Procedimiento para el pago a proveedores. Control De Emisión Elaboró Revisó Aprobó Ing. Enrique Herappe Jaimes RD del SGI.

Transcripción

1 Control De Emisión Elaboró Revisó Aprobó Ing. Enrique Herappe Jaimes RD del SGI C.P. María Alejandra Sánchez Gómez Jefa del Departamento de Recursos Financieros M.C. Gloria Irene Carmona Chit Directora Firma Firma Firma 27 de enero de de enero de de febrero de 2012 Número de revisión Fecha de la actualización 0 25-AGOSTO-2010 Alta de procedimiento Descripción del cambio 1 01 de febrero de 2012 Cambio de identidad Actualización del procedimiento Código: ITT-AD-PO-010 Revisión: 1 Página 1 de 6

2 1.- Propósito Implementar un procedimiento para la elaboración de cheques y pago a proveedores en el Instituto Tecnológico de Toluca (ITTOL) 2.- Alcance Este procedimiento aplica desde la recepción de documentos necesarios para la elaboración de pólizas contable, su registro, la elaboración del cheque, aprobación y firma del cheque por parte del jefe departamento de recursos financieros de la Dirección o subdirección administrativa y la entrega el cheque por parte de Recursos Financieros a los proveedores 3. Políticas de operación 3.1 De la responsabilidad Es responsabilidad del Departamento de Recursos Financieros del pago a proveedores de bienes o servicios 3.2 De la entrega de los documentos El Departamento de Recursos Materiales y Servicios deberá enviar a recursos financieros los días miércoles por la mañana la documentación autorizada por Recursos Financieros, la Dirección para su registro contable y elaboración del cheque correspondiente y realización del pago 3.3 De la recepción de documentos El departamento de recursos financieros deberá recibir por parte de recursos materiales y servicios la siguiente documentación: Factura original debidamente elaborada con los requisitos fiscales de acuerdo artículo 29 y 29- A del CODIGO FISCAL DE LA FEDERACION Y SU REGLAMENTO: A nombre de la Secretaria de Educación Pública y/o Instituto Tecnológico de Toluca, Registro Federal de Contribuyentes, Domicilio fiscal, Colonia, Ciudad, Código Postal, Descripción del bien o Servicio, Cantidad, Costo Unitario, Sub Total, IVA acreditable desglosado, Importe Total en pesos mexicanos en número y en letra. Sello de entrada de almacén, firmado por el responsable del almacén, número de vale de entrada y salida, cuadro de control de registros contables (no. de cheque, no. de póliza, departamento, partida, importe). Y leyenda de recibo de conformidad y entera satisfacción el material y/o servicio solicitado, de puño y letra del jefe del departamento solicitante, con nombre completo, firma y cargo Requisición autorizada (ITTOL-AD-PO ) Orden de compra (ITTOL-AD-PO ) Orden de servicio, cuando aplique Compulsa fiscal Fotografías, en el caso de material cuando aplique, antes del servicio, durante el servicio y al finalizar el mismo En caso de uniformes, equipo de seguridad, entre otros deberá presentarse el formato de Código: ITT-AD-PO-010 Revisión: 1 Página 2 de 6

3 acuse de recibo (ITTOL-AD-PO ) En el caso de que la compra sea superior a $50, más IVA, deberá presentar tres cotizaciones en original selladas y firmadas; Si las cotizaciones son enviadas vía internet, tienen que traer la solicitud y respuestas del proveedor impresas. En el caso de que la compra sea mayor de $370, y los $2 550, mas IVA, para poder realizar el pago ésta deberá estar acompañada con la documentación del procedimiento de invitación a cuando menos tres proveedores Cuando la compra exceda de $2 550, mas IVA para poder realizar el pago deberá anexar el procedimiento de Licitación Pública. 3.4 De la elaboración de la póliza cheque El jefe de oficina de tesorería es el responsable del registro contable de las compras o servicios en el sistema CONRED, en el cual deberá detallar la descripción de la compra, el departamento solicitante, la partida, el proyecto presupuestal, y la meta. 3.5 De la elaboración del cheque La persona responsable de elaborar el cheque revisará que las facturas a pagar cumplan con todos los requisitos anteriormente solicitados Para elaborar el cheque, las facturas se deberán contabilizar en el sistema SIATEC. En caso de solicitar un pago o anticipo, sin los requisitos anteriormente descritos, el departamento de recursos materiales y servicios presentará a recursos financieros solicitud de cheques, y tendrá cinco días hábiles para realizar la comprobación correspondiente Cuando se tenga la documentación necesaria se procederá al registro contable corroborar que ya se haya elaborado el cheque en la cuenta 1105 del CONTRED, para dejarla en ceros 3.6 Del pago de activo fijo y/o partidas restringidas Cuando se trate de adquisición de activo fijo, software y/o partidas restringidas, el pago se realizará con el subpresupuesto autorizado por la DEGEST 3.7 De la actualización de la Normatividad Vigente Es responsabilidad de la Subdirección de Servicios Administrativo vigilar de forma permanente que se mantengan actualizados los documentos normativos aplicables al proceso de adquisiciones, los cuales pueden ser, pero no se limitan a: a) Ley de adquisiciones, arrendamiento y servicios del sector salud. b) Manual del Sistema de Ingresos Propios de los Planteles Educativos dependientes de la Subsecretaría de Educación e Investigación Tecnológica. c) Oficios emitidos por el Coordinador Sectorial de Administración y Finanzas de la Dirección de Educación Tecnológica. d) Oficios emitidos por el Comité de adquisiciones del Instituto. Código: ITT-AD-PO-010 Revisión: 1 Página 3 de 6

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5 4. Diagrama de flujo de las etapas del procedimiento Recursos materiales y servicios Departamento de recursos financieros Dirección Proveedores Inicio 1 2 Integra documentación autorizada Recibe y revisa documentación Elabora Registro contable de La compras en el sistema CONRED Elabora poliza y cheque Firma y autoriza cheque 6 Recibe cheque de la dirección 7 Recibe cheque por pago del bien o servicio Término Código: ITT-AD-PO-010 Revisión: 1 Página 5 de 6

6 5. Descripción de las actividades de las etapas del procedimiento Secuencia de etapas 1. Integra documentación autorizada 2. Recibe documentos Actividad 1.1 Integra la documentación necesaria para solicitar el pago al proveedor del bien o servicio 1.2 Entrega documentación autorizada al Departamento de recursos financieros 2.1 Se recibe la documentación necesaria 2.2 Se revisa y coteja la documentación Responsable Jefatura del Departamento de recursos materiales y servicios Departamento de recursos financieros 3. Elabora poliza 3.1 El jefe de contabilidad descarga la información en el sistema CONRED 3.2 El jefe de contabilidad verifica que la factura cumpla con los requisitos necesarios 3.3 Elabora cheque. 4. Elabora cheque 4.1 Firma cheque de autorización 4.2 Pasa cheque a firma de autorización a la Dirección Jefatura de contabilidad de Recursos Financieros Tesorería 5. Firma y autoriza cheque 6. Pago al proveedor 5.1 Firma cheque y regresa a Recursos Financieros Dirección 6.1 Recibe cheque firmado y autorizado y entrega al proveedor Jefatura de contabilidad de Recursos Financieros 6. Documentos de referencia Manual de Ingresos Propios Oficios emitidos por Coordinación Sectorial de Administración y Finanzas de la DGEST. Código: ITT-AD-PO-010 Revisión: 1 Página 6 de 6