Aviso de privacidad Revisión número 00. Fecha de aprobación 18/09/2014

Transcripción

1 Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios (Infoem) Dirección de Informática Aviso de privacidad Revisión número 00. Fecha de aprobación 18/09/2014 Los datos personales recabados serán incorporados, tratados y protegidos en el sistema de datos personales denominado Intranet, registrado con el número CBDP114BTCE026, el cual tiene su fundamento en los artículos 30, fracción V, y 35, fracción X, de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios y 52 de la Ley de Protección de Datos Personales del Estado de México, cuyas finalidades son recolectar información respecto a los sistemas que administran los sujetos obligados a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios, así como a la Ley de Protección de Datos Personales del Estado de México; tratamiento y protección de datos personales que deberá apegarse a lo dispuesto por la Ley de Protección de Datos Personales del Estado de México [en lo subsecuente y para efectos del presente aviso, se denominará como Ley], a cargo de la Dirección de Informática, dependiente del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios, que se rige bajo los criterios, políticas y lineamientos que emita el Pleno de dicho Instituto o, en su caso, delegue a través de sus áreas respectivas. Con el propósito de que usted pueda identificar el tratamiento de sus datos personales y el modo en que se interrelaciona la información registrada, se le informa que se considera titular de los datos personales a los responsables de Unidad de Información, así como cuentas para personal del Infoem, a quienes se les proporciona una clave de usuario y contraseña, registrándose, para tal efecto, el nombre del titular de la cuenta, cargo, dirección de oficina, teléfono de oficina y correo electrónico oficial, información obtenida que tiene carácter público, debido a que obedece a funciones relativas al servicio público; los responsables de las Unidades de Información, a su vez, podrán crear cuentas para responsable de Módulo de Información y servidores públicos habilitados, para que se pueda utilizar el sistema Saimex. Los nombres de usuario y contraseña son datos personales que mantienen el carácter de confidencial; obtención y/o generación de datos personales que no requiere consentimiento, ya que constituyen elementos para el ejercicio de una función de derecho público, por lo que su registro es obligatorio y la negativa a su

2 registro, eventualmente, podrá ser causal de responsabilidad, debido a que no se cumplirán las funciones de servicio público que tenga encomendadas. Asimismo, resulta importante mencionar que el resguardo y uso del nombre de usuario y contraseña son responsabilidad exclusiva del titular de la cuenta y, por ende, son intransferibles, debido a que constituyen elementos de identificación y autenticación, por lo que cualquier trámite o acto realizados al amparo, o bajo el uso de éstas, representa una extensión de la voluntad física y, por tanto, es susceptible de producir efectos jurídicos, así como de exigir su eventual responsabilidad en términos de las disposiciones constitucionales, administrativas, civiles, penales o políticas que procedan. Cualquier vulnerabilidad o afectación en la confidencialidad de dichos datos deberá ser reportada ante el responsable del sistema de datos personales, a fin de que se establezcan alternativas de solución, ya sean de carácter preventivo o correctivo. En ese entendido, al no manifestar su oposición en los momentos y actos indicados, se entiende que existe consentimiento para el tratamiento de los datos personales listados, en los términos citados en este aviso de privacidad. El Intranet, por características de diseño, no trata información sensible, por lo que, en caso de que los titulares carguen o registren datos personales sensibles, será bajo su más estricta responsabilidad, deslindando de cualquier obligación al Infoem; en caso de que, eventualmente, se realice la carga o registro de información sensible en el sistema, no faculta a los titulares para su tratamiento, por lo que deberá protegerse en la medida en que resulte factible; para poder efectuar su tratamiento, carga o registro en el sistema, se deberá recabar el consentimiento expreso de su titular; el Infoem podrá eliminar o bloquear cualquier información de carácter sensible que se encuentre en el Intranet, cuando no se cuente con la evidencia de la autorización expresa en términos de los artículos 9 y 10 de la Ley de Protección de Datos Personales del Estado de México. Asimismo, es importante mencionar que sus datos personales se consideran información confidencial, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 25, fracción I, de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, con excepción del nombre de los servidores públicos, las relativas a las funciones de servicio público, la erogación de recursos públicos, así como, en general, cualquier otra información que permita transparentar las acciones y garantizar y respetar el derecho a la información pública, en virtud de que constituye información susceptible de ser publicada y difundida, de conformidad con lo previsto por los artículos 7, párrafo tercero, y 12, fracción II, de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios.

3 Sus datos personales confidenciales no serán transmitidos, salvo las excepciones previstas por el artículo 21 de la Ley. Se le informa que no se consideran transmisiones las efectuadas entre el responsable y el encargado de los datos personales y las realizadas entre unidades administrativas adscritas al mismo sujeto obligado en el ejercicio de sus atribuciones. Se hace de su conocimiento que los datos personales de los titulares serán susceptibles de protección durante el tiempo que dure su tratamiento, el cual será por el tiempo en el cual su cuenta permanezca activa o, incluso, cuando estando inactiva estén en proceso diversos juicios o procedimientos relacionados; así, a partir de que se agote la temporalidad prevista en su finalidad, los datos personales serán conservados hasta por los veinte años siguientes, plazo previsto por el artículo 8 de la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México; una vez transcurrida esa temporalidad, los datos personales serán destruidos, solamente se conservarán datos históricos y, en su caso, estadísticos, si existe algún acuerdo que así lo funde y motive; lo anterior, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 50, fracción IV, de la Ley de Protección de Datos Personales del Estado de México. El Infoem podrá realizar procesos parciales y graduales de depuración de datos personales contenidos en sus archivos, conforme a las políticas y criterios institucionales que en materia de archivos, documentos y registros se emitan para tal efecto. Se le informa que cuenta con la posibilidad de ejercer en el sistema de datos personales los siguientes derechos: acceso (derecho a solicitar y ser informado sobre datos personales que estén en posesión del sujeto obligado, el origen de dichos datos, el tratamiento del cual sean objeto, las cesiones realizadas o que se pretendan realizar, así como a tener acceso al aviso de privacidad al que está sujeto el tratamiento, en los términos previstos en la Ley), rectificación (cuando sean inexactos, incompletos, inadecuados o excesivos, siempre que sea posible y no exija esfuerzos desproporcionados), cancelación (cuando se dé un tratamiento a los datos personales en contravención a lo dispuesto por la Ley, o los datos personales hayan dejado de ser necesarios para el cumplimiento de la finalidad o finalidades de la base de datos previstas en las disposiciones aplicables o en el aviso de privacidad, con las excepciones de la Ley de la materia) y oposición (cuando existan motivos fundados para ello y la Ley no disponga lo contrario, en el supuesto en que los datos se hubiesen recabado sin su consentimiento); los cuales se podrán hacer valer a través del Sistema de Acceso a la Información Mexiquense (Saimex, o en la forma que más le convenga al titular, ya sea de manera escrita o verbal,

4 directamente o a través de apoderado o representante legal, por correo certificado o servicio de mensajería, ante la Unidad de Información del Infoem, con domicilio en Instituto Literario Poniente número 510, colonia Centro, en la ciudad de Toluca, Estado de México. Usted puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento que, en su caso, hubiera otorgado para el tratamiento de sus datos personales, sin que se le atribuya a la revocación efectos retroactivos. Sin embargo, es importante considerar que no en todos los casos se podrá atender y/o concluir dicha solicitud de forma inmediata, ya que es posible que, por alguna obligación legal o administrativa, sea necesario continuar tratando sus datos personales; en ese orden de ideas, la revocación solamente resulta procedente cuando el tratamiento de datos personales requiere consentimiento de su titular. Aunado a ello, debe considerar que esta acción puede ocasionar que no se le siga prestando el servicio solicitado o concluya el trámite que hubiera sido iniciado, debido a que la revocación en el tratamiento de los datos personales se podrá entender como negativa expreso para cualquier uso. Para solicitar la revocación de sus datos personales, deberá ingresar un escrito libre, dirigido ante el responsable del sistema de datos, en el cual indique lo siguiente: Nombre completo. Sistema de datos personales en el cual obra la información respectiva. Datos personales sobre los cuales se solicita la revocación y efectos que se pretenden con su ejercicio. Manifestación de que conoce las consecuencias que conlleva la revocación y que las asume a su entero perjuicio. Firma autógrafa o huella digital. Una vez ingresado el escrito, deberá comparecer personalmente ante la Unidad de Información que corresponda en el plazo de tres días hábiles siguientes a su presentación, a efecto de que le sean explicadas las consecuencias de la revocación y se ratifique su voluntad para llevar a cabo dicho acto, momento en el cual, en caso de ser procedente, se procederá a su bloqueo por el periodo de tres meses y su posterior cancelación. Dada la naturaleza en el tratamiento de los datos personales, no se advierte la existencia de alguna opción o medio para limitar el uso o divulgación de sus datos, sin embargo, en

5 caso de que usted considere que resulte viable implementar alguno, por favor hágalo del conocimiento del responsable del sistema de datos personales para su valoración. El presente aviso de privacidad se identifica con el número de revisión 18, de fecha 18/09/2014, sin embargo, podrá sufrir cambios y modificaciones, por lo cual, en caso de requerir consultar el aviso vigente, se le sugiere dirigirse al sitio de internet siguiente: desde el cual podrá consultar e imprimir el aviso de privacidad que corresponda. Se hace de su conocimiento que el responsable del sistema de datos personales es el ingeniero Ulises Iván Lovera Villegas, quien se desempeña como Director de Informática, persona que podrá ser localizada en el Instituto Literario Poniente número 510, colonia Centro, en la ciudad de Toluca, Estado de México, a través del teléfono (722) o por el correo electrónico ulises.lovera@infoem.org.mx. Finalmente, se le comunica que podrá dirigirse al Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios, donde recibirá asesoría sobre los derechos que tutela la Ley, al teléfono: ; correo electrónico infoem@infoem.org.mx y, en su caso, presentar denuncia por violación en las disposiciones contenidas en el aviso de privacidad o a la normatividad que rige la materia.

6 Control de cambios Número de revisión Página(s) modificada(s) Descripción del cambio Fecha