EMISION PAGINA 7 / Ingreso al Menú - Configuración Luego se selecciona la tabla de la lista se selecciona Empleado En seguida se busca el sitio donde está ubicado el archivo en Excel se pulsa en el botón Seleccionar archivo. Página 7

8 EMISION PAGINA 8 / 11 Se selecciona el archivo en Excel Empleado.xlsx, luego se pulsa el botón abrir Página 8

9 EMISION PAGINA 9 / 11 Después se pulsa el botón Cargar. En la pantalla aparecerá el número de elementos cargados a la base de datos. Página 9

10 EMISION PAGINA 10 / 11 Por último se ingresa a la plataforma bytte para verificar con uno de los números de identificación de la planilla, si efectivamente está cargado en la plataforma Posibles Errores Seleccione el archivo Excel Este mensaje aparece si no se ha seleccionado un archivo en formato Excel, en esta caso es la plantilla con el nombre EMPLEADO.XLSX Página 10

11 EMISION PAGINA 11 / 11 Error ejecutando el proceso Error error cargando Este error se presenta porque se está colando un dato no reconocido en una de las columnas, no cumple con el formato. Página 11