REGLAMENTO SUSTITUTIVO PARA EL MANEJO Y REPOSICIÓN DE LOS FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO. ACUERDO No.

Transcripción

1 REGLAMENTO SUSTITUTIVO PARA EL MANEJO Y REPOSICIÓN DE LOS FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO ACUERDO No. 021 CG EL CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO CONSIDERANDO: Que el Art. 211 de la Constitución Política de la República del Ecuador, prescribe que la Contraloría General del Estado, es el organismo técnico superior de control, con autonomía administrativa, presupuestaria y financiera y que además dictará regulaciones de carácter general para el cumplimiento de sus funciones; Que el Art. 95 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, señala que la Contraloría General del Estado expedirá las regulaciones de carácter general, los reglamentos y las normas internas necesarias para el cumplimiento de sus funciones; y, Que el Art. 201 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, faculta a las entidades y organismos del sector público establecer fondos de caja chica, en dinero en efectivo, para la atención de pagos de valor reducido; sean estos urgentes o de carácter recurrente, requeridos para el normal desarrollo de las labores institucionales; En ejercicio de las facultades que le confieren los artículos 31 numeral 23, reformado, 35 y 95 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, ACUERDA Expedir el siguiente Reglamento Sustitutivo para el manejo y reposición de los Fondos Fijos de Caja Chica de la Contraloría General del Estado DISPOSICIONES GENERALES Art. 1.- Art. 2.- Los funcionarios y empleados que tienen que ver con el proceso de manejo y reposición del Fondo Fijo de Caja Chica, se regirán por lo dispuesto en los artículos, 31 numeral 23, reformado, y 95 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 595 de 12 de junio de 2002, 201 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, publicada en el Registro Oficial No. 337 de 16 de mayo de 1977, 2 del Reglamento para Registro y Control de Cauciones, publicado en el Registro Oficial No. 120 de 8 de julio del 2003; y por la Norma de Control Interno No , publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 6 de 10 de octubre del 2002; además son responsables administrativa, civil y penalmente el titular de cada unidad administrativa que se asigne el Fondo, como ordenador y autorizador del gasto y el servidor encargado del manejo de estos recursos. Los custodios del Fondo Fijo de Caja Chica, a más de lo señalado en el artículo anterior se ajustarán a lo dispuesto en el presente Reglamento. 1

2 Art. 3.- Los formularios que se utilizarán para el proceso de manejo y reposición de Caja Chica son: Vale de Caja Chica y Solicitud de Reposición de Caja Chica, su diseño podrá variar siempre que las circunstancias lo exijan y en coordinación con los jefes de las unidades que intervienen. DE LA APERTURA Art. 4.- Art. 5.- El Fondo fijo de Caja Chica se establecerá en la Dirección Financiera y en las demás unidades administrativas que lo requieran en la Matriz, adicionalmente se constituirá uno por cada Fondo Rotativo que se creare. La designación de la persona encargada de la custodia y manejo del Fondo en la Dirección Financiera, lo hará el respectivo Director y en donde existieren estos fondos fijos, lo realizarán las autoridades correspondientes. El establecimiento, incremento y supresión del Fondo Fijo de Caja Chica, para todos los casos lo determinará el Director Financiero, de acuerdo a los requerimientos y necesidades reales institucionales. Se establece como limite máximo los siguientes montos: a).- Despachos máximas autoridades hasta 100 dólares de los Estados Unidos de Norte América ( USD 100,oo) b).- Dirección Financiera hasta 500 dólares de los Estados Unidos de Norte América ( USD 500,oo) c).- Departamento Administrativo hasta 400 dólares de los Estados Unidos de Norte América (USD 400,oo) d).- Demás unidades administrativas en general 250 dólares de los Estados Unidos de Norte América ( USD 250,oo) Art. 6.- El custodio del Fondo Fijo de Caja Chica, será responsable de la recepción, control, custodia y reposición de los recursos destinados a dicho propósito DE LOS FORMULARIOS Art. 7.- Art. 8.- Art. 9.- Los formularios señalados en el artículo tercero del presente Reglamento, al ser utilizados en los distintos pasos del proceso, deberán ser llenados en forma total. La omisión de uno de los datos constantes en el formulario, implicará una suspensión de los trámites por parte del Director Financiero o de los responsables de los Fondos Rotativos, donde estos existieren. La Dirección Financiera en el caso de la Matriz y las Direcciones Regionales y Delegaciones Provinciales serán las encargadas de la emisión, control y distribución de los formularios, así como, mantener una existencia suficiente que permita su normal flujo. 2

3 Art Para la emisión de los referidos formularios, deberá tomarse en cuenta la Norma de Control Interno No , que determina que serán preimpresos y prenumerados. DE LOS DESEMBOLSOS Art Art Art Art Art Art Art La solicitud de desembolso de Caja Chica por parte de las distintas unidades administrativas de la institución, se realizará utilizando el formulario Vale de Caja Chica que será proporcionado por el Administrador del Fondo Fijo de Caja Chica. La solicitud de desembolso de Caja Chica dirigida al Director Financiero o a los responsables de los Fondos Rotativos (Directores Regionales, Delegados Provinciales y Jefes de la Unidad Administrativa en donde se hubieren creado Fondos Rotativos con fines específicos ), será suscrita por el Director o Jefe Departamental de la respectiva unidad en la Matriz, y, en provincias quedará a criterio del Director Regional o Delegado Provincial, quienes autorizarán de ser procedente, caso contrario, la solicitud será devuelta al administrador del Fondo Fijo de Caja Chica. Los desembolsos del Fondo Fijo de Caja Chica no serán mayores al quince por ciento (15%) del monto establecido para cada fondo. El custodio del Fondo de Caja Chica, en cada oportunidad que realice un desembolso autorizado mediante el respectivo Vale de Caja Chica, hará firmar a la persona que recibe el dinero en la casilla provisional, siempre que no conozca la cantidad a desembolsar, posteriormente reclamará el comprobante de venta válido a nombre de la entidad. El Vale de Caja Chica, justificativo del desembolso conservará el custodio del fondo, hasta poder determinar el gasto efectivo. De existir diferencia en más o menos de lo originalmente previsto, consignará los valores en la casilla correspondiente; llenará la casilla definitiva y hará firmar a la persona que recibió el dinero. Por ningún concepto el administrador del Fondo Fijo de Caja Chica dejará sin liquidar en forma definitiva un Vale de Caja Chica, el mismo que no podrá superar los diez (10) días hábiles desde la fecha inicial de entrega, para el efecto, deberá tomar las providencias del caso, a fin de evitar tal situación. El custodio del fondo, está en la obligación de requerir y adjuntar facturas, notas de venta, liquidación de compras, comprobantes de venta válidos resultado del gasto ; dichos documentos servirán de respaldo al Vale de Caja Chica, los mismos que deberán contener todos los requisitos constantes en el Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención, debiendo estos estar sin borrones, tachones ni enmendaduras, en cuyos documentos originales tienen que constar la firma del proveedor y la firma del funcionario que recibe el bien o servicio, con el aval del superior jerárquico de la unidad respectiva; luego los archivará hasta que se realice la reposición. 3

4 Art Art La Dirección Financiera a través del Departamento de Contabilidad, verificará, analizará, liquidará y contabilizará los valores correspondientes a los Fondos Fijos de Caja Chica. Así como efectuará arqueos sorpresivos. No podrá utilizarse el Fondo de Caja Chica para el pago de servicio o gastos personales de los servidores y trabajadores de las unidades administrativas, anticipo de viáticos y subsistencias, y gastos que no tienen el carácter de previsibles o urgentes, así como la adquisición de activos fijos. Bajo ningún aspecto se justificará gastos que no estén contemplados en este Reglamento y que incumplan procedimientos de carácter legal. DE LA SOLICITUD DE REPOSICION Art La solicitud de reposición del Fondo Fijo de Caja Chica, lo preparará el custodio del fondo, por lo menos una vez al mes, cualquiera sea el valor gastado, considerando que la fecha de los comprobantes sean del mes al que solicita la reposición, a fin de evitar su iliquidez, la paralización de las actividades administrativas y operativas, para lo cual deberá preparar una lista, la que consignará en el sobre formulario Solicitud de Reposición de Caja Chica registrando los siguientes datos : fechas, números de los vales en forma secuencial; concepto de cada vale y valores; se anexará además facturas, comprobantes de ventas válidos y más documentos probatorios. Firmará en la casilla Administrador del Fondo y llenará los demás datos que correspondan. Art La Dirección Financiera y los Administradores de los Fondos Rotativos deberán dar atención oportuna dentro del período establecido para la reposición de los Fondos Rotativos a las solicitudes de reposición de Fondos Fijos de Caja Chica, a fin de agilitar la administración de dichos recursos. Art Art Art Previo a la reposición del Fondo Fijo de Caja Chica, la persona a quien se delegue en el Departamento de Contabilidad de la Dirección Financiera en la Matriz y los Administradores del Fondo Rotativo, serán los encargados de revisar la veracidad de los datos consignados en el sobre formulario Solicitud de Reposición de Caja Chica, así como de los valores con los documentos justificativos anotados. Una vez efectuadas las verificaciones indicadas en el numeral anterior, la persona encargada de esta función en la Matriz elaborará el devengado contable, para posteriormente entregar al Contador General para su aprobación y trámite respectivo. En provincias se seguirá el trámite correspondiente para la elaboración del cheque. Cuando los responsables del manejo y administración del Fondo Fijo de Caja Chica, incumplan el Reglamento, las disposiciones de carácter legal, se aplicará inmediatamente acciones para la liquidación del Fondo y se tomarán sanciones según el caso. 4

5 DISPOSICION FINAL Art Deróganse los Acuerdos Nos. 018-CG y 014-CG de 17 de mayo del 2000 y 26 de julio del 2001, respectivamente, y las demás disposiciones que se opongan a este Reglamento. Art El referido Reglamento entrará en vigencia a partir de la presente fecha. Dado en el Despacho del Contralor General del Estado, Subrogante, en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, a 05 de septiembre de 2006 Comuníquese FIRMADO ORIGINAL Dr. Genaro Peña Ugalde CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO, SUBROGANTE 5