EPMO Más allá de la PMO

Transcripción

1 EPMO Más allá de la PMO Vladimir Ortiz, PMP Gerente General EXCELTIS Agosto de 2014

2 EPMO, MAS ALLA DE LA PMO

3 AGENDA Qué es y qué no es Porfolio Management? Evolución del W en la organización. Como se ven los proyectos Portafolios y relaciones (Respuestas a la organización) 2

4 Que es y que no es Portafolio? Programas y portafolios son grupos de proyectos Los programas agrupan proyectos INTERDEPENDIENTES, los portafolios NO NECESARIAMENTE. Los programas involucran TRABAJO, los portafolios NO Los portafolios son agrupaciones o filtros Los portafolios operativos son los de proyectos. Subordinados a los portafolios más importantes: de estrategia, de productos, de servicios etc. 3

5 Portafolios (Y donde esta el W?) Varios proyectos Varios productos PORTAFOLIO X: Proyectos relacionados con una estrategia Varias estrategias 4

6 Portafolios (Y donde esta el W?) Varios proyectos Varios productos PORTAFOLIO Y: Proyectos relacionados con un producto Varias estrategias 5

7 Evolución del manejo del trabajo + Gerente de proyecto sin conocimientos específicos + Llevar cronograma, en algunos casos no se lleva + No se habla de TRABAJO=W, por tanto no hay WBS + los proyectos siempre terminan tarde + Cronograma en excel y en algunos casos uso de MS Project o similares + No manejo de integralidad: Riesgos, comunicaciones, etc. + Solo manejo de triple restricción en el mejor de los casos Gerencia de proyecto empírica 6

8 Evolución del manejo del trabajo + Al introducir gerencia de proyecto profesional con estándares PMI, las organizaciones buscan mejorar su gerencia de proyectos. + Los gerentes entienden que es alcance=w + Se maneja WBS de manera parcial Capacitación PMI Gerencia de proyecto empírica 7

9 Evolución del manejo del trabajo + Los gerentes de proyecto conocen bien PMI. + Los gerentes de proyectos aplican los estándares PMI. + Como entes individuales los proyectos se comportan mejor que antes. + Existen problemas de cruce de trabajo con la operación y con otros proyectos. + Estos problemas se identifican. Antes no se notaban. Capacitación PMI PMI aplicado Gerencia de proyecto empírica 8

10 Evolución del manejo del trabajo Diseño PMO + Para solucionar los problemas entre los proyectos, mejorar gobernabilidad, manejar procesos estándar, entrenamiento alineado, etc se diseña una PMO. + PROJECT Management Office hace que el trabajo de la organización en proyectos mejore. Capacitación PMI PMI aplicado Gerencia de proyecto empírica 9

11 Evolución del manejo del trabajo Diseño PMO Capacitación PMI Gerencia de proyecto empírica PMI aplicado PMO + Una PMO operativa hace funcionar bien los proyectos. + Aún existen problemas de cruces con la operación pues el trabajo de operación y proyectos son diferenciados. Se intenta solucionar con FORMULACION DE PROYECTOS. + Algunas PMO evolucionan de manejar proyectos a ser una real PMO. + Los proyectos de diferentes tipos son manejados aparte, ejemplo Desarrollo de productos, IT, Financieros, etc. + Se manejan metodologías paralelas de gerencia y faseo de proyectos: PMI, Stage gate, NOVA, etc. 10

12 Evolución del manejo del trabajo Integralidad Operativa Diseño PMO Capacitación PMI PMO Gerencia de proyecto empírica PMI aplicado + Se integra concepto de Enterprise Portfolio Management. + Se integran todos los proyectos de la organización por convicción y no obligación. + Se constituye una EPMO, cuya parte de sus funciones es las de la Ex-PMO. + Probablemente se necesite un sw. 11

13 Evolución del manejo del trabajo Integralidad Operativa Diseño PMO EPMO Capacitación PMI PMO Gerencia de proyecto empírica PMI aplicado + Se maneja el TRABAJO completo de la organización. + No se intenta proyectizar la organización + Se manejan portafolios de proyectos, de productos, de servicios, de aplicaciones, etc. + Se hace planeación operacional. + Se logran resultados MUY tangibles. + La organización se torna EFICIENTE. 12

14 Las buenas noticias Integralidad Operativa Diseño PMO EPMO Capacitación PMI PMO Gerencia de proyecto empírica PMI aplicado NO SON Secuenciales. Pueden ser paralelos Los pasos se apoyan entre ellos. El ROI final hace que la EPMO genere mucho valor y no solo sea una PMO gasto para manejar problemas = proyectos. 13

15 Como se ven los proyectos? Integralidad Operativa Diseño PMO EPMO Esfuerzos tácticos bien manejados y engranados en una planeación operacional. Capacitación PMI Gerencia de proyecto empírica PMI aplicado Esfuerzos temporales y problemáticos que se rigen por la ley de Murphy PMO Esfuerzos individuales mejorados con PMI. Con problemas para engranar con el resto de la organización Esfuerzos engranados entre si, diferentes en varias áreas de la organización con conflictos con la operación. 14

16 Como se ven los proyectos en la organización? Integralidad Operativa Diseño PMO EPMO La organización maneja portafolios de servicios, productos, proyectos, aplicaciones, etc. y el trabajo integral Capacitación PMI PMO Las áreas se organizan para manejar sus proyectos e interdependencias PMI aplicado Todas las áreas manejan proyectos con PMI Gerencia de proyecto empírica Todas las áreas manejan proyectos como pueden 15

17 Portafolios y respuestas a la organización Portafolios de productos Portafolios de aplicaciones Portafolios de servicios Portafolios de estrategias Portafolios de recursos Portafolios de proyectos 16

18 Portafolios y respuestas a la organización Que proyectos están relacionados con el producto x (Ej, tarjeta de crédito, paquete de 10 unidades, nuevo producto, etc)? Cuanto le hemos invertido en proyectos al producto y? Cuando sale al mercado el producto z? Que aplicaciones de IT son a las que más le invierto? Cuanto le costo a la organización el último mes prestar el servicio a? Como va la ejecución de la estrategia w? 17

19 Conclusiones Para evitar que las PMO en las organizaciones naufraguen en el poco aporte de valor por su concentración en tareas operativas de proyectos, el manejo de portafolios empresariales y el enlace entre los mismos se convierten en la manera como la organización puede ver un alto valor a los proyectos, paradójicamante sin verlos. Ha sido un encuentro muy interesante, con gente muy proactiva y entusiasta por el arte de la gerencia de proyectos. Esperamos poder participar de nuevo y compatir este tipo de conocimiento. Muchas gracias. Vladimir Ortiz Vladimir.ortiz@exceltis.co 18

20 GRACIAS