MANUAL DEL JEFE DE OGA PARA EL USO DEL SISTEMA DE REGISTRO DE DDJJ EN LÍNEA

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1 MANUAL DEL JEFE DE OGA PARA EL USO DEL SISTEMA DE REGISTRO DE DDJJ EN LÍNEA GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 1

2 ÍNDICE Menú principal Declarantes... Error! Marcador no definido. 2. Registro Provisional... Error! Marcador no definido. 3. DDJJ Anexo Código Único (Desactivado)... Error! Marcador no definido. 6. Clave... Error! Marcador no definido. Ventanas de Alerta GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 2

3 1. CONFIGURACIÓN PREVIA Verifique que las ventanas emergentes o pop up en el portal estén desbloqueadas para acceder al módulo: 1) Haga click en Herramientas y luego en la alternativa Opciones de Internet. 2) Haga click en Privacidad y desbloquear elementos emergentes. Si aún no puede ingresar al módulo, deberá desactivar el bloqueador de pop up de los buscadores (Google, Yahoo, Hotmail, etc.): Haga click en Opciones, seleccione Exploración, desbloquee pop up y Acepte. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 3

4 2. INGRESO AL SISTEMA DE REGISTRO DE DDJJ EN LÍNEA 2.1. Ubicación de acceso directo Ingrese al portal y ubique el acceso directo: Al dar click sobre dicho link aparecerá la página de acceso al módulo, en el cual debe ingresar su usuario y la clave proporcionadas por la Contraloría General de la República. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 4

5 Si es la primera vez que ingresa a este módulo, debe cambiar la clave asignada, por cuestiones de seguridad. Si no puede ingresar al sistema, debe verificar que los datos ingresados son los correctos y de continuar con este problema comunicarse con el correo electrónico djen linea@contraloria.gob,pe o al teléfono (01) anexos 4280/4273. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 5

6 2.2. Ingreso Como Declarante o Como Administrador Luego de acceder al sistema tiene la opción de ingresar Como Declarante para llenar su propia Declaración Jurada o ingresar Como Administrador en donde podrá registrar, manejar y administrar los accesos de los obligados de su Entidad, para efectos de este sistema, se denominará como JEFE DE OGA al Jefe de la Dirección General de Administración o quien haga sus veces y será el Administrador del sistema. 3. MENÚ PRINCIPAL Al acceder al sistema COMO ADMINISTRADOR se mostrará la siguiente pantalla: GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 6

7 Dentro de cada menú, se muestran las opciones a las que el Jefe de OGA (Administrador en adelante) tiene acceso y que son descritas a continuación: 3.1. Declarantes Este menú permite la administración del sistema respecto de los funcionarios obligados de la entidad. El administrador puede importar los datos de un nuevo declarante de la Base de Datos de RENIEC; registrándolos como usuarios del sistema; también podrá registrar a usuarios que cuenten con otro tipo de identificación, consultar y editar los datos de cada usuario; solicitar los sobres lacrados con sus códigos y claves de acceso; y regenerar las claves de los mismos, a pedido de éstos Registrar persona provisional Al hacer clic en esta opción, el Administrador podrá registrar obligados que no figuran en RENIEC, por ser extranjeros o tener otro tipo de identificación, por ejemplo: Al hacer clic en esta opción aparece la siguiente pantalla: GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 7

8 1. Completar los datos del obligado. Seleccionar alternativas cuando corresponda (tipo documento, estado civil y sexo). 2. Hacer clic en REGISTRAR. 3. Hacer clic en SI para confirmar el registro del obligado que no figura en RENIEC. 4. Después de leer la siguiente alerta, hacer clic en ACEPTAR. 4. A continuación aparecen una lista de todos los obligados registrados en forma provisional, incluyendo el que registró recientemente. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 8

9 Registrar nuevo usuario Al hacer clic en esta opción, el Administrador obtendrá los datos personales de los obligados, que se encuentran en la base de datos de la RENIEC, y registrarlos como usuarios del sistema. 1. Ingresar el número de DNI de la persona. 2. Hacer clic en Buscar. 3. Hacer clic en SI, si desea buscar el DNI en RENIEC. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 9

10 4. Verificar el nombre de la persona. 5. Si es conforme, hacer clic en IMPORTAR para registrar la persona en el sistema. 6. A continuación, hacer clic en REGISTRAR COMO USUARIO. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 10

11 6. Hacer clic en Si para confirmar el registro de datos al sistema. 7. Luego, hacer clic en ACEPTAR Consultar / Editar Declarantes Al hacer clic en esta opción, el Administrador podrá consultar los datos generales de un obligado y editarlos de ser el caso, apareciendo la siguiente pantalla: 1. Ingresar el número de DNI de la persona. 2. Hacer clic en Buscar para realizar la búsqueda de la persona. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 11

12 3. Verificar el nombre de la persona. 4. Si es conforme, dar clic en Seleccionar. 5. Aparecerán los datos generales del declarante. 6. Los apellidos, nombres y usuario del declarante no se pueden modificar. 7. Los datos que se pueden modificar son: RUC, estado civil, país, departamento, provincia, distrito, dirección y estado (de usuario). 8. Una vez hechos los cambios, dar clic en Actualizar. 9. Dar clic en SI, para modificar los datos del declarante. 10. Dar clic en ACEPTAR, pues la actualización de datos ha sido satisfactoria. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 12

13 Consultar / Editar Personas provisionales Al hacer clic en esta opción, el Administrador podrá consultar los datos generales de un obligado, apareciendo la siguiente pantalla: 1. Hacer clic en Anterior o Siguiente podrá desplazarse y visualizar toda la lista de personas provisionales de los obligados que cuenten identificaciones diferentes al DNI. 2. Para regresar al menú principal hacer clic en SALIR. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 13

14 Solicitar Sobres Lacrados Cuando se hace clic en esta opción, el Administrador solicitará automáticamente al personal de la CGR la impresión del código de usuario y clave secreta para los declarantes que ha registrado en el Módulo, apareciendo la siguiente pantalla: 1. Hacer clic en el recuadro SOLICITAR CLAVE de los obligados cuyo sobre lacrado se quiere solicitar. 2. Si desea solicitar las claves de todos los obligados hacer clic en Todos. 3. Hacer clic en Aceptar. 4. Hacer clic en Aceptar. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 14

15 Regenerar Clave Al hacer clic en esta opción, el Administrador podrá volver a generar la clave de un obligado cuyo usuario esté habilitado, apareciendo la siguiente pantalla: 1. Ingresar el número de DNI de la persona. 2. Hacer clic en Buscar. 3. Hacer clic en Buscar. 4. Verificar los datos del usuario que se va a regenerar. 5. A continuación hacer clic en Regenerar Clave. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 15

16 4. Hacer clic en SI. 5. Hacer clic en ACEPTAR DDJJ Este menú permite al Administrador manejar las DDJJ registradas en el módulo por los declarantes de la entidad. En este sentido, el Administrador puede crear el reporte de envío virtual de las DDJJ presentadas por los declarantes; ver o editar los reportes creados anteriormente; y revisar el historial de DDJJ exportadas a la CGR. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 16

17 Crear Reporte Al hacer clic en esta opción, el Administrador podrá generar el oficio virtual de envío de las DDJJ virtuales, apareciendo la siguiente pantalla: 1. Ingresar el rango de fechas aproximadas en las que se han enviado DDJJ al jefe de OGA. 2. Hacer clic en el recuadro ADJUNTAR A OFICIO de los obligados cuyas DDJJ se van a enviar a CGR. 2. Si desea adjuntar al oficio todos las DDJJ de los obligados hacer clic en Todos. 3. Hacer clic en Nro. Oficio para la creación del Reporte de Envío. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 17

18 4. Confirmar si las DDJJ que marcó son las que le han remitido en forma impresa y con la firma correspondiente para que el proceso esté concluido. 5. Hacer clic en SI. 6. Ingresar el nuevo número de Oficio y tomar en cuenta que el campo debe contener al menos 5 caracteres 7. Si tuviera alguna observación con respecto a las DDJJ por enviar indicarlas en el campo Observaciones. 8. Hacer clic en Anexar. 9. Luego de anexar satisfactoriamente las DDJJ, hacer clic en SI para enviarlas a la CGR e imprimir el Reporte de Envío y hacer clic en NO para cancelar el envío y dejar dicho reporte pendiente. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 18

19 10. Al hacer clic en SI, el reporte de envío se enviará automáticamente por el sistema. 11. Al hacer clic en ACEPTAR, aparecerá un archivo en PDF del Reporte de Envío creado, el cual se debe de imprimir y enviar adjunto a las DDJJ. 12. Si desea para llevar un registro de todos sus reportes de envío, podrá guardar la información en su PC. En el Reporte de Envío visualizará datos tales como el número de oficio creado, la entidad, la fecha en que se envío a CGR virtualmente (fecha de exportación), el código del reporte de envío, observaciones, el número de declaraciones enviadas por el sistema y el detalle de las mismas. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 19

20 Ver/Editar Reporte Al hacer clic en esta opción, el Administrador podrá revisar y hacer cambios a un oficio virtual pendiente de envío a la CGR. La siguiente pantalla con cuatro pestañas que se pueden elegir: Datos Reporte 1. Al hacer clic en la ventana desplegable de Número Oficio, se verán los oficios que se pueden modificar. 2. Seleccionar el que se desea cambiar. 3. Al haber seleccionado ese oficio, aparece esta pantalla. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 20

21 4. Puede cambiar el número de oficio en este campo. 5. Hacer clic en Actualizar para efectuar el cambio. 6. Hacer clic en SI para confirmar el cambio. Lista DDJJ para enviar Al hacer clic en esta opción podrá anexar o adjuntar mas DDJJ de las que ya estén anexadas. 7. Hacer clic en Aduntar a las DDJJ que se desea anexar al reporte de envío creado. Lista DDJJ Anexadas Al hacer clic en esta opción podrá anexar o adjuntar más DDJJ de las que ya estén anexadas, así como desligar las DDJJ ya anexadas al reporte de envío. 8. Hacer clic en Desligar a las DDJJ que se desea dejar pendiente de envío. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 21

22 Enviar Al hacer clic en esta opción podrá enviar las DDJJ, anexadas al reporte de envío, virtualmente a la CGR. 9. Hacer clic en SI para confirmar el envío de las DDJJ anexas. 10. Tener en cuenta la siguiente alerta ya que es requisito principal para concluir el proceso Revisar Historial (Exportados a CGR) Al hacer clic en la opción Historial-Exportados a CGR, el Jefe de OGA podrá revisar los oficios virtuales enviados a la CGR, apareciendo las siguientes pantallas: 11. Hacer clic en Vista de Reporte de Envío para visualizar los datos que contiene el reporte. 12. Hacer clic en Sección Segunda para visualizar el formato que se tiene que presentar al Diario EL PERUANO para su publicación. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 22

23 Vista de Reporte de Envío Al hacer clic en este link se abrirá un archivo en PDF, en donde podrá visualizar todos los datos referente al reporte de envío. 1. Hacer clic en Guardar para almacenar el oficio en el disco de preferencia del usuario. 2. Hacer clic en Abrir para visualizar el oficio en 3. Si hace clic en Vista Reporte de Envío visualizará los datos del oficio virtual que seenvióalacgr. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 23

24 Vista Resumen Al hacer clic en este link podrá visualizar el formato de cada DDJJ que se va a publicar en el Diario EL PERUANO. 1. Si hace clic en Sección Segunda visualizará los datos de las DDJJ enviadas a CGR. 2. Hacer clic en Ver Sección II para visualizar el formato resumen (Sección Segunda) de cada DDJJ. 3. Hacer clic en Guardar para almacenar el oficio en el disco de preferencia del usuario. 4. Hacer clic en Abrir para ver los datos en excel. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 24

25 3.3. Anexo 2 Este menú permite al Administrador el registro y envío del formato de Relación de Nombramientos y Contratos de los funcionarios obligados a presentar DDJJ (Anexo 2) Crear Anexo Al hacer clic en esta opción aparece la siguiente pantalla: 1. Seleccionar el EJERCICIO PRESUPUESTAL (solo se puede crear del año en curso y del año siguiente). 2. Hacer clic en Buscar para que el Sistema busque todos los usuarios que han declarado en el año seleccionado. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 25

26 1. Seleccionar a los usuarios que se van a incluir en el Anexo Hacer clic en TODOS si desea agregar a todos los usuarios de la lista. 3. A continuación, hacer clic en Adjuntar a Anexo Le aparecerá esta ventana. Hacer clic en SI para ingresar los obligados. 1. Seleccionar el EJERCICIO PRESUPUESTAL (solo se puede crear del año en curso y del año siguiente). 1. Ingresar la FECHA DE ELABORACION a través del calendario (no puede ser mayor a la fecha del día). 2 Hacer clic en Crear 5. Ingresar el número de DNI de la persona a registrar como obligado 6. Hacer clic en Buscar. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 26

27 En caso el obligado se encuentre en la Base de datos, el módulo mostrará los datos de la persona encontrada, como se muestra en la siguiente pantalla: 7. Hacer clic en Completar Datos. 8. Luego ingresar los datos laborales de la persona a registrar como declarante. 9. Al ingresar los datos correctamente, hacer clic en Guardar. 10. Hacer clic en SI siguiendo los pasos anteriores, hasta concluir el ingreso de obligados. Al concluir el Ingreso de obligados al Anexo 2, damos clic a la opción NO y tendremos la siguiente pantalla: GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 27

28 Hacer clic en Salir. 4.1 Ver/Editar Anexo 1. Elegir el ejercicio presupuestal y hacer clic en Buscar. Modificaciones posibles: Eliminar Anexo (previa pregunta de confirmación). Agregar Obligado (igual que en el punto correspondiente a Crear Anexo) Detalle de Obligado (igual a la pantalla para completar datos del declarante). Eliminar Obligado (previa pregunta de confirmación). GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 28

29 4.2 Crear Reporte de Envío Al hacer clic en esta opción aparece la siguiente pantalla: 1. Consignar el NRO. REPORTE., creado por el Jefe de la OGA. 2. Hacer clic en Crear. 3. Hacer clic en SI para adjuntar el Anexo 2 a este reporte. 4. Hacer clic en Anexar para adjuntar el Anexo 2 correspondiente a este reporte. 5. Hacer clic en SI para realizar el envío virtual. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 29

30 4.3 Ver/Editar Reporte de Envío Al hacer clic en esta opcción se visualizará la siguiente pantalla: 1. En este caso el Reporte Nº 1 no tiene Anexo 2 adjuntado. Hacer clic en Editar para adjuntar el Anexo 2 a este reporte. 2. Hacer clic en Adjuntar Anexo. 3. Hacer clic en Anexar para adjuntar el Anexo. 4. Hacer clic en SI para realizar el envío definitivo a la CGR. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 30

31 Si se elije NO se visualizará la siguiente pantalla: 5. Si se quiere desligar el Anexo2 de este Reporte, hacer clic en Desligar Anexo. 6. Al hacer clic en SI aparecerá esta pantalla con el reporte sin documento anexado. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 31

32 4.4 Revisar Historial (Exportados a CGR) Al hacer clic en esta opción se ven los oficios enviados anteriormente junto con los Anexos 2 adjuntados a ellos. Aparece la siguiente pantalla: 1. Hacer clic en Ver Anexo. 2. Hacer clic en Detalle para ver los datos del obligado, sin opción a modificarlos. 3. En esta pantalla, se visualizan los datos del obligado. 4. Si se elige Impresión GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 32

33 Ventanas de Alerta Durante el ingreso de datos, el módulo valida la información, de forma tal que ante inconsistencias o errores salen ventanas de alerta. Se presenta los siguientes ejemplos: Importar RENIEC: Si se ingresa un número de DNI no válido aparece esta alerta. Hacer clic en Aceptar para ingresar correctamente el DNI. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 33

34 Registrar Nuevo: Si se ingresa el DNI de un obligado ya registrado aparece esta alerta. Hacer clic en ACEPTAR para ingresar correctamente el DNI. USTED HA FINALIZADO EL REGISTRO, GENERACIÓN DE CLAVES Y REMISIÓN DE DDJJ A LA CGR, DE SUS DECLARANTES, MEDIANTE EL MÓDULO DE DDJJ EN LÍNEA. GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS 34