CONTROL DEL ALMACÉN (SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD)

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1 Página 1 de 11 CONTROL DEL ALMACÉN (SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD) ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Ing. Salvador Hernández Cabrera Jefe de Sistemas y Almacén Ing. Dora María Arias Lugardo Coordinador de Calidad Ing. Omar Velasco Báez Gerente General

2 Página 2 de OBJETIVO Este procedimiento describe los lineamientos que deben ser aplicados en la recepción, almacenamiento, conservación, identificación y entrega de materiales del área de almacén. 2.0 CAMPO DE APLICACION Este procedimiento aplica a todas las áreas y/o departamentos que intervienen en la recepción y entrega del material del almacén de GMF Mexican Fiber s, S.A. de C.V DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3.1 ISO-9001:2008 Requisitos del Sistema de Gestión de Calidad. 3.2 MGC-01 Manual de Gestión de la Calidad. 3.3 GMF-PN-01 Control de los Documentos. 4.0 RESPONSABILIDADES 4.1 Es responsabilidad del Jefe de Almacén y Sistemas la elaboración, actualización y control de este documento. 4.2 Es responsabilidad de la Coordinadora de Calidad la revisión de este documento. 4.3 Es responsabilidad del Gerente General la aprobación de este documento. 4.4 Es responsabilidad del personal de Almacén la aplicación de este documento. 5.0 TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES 5.1 INVENTARIO. Registro documental de los bienes pertenecientes a la empresa, hecho con orden y precisión.

3 Página 3 de PROCEDIMIENTO 6.2 RECEPCIÓN DE MATERIALES Los materiales que entran a almacén son por medio de prestadores de servicio (materiales de venta), por compra directa del jefe de almacén, Gerente de Operativo o Gerente General (Consumibles) o proveedores. La recepción de materiales en el Almacén se presenta de la siguiente forma: 1.- La Jefa de Compras y Logística envía vía al Jefe del Almacén una orden de Servicio formato GMF-FL-02 donde indica el material que entra a bodega mediante un prestador de servicio. 2.- Cuando este correo es recibido por el jefe de almacén o almacenista se procede a imprimir y esperar la recepción del mismo. 3.- Una vez que llega el material a la bodega, se colocará en el Área de descarga, en el que se debe colocar una tablón de madera o algún material en el piso para no rayar ni maltratar el material entrante. 4.- El jefe de Almacén o Almacenista deben verificar que el material recibido cumpla con la descripción de la Orden de Servicio formato GMF-FL-02, así mismo se inspecciona el cumplimiento de los requisitos y la evidencia se registra en el formato Inspección y Registro de Desviaciones. Una desviación se puede presentar en los siguientes casos: Incumplimiento de especificaciones de material y/o dimensiones Material dañado o en mal estado Faltantes de materiales. Cuando se presente una desviación se determina el grado de daño y se registra como producto no conforme en los siguientes formatos: Formato GMF-FN-07 Reporte de Productos no Conforme También se llenara e formato Relación de Productos no Conforme en donde se indica la fecha de entrada del producto la OS, OC, si el material tuvo reparación se indicará a fecha y observaciones del producto.

4 Página 4 de 11 El registro se almacena en el servidor en una carpeta llamada PNC, se da aviso a la jefa de Compras y Logística mediante una llamada o un correo para informar la detección. La encargada de Compras y Logística es responsable de informar al proveedor o prestador de servicio la desviación, así como de darle seguimiento y evitar su recurrencia. 5.- Si el material cumple con todo lo especificado, el Jefe de Almacén o Almacenista procede a descargarlo de acuerdo al tipo de material y a su resina, en el rack correspondiente. 6.- Una vez acomodado en el rack se da de alta en el sistema control de almacén que lleva el inventario, registros de entradas y salidas con el fin de actualizar y llevar un buen control. El registro se almacena en el servidor. 6.3 CONSERVACION E IDENTIFICACIÓN Para el almacenamiento de los materiales se cuenta con instalaciones que cumplen con las condiciones requeridas para la protección y conservación del producto. El almacén está techado en su totalidad para resguardar de una mejor forma el material de la intemperie, sobretodo de los rayos del sol que lo despinta a largo plazo, a su vez cuenta con área cerrada e independiente de pintura para evitar que el producto que no se esté pintando se manche o se ensucien. Para su mejor conservación el almacenista lava los productos almacenados utilizando una máquina que expulsa el agua a presión. Los materiales de plástico reforzado con fibra de vidrio, se tienen correctamente identificados y se colocan según el tipo y resina: RACK PARA PERFILES ISO. Perfiles de resina poliéster (color gris y algunos amarillos) RACK PARA PERFILES VINY. Perfiles en resina vinilester (color beige y algunos amarillos con hilo rojo como identificación) RACK PARA PLACAS Y REJILLAS. Placas moldeadas y pultruidas, rejillas moldeadas y pultruidas en ambas resinas. Cada rack tiene una etiqueta de la descripción del material que se está colocando. Para tener una mayor accesibilidad al material, el encargado del Almacén debe garantizar que se

5 Página 5 de 11 ubiquen los materiales de mayor peso en la parte más baja de racks y los más livianos en las zonas superiores. Para asegurar que los racks se encuentren en buenas condiciones el Almacenista hace un chequeo trimestral para determinar la condición de los mismos, si es necesario hacer mantenimiento preventivo, correctivo o sustitución del rack, se notificará a la jefa de compras los materiales que requiere para repararlo o su remplazo. Es importante hacer mención que en el Almacén se cuenta con un área destinada e identificada del material con categoría de producto no conforme. 6.4 SALIDA DE MATERIALES La salida del material puede darse de dos formas: 1. Por un prestador de servicios, en este caso se recibe una Orden de Servicio de Compras y Logísticas en donde indica que prestador de servicio y que materiales saldrán de bodega y estos se encargarán de la recolección del material para enviarlo al cliente 2. Recolección directa de un Cliente. En este caso, el Vendedor deberá enviar la Orden de Compra realizada por el Cliente al encargado del Almacén, o un correo que indique cuál es el material al que se le dará salida. En ambos casos el Jefe de Almacén o almacenista verifica la existencia del material. Para asegurar que el material se envíe correctamente, el personal del almacén se asegura de proteger el material según el tipo de rejilla o perfil. A continuación se describe de manera general la forma de empacar el material. Las Placas y Rejillas de cualquier medida se recubren con cartón, emplaye o algún otro material que recubra y proteja, cubriendo el material por completo, se procura reforzar las esquinas y los costados del material puesto que es el lugar en donde generalmente se toma. Los Perfiles (Tubos, Ángulos, Vigas, etc.) según la cantidad y tamaño se fleja para que el material no viaje suelto y de una forma organizada. Los materiales especiales como Escaleras Marinas, Tapas, Barandales, puesto que cada proyecto es distinto se tomara la decisión de la manera de recubrirlo según sea el tamaño del material.

6 Página 6 de 11 Una vez protegido el material el personal deberá llenar el formato Vale de salida del material en donde se indica la cantidad y descripción del material saliente, quien autoriza la salida y quien está recibiendo el material. Una vez entregado el material se registra la salida en control de almacén formato (GMF-FI- 01). Para tener un registro de salida de material y hacer el descuento correspondiente el inventario 6.5 INVENTARIO Para llevar el control del inventario el Jefe del Almacén o el almacenista utilizan un sistema basado en Excel llamado control de Almacén formato GMF-FI-01, En este sistema se registran las entradas y salidas de materiales. También realiza el incremento o decremento según sea el caso en el control de inventario. Cuando se ha realizado algún movimiento en el control de Almacén formato GMF-FI-01 se resguarda en el servidor en Almacén y subcarpeta control de Almacén El Sistema al momento de hacer un registro de salida de material, envía un mail a la jefa de Compras y logística, con la leyenda REQUISICION GMF como cuerpo del mensaje, envía que se suministren de nuevo el material que acaba de salir de bodega para garantizar su stock en existencia. Mensualmente el Jefe del Almacén o almacenista se encargará de realizar el inventario físico del almacén cotejando los datos obtenidos con el último reporte de inventario.

7 Página 7 de DISTRIBUCIÓN Este documento se distribuye en forma electrónica a: Gerente General Gerente de Ventas y Servicios Ingenieros de Ventas FRP y Grouts Técnico en Servicios Jefe de Compras y Logística Jefe de Contabilidad Jefe de Recursos Humanos Jefe de Almacén Almacenista 8.0 BIBLIOGRAFÍA No aplica debido a que no se utilizó ningún libro de consulta.

8 Página 8 de FORMATOS Y ANEXOS 9.1 GMF-FI-01 CONTROL DE ALMACEN

9 Página 9 de GMF-FI-02 VALE DE SALIDA DE MATERIALES

10 Página 10 de GMF-FI-03 INSPECCION Y REGISTRO DE DESVIACIONES

11 Página 11 de GMF-FI-04 RELACIÓN DE PRODUCTOS NO CONFORME FIN DEL DOCUMENTO