Los archivos hacia los medios electrónicos

Transcripción

1 Los archivos hacia los medios electrónicos Mayo 2011

2 Beneficios Clasificación y Organización de Archivos Físicos Digitalización e Indexación Implementación de Sistema de Gestión Automatización total Automatización organizada

3 Modelo de Transformación LFTAIPG LGOCA Criterios Especificos 7 Medios Custodia de Valoración Respaldo 8 Actualizaci Medios de ión Respaldo 6 Depuración 1 Designación SISTEMA Calidad Misión Transparencia SIA Visión 5 Transferencias Primarias 2 Red de enlaces Instrumentos de Control ICCA y Consulta 4 3 Inventarios IGE Generales IFAI AGN SHCP Informe de Gestión Autoevaluación Actas de Entrega Rendición de Cuentas

4 Sistema Integral de Archivos

5 Conformación del CA Áreas de Respaldo Archivo Central Sistema de Archivo y de Gestión Sistema Integral de Archivos Normatividad hacia el interior Control de Mobiliario p/archivos Archivos de trámite Concentración e Históricos

6 FACTORES A CONSIDERAR Selección Preparación Clasificación Indexación Captura Migración Actualización Respaldo

7 PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

8 Proceso de conformación Expediente Único CA UA S UA S CA CA UA S CA UA S

9 Homologación de Procesos Reingeniería de procesos Reingeniería de flujos documentales PROCESO ORGANIZACIONAL Calidad (lista de registros) Tecnologías de la Información Calidad (CADIDO) Sistemas Automatizados de Archivo y Gestión PROCESO ARCHIVÍSTICO Organización Instrumentos de Consulta y Control

10 PROCESO ORGANIZACIONAL REINGENIERIA DE PROCESOS Expedientes independientes PROCESOS ACTUALES INDEPENDIENTES PROCESOS INTEGRALES UNICOS Expedientes Únicos REDISEÑO DE LOS FLUJOS DOCU MENTALES PROCESO ARCHIVISTICO

11 Conformación de Expediente Único Promoción Jurídico C H E C K Expediente Único Administración y consulta autorizada SISTEMA (WEB) Crédito L I S T Electrónico Administración Crediticia Seguimiento y Recuperación D E F I N I D O Físico (únicamente originales) Archivo Central

12 Conformación de un SIADA Sistema de Archivo Sistema de Gestión Instrumentos de Consulta ---Red de Enlaces Sistema Integral de Administración de

13 Alcance del Sistema Construir procesos más eficientes y disminuir costos operacionales Mejorar procesos de colaboración entre Unidades Administrativas Reducir riesgos en el cumplimiento normativo Normalizar el manejo de la información y Administrar el flujo documental Interoperar entre las distintas Unidades Administrativas de la Institución Crear expedientes únicos Controlar la administración de asuntos a nivel institucional a través del establecimiento de fechas compromiso e identificadores únicos Medir los niveles de servicio en el flujo documental y auditar procesos Compatible para interoperar con distintos sistemas operativos Operar utilizando esquemas de seguridad como firma digital y firma electrónica avanzada.

14 Compatibilidad de Sistemas Administración Documental Sistema Automatizado de de Gestión Control de Gestión Sistema Integral de de Archivos Expediente electrónico Expediente físico Registro, control y seguimiento de asuntos Creación e integración de expedientes únicos Eliminación de documentos duplicados Utilización de firma electrónica avanzada Administración, control y gestión de expedientes durante su ciclo vital Control de instrumentos de consulta y control archivístico Atención a préstamos y consultas de expedientes Atención a requerimientos internos y externos

15 Operación y Funcionalidad Unidades Administrativas Unidades Administrativas Registro y digitalización de documentos. Generación y envío en formatos word, excel, power point, PDF, etc. Entrega electrónica al destinatario con acuse de recibo. Asignación de folio por asunto. Entrega física de documentos al área responsable. Base de datos única con control de privilegios para consulta. Eliminación de copias Flujo documental con control de cambios y autorizaciones. Agilidad en el trámite Atención oportuna a los asuntos mediante alertas. Recepción electrónica de asuntos. Turnado electrónico para atención. Seguimiento y control mediante firma digital Interconexión con SIARCH Interconexión con otras unidades administrativas y Dependencias Integración de expedientes físicos, en su caso.

16 Niveles de Seguridad ID Llave principal o autenticación del usuario (control interno en sistema para identificación del usuario) Firma autógrafa (sirve únicamente para recepción de documentos y/o acuses) Firma electrónica avanzada y/o sello digital (encriptada y de seguridad para el usuario en la gestión)

17 Componentes del Sistema de Administración Documental Integral Catálogos Plantilla de Personal Usuarios Medición de Niveles de Servicio Reportes y Estadísticas Evaluación y Monitoreo Sistema de Administración Documental Integral Flujos Definidos Gestión Integración Consulta ID Firma electrónica Certificado Digital Administración de Privilegios Seguridad Administración de Multiformatos Diferentes etapas de la gestión 17

18 Diagrama de Contexto Recepción, registro, clasificación y turnado de los asuntos Áreas involucradas en la atención del asunto (consulta, cambios, autorizaciones, etc. conforme a privilegios) Oficialia Centro de Documentación Partes y y/o Unidades Administrativas Digitalización, WF, manejo Digitalización de archivos electrónicos y físicos Termino Término de Atención del asunto Conformación de expediente electrónico o fisico Inicio de proceso definido Atención de áreas involucradas en el flujo Sistema Integral de Gestión Sistema Automatizado de Control de Gestión Sistema Integral de Archivos

19 Modelo de Operación Servidor de Imágenes (SIARCH-Gestión) Servidor Base de Datos (SIARCH- Gestión) Sistema Integral de Archivos Clasifica Organiza Depura Transfiere Servidor Workflow s Sistema Control de Gestión Control de asuntos Consulta de Expedientes y/o Documentos. Valida Expedientes. Valida Respuestas. Autoriza expedientes. Ejecuta reportes y estadísticas..

20 Esquema Combinado

21 Diagrama de Contexto Archivos de Oficialia de Partes y Trámite Unidades Administrativas Archivo de Concentración Archivo Histórico Expedientes Físicos y Electrónicos Expedientes Físicos y Electrónicos Baja Documental Sistema Integral de Gestión Sistema Integral de Archivos

22 Conversión de Documentos Físicos a Electrónicos UA UA UA UA UA Expediente Físico Expediente Físico Expediente Físico Expediente Físico Expediente Físico Digitalización Sistema Integral de Archivos EXP. EXP.

23 Proceso SIADA Unidad Administrativa Unidad Administrativa Unidad Administrativa Unidad Administrativa Unidad Administrativa WF WF WF Sistema Integral de Gestión PDF TIFF WORD EXCEL PPS BD Documentos Electrónicos Únicos Sistema Integral de Archivos EXP. EXP. Documentos Físicos

24 Esquema de Operación Unidades Administrativas Unidades Administrativas Unidades Administrativas Unidades Administrativas WF PDC WF Sistema Integral de Gestión Archivo para conformar expediente Repositorio de Archivos Electrónicos Consulta PDF TIFF WORD EXCEL PPS BD Documentos Electrónicos Únicos Sistema Integral de Archivos EXP. EXP.

25 Gracias por su Atención Oscar o. Córdova López Insurgentes Sur 1971, TIV, piso 7 Col. Guadalupe inn Tel Fax , ext Mail: ocordova@nafin.gob.mx ocordovalopez@yahoo.com.mx