LINEAMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN Y CONTROL DE MATERIALES EN CONSIGNACIÓN

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1 LINEAMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN Y CONTROL DE MATERIALES EN CONSIGNACIÓN CONTENIDO I. ANTECEDENTES II. III. IV. OBJETIVO DEFINICIÓN MARCO NORMATIVO V. LINEAMIENTOS I. ANTECEDENTES En el mercado de las artes gráficas, resulta de vital importancia la capacidad de la Entidad para lograr un alto grado de satisfacción de sus clientes, lo cual se consigue atendiendo oportunamente sus requerimientos, ofreciendo precios competitivos y garantizándoles servicio, calidad y confidencialidad, entre otros. La concertación de consignación de mercancías es una operación de utilización normal en las relaciones comerciales entre diversos factores mercantiles en nuestro país, y sobre todo en la Industria de las Artes Gráficas. El perfil de los clientes de TGM, requiere en algunas ocasiones la entrega casi inmediata de productos cuya certidumbre de elaboración se otorga con muy poco plazo para su entrega, por lo que no resulta posible anticipar la adquisición de los materiales necesarios para su producción. II. OBJETIVO Establecer las medidas de abastecimiento oportuno cuando por circunstancias especiales no se cuenta con la certidumbre de la utilización de materiales e insumos para la someterlos a procesos productivos.

2 III. DEFINICIÓN La consignación mercantil es el contrato por virtud del cual, una persona denominada consignante transmite la disponibilidad y no la propiedad de uno o varios bienes muebles, a otra persona denominada consignatario, para que le pague un precio por ello en caso de venderlos en el término establecido, o se los restituya en caso de no hacerlo.. IV. MARCO NORMATIVO 1. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento 2. Código de Comercio 3. Normas de Información Financiera emitidas por el Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera A.C. V. LINEAMIENTOS 1) La Gerencia de Servicios Comerciales realizará un estudio de los posibles trabajos a realizar, el tipo y cantidad de los materiales que podrían ser requeridos, así como las circunstancias del porqué se requiere asegurar el abastecimiento oportuno a través de contar con materiales en consignación. 2) La Gerencia de Servicios Comerciales solicitará a la Gerencia de Abastecimiento la disposición de materiales en consignación señalando la fecha y plazo en el que dicho material deberá estar disponible para la posible producción, así como la justificación de las circunstancias especiales que lo hacen necesario. 3) La Gerencia de Abastecimiento a través de la Subgerencia de Adquisiciones realizará un estudio de mercado y determinará el procedimiento de adjudicación

3 aplicable, de conformidad con la Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento. 4) La Subgerencia de Adquisiciones propondrá a los proveedores elegibles que cumplan con los requerimientos de precio y condiciones, la entrega de Materiales en Consignación y en caso de que exista más de un interesado se adjudicará al que tenga mejor precio. 5) Los proveedores que acepten deberán manifestarlo mediante una carta compromiso que deberá contener: a) Cantidad y tipo de materiales a entregar en consignación, b) Precio fijo, c) Fecha y lugar de entrega, d) Plazo que durará la consignación, e) Fechas de corte para determinar el material utilizado, f) Aceptación expresa de que el material no utilizado deberá ser retirado sin ningún costo para TGM, g) Condiciones de pago del material utilizado. h) Firmas autógrafas de las personas con poder suficiente para comprometer el acto. 6) La Subgerencia de Adquisiciones solicitará mediante oficio al proveedor la entrega de materiales en consignación, turnando una copia de la misma a la Subgerencia de Almacén como aviso para su recepción.

4 7) A la entrega de los materiales en consignación la Subgerencia de Almacén expedirá una Nota de Entrada al Almacén de Material en Consignación, turnando copia a la Subgerencia de Presupuesto y Contabilidad para su registro. 8) El material en consignación estará debidamente identificado dentro del Almacén de Materia Prima quién será el responsable de su guarda y custodia, controlándolo en un registro de kárdex separado de los bienes propiedad de TGM. 9) El personal autorizado de la Gerencia General de Producción solicitará el material mediante requisiciones al Almacén de Materia Prima, quién le dará salida a través de un Vale de Salida de Materiales en Consignación, turnando copia a la Subgerencia de Presupuesto y Contabilidad para su registro. 10) A la fecha de corte establecida, la Subgerencia de Almacén informará a la Subgerencia de Adquisiciones la cantidad de material utilizado, quién fincará el pedido correspondiente, y en su caso el aviso al proveedor para el retiro del material no utilizado. 11) Con base en el pedido fincado, la Subgerencia de Almacén elaborará la Nota de Entrada al Almacén, y los Vales de Salida del Almacén correspondientes, haciendo mención en los mismos que provienen de utilización de materiales en consignación. 12) En caso de que por las necesidades de producción los materiales deban ser entregados por el proveedor fuera de las instalaciones de TGM, a una empresa de apoyo, se levantará acta circunstanciada de la entrega que hace el proveedor a la empresa de apoyo, siendo esta última la responsable de la guarda y custodia de los mismos. Una copia del Acta será turnada a la Subgerencia de Presupuesto y Contabilidad para su registro.

5 13) A la fecha de corte establecida, la Subgerencia de Almacén en conjunto con la Gerencia General de Producción deberán realizar una inspección física de la existencia de los materiales no utilizados, y levantar acta circunstanciada que determine el material utilizado y no utilizado, y que será base del aviso a la Subgerencia de Adquisiciones para los efectos procedentes. 14) El proveedor deberá retirar el material no utilizado en un plazo máximo de cinco días a partir de que reciba el aviso correspondiente. 15) La Subgerencia de Almacén deberá informar a la Subgerencia de Presupuesto y Contabilidad del retiro de los materiales realizado por el proveedor. 16) L a Subgerencia de Presupuesto y Contabilidad registrará las operaciones de conformidad con las Normas de Información Financiera emitidas por el Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera A.C. aplicables, corriendo los siguientes asientos contables: a) Nota de Entrada al Almacén de Material en Consignación. Materiales en Consignación, Cuenta de Orden. Abono a Consignación de Materiales, Cuenta de Orden. b) Acta de entrega de materiales en consignación a empresa de apoyo. Materiales en Consignación en Línea de Apoyo, Cuenta de Orden. Abono a Consignación de Materiales en Línea de Apoyo, Cuenta Orden. de

6 c) Acta de utilización de materiales en consignación en empresa de apoyo. Materiales en Consignación utilizados, Cuenta de Orden. Abono a Utilización de Consignación de Materiales, Cuenta de Orden. d) Vale de Salida de Materiales en Consignación. Materiales en Consignación utilizados, Cuenta de Orden. Abono a Utilización de Consignación de Materiales, Cuenta de Orden. e) Nota de Entrada al Almacén. Almacén de Materia Prima. Consignación de Materiales, Cuenta de Orden. Abono a Proveedores. Materiales en Consignación, Cuenta de Orden. f) Vales de Salida del Almacén. Costo de Producción. Utilización de Consignación de Materiales, Cuenta de Orden. Abono a Almacén de Materia Prima. Materiales en Consignación utilizados, Cuenta de Orden. g) Aviso del Retiro de Materiales de TGM. Consignación de Materiales, Cuenta de Orden. Abono a Materiales en Consignación, Cuenta de Orden.

7 h) Aviso del Retiro de Materiales de empresa de apoyo. Consignación de Materiales en Línea de Apoyo, Cuenta de Orden. Abono a Materiales en Consignación en Línea de Apoyo, Cuenta Orden. de México, D. F., a 18 de agosto de Elaboró: C.P.C. Enrique Cisneros López, Gerente de Finanzas.- Rúbrica, y C. Omar Saavedra Ríos, Gerente de Abastecimiento.- Rúbrica; Vo. Bo.: C.P José Ignacio Herrera González, Gerente General de Administración y Finanzas.- Rúbrica; Autorizó: C.P. José Rafael Ríos Martínez, Director General.- Rúbrica.