Reunión Plenaria con OIC. Implementación de Manuales Administrativos de Aplicación General
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- Carlos Lucas Ferreyra Cano
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1 Reunión Plenaria con OIC Implementación de Manuales Administrativos de Aplicación General Julio, 2010
2 El Programa Especial de Mejora de la Gestión (PMG) Es el instrumento del Ejecutivo Federal, emanado del PND y de carácter obligatorio, que se enfoca a realizar mejoras que orienten sistemáticamente ticamente la gestión de las instituciones públicas y del Gobierno Federal, al logro de mejores resultados. Sus objetivos son: 1. Maximizar la calidad de los bienes y servicios que presta a la APF 2. Incrementar la efectividad de las instituciones 3. Minimizar los costos de operación y administración de las dependencias y entidades Poner al ciudadano en el centro de la atención
3 Estrategias PMG Gestión de proyectos de mejora Convergencia de seis sistemas del PMG en acciones concretas de mejora PMG 6 sistemas PMG Proyectos PIMG Mejoras integrales Procesos transversales Acciones coordinadas de mejora en procesos en que intervienen varias Instituciones Concentra trámites múltiples, en un solo proceso.
4 Estrategias PMG Regulación Base Cero Racionalizar y eliminar el exceso actual de reglas y disposiciones internas Económica Administrativa Sustantiva PMG Diagnósticos Ejercicios de análisis realizados por el OIC para involucrar a las instituciones en el fortalecimiento de su cartera de proyectos de mejora (PIMG)
5 Qué se espera de los OIC Titulares del Órgano Interno de Control Impulsar las estrategias del PMG en sus instituciones Involucrar a las figuras clave de la Institución en el PMG Negociar la realización de proyectos de mejora en temas prioritarios Titulares de las Áreas de Auditoría para Desarrollo y Mejora de la Gestión Pública Asesorar a la Institución en la operación de las estrategias PMG Enfoque prioritario a detectar temas de impacto a incorporar en proyectos de mejora Dar seguimiento proactivo al desarrollo de proyectos de mejora Apoyar las labores de coordinación en procesos transversales
6 Disminución de normas a diciembre de 2010 (54%) 35,000 30,000 25,000 20,000 15,000 10,000 5, ,888 Administrativas 3,762 21,005 6,257 54% Sustantivas 4,491 2,326 Inventario (31,893) Eliminación (17,106) Eliminadas en 2009 A eliminar con manuales Sustantivas eliminadas Sustantivas en proceso
7 Disminución de trámites a diciembre de 2010 (42%) 7,000 6,000 5,000 4,000 3,000 2,000 1, , % Inventario Eliminación (2,851) Eliminadas en 2008 Eliminadas en 2009 Eliminadas en 2010 (1er Sem) Pendientes 2010 Diagnóstico
8 Estandarización administrativa 9 manuales generales
9 Proceso Reforma Regulatoria Base Cero Vertiente Administrativa Normas administrativas
10 Inventario de normas administrativas Inventario de normas administrativas Adquisiciones, Arrendamientos y Obra Pública 543 Recursos Financieros 1,929 Recursos Humanos/ Servicios Personales 1,722 Recursos Materiales y Servicios Generales 1,293 Tecnologías de Información 653 Transparencia, Auditoría y Control 387 Normas internas 6,527 Normatividad general 599 7,126* Normas *Cifras a marzo de 2009
11 Instituciones de la APF Dependencias Entidades Paraestatales Entidades no sectorizadas Entidades bajo control presupuestario directo Fideicomisos Total de instituciones de la APF = 290
12 Programa de Trabajo JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE Fase 1. Publicación 9 manuales Fase 2. Diagnóstico regulación base cero administrativa Fase 3. Tala regulatoria administrativa Fase 4. Implementación Fase 5. Diagnóstico nivel de automatización en procesos administrativos Fase 6. Actualización de 9 manuales 21 de julio 1 de septiembre
13 Fase 1. Publicación de 9 Manuales Administrativos SFP/ Institución Designar un responsable que coordine la implantación de todos los manuales en la institución. Integrar equipos de trabajo (recomendable equipos técnicos por cada materia). Analizar los manuales publicados en el DOF. Analizar los manuales publicados en el DOF. Integrar la fuerza de trabajo para los diagnósticos y seguimientos a lo largo del proceso de implementación. OIC
14 Fase 2. Diagnóstico regulación base cero administrativa Identificar con los equipos de trabajo obstáculos, brechas y puntos de mayor sensibilidad Reducir los riesgos relevantes durante la implantación de los Manuales Administrativos SFP/ Institución OIC Identificar los procesos administrativos de la institución y determinar puntos críticos Contribuir en la integración del proyecto de mejora y en la implantación que la institución desarrolle Generar una línea base de los indicadores del PMG asociados a la reducción de costos administrativos y de operación
15 Diagnóstico del OIC PLANEACIÓN Capacitación OIC Publicación de manuales administrativos Planeación del diagnóstico Recopilación de normas internas Inicio de diagnóstico Solicitud de información DIAGNÓSTICO Verificar puntos críticos Analizar actividades implementación manuales Entrevistas con áreas responsables Determinar línea base del indicador del costo RESULTADOS Acciones realizadas para eliminar normas Eliminación de normas. Diseñar proyecto de mejora. Cargar proyecto al SAPMG Remitir informe del diagnóstico Integración de expedientes 5 al 16 julio 19 julio al 31 agosto 1 al 30 septiembre
16 Fase 3. Tala regulatoria administrativa SFP/ Institución Actualizar los registros de normas Proyectar normas a eliminar y determinar mecanismos derogatorios. Eliminar normas internas administrativas Asegurar la calidad de los registros de normas verificando la evidencia física (contenido) de cada una de ellas. Verificar la proyección de normas a eliminar y en su caso, validar la justificación de aquellas que vayan a ser ajustadas o modificadas. Verificar y reportar la eliminación de normas derogadas. OIC
17 Fase 3. Tala regulatoria administrativa Fechas críticas Periodo de ejecución 2010 Actividades Recopilación. del listado de normas internas de administración por cada manual Identificación de normas internas administrativas que se van a eliminar Fecha de inicio 06 de julio 09 de julio Fecha de fin 06 de julio 12 de julio Recopilación de la evidencia física del total de normas internas de administración 12 de julio 15 de julio
18 Fase 4. Implementación SFP/ Institución Difundir al interior de la institución la publicación de los manuales y las acciones de implementación que emprenderá la institución (Talleres y cursos) Integrar un plan de trabajo para la implantación de los manuales en sus procesos administrativos y para estandarizar sus normas en base a los mismos. Informar a la SFP los avances de su plan de trabajo Asegurar la designación de un agente de cambio por institución Impulso y seguimiento a las acciones de implementación emprendidas por la institución Monitoreo de procesos implantados y de los estándares de operación de los mismos OIC
19 Fase 5. Diagnóstico nivel de automatización en procesos administrativos Actualizar el inventario de sus procesos automatizados Integrar un proyecto de mejora para automatizar sus procesos administrativos de acuerdo a los lineamientos de los manuales SFP/ Institución OIC Realizar un diagnóstico para documentar los procesos automatizados y revisar la alineación de los mismos con los manuales generales Determinar el nivel de madurez digital en procesos administrativos
20 Fase 6. Actualización de Manuales SFP/ Institución Analizar áreas de oportunidad y necesidades de operación en los procesos implantados. Participar en la actualización periódica y programada de los manuales Identificar prioridades y relevancia de cada una de las áreas de oportunidad y necesidades de operación de los procesos implantados. Participar y apoyar en la coordinación de los grupos de trabajo que se constituyan por la SFP para la actualización de manuales. OIC
21 Contactos UPMGP Uriel Márquez Carrazco Titular de la Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión Pública Tel ext Roberto Quintana Manzanilla Director General Adjunto de Eficiencia de la Gestión Pública Tel ext Adriana Campollo Lagunes Directora General Adjunta de Diseño y Coordinación de Políticas de Mejora de la Gestión Pública Tel ext mcampollo@funcionpublica.gob.mx Luis Martínez Garza Director General Adjunto de Implementación de Políticas de Mejora de la Gestión Pública Tel ext lfmartinez@funcionpublica.gob.mx Staff de Asesores por Sector
22 Reunión Plenaria con OIC Implementación de Manuales Administrativos de Aplicación General Julio, 2010
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