PROGRAMA DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2016 PRESENTACIÓN

Transcripción

1 PROGRAMA DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2016 PRESENTACIÓN Para dar cumplimiento a lo establecido en el Artículo 31 de los Lineamientos Generales para la Gestión de Archivos del Estado de San Luis Potosí, la Coordinación de Archivos del Sistema Educativo Estatal Regular, pone a su consideración el Programa Anual de Desarrollo Archivístico, para el presente año. Este programa es un instrumento de planificación orientado a mejorar las actividades a realizar en materia de administración de documentos y archivos, que se lleva a cabo anualmente para establecer mecanismos de regulación, organización, difusión y conservación de la documentación generada en esta Institución, para construir un sistema de archivos efectivo. El desarrollo archivístico implica la construcción de un sistema de gestión de la documentación, a lo largo de las distintas etapas de su ciclo vital y como un proceso que integra las actividades relacionadas con documentos en todas y cada una de las unidades administrativas que conforman este Sistema Educativo. Los beneficios de contar con un programa de desarrollo archivístico son numerosos desde el punto de vista administrativo, hasta el vaciado de los instrumentos básicos de control archivístico, que permiten saber con precisión el fondo documental con que cuenta la Institución, su ubicación, en qué condiciones se encuentra y por tanto si necesita algún tipo de tratamiento para su conservación y destino final. El orden para el manejo archivístico confiere una fortaleza institucional, pues constituye un elemento importante en el uso de la información y la optimización de

2 espacio y de recursos. Además de garantizar el acceso a la información, la transparencia y la rendición de cuentas. Desde el punto de vista patrimonial, este Sistema Educativo posee un acervo muy valioso, en virtud de que contiene la historia de la Institución y las evidencias de cómo ha cumplido con sus funciones a través de su ciclo vital. Durante el año 2015 se impartieron las siguientes asesorías: Reuniones informativas sobre captura de información a responsables de Archivos de Trámite (114 participantes) Asesorías para el llenado de formatos de Control Archivístico. Visitas a las áreas de trabajo para revisión y actualización de software Revisión a la página de transparencia. Reporte sobre inconsistencias en la página de transparencia. Capacitaciones sobre el uso de software para el manejo de PDF. Se actualizaron los instrumentos de consulta archivística (Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental) y los formatos de control archivístico (Carátula de Expediente, Inventario de Trámite y Guía Simple). Se actualizaron los manuales de organización y procedimientos, en los cuales se agregaron los criterios, políticas y medidas técnicas para la organización de los archivos administrativos, así como el código de conducta. Se reacondicionó el Departamento con anaqueles metálicos sustituyendo los que estaban en mal estado incluyendo los de madera.

3 Se propuso en Programa Anual 2015, la encuadernación de documentos históricos (estadísticas) y por recomendación del archivo histórico, se sugirió el almacenamiento de expedientes en cajas de archivo para legajo, el cual se implementó y se lleva a cabo un avance del 10%. OBJETIVO GENERAL, ESTRATEGIAS, PROYECTO Y CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA ESTE AÑO 2016 OBJETIVO Consolidar y uniformar los procesos archivísticos a través de un modelo de gestión documental, que permita desarrollar adecuadamente la organización y conservación de los archivos mediante su ciclo vital y asegurar el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de archivos y transparencia. ESTRATEGIAS Aplicar el uso de tecnologías de la Información mediante un sistema automatizado para la administración de expedientes electrónicos de personal activo e inactivo del Sistema Educativo, que permita garantizar su integridad y acceso, facilitando la búsqueda de información. Dar continuidad al Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2016, supervisando mensualmente cada una de las actividades a realizarse y llevar un seguimiento y control del mismo. Organizar y coordinar cursos de capacitación y de actualización, (según cronograma de actividades). Asimismo proporcionar asesoría personalizada

4 cuando se requiera a personal responsable de archivos de trámite de las Unidades Administrativas. Verificar mensualmente en la página de transparencia, que las Unidades Administrativas de este Sistema reporten en tiempo y forma los instrumentos de control archivístico, detectar algún error y notificar al Área correspondiente para corrección. Vigilar los plazos de conservación de la documentación de archivo de concentración anualmente de acuerdo a la valoración documental, notificar en tiempo y forma a quien corresponda y proceder a la transferencia o baja de los documentos que hayan cumplido con su vigencia. Analizar con el Comité de Información los planes, programas, instrumentos y demás, propuestos por el Coordinador de Archivos cada que se amerite, para evaluar o aprobar según sea el caso. PROYECTOS Solicitar la adquisición de mobiliario, equipo de oficina y material adecuado para la mejora y fortalecimiento de los Archivos de la Institución, en cumplimiento a lo dispuesto por los artículos 31, fracción VIII y sexto transitorio de los Lineamientos Generales para la Gestión de Archivos: Una trituradora (reposición) Aire acondicionado Señalética para pasillos en acrílico. Dos sillas (por incremento de personal) Cuatro escritorios pequeños Detectores de humo. Tres bancos escalera

5 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ARCHIVO DE TRÁMITE Control de expedientes de personal Integración y organización de documentos de Archivo de Trámite de acuerdo al CGCA y CADIDO Elaboración y actualización de Carátula de Expediente, Inventario de Archivo de Trámite y Guía Simple. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Organización y resguardo de documentos de Archivo de Concentración Recepción y validación de transferencias documentales Actualización de Inventarios de Concentración. Vigilar plazos de conservación y destino final de los resguardos Colaborar con la coordinación de Archivos en la elaboración y actualización de los instrumentos de control y consulta archivística. Proporcionar información escolar para comprobación de estudios Captura de Inventario por Expediente

6 Curso de capacitación dirigidos a Jefes de Área sobre la actualización de los instrumentos de control y consulta archivística. Asesorías y capacitaciones a personal foráneo sobre actualización sobre la actualización de los instrumentos de control y consulta archivística. ARCHIVO HISTÓRICO Custodia, conservación y restauración del acervo documental Brindar asesoría interna y externa a usuarios que soliciten información en la materia Colaborar en la valoración de los documentos para su destino final COORDINACIÓN DE ARCHIVOS Regular y supervisar la organización de los archivos Elaboración y actualización de los instrumentos de consulta y control archivístico. Implementación de los instrumentos de consulta y control archivístico. Elaborar planes, programas manuales de organización y procedimientos COMITÉ DE INFORMACIÓN Evaluar y aprobar los planes, programas e instrumentos de control archivístico. Aplicar las disposiciones emitidas por el SEDA para cumplir con la LTAIPE Asistir y convocar a reuniones cuando sea necesario

7 TRANSPARENCIA Ejecutar la nueva normativa, implementada por el INAI (Instituto Nacional de Transparencia Acceso a la Información y Protección de Datos Personales.) Capacitación sobre nuevas obligaciones de Transparencia implementada por el INAI. MOBILIARIO, EQUIPO DE OFICINA Y MATERIALES Solicitar mobiliario y equipo de oficina para, la mejora y fortalecimiento del archivo de la Institución Solicitar material ordinario (tóner, papelería en general) para realizar las tareas archivísticas MEDIDAS DE CONSERVACIÓN, SEGURIDAD E HIGIENE Supervisar las instalaciones eléctricas del Departamento de Archivo. Revisar que se encuentren en buen estado los extintores y solicitar capacitación para la utilización de los mismos. Realizar fumigaciones para fauna nociva. Mantener limpio, en orden, libre de polvo y de cualquier obstrucción en pasillos y acceso del archivo San Luis Potosí., S.L.P. marzo de 2016.