UNIVERSIDAD AUTONOMA DE QUERETARO SECRETARIA DE LA CONTRALORÍA FORMATOS DEL ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION INDICE DE FORMATOS

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1 SECRETARIA DE LA CONTRALORÍA FORMATOS DEL ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION INDICE DE FORMATOS I Marco jurídico de actuación II Organigrama III Manuales administrativos y de apoyo IV Relación de archivos por unidad administrativa V Relación de proveedores y contratistas VI Plantilla de personal VII Relación de pagos de nómina pendientes de entregar VIII Convenio de las prestaciones laborales vigentes IX Relación de contratos de asesorías y consultorías X Inventario de mobiliario y equipo de oficina equipo de laboratorio Equipo de cómputo y otros equipos XI Inventario de bienes inmuebles XII Inventario de programas en equipo de cómputo XIII Presupuesto oficial autorizado ejercido y por ejercer XIV Estados financieros XV Relación de cuentas bancarias inversiones depósitos títulos o Cualquier otro contrato con instituciones de crédito ó similares XVI Relación de cheques pendiente de entregar XVII Arqueos de fondos de caja XVIII Carta de no adeudo XIX Conciliaciones bancarias XX Relación de convenios vigentes XXI Inventario de formas oficiales XXII Póliza de seguros vigentes XXIII Relación de juicios y demandas pendientes XXIV Relación de contratos de fideicomiso XXV Relación de asuntos en trámite XXVI Relación de obras en proceso XXVII Inventario de acervo bibliográfico 1

2 Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: MARCO JURÍDICO DE ACTUACIÓN Objetivo del formato: Esta información permitirá al nuevo titular conocer los ordenamientos jurídicos que dan sustento a la actuación de la Dependencia o Entidad, mismos que delimitan su responsabilidad y atribuciones. Nombre del Campo Anotar Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año Se anexa Responsable del llenado del formato Hoja de Los ordenamientos jurídicos que sustentan la actuación de la Entidad. (Ley Orgánica, Reglamento interior, etc.) Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el El número total de las hojas que se ocupen de este 2

3 Programa para la Entrega y Recepción de la Administración ANEXO I MARCO JURÍDICO DE ACTUACION Información al (Día Mes Año) Se anexa Los ordenamientos jurídicos que sustentan la actuación de la Universidad Autónoma de Querétaro Responsable del llenado del formato Hoja 1 de Nombre, Cargo y Firma 3

4 Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción de la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: ORGANIGRAMA Objetivo del formato: Permite identificar la estructura con la que cuenta la Entidad. Nombre del Campo Anotar Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año Unidad Administrativa Anexo Responsable del llenado del formato Hoja de Nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información (Rectoría, Secretaría Dirección de Facultad). Incluir el Organigrama de la Unidad Administrativa. Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el El número total de las hojas que se ocupen de este 4

5 Programa para la Entrega y Recepción de la Administración ANEXO II ORGANIGRAMA Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Se anexa El organigrama de la unidad administrativa Responsable del llenado del formato Hoja 1 de Nombre, Cargo y Firma 5

6 Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción de la Administración NSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: MANUALES ADMINISTRATIVOS Y DE APOYO Objetivo del formato: Conocer los lineamientos administrativos de la Entidad, tales como funciones de las Secretarías, Direcciones y Departamentos, los procedimientos existentes, las normas y políticas establecidas, etc. Nombre del Campo Anotar Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Área responsable de su custodia Nombre de la Unidad Administrativa responsable de custodiar la información. (Rectoría, Secretaría Dirección de Facultad). Tipo de Manual Detallar si es de políticas, de procedimientos, de formatos, etc. Nombre del Manual El nombre completo del manual. Se deberá señalar la forma en que se entrega, copia impresa o disquete Fecha de autorización. Responsable del llenado del formato Hoja de La fecha en que fue autorizado el manual, en su caso indicar si se encuentra pendiente de autorización. Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el El número total de las hojas que se ocupen de este 6

7 Programa para la Entrega y Recepción de la Administración ANEXO III MANUALES ADMINISTRATIVOS Y DE APOYO Información al (Día Mes Año) Área responsable De su custodia Tipo de Manual Nombre del Manual Fecha de Autorización Responsable del llenado del formato Hoja 1 de Nombre, Cargo y Firma 7

8 Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción de la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: RELACIÓN DE ARCHIVOS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA Objetivo del formato: Identificar la información que se encuentra en los expedientes de la Unidad y su ubicación para su consulta. Nombre del Campo Anotar Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Unidad Administrativa Nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información. (Rectoría, Secretaría Dirección de Facultad). Número Consecutivo Enumerar el listado con número progresivo para determinar el número total de expedientes. Denominación del Archivo Archivado en: Ubicación Resguardante Observaciones Responsable del llenado del formato Hoja de El título de cada archivo vigente que este en poder de la unidad administrativa, debiéndose realizar un listado por cada archivo existente como lo son: archivo vigente, archivo muerto y/o de concentración (para el caso del archivo muerto, deberá incluirse un expediente en donde se encuentre las relaciones del archivo muerto y ubicación actual del mismo) El área precisa en donde se encuentra el archivo (a nivel de departamento o jefatura) El nombre (apellidos paterno y materno y nombre) y cargo del encargado de la custodia del archivo. Comentarios sobre algún aspecto que se desee resaltar. Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el El número total de las hojas que se ocupen de este 8

9 Programa para la Entrega y Recepción de la Administración ANEXO IV RELACION DE ARCHIVOS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Número Consecutivo Denominación del Archivo Archivado en Ubicación Resguardante Observaciones Responsable del llenado del formato Hoja 1 de Nombre, Cargo y Firma 9

10 Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción de la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: RELACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS Objetivo del formato: Saber, en caso de requerirse un producto o un servicio, a quien acudir. Nombre del Campo Anotar Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Unidad responsable. Administrativa Nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información. (Rectoría, Secretaría Dirección de Facultad). Número de registro Prestador Giro Domicilio Teléfono Número de registro o folio que se le dé a cada proveedor o contratista para su identificación. Nombre o razón social de la persona física o moral prestador de bienes o servicios a la Dependencia o Entidad. El giro o actividad del prestador de bienes o servicios. Domicilio del prestador de bienes o servicios. Número telefónico en el cual se localice el prestador de bienes o servicios. Condiciones Describir brevemente si estos se encuentran bajo contrato, las condiciones de precios, pagos, etc. Hoja de El número total de las hojas que se ocupen de este 10

11 Programa para la Entrega y Recepción de la Administración ANEXO V RELACION DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Núm. P r e s t a d o r Giro Domicilio Teléfono Responsable del llenado del formato Hoja 1 de Nombre, Cargo y Firma 11

12 Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción de la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: PLANTILLA DE PERSONAL Nombre del Campo Anotar Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Unidad Administrativa. Nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información. (Rectoría, Secretaría Dirección de Facultad). Se anexa: Plantilla de personal que deberá contener como información mínima la siguiente: Área de adscripción, nombre del puesto que ocupa el empleado, sueldo base (percepción mensual), Número de empleado, nombre completo del empleado, fecha de nacimiento, categoría, número del Registro Federal de Contribuyentes asignado por la SHCP, fecha de alta. Responsable del llenado del formato Hoja de Nombre, cargo y firma de la persona que lleno el El número total de las hojas que se ocupen de este 12

13 Programa para la Entrega y Recepción de la Administración ANEXO VI PLANTILLA DE PERSONAL Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Se anexa Plantilla de personal Responsable del llenado del formato Hoja 1 de Nombre, Cargo y Firma 13

14 Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción de la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: RELACIÓN DE PAGOS DE NÓMINA PENDIENTES DE ENTREGAR Nombre del Campo Anotar Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona día/mes/año. Unidad Administrativa responsable del pago. Nombre y No. de Empleado Área de Adscripción y cargo Forma de pago Importe a pagar Periodo de Pago Responsable del llenado del formato Hoja de Nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde hacer el pago. (Secretaría). El nombre completo del empleado (empezando por apellidos Paterno, Materno y Nombre) y número de empleado a quien habrá de entregarse el cheque. La denominación de la Unidad Administrativa en donde desempeña sus funciones el empleado y cargo. Indicar: si es con cheque, en sobre o depósito en cuenta, etc. La cantidad neta a pagar. El periodo que cubre el pago. Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el El número total de las hojas que se ocupen de este 14

15 Programa para la Entrega y Recepción de la Administración ANEXO VII RELACIÓN DE PAGOS DE NÓMINA PENDIENTES DE ENTREGAR Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Se anexa Relación de pagos de nómina pendientes de entregar Responsable del llenado del formato Hoja 1 de Nombre, Cargo y Firma 15

16 Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción de la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: CONVENIO DE LAS PRESTACIONES LABORALES VIGENTES Objetivo del formato: Conocer las obligaciones que tiene la Universidad para sus trabajadores. Nombre del Campo Anotar Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona día/mes/año. Resguardante Se anexa: Nombre y cargo del servidor público que tiene bajo su poder el convenio original. Copias simples del Convenio. Responsable del llenado del formato Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el Hoja de El número total de las hojas que se ocupen de este 16

17 Programa para la Entrega y Recepción de la Administración ANEXO VIII CONVENIO DE LAS PRESTACIONES LABORALES VIGENTES Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Se anexa Convenio de las prestaciones laborales vigentes Responsable del llenado del formato Hoja 1 de Nombre, Cargo y Firma 17

18 Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción de la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: RELACIÓN DE CONTRATOS DE ASESORÍAS Y CONSULTORÍA Nombre del Campo Anotar Unidad responsable. Administrativa Nombre de la Unidad Administrativa (Rectoría, Secretaría Dirección de Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona día/mes/año. Materia del contrato Nombre del prestador del servicio: Importe mensual: Resguardante Vigencia del documento Responsable del llenado del formato Hoja de Transcribir el objetivo de la celebración del contrato. Nombre completo de la persona física o moral que presta el servicio. Cantidad mensual pactada en el contrato. Nombre y cargo del servidor público que tiene bajo su poder el contrato. Vigencia del contrato. Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el El número total de las hojas que se ocupen de este 18

19 Programa para la Entrega y Recepción de la Administración ANEXO IX RELACIÓN DE CONTRATOS DE ASESORIAS Y CONSULTORIA Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Se anexa Relación de contratos de asesorías y consultoría Responsable del llenado del formato Hoja 1 de Nombre, Cargo y Firma 19

20 Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción de la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA, EQUIPO DE LABORATORIO, EQUIPO DE CÓMPUTO Y OTROS EQUIPOS Objetivo del formato: Identificar el mobiliario y equipo de oficina que se recibe y del que será responsable de su uso y resguardo. Nombre del Campo Anotar Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Unidad Administrativa Se anexa Responsable del llenado del formato Hoja de Nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información (Rectoría, Secretaría Dirección de Facultad). Inventario y resguardos oficiales los cuales deberán contener como información mínima básica la siguientes: descripción y características del bien de que se trate, número de inventario asignado, marca, modelo, número de serie, nombre del servidor público resguardante, número de empleado asignado al resguardante, número de resguardo en su caso, fecha de resguardo, y firma del resguardante. Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el El número total de las hojas que se ocupen de este 20

21 Programa para la Entrega y Recepción de la Administración ANEXO X INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA, EQUIPO E LABORATORIO, EQUIPO DE CÓMPUTO Y OTROS EQUIPOS Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Se anexa Inventario y resguardos oficiales. Responsable del llenado del formato Hoja 1 de Nombre, Cargo y Firma 21

22 Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción de la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES Objetivo del formato: Identificar los inmuebles que se reciben y del que será responsable de su uso y conservación. Nombre del Campo Anotar Unidad responsable Administrativa Nombre de la Unidad Administrativa (Rectoría, Secretaría Dirección de Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Se anexa Responsable del llenado del formato Hoja de Inventario de bienes Inmuebles misma que deberá contener como datos mínimos los siguientes: Descripción del Bien (Edificio, Terreno, casa habitación, utilizado para oficinas, Domicilio en donde se encuentra el bien (Calle, número exterior, interior, colonia, municipio, localidad, etc.), Uso o Destino, Centro Cultural, Escuela, bodega, para construcción de instalaciones, entre otros), No. de Clave Catastral y de Escritura Pública, Situación jurídica (Mencionar si existe algún problema específico), Superficie total de terreno en metros cuadrados, superficie de terreno construido en metros cuadrados. Si no se cuenta con los datos anteriores, se deberá elaborar un croquis donde se ubica físicamente la oficina que se esta entregando. Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el El número total de las hojas que se ocupen de este 22

23 Programa para la Entrega y Recepción de la Administración ANEXO XI INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa Se anexa Inventario de bienes inmuebles. Responsable del llenado del formato Hoja 1 de Nombre, Cargo y Firma 23

24 Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción de la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: INVENTARIO DE PROGRAMA EN LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO Objetivo del formato: Identificar los programas que se encuentran en los equipos de cómputo. Nombre del Campo Anotar Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Unidad Administrativa Nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información (Rectoría, Secretaría Dirección de Facultad). Nombre del Programa El nombre específico del programa de cómputo. Desarrollado o Comercial Indicar si fue desarrollado en forma especial para la Unidad Administrativa o si es de uso comercial. Marca El nombre del fabricante del programa, en su caso. Modelo El modelo o versión del programa, en su caso. No. de Serie y Licencia El número de serie y/o licencia de fábrica por productor para su uso en equipo de cómputo. Manuales Indicar SI cuenta o NO con manuales, en su caso. Tipo y Número de Discos: C.D. El tipo de C.D. y el número de discos compactos que integran el programa. Observaciones Describir los aspectos necesarios para la descripción de los programas existentes, el nombre y cargo del resguardante de los manuales. Responsable del llenado del Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el formato Hoja de El número total de las hojas que se ocupen de este 24

25 Programa para la Entrega y Recepción de la Administración ANEXO XII INVENTARIO DE PROGRAMAS EN LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Nombr e del Progra ma Desarroll ado o Comercial Mar ca Mode lo No. de Serie y Licenc ia Medio de Distribuci ón del program a Manual es Si No Tipo y Númer o de C.D. que integra n el progra ma Observacio nes Responsable del llenado del formato Hoja 1 de Nombre, Cargo y Firma 25

26 Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción de la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: PRESUPUESTO OFICIAL AUTORIZADO, EJERCIDO Y POR EJERCER Objetivo del formato: Conocer el presupuesto formalmente asignado, el ejercido, por ejercer así como las ampliaciones y reducciones al mismo. Nombre del Campo Anotar Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Unidad Administrativa El nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información. (Rectoría, Secretaría Dirección de Facultad). Importe total Se anexa: Responsable del llenado del formato Hoja de El monto total del presupuesto autorizado. El reporte presupuestal del periodo que incluya el presupuesto autorizado (con ampliaciones y reducciones), el ejercido y por ejercer (por partidas o cuentas mayores). Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el El número total de las hojas que se ocupen de este 26

27 Programa para la Entrega y Recepción de la Administración ANEXO XIII PRESUPUESTO OFICIAL AUTORIZADO, EJERCIDO Y POR EJERCER Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Se anexa Presupuesto oficial, autorizado, ejercido y por ejercer Responsable del llenado del formato Hoja 1 de Nombre, Cargo y Firma 27

28 Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción de la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: ESTADOS FINANCIEROS Nombre del Campo Unidad Administrativa Anotar El nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información. (Rectoría, Secretaría Dirección de Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Se anexa: Copias simples de: Balance General, Estado de Resultados, Estado de Origen y Aplicación de Recursos, analíticos Responsable del llenado del formato Hoja de Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el formato o en su caso de la persona que recabo la documentación (quien deberá verificar que la documentación proporcionada contenga nombre, firma y cargo de la persona responsable de generar dicha información). El número total de las hojas que se ocupen de este 28

29 Programa para la Entrega y Recepción de la Administración ANEXO XIV ESTADOS FINANCIEROS Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Se anexan Estados financieros Responsable del llenado del formato Hoja 1 de Nombre, Cargo y Firma 29

30 Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción de la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: RELACION DE CUENTAS BANCARIAS, INVERSIONES, DEPOSITOS, TITULOS O CUALQUIER OTRO CONTRATO CON INSTITUCIONES DE CREDITO U OTRA INSTITUCIÓN SIMILAR Nota: Anexo al presente formato se deberá incluir los oficios de delegación y cancelación de firmas en su caso- de cada una de las cuentas bancarias existentes. Nombre del Campo Anotar Unidad Administrativa El nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información. (Rectoría, Secretaría Dirección de Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona día/mes/año. No. de Cuenta: El número de cuenta asignado por la institución bancaria. Tipo de cuenta: El tipo de cuenta: Gasto corrientes, inversión, etc. Institución Bancaria El nombre de la institución en que se manejen las operaciones bancarias. Objeto de la cuenta El objeto de la cuenta de cheques, inversión o de alguna otra, según se trate. Saldo El saldo que reflejen las chequeras o registros Firmas Registradas: Nombre (s) y Cargo (s) y tipo de firmas autorizadas. Corte de chequeras Responsable del llenado del formato establecidos. El nombre y cargo del (los) funcionario (os) que cuenta(n) con firma autorizada ante las instituciones, especificar el tipo de firmas existentes (tipo A, B o indistintas) Indicar el número del último cheque usado y el número del siguiente en blanco por cada una de las chequeras existentes así como copias simples de los mismos. De la misma manera deberá indicar cuantos cheques se dejan en blanco por cada una de las chequeras. Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el formato, debiendo firmar todas y cada una de las hojas de la información proporcionada. Hoja de El número total de las hojas que se ocupen de este 30

31 Programa para la Entrega y Recepción de la Administración ANEXO XV RELACION DE CUENTAS BANCARIAS INVERSIONES DEPOSITOS TITULOS O CUALQUIER OTRO CONTRATO CON INSTITUCIONES DE CREDITO O SIMILARES Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Se anexan Relación de cuentas bancarias, inversiones, depósitos, títulos o cualquier otro contrato con instituciones de crédito o similares Responsable del llenado del formato Hoja 1 de Nombre, Cargo y Firma 31

32 Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción de la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: RELACION DE CHEQUES GIRADOS PENDIENTES DE ENTREGAR Nombre del Campo Unidad Administrativa Anotar El nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información. (Rectoría, Secretaría Dirección de Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona día/mes/año. Área responsable Fecha de Emisión Institución Bancaria No. de cuenta de cheques No. de Cheque Nombre el beneficiario. Concepto de pago Importe Responsable del llenado del formato Hoja de Nombre del Área responsable de custodiar, emitir y/o entregar los cheques. La fecha de emisión del cheque. El nombre de la institución bancaria a que corresponde el cheque. El número de cuenta bancaria asignado por la institución bancaria. El número de cheque pendiente de entregar. El nombre del beneficiario del cheque. El concepto del pago por el que fue expedido el cheque. El importe del cheque. Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el El número total de las hojas que se ocupen de este 32

33 Programa para la Entrega y Recepción de la Administración ANEXO XVI RELACION DE CHEQUES GIRADOS PENDIENTES DE ENTREGAR Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Se anexan Relación de cheques girados pendientes de entregar Responsable del llenado del formato Hoja 1 de Nombre, Cargo y Firma 33

34 Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción de la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: ARQUEOS DE FONDOS DE CAJA Objetivo del formato: Conocer la cantidad, monto y ubicación de los fondos de caja asignados. Nombre del Campo Unidad Administrativa Anotar El nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información. (Rectoría, Secretaría Dirección de Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona día/mes/año. Se Anexa Responsable del llenado del formato Hoja de Arqueo realizado al fondo fijo, de caja u otro, que deberá contener por lo menos los siguientes datos: tipo de fondo, fecha (debe realizarse por lo menos con un día de anticipación a la fecha de corte que se señale para la entrega de información), firma, nombre y cargo del responsable del fondo así como del servidor público que lo realizó, el monto asignado, el monto del efectivo que se encuentre físicamente al momento de realizar el arqueo señalando la cantidad por denominación y comprobantes de gastos. Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el formato, debiendo firmar todas y cada una de las hojas de la información proporcionada. El número total de las hojas que se ocupen de este 34

35 Programa para la Entrega y Recepción de la Administración ANEXO XVII ARQUEOS DE FONDOS DE CAJA Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Se anexa Arqueo de fondo de caja Responsable del llenado del formato Hoja 1 de Nombre, Cargo y Firma 35

36 Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción de la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: CARTAS DE NO ADEUDO Objetivo del formato: Certificar que el servidor público que entrega no tiene algún pasivo o recursos por comprobar. Nombre del Campo Unidad Administrativa Anotar El nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información. (Rectoría, Secretaría Dirección de Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Se Anexa Responsable del llenado del formato Hoja de Las cartas de NO adeudo (correspondientes al Servidor Público que entrega el cargo) emitidas por la Secretaría de Finanzas). Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el formato, debiendo firmar todas y cada una de las hojas de la información proporcionada. El número total de las hojas que se ocupen de este 36

37 Programa para la Entrega y Recepción de la Administración ANEXO XVIII CARTA DE NO ADEUDO Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Se anexa Carta de No adeudo Responsable del llenado del formato Hoja 1 de Nombre, Cargo y Firma 37

38 Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción de la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: CONCILIACIONES BANCARIAS Objetivo del formato: Verificar que las cuentas bancarias se encuentren depuradas. Nombre del Campo Unidad Administrativa responsable de emitir la información Anotar Nombre de la Unidad Administrativa responsable de emitir la información. (Rectoría, Secretaría Dirección de Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona día/mes/año. Se Anexa Conciliación Bancaria, la cual debe contener como requisitos mínimos los siguientes: Día, mes y año de la fecha del corte, número de cuenta de cheques, nombre de la Institución bancaria, saldo de los registros contables de la cuenta de bancos al día de la conciliación, cheques no cobrados por los beneficiarios en el banco, Abonos bancarios no correspondidos, cargos en libros no acreditados (depósitos, intereses, etc.), cargos del banco no correspondidos (comisiones bancarias, etc.) saldo que aparece en el estado de cuenta bancario. Deberá incluir el estado de cuenta y auxiliar contable por cuenta. Responsable del llenado del formato Hoja de Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el formato, debiendo firmar todas y cada una de las hojas de la información proporcionada. El número total de las hojas que se ocupen de este 38

39 Programa para la Entrega y Recepción de la Administración ANEXO XIX CONCILIACIONES BANCARIAS Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Se anexan Las conciliaciones bancarias Responsable del llenado del formato Hoja 1 de Nombre, Cargo y Firma 39

40 Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción de la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: RELACION DE CONVENIOS VIGENTES Objetivo del formato: Conocer los derechos y obligaciones que tenga la Dependencia o Entidad y que sean derivados de la celebración de convenios. NOTA: El formato deberá ser llenado a la fecha de la entrega recepción de acuerdo a los convenios vigentes a esa fecha. Nombre del Campo Anotar Unidad responsable Administrativa El nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información. (Rectoría, Secretaría Dirección de Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Convenio: Fecha vigencia Convenio: Fecha Convenio Descripción Convenio Importe Resguardante Nombre de la persona física o Moral con quien se celebró el Convenio Responsable del llenado del formato Indicar la fecha de terminación del convenio. La fecha de la celebración del convenio. Describir detalladamente el objeto del convenio. El importe establecido en el convenio. Nombre y puesto del servidor público que resguarda el convenio original. Nombre de la persona física o moral con quien se celebró el convenio. Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el formato, y quien tiene bajo su custodia los documentos originales. Hoja de El número total de las hojas que se ocupen de este 40

41 Programa para la Entrega y Recepción de la Administración ANEXO XX RELACION DE CONVENIOS VIGENTES Unidad Administrativa: Información al (Día Mes Año) Fecha vigente C o n v e n i o Importe Resguardante Nombre de la Fecha Descripción persona física o moral con quien se celebró el convenio Responsable del llenado del formato Hoja 1 de Nombre, Cargo y Firma 41

42 Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción de la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: INVENTARIO DE FORMAS OFICIALES Objetivo del formato: Identificar y mantener el control de las formas oficiales existentes en la Entidad. Nombre del Campo Unidad Administrativa Anotar Nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información (Rectoría, Secretaría Dirección de Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Clave Nombre de la forma Corte de formas oficiales Formas oficiales en blanco Resguardante Responsable del llenado del formato Hoja de La clave de identificación de la forma oficial. El nombre completo de la forma oficial.. Indicar el número de la última usada y la siguiente en blanco, incluir copias simples de éstas. Indicar los números Del Al de las formas oficiales que queden en blanco. Nombre y cargo del responsable del resguardo de las formas. Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el El número total de las hojas que se ocupen de este 42

43 Programa para la Entrega y Recepción de la Administración ANEXO XXI INVENTARIO DE FORMAS OFICIALES Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Clave Nombre de la forma Corte de formas oficiales Formas oficiales en blanco Resguardante Responsable del llenado del formato Hoja 1 de Nombre, Cargo y Firma 43

44 Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción de la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: POLIZAS DE SEGUROS VIGENTES Objetivo del formato: Conocer el tipo de prestación que se tiene derivado de la cobertura de los seguros contratados. Nombre del Campo Unidad Administrativa Anotar Nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información (Rectoría, Secretaría Dirección de Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. No. de Póliza Cía. Aseguradora Tipo de Seguro Cobertura del Seguro Vigencia del Seguro Responsable del llenado del formato Hoja de El número asignado por la compañía aseguradora. El nombre de la compañía Aseguradora. Daños, Vida, Gastos Médicos, Accidentes, Incendio, Automóviles, Muerte Accidental, como ejemplo. Personas, Bienes Muebles e Inmuebles y/o Equipo. La fecha de inicio de vigencia de la póliza así como la fecha de terminación. Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el El número total de las hojas que se ocupen de este 44

45 Programa para la Entrega y Recepción de la Administración ANEXO XXII POLIZAS DE SEGUROS VIGENTES Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: No. de Póliza Cía. Aseguradora Tipo de Seguro Cobertura del Seguro Vigencia Del Al Responsable del llenado del formato Hoja 1 de Nombre, Cargo y Firma 45

46 Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción de la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: RELACION DE JUICIOS Y DEMANDAS PENDIENTES Objetivo del formato: Conocer el estado de los procedimientos administrativos que se ventilan en contra de servidores públicos o los que son en contra de la Entidad. Nombre del Campo Unidad Administrativa Anotar Nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información (Rectoría, Secretaría Dirección de Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Tipo de Juicio o Demanda El tipo de juicio o demanda interpuesta, ejemplos. Penal, Civil, mercantil, Administrativo, etc. Nombre del demandante Nombre del demandado La fecha en que se inicio el juicio o demanda. Fecha de Inicio del Juicio o Los motivos que dieron fundamento a la presentación del Demanda juicio o demanda. No. de Expediente asignado El número asignado por la autoridad judicial al por la autoridad que lleva el expediente de la demanda en cuestión. caso Autoridad que lleva el juicio La instancia que maneja el juicio o demanda. Estado procesal Describir la situación jurídica actual en que se encuentra el juicio o la demanda. Responsable del llenado del Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el formato Hoja de El número total de las hojas que se ocupen de este 46

47 Programa para la Entrega y Recepción de la Administración ANEXO XXIII RELACION DE JUICIOS Y DEMANDAS PENDIENTES Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Tipo de juicio o Demand a Nombre del Demandan te Nombre del Demanda do Fecha de inicio del juicio o demand a Causa del juicio o demand a No. de Expedien te asignado por la autoridad que lleva el caso Autorida d que lleva el Juicio o Demand a Estado Proces al Responsable del llenado del formato Hoja 1 de Nombre, Cargo y Firma 47

48 Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción de la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: RELACION DE CONTRATOS DE FIDEICOMISO Objetivo del formato: Conocer la cantidad de fideicomisos que existen así como sus objetivos y características. Nombre del Campo Unidad Administrativa Anotar Nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información (Rectoría, Secretaría Dirección de Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Se anexa Copia(s) simple(s) del(os) contrato(s) del(os) fideicomiso(s) y del último estado de cuenta emitido por la institución fiduciaria. Resguardante Responsable del llenado del formato Hoja de Nombre y cargo del servidor público que resguarda el contrato del fideicomiso original. Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el El número total de las hojas que se ocupen de este 48

49 Programa para la Entrega y Recepción de la Administración ANEXO XXIV RELACION DE CONTRATOS DE FIDEICOMISO Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Se anexa Copia simple de los contratos de fideicomiso Resguardante: Responsable del llenado del formato Hoja 1 de Nombre, Cargo y Firma 49

50 Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción de la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: RELACION DE ASUNTOS EN TRAMITE Objetivo del formato: Conocer los compromisos y acciones a realizar de aquellos asuntos que se encuentran pendientes de concluir totalmente. Nombre del Campo Unidad Administrativa Anotar Nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información (Rectoría, Secretaría Dirección de Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. No. de Expediente, de oficio o Control Asunto Fecha de inicio El número de expediente que contiene el asunto. Describir claramente el asunto a que se refiere. La fecha de inicio del Trámite. Estado de Guarda Describir detalladamente el estado que guarda actualmente el asunto, las acciones realizadas y lo que falta por realizar, además del servidor público responsable de su atención dentro del área. Fecha Probable de La fecha aproximada de la conclusión del asunto. Terminación Responsable de Seguimiento Responsable del llenado del formato Hoja de Nombre del Responsable de dar seguimiento o conclusión al asunto. Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el El número total de las hojas que se ocupen de este 50

51 Programa para la Entrega y Recepción de la Administración ANEXO XXV RELACION DE ASUNTOS EN TRÁMITE Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: No. de Expediente de Oficio o Control Asunto Fecha de Inicio Estado que guarda Fecha probable de Terminación Responsable del seguimiento Responsable del llenado del formato Hoja 1 de Nombre, Cargo y Firma 51

52 Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción de la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: RELACION DE OBRAS EN PROCESO Objetivo del formato: Identificar las obras que se iniciaron en la administración y que se encuentran pendientes de concluir. Nombre del Campo Anotar Unidad Administrativa Nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información (Rectoría, Secretaría Dirección de Facultad). Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Programa El nombre de programa conforme a su autorización. Fuente de inversión La fuente de inversión de la que se realice la obra. Nombre de la obra y El nombre completo de la obra, incluyendo su número y comprobante de aprobación el número del oficio de aprobación. Inversión, Total autorizada Señalar en donde se ejecuta la obra. Inversión, ejercida El importe pagado a la fecha de corte de la información. Inversión, por ejercer El importe pendiente de pago a la fecha de corte de la % de Avance Físico y financiero En proceso Modalidad de Ejecución Fecha programada de terminación Nombre y cargo del responsable del seguimiento Responsable del llenado del formato Hoja de información (especificar monto y porcentaje). El porcentaje de avance físico y financiero en que se encuentra la obra a la fecha de corte de la información, con relación al programa de ejecución de la obra. Mencionar si la obra se encuentra en proceso. Por contrato o por Administración. La fecha de terminación según contrato o plan de trabajo. Nombre y cargo del servidor público que es responsable de dar seguimiento a la obra (en caso de estar en proceso) Nombre, cargo y firma de la persona que llenó el El número total de las hojas que se ocupen de este 52

53 Programa para la Entrega y Recepción de la Administración ANEXO XXVI RELACION DE OBRAS EN PROCESO Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Progr ama Fuen te de Inver sión Nomb re de la Obra y núme ro del oficio de aprob ación Local idad Total Autori zada Inversión Ejer cida Por ejer cer % de Avan ce Físico y finan ciero En proc eso Moda lidad de Ejecu ción Fecha progra mada de Termin ación Respo nsable del segui miento Responsable del llenado del formato Hoja 1 de Nombre, Cargo y Firma 53

54 Instructivos para el llenado de formatos de anexos del Acta de Entrega y Recepción de la Administración INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA: INVENTARIO DE ACERVO BIBLIOGRÁFICO Objetivo del formato: Conocer la existencia a detalle de los materiales bibliográficos que se encuentran dentro de la biblioteca. Nombre del Campo Anotar Información Al (día-mes-año) Fecha de corte de la información que se proporciona utilizando el formato día/mes/año. Unidad responsable. Administrativa Nombre de la Unidad Administrativa a que corresponde la información. (Rectoría, Secretaría Dirección de Facultad). Número de adquisición ó código de barras Número de clasificación Título Autor Año Total de títulos Total de volúmenes Hoja de Corresponde al número progresivo que le asigna la biblioteca anteponiéndole una letra según la facultad o escuela que corresponda. Es la signatura topográfica tomada del sistema de clasificación decimal MELVIL DEWEY y de las tablas de CUTTER. Título de la obra ó material bibliográfico. Autor de la obra ó material bibliográfico. Año de publicación de la obra. Total de títulos existentes. Total de volúmenes por título. El número total de las hojas que se ocupen de este 54

55 Programa para la Entrega y Recepción de la Administración ANEXO XXVII INVENTARIO DE ACERVO BIBLIOGRÁFICO Información al (Día Mes Año) Unidad Administrativa: Número de adquisición ó código de barras Número de clasificación Título Autor Año Total de títulos Total de volúmenes Responsable del llenado del formato Hoja 1 de Nombre, Cargo y Firma 55