PCG.EPCG.02. Recopilación, Sistematización de la Información y Elaboración de

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Manuela Herrero Reyes
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1 .E.02 Página: 1 de 7 Recopilación, Sistematización Información y Elaboración de Informes.E.02 Recopilación, Sistematización Información y Elaboración de Informes Vers. Fecha Preparado por: Historia e Identificación de los Cambios Cambios Efectuados Primera Versión Se redefinió el proceso, dejando consolidado en un solo procedimiento Recopilación y Sistematización Información, y Elaboración de Informes Se incluye en procedimiento referencia a la posibilidad de efectuar a las metas no presupuestarias durante el primer semestre del año, asimismo se vincula con el procedimiento.e.01, a fin de clarificar más el proceso Se modifica nombre de registro Plan de Mejora por Plan de Acción, para evitar confusiones con otros productos. Se modifica periodicidad medición indicadores 1 y 2 de anual a trimestral Se modifica flujo de actividades incluyendo remisión del Informe Final PMG a DIPRES. Se modifican registros en lo relativos al tiempo de retención. Se incluye nuevo registro denominado Informe Final PMG.

2 .E.02 Página: 2 de 7 Recopilación, Sistematización Información y Elaboración de Informes Se incorpora como proveedor a la unidad de informática. Se reemplaza el indicador de gestión Formularios Indicadores respondidos en los plazos por % de cumplimiento actualización de los indicadores en los plazos establecidos. Se elimina el indicador de gestión Planes de acción aprobados por el Jefe de Servicio implementados exitosamente. Se realizan modificaciones en los registros del procedimiento. Se actualizan las actividades del flujo en lo referente a la utilización del Sistema Informático de Control de Gestión.

3 .E.02 Página: 3 de 7 Recopilación, Sistematización Información y Elaboración de Informes 1. OBJETIVO Sistematizar la información en orden a controlar la gestión, y proveer información necesaria para la toma de decisiones Nacional de Fronteras y Límites del Estado. 2. ALCANCE Se aplica a la recopilación, análisis información, y elaboración de Informes en el marco del sistema de DIFROL. 3. RESPONSABLES PROVEEDORES USUARIOS CLIENTES CR CR Informática 4. DEFINICIONES : Planificación y Control de Gestión. SIG : Sistema de Información para la Gestión. CR : Centro de Responsabilidad. 5. INDICADOR DE GESTIÓN (IG) CLASIFICACIÓN DEL RESULTADO O CRITERIO DE ACEPTACIÓN INDICADOR BUENO REGULAR MALO % de cumplimiento actualización de los indicadores en los plazos establecidos Fórmula de Cálculo: (Nº de indicadores actualizados en los plazos 1 / Total de indicadores) x 100 Cumplimiento de plazos entrega de informes trimestrales (Primera quincena trimestre posterior al objeto de análisis) IG > 90% 80% < IG < 90% 80% > IG PERIODICIDAD DE MEDICIÓN Trimestral IG = SI No aplica IG =NO Trimestral 1 Plazos indicados mediante correo electrónico a los responsables por Centro de Responsabilidad con solicitud de datos.

4 .E.02 Página: 4 de 7 Recopilación, Sistematización Información y Elaboración de Informes 6. REFERENCIAS Guía Metodológica. Formulario de indicadores SIG vigente. Producto No Conforme. Acciones Correctivas Preventivas. 7. REGISTROS Identificación Correo automático emitido por sistema Informe Final PMG Responsable Tiempo 3 años Digital 3 años Digital Almacenamiento Medio de Lugar y Responsable Soporte PC / PC / Disposición Eliminar Eliminar

5 .E.02 Página: 5 de 7 Recopilación, Sistematización Información y Elaboración de Informes 8. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ENTRADAS ACTIVIDADES NOTAS/RESULTADOS RESPONSABLE - SIG vigente. - Indicadores Sistema Informático Control de Gestión. INICIO Solicitar datos a CR El Sistema Informático de Control de Gestión de manera automática, solicita a los responsables por CR, que actualicen los indicadores de acuerdo al periodo de medición, mediante correo electrónico. Los CR pueden solicitar cambios a las metas de los indicadores hasta el primer semestre del año, al igual que en el procedimiento.e.01. Informática - Correo automático emitido por Sistema - Indicadores actualizados Sistema Informático Control de Gestión. Revisar los datos y detectar deficiencias. revisa la información actualizada en el Sistema Informático Control de Gestión y detecta posibles deficiencias. Incluir datos en el SIG incluye los datos en el SIG, actualizándolo. SIG actualizado. SIG actualizado. Analizar SIG, y realizar seguimiento a planes de acción analiza resultados del SIG, actualizándolos, y efectuando seguimiento a planes de acción definidos para el período. NO Aplica un Plan de acción? SÍ 2 1

6 .E.02 Página: 6 de 7 Recopilación, Sistematización Información y Elaboración de Informes ENTRADAS ACTIVIDADES NOTAS/RESULTADOS RESPONSABLE 1 SIG actualizado. Comprometer propuesta de plan con CR correspondiente Cuando aplique, el junto con el CR elabora un Plan de acción, el cual incluye las actividades definidas en procedimiento AC/AP, cuando no se cumplan las metas de los indicadores. Acciones Correctivas Preventivas 2 Elaborar Informe trimestral con propuesta de plan de acción si corresponde. elabora Informe Trimestral a partir de los resultados obtenidos del SIG actualizado. Informe Trimestral. Envío Informe Trimestral envía Informe trimestral de los Indicadores de Gestión con propuesta de plan de acción si corresponde. NO JS hace observaciones? SÍ Control Producto No Conforme Se realizan las actividades definidas en el procedimiento "Control de Producto No Conforme" hasta la aprobación del Informe. Envío Informe final PMG a DIPRES El con todos los informes trimestrales, elabora y envía a DIPRES el informe final PMG en el formato definido para estos efectos FIN Criterio de Éxito Información recopilada y sistematizada, e Informe Final elaborado y enviado.

7 .E.02 Página: 7 de 7 Recopilación, Sistematización Información y Elaboración de Informes 9. Anexos Este procedimiento no cuenta con anexos.

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