Guía para la Gestión de Compras

Transcripción

1 Secretaría Salud y Bienestar Social administrativa Fecha emisión: 08/07/2014 Versión N. 2 Página: 1 7 Guía para la Gestión Compras Elaboró Revisó C.P. Pedro Vega Vega IBQ. Ricardo Jiménez Herrera Estatal para la Protección contra Riesgos Sanitarios Aprobó IBQ. Ricardo Jiménez Herrera Estatal para la Protección contra Riesgos Sanitarios

2 Secretaría Salud y Bienestar Social Página OBJETIVO Documentar el mecanismo la Gestión Compras que se realiza en la incluyendo la fuente Financiamiento l Fondo Aportaciones para los Servicios Salud a la Comunidad FASSC. 2. ALCANCE Esta guía contempla s la necesidad l área mandante hasta la entrega l bien y/o. 3. TERMINOS/ DEFINICIONES SHCP: Secretaria Hacienda y Crédito Público. :. FASS-C: Fondo Aportaciones Servicios Salud a la Comunidad. Ramo 33: Mecanismo presupuestario diseñado para transferir a los estados y municipios recursos que les permitan fortalecer su capacidad respuesta. : Secretaría Salud y Bienestar Social, l Gobierno l Estado Colima. : Comisión Feral para la Protección contra Riesgos Sanitarios. 4. POLÍTICAS 4.1 Para las compras con Recursos Propios, FASS-C y Ramo 33, el berá hacer la petición (verbal) al comisionado y en caso ser aprobado se envía el oficio necesidas, y/o s a la Dirección Administrativa la Secretaria Salud y Bienestar Social, l Gobierno l Estado Colima. 4.2 La cuenta con un Fondo Revolvente (Caja Chica), para las necesidas emergentes menores que requiere la misma, tanto para, y/o s. Las compras que se realizan mediante este fondo berán ser menores o iguales a $ Para las compras que se realizan a través l fondo revolvente, el área mandante solicita manera verbal al administrador la las necesidas compra. 4.4 El almacén central la realiza la notificación la l bien y/o al área administrativa la manera verbal. 4.5 Si durante la verificación adquiridos, el almacén central la no entrega los s, no se firmará el vale. 5. PROCESO Para la gestión las compras, la cuenta con cuatro tipos recursos acuerdo al tipo l bien o que se requiera, estos bienes o s puen ser adquiridos por FASS-C, Ramo 33, Recursos propios y Fondo Revolvente, a continuación se plasma el proceso:

3 Secretaría Salud y Bienestar Social Página Ficha técnica l proceso por compras por FASS-C Proveedor Responsable Clientes Entradas l Salidas l Actividas la Proceso Proceso Interno Externo Actividad Interno Externo Administrativa N/A Lír Interna: GI Guía planeación Operativa la 1 Externa: Catálogo FASS-C Memoria 2 Memoria 3 Oficio 4 Detección necesidas compra o adquisición un FASS-C Análisis las necesidas solicitadas por el lír l (FASS-C) Autorización la memoria por el nivel feral Solicitud l bien o contratación l. Líres (a) Líres Memoria Memoria validada Memoria Convenio transferencia recursos Oficio. Líres N/A administrativa mandante licitados por Oficio Solicitud Selección proveedores. 5 Realiza compras las Subdirección Recursos la l bien y/o s Lires s Subdirección Recursos Almacén Central Formato compra Lineamientos verificar para los 6 Recepción y Verificación o s Vale Formato Administrativa 7 Entrega a las áreas Material Líres Subdirección Recursos Oficio vs 8 Verificación Líres Memorando (firmado) *externo

4 Secretaría Salud y Bienestar Social Página Esquema l proceso l recurso FASS-C A continuación se muestra la interacción l proceso ntro la DEPENDENCIA. Líres (a) 0 ENTRADA Catálogo FASS-C Memoria Oficio Formato compra Lineamientos para verificar PLANEAR 1. Detección necesidas compra o adquisición un FASS-C. 2. Análisis las necesidas solicitadas por el lír l (FASS-C) 3. Autorización la memoria por el nivel feral. HACER 4. Solicitud l bien o contratación l. 5. Realiza las compras 6. Entrega a las áreas VERIFICAR 7. Recepción y Verificación los o s SALIDA Memoria Convenio transferencia recursos Oficio. la l bien y/o Vale Oficio vs ACTUAR Aplicación acciones correctivas, preventivas y mejora PROVEEDOR Lír administrativa Subdirección Recursos seleccionados por Almacén Central SSy BS CLIENTE Líres Administrativa Formato Material

5 Secretaría Salud y Bienestar Social Página Ficha técnica l proceso recursos propios, Ramo 33 y Fondo revolvente. Proveedor Clientes Entradas l Responsable Salidas l Actividas Proceso la Actividad Proceso Interno Externo Interno Externo mandante Detección necesidas compra o adquisición un Petición l 1 2 Solicitud l bien o contratación l Autorización la compra mandante Petición l Oficio propios y ramo 33) administrativa registrados ante SHCP seleccionados por Compras menores o iguales a $500. Oficio Solicitud 3 Realiza las compras y recepción l bien o fondo revolvente Realiza compras Recursos propios, Ramo 33 Subdirección Recursos Factura Material o contratado la l bien y/o almacén Central Formato compra 4. Recepción l bien o Recursos Propios y Ramo 33 Formato almacén Central registrados ante SHCP Lineamientos para verificar los 5 Verificación o s Vale propios, ramo 33) factura memorando vs oficio 6 7 Entrega a las áreas Verificación s mandantes la Material Recepción lo s mandantes la

6 Secretaría Salud y Bienestar Social Página Esquema l proceso recursos propios, ramo 33 y fondo revolvente A continuación se muestra la interacción l proceso ntro la DEPENDENCIA. mandante ENTRADA Detección necesidas compra o adquisición un 0 Petición l Compras menores iguales $500 Oficio Solicitud o a Formato compra Lineamientos para verificar vs oficio PLANEAR 1. Solicitud l bien o contratación l 2. Autorización la compra PROVEEDOR mandante HACER registrados ante SHCP seleccionados por Almacén Central 3. Realiza las compras y recepción l bien o fondo revolvente 3. Realiza compras Recursos propios, Ramo Recepción l bien o, Recursos Propios y Ramo 33 VERIFICAR 5. Verificación o s 6. Entrega a las áreas 6. Verificación o s ACTUAR Aplicación acciones correctivas, preventivas y mejora CLIENTE s mandantes la administrativa SALIDA Petición l Oficio propios y ramo 33). Factura Material o contratado. la l bien y/o. Formato Vale propios, ramo 33) Recepción lo. 6. INDICADORES Indicador Fórmula Frecuencia Responsable Verificación los Insumos y entregados con las características solicitadas /Total Insumos y s*100 Anual Administrativa

7 Secretaría Salud y Bienestar Social Página REGISTROS DE CALIDAD Clave Registros Tiempo retención Responsable conservarlo Oficio Solicitud 5 años Formato 5 años Almacén Central Vale 5 años Memoria Calculo 5 años Memorando 5 años 8. SECCIÓN DE CAMBIOS No. versión Fecha actualización Descripción l cambio 2 08/07/2014 Se actualizó el documento: 3. se agregó el apartado términos y finiciones 4. se agregó el apartado políticas 5. se agregó una ficha técnica y un esquema l proceso. 6. se agregó el apartado indicadores 1 21/03/2014 Se agregó en el apartado 3 una política, así mismo se complementó el apartado 4 con información l Fondo Revolvente. 0 29/01/2014 Inicia su uso