SAP Business ByDesign: Integración y control del negocio en tiempo real

Transcripción

1 SAP Business ByDesign: Integración y control del negocio en tiempo real

2 2 Marin s España y Portugal Sector Publicidad Productos y Servicios Publicidad para el punto de venta Soluciones y Servicios SAP SAP Business ByDesign Marin s es una compañía dedicada al marketing, especializada en la publicidad en el punto de venta (PLV). Quería dar un paso en su evolución y buscaba un sistema de gestión que fuera mucho más avanzado que el suyo. Decidió implantar SAP Business ByDesign, una solución con la que ganar en funcionalidades y en tiempo. Tras su exitosa experiencia, ya están evaluando su implementación en otras empresas del grupo en Europa.

3 3 Líder en PLV Automática Displays y expositores de productos para anunciarse en el punto de venta son algunos de los productos que ofrece esta compañía que nació a finales de los años 90 en Francia. Actualmente, Marin s es el líder mundial de la PLV automática, está presente en más de 120 países y cuenta con unos 800 trabajadores. Su filial de España y Portugal, presente en Madrid y Lisboa, es la que ahora articula su gestión con SAP Business ByDesign. La compañía, en la que trabajan 27 personas, está dividida en tres departamentos: comercial, administración y producción. La sociedad dispone de un sistema patentado denominado Lamà, con el que comercializa una amplia gama de productos con el más alto estándar de calidad. Por eso, grandes compañías internacionales confían en ella su publicidad. Marin s está presente en 5 continentes

4 4 Conseguir un sistema fiable con más funcionalidades Antes de decidirse por SAP, Marin s España y Portugal empleaba un sistema desarrollado internamente sobre una base de datos Access. Básicamente cumplía las funciones de un CRM, incluyendo a su vez herramientas para el departamento comercial. Sin embargo, la herramienta era costosa de mantener por las continuas correcciones debía realizar en ella el departamento informático. Además, no permitía acceder a ella de forma remota. Aprovechando su voluntad de integrar nuevas funciones, decidieron optar por una solución que les ofreciera un abanico de posibilidades hasta ahora inalcanzable. Un número considerable de las personas que trabajan en Marin s permanece fuera de la oficina buena parte de su tiempo, de ahí que necesitaran un sistema que les permitiera acceder en tiempo real tanto a las bases de datos, como a la gestión de stock o a los documentos de producción. Una herramienta en la nube era la mejor apuesta. La aplicación que disponían era inestable y dependía en gran medida de la división que la había creado. Con todas estas premisas, era inevitable cambiar de modelo. El reto era cambiar un arcaico y limitado sistema desarrollado internamente por una solución profesional y de vanguardia. Benjamin Devaux. Director General de Marin s España y Portugal

5 5 Confianza y adaptabilidad al negocio Una vez en Marin s habían decidido dar un giro a su método de gestión, hicieron un amplio estudio del mercado y concluyeron que tres eran las mejores opciones: Microsoft Dynamics, Salesforce y SAP Business ByDesign. Varios motivos decantaron la balanza a favor de SAP. SAP es el líder del mercado en software de aplicaciones para empresas en el mundo. Las grandes compañías funcionan con SAP, un hecho que ofrecía confianza a sus gestores. Desde su punto de vista, Dynamics es una solución sumamente abierta, lo que conlleva mayor trabajo de consultores y, por consiguiente un coste económico más elevado. SAP Business ByDesign tiene las funcionalidades de un ERP integral en la nube; abarca todo el flujo de información de la organización: la parte comercial, administrativa (finanzas, contabilidad y administración) y la referente a la producción (gestión de stock, entrada de mercancía, albaranes de entrega, control de calidad, planificación por proyectos), mientras que Salesforce no cubría todas sus necesidades de funcionamiento. Así, decidieron optar por SAP Business ByDesign al ser la que más encajaba con su modelo de negocio.

6 6 Canalizar los procesos de negocio La integración fue llevada a cabo por SCL Consulting, un partner especializado en numerosas áreas funcionales, así como en soluciones de innovación, como Big Data, Analytics o Cloud. La experiencia de Marin s España y Portugal con SCL Consulting ha sido muy satisfactoria. Desde el principio, el objetivo estaba claro: aunar todos los procesos de negocio en SAP Business ByDesign. Al mismo tiempo, la solución debía estar preparada para soportar el crecimiento de la organización y ofrecer una capacidad analítica. El proceso se desarrolló en cinco fases: En un primera se estudió el negocio de Marin s España y Portugal a fondo para detectar y analizar todos los flujos de información que realiza la entidad. Investigaron a fondo la gran cantidad de módulos que ofrece la solución para determinar cuáles les ofrecerían mayor utilidad para su negocio. Establecieron los procesos que iba a soportar, qué usuarios tratarían la información, en qué marco y con qué objetivo. Cuando todo el proceso estaba claro se llevó a cabo la implementación. Por último, los usuarios de la compañía fueron formados.

7 7 para todas las áreas de la compañía Desde su implantación, SAP Business ByDesign soporta las tres áreas en las que la compañía está dividida: comercial, administración y producción, gestionando en cada caso parámetros distintos. En el ámbito comercial, se emplea para controlar los procesos de prospección de clientes y de ventas. En administración, para la facturación, los cobros, la gestión financiera y la fiscalidad, mientras que en el caso de producción, articula la compra de mercancía, su transformación, stock, control de calidad y planificación. Marin s aprovechó la implementación de la nueva herramienta informática para realizar una auditoría de todos los procesos del negocio, con la que cambiar algunos hábitos y racionalizar el flujo de información. El sistema con el que contaban previamente solo se encargaba de los procesos comerciales. Sin embargo, en la actualidad todos los procesos se han integrado, con lo que los beneficios no se han hecho esperar. Ahora en muchos casos han cambiado la forma de trabajar y los beneficios no se han hecho esperar. SAP Business ByDesign integra la inmensa mayoría de nuestros procesos y te permite monitorizar el negocio como ninguna otra solución. Benjamin Devaux. Director General de Marin s España y Portugal

8 8 Grandes beneficios para Marin s Son muchos los beneficios que Marin s ha obtenido con la solución. Todos los procesos de negocios ahora están integrados pero no sólo eso, sino que se han incorporado algunos nuevos que previamente no se hacían. Al ser una solución en la nube, han conseguido acceder al sistema de manera remota e instantánea y se han reducido los costes en hardware. Además, cuentan con un servidor de SAP que realiza copias de seguridad permanentemente, evitando así la adquisición de uno propio. Existe una mayor comunicación entre los departamentos y se ha conseguido una mayor rentabilidad del trabajo. Funciones que antes tenían que realizar tres personas, ahora lo hace una sola. SAP Business ByDesign permite desarrollar informes ilimitados. Con ello, ganan en evaluación del negocio y en toma de decisiones. Y todo en tiempo real. Marin s valora también la posibilidad de activar gradualmente nuevas funcionalidades o nuevos usuarios que ofrece la herramienta. Permitiendo adaptarse a los cambios del negocio. SAP Business ByDesign aporta innovación adicional con las herramientas auto aprendizaje o soporte integrado que suponen un punto de partida para la formación del usuario en los procesos estándares de una manera fácil y rápida, permitiendo el aprendizaje en el puesto de trabajo. También proporciona soporte 24x7 con técnicos que resuelven cualquier incidencia. Con esta solución una pyme como Marin s España y Portugal consigue los beneficios de las aplicaciones empresariales a gran escala sin la necesidad de una gran infraestructura de IT.

9 9 Preparado para lo que pueda pasar En el futuro, en Marin s desean aprovechar los numerosos módulos que SAP Business ByDesign dispone y que aún no emplean para lograr explotar toda su potencialidad. Tras la beneficiosa implantación, la matriz francesa de Marin s se plantea instalar la solución en su sistema e integrar a la sociedad de España y Portugal. La estrategia de expansión de la organización puede incluir alguna fusión o la adquisición de otra empresa. Algo que no supondría ningún contratiempo gracias a que la herramienta permite integrar dos o más sistemas de información. Por todo ello, tienen claro que en el futuro les acompañará SAP. 50 xxx xxx (YY/MM)