MANUAL DE USUARIO DEL PORTAL DE RECEPTOR - CUSTODIA SERVICIO e.fact

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1 MANUAL DE USUARIO DEL PORTAL DE RECEPTOR - CUSTODIA SERVICIO e.fact

2 pàg 2/12 Control del documento Información general Título: Creado por: Nombre del documento: MANUAL DE USUARIO DEL PORTAL RECEPTOR- SERVICIO e.fact Consorci AOC.docx Histórico de revisiones Versión Fecha Autor Comentarios 2.0 Actualización nuevos estados servicio efact

3 pàg 3/12 Índice 1 ACCEDER AL PORTAL RECEPTOR - CUSTODIA ENTORNO DE TRABAJO LISTADO DE FACTURAS OPCIONES SOBRE LISTADOS DE FACTURAS VISUALIZACIÓN FACTURA Visualizar Histórico de la Factura Cambios Estados de la Factura (solo modalidad Portal Receptor) UTILIDADES... 12

4 pàg 4/12 1 ACCEDER AL PORTAL RECEPTOR - CUSTODIA El acceso al portal del receptor custodia del servei e.fact se realizará a través del portal EACAT mediante autenticación con certificado digital T- CAT o usuario / contraseña, accediendo al enlace "Acceder". Una vez realizada la autenticación a EACAT, el acceso al portal e.fact se realiza a través de la pestaña "Aplicaciones".

5 pàg 5/12 2 ENTORNO DE TRABAJO Acceso a soporte Información de Usuario Opciones de Trabajo Filtros LISTADO DE FACTURAS. Opciones sobre los listados Por defecto al entrar al portal del receptor custodia del servicio e.fact se muestra un listado de facturas que, dependiendo de la configuración de su usuario, será el de facturas RECIBIDAS o un LISTADO de una "Búsqueda Personalizada".

6 pàg 6/ LISTADO DE FACTURAS Pulsando sobre cualquiera de las columnas el listado se reordenará en función de la columna pulsada. Aparece marcada la columna que ordena el listado Para añadir o eliminar columnas del listado : Ir al acceso Utilidades-> Editar vista del listado recapitulativo Acceso a la visualización de la factura en formato PDF y a las funcionalidades a desempeñar factura a factura. Para acceder, basta con pulsar sobre el icono de la factura Dicho icono identifica el estado de la factura en el servicio. Permite paginar si existe más de una página en el listado Estados posibles de la Factura: DELIVERED Entregada al Receptor ACCEPTED Conformada. REGISTERED- Registrada en efact ANNOTATED Registrada en RCF RECOGNISED -Contabilizada la obligación de pago PAID Factura Pagada RECEIVED Recibida en Destino RECH - Rechazada indicando motivo de dicho rechazo

7 pàg 7/ OPCIONES SOBRE LISTADOS DE FACTURAS : Descargar documentos seleccionados Desde el listado de facturas, el usuario podrá seleccionar una o varias facturas para descargarlas. Esta operación también podrá ser seleccionada desde la Consulta de Facturas. Una vez seleccionada esta operación, aparecerá un diálogo que nos permitirá elegir el formato en el cual se va a descargar la factura Formato XML. Documentos Edifact incrustados (originales EIDFACT). Descargar documentos adjuntos. Formato PDF (con opción de PDF417 para custodia papel). Una vez seleccionado el formato, se procederá a la descarga de los documentos seleccionados en formato ZIP. Visualizar e imprimir documentos seleccionados Desde el listado de facturas, el usuario podrá seleccionar una o varias facturas para visualizarlas, y posteriormente imprimirlas. Esta operación también podrá ser seleccionada desde la Consulta de Facturas. Una vez seleccionada esta operación, aparecerá un diálogo que nos permitirá elegir el formato en el cual se va a visualizar la factura: Formato XML (visualización estándar portal). Imprimir documentos adjuntos.formato PDF (visualización básica con posibilidad incluir PDF417). Descargar los documentos del filtro aplicado Esta opción descarga todas las facturas del filtro aplicado a través de la opción "Descargar los documentos del filtro aplicado"

8 pàg 8/ VISUALIZACIÓN FACTURA Opciones a desempeñar sobre las facturas recibidas II Opciones a desempeñar sobre las facturas recibidas I. Salir de la aplicacion: Salir. Regresar a lista recapitulativa: Ir a la pantalla de Inicio. Imprimir vista de detalle: Imprime la factura.. Imprimir PDF-417: Opción que genera un documento PDF de la factura, que incluye las marcas gráficas PDF417, lo que permite su custodia en papel. Para su consulta es necesario tener el programa Adobe Acrobat Reader (gratuito) instalado en su ordenador. Ver documento adjunto / Seleccionar documento adjunto: Opción visible si hay documentos PDF adjuntos a la factura. Para su consulta es necesario tener el programa Adobe Acrobat Reader (gratuito) instalado en su ordenador. Validar Documento: Comprobante de que la factura fue generada con un certificado no caducado en la fecha de creación. Descargar: Permite la descarga de la factura. La descarga se realiza mediante un archivo ZIP que contiene la factura original facturae xml, y en el caso de que el original sea en formato EDIFACT, éste.. Ver Factura Electronica: Permite consultar la factura electrónica. Obtener recibo electrónico Opción que permite visualizar el recibo electrónico. El recibo electrónico es un documento pdf firmado, conforme la factura ha sido registrada en el registro de entrada de la entidad receptora. Este documento se envía al emisor de la factura, conforme la factura ha sido registrada por el ente receptor. Para su consulta es necesario tener el programa Adobe Acrobat Reader (gratuito) instalado en su ordenador.. Visualizar histórico de la factura: Permite consultar la evolución de los estados por los que ha pasado la factura.

9 pàg 9/ Visualizar Histórico de la Factura Fecha del Cambio de Estado Nombre Usuario. Los estados automaticos el usuario aparecerá PFE_Sistema Factura Rechazada- Motivo del Rechazo Factura Registrada en RCF - Numero del Registro Contable introducido Acceso al histórico de estados de la factura: A través de la edición de la factura y mediante la opción de Visualizar histórico de estados se accede a la pantalla en la que se desglosan los estados por los que ha pasado dicha factura. En la Columna Informacion Adicional aparece aquella Informacion asociada al estado introducida por receptor en cada uno de los estados a los que corresponde

10 pàg 10/ Cambios Estados de la Factura (solo modalidad Portal Receptor) Los siguientes cambios de estados están disponibles para permitir una gestión simple para el tratamiento manual de las facturas Registrar en RCF -- RECEIVED Conformar - ACCEPTED - A partir del estado DELIVERED - Transmite ANNOTED y RECEIVED al emisor de la factura - Permite incorporar el campo Número de Registro RCF. Obligatorio para el cambio de estado - Mostrar como Literal en el Menú del Receptor: Registrar en RCF Pagar Factura - PAID - A partir del estado RECEIVED - Transmite ACCEPTED al emisor de la factura - Mostrar como Literal en el Menu del Receptor: Conformar - Transmite RECOGNISED y PAID al emisor de la factura - Mostrar como Literal en el Menú del Receptor: Pagar Factura - A partir del estado ACCEPTED

11 pàg 11/12 No Conformar/Rechazar - Disponible la opción cuando la factura se encuentra en los siguientes estados: >> DELIVERED >> RECEIVED - Transmite REJECTED al emisor de la factura estado - Permite incorporar el Texto indicando el Motivo del Rechazo. Obligatorio para el cambio de

12 pàg 12/12 3 UTILIDADES (1) Edición y creación de filtros: Permite la gestión de filtros sobre facturas que quedarán reutilizables para el usuario (2) Editar vista del listado recapitulativo: Permite entre elegir los campos de las facturas a mostrar en el recapitulativa de la pantalla de facturas enviadas y recibidas. (3) Gestión de descargas: Toda descarga realizada sobre el filtro aplicado al listado recapitulativo de facturas; será enviado a esta página para que el usuario pueda descargárselo.