TRAMITE DE PAGO DE LOS SERVICIOS DE ENERGIA ELECTRICA Y TELEFONÍA DEL PODER EJECUTIVO.

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1 TRAMITE DE PAGO DE LOS SERVICIOS DE ENERGIA ELECTRICA Y TELEFONÍA DEL PODER EJECUTIVO. OBJETIVO Llevar el pago y control de los diversos servicios (energía eléctrica y teléfono), que requieren las Dependencias y Organismos Descentralizados de Gobierno del Estado de Nayarit, para el mejor funcionamiento de sus instalaciones. NORMAS DE OPERACIÓN SERVICIO TELEFÓNICO El Departamento de Servicios Generales será el único encargado de gestionar ante la Empresa de Teléfonos de México, S.A. de C.V., cualquier tipo de servicios como son: contrataciones, cambios de domicilios, bajas y reportes de fallas en las líneas telefónicas, en caso contrario no se realizará el trámite de pago correspondiente. Así mismo este departamento es el responsable en realizar las programaciones de las extensiones del conmutador que se encuentra en Palacio de Gobierno, previa solicitud del coordinador administrativo o equivalente de cada dependencia u Organismo. Cuando se solicite la contratación de líneas telefónicas directas y cambios de domicilios, el coordinador administrativo o equivalente deberá solicitar por escrito al Departamento de Servicios Generales, indicando calle y número, así como también las calles transversales. No están autorizadas las llamadas por cobrar, larga distancia, internacional, mundial y celulares; que no sean oficiales y servicios que proporcione Teléfonos de México como son: despertador, identificador de llamadas, sígueme, llamada en espera y tres a la vez. Con el Tarificador instalado en el Conmutador, se controlan las llamadas en el interior de Palacio de Gobierno, por lo que cada una de las unidades administrativas deberán solicitar al Departamento de Servicios Generales las claves de acceso para realizar llamadas de larga distancia y celulares de carácter oficial, proporcionando el nombre de la (s) persona (s) responsables. El Departamento de Servicios Generales enviará mensualmente a cada una de las áreas, relación de las llamadas efectuadas por clave para la validación por parte del titular.

2 El costo de las llamadas realizadas con clave de acceso que no sean validadas por el titular de la unidad administrativa, deberán ser depositados en la Recaudación de Rentas de la Secretaría de Finanzas, por el responsable en una sola exhibición. El ejercicio del Presupuesto de la Partida TELÉFONOS, se ajustará al Calendario Mensual enviado por las Dependencias, siendo responsabilidad de éstas el sobreejercicio acumulado. Los coordinadores administrativos o equivalentes de las Dependencias y Organismos Descentralizados, se podrán coordinar con el Departamento de Servicios Generales para analizar los consumos y correcciones de las Líneas Telefónicas, con el propósito de optimizar el servicio y reducción del gasto. Las validaciones que envíe el Departamento de Servicios Generales, a los coordinadores administrativos o equivalentes de cada dependencia, deberán de ser devueltas mediante oficio con la aprobación o autorización de que las llamadas son de carácter oficial. SERVICIO DE ENERGÍA ELÉCTRICA El Departamento de Servicios Generales, será el único encargado de gestionar ante la Comisión Federal de Electricidad, cualquier tipo de servicio como son: contrataciones, cambios de domicilio, cambio de servicio, bajas o fallas en el suministro de energía. Cuando se requiera contratación, baja, cambio de domicilio y de servicio, el coordinador administrativo o equivalente, deberá solicitar por escrito al Departamento de Servicios Generales indicando calle, número y calles transversales. Los coordinadores administrativos o equivalentes de las Dependencias y Organismos Descentralizados, se podrán coordinar con el Departamento de Servicios Generales para analizar los consumos y correcciones del servicio, con el propósito de optimizar el gasto. El pago que erogue cada dependencia será aplicado a la unidad presupuestal que corresponda. Las validaciones que envía el Departamento de Servicios Generales, a todos los coordinadores administrativos o equivalentes de las Dependencias o Organismos Descentralizados, deberán ser devueltas mediante oficio con su aprobación.

3 28 ABR 26 2 PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE LOS SERVICIOS DE ENERGÍA ELÉCTRICA Y TELEFONÍA DEL PODER EJECUTIVO. : DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO: SERVICIOS / PAGOS DE SERVICIOS RESPONSABLE ACT. NUMERO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMATO O DOCTO. Recibe la factura mensual y bimestral, revisa y registra el trámite para pago por unidades presupuestales. - DEPTO. DE SERV. Turna oficio (O/C) a la Dirección General de Contabilidad y Presupuesto, anexa factura original para que se aplique la reserva por unidad presupuestal. 2 Nota: El oficio () se dirige al Director General de Tesorería y se distribuye de la siguiente manera: Dirección General de Tesorería Original Secretaría de Finanzas ª Copia Dirección General de Administración 2ª Copia Dir. de Rec. Materiales y Serv. Grales. ª Copia Expediente ª Copia - () DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO Crea reserva presupuestal, valida para continuar con el tramite y regresa oficio junto con la facturación al Departamento de Servicios Generales. DEPTO. DE SERV. Recibe los documentos originales (oficio y factura) y turna al Departamento de Adquisiciones. DEPTO. DE ADQUISICIONES 5 Elabora contra recibo (O/2C), anexa copia a los documentos originales (oficio y factura) y turna a la Dirección General de contabilidad y Presupuesto para su tramite de pago respectivo. El contra recibo se distribuye de la siguiente manera: Proveedor Original Consecutivo de adquisiciones ª Copia Expediente 2ª Copia - DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO 6 Recibe documentos (oficio, factura original y copia del contra recibo), elabora póliza de cheque y turna a Caja 2. -

4 28 ABR PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE LOS SERVICIOS DE ENERGÍA ELÉCTRICA Y TELEFONÍA DEL PODER EJECUTIVO. : DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO: SERVICIOS / PAGOS DE SERVICIOS RESPONSABLE ACT. NUMERO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMATO O DOCTO. CAJA 2 7 Recibe los documentos (oficio, factura original, copia del contra recibo y póliza de cheque) y elabora el cheque correspondiente. - 8 Recoge cheque junto con los documentos (oficio, factura original, copia del contra recibo y póliza de cheque), firma resguardo y acude a la Institución Bancaria para su certificación y procede a efectuar su pago. 9 Fotocopia los documentos para su archivo y regresa a Caja 2 los documentos (oficio, factura original, copia del contra recibo y póliza cheque) debidamente firmados y sellados por la empresa que presta el servicio. DEPARTAMENTO DE SERVICIOS Envía mediante oficio (O/C) a los Administrativos de las dependencias, Organismos Descentralizados y Autónomos copia del recibo o factura original del pago realizado para su validación, el cual regresa mediante oficio al Departamento de Servicios Generales, con la validación respectiva para su archivo. Nota: Las llamadas realizadas por las Unidades Administrativas de la Secretaría de Finanzas, serán enviadas a la Dirección General de Administración. Distribuye oficio (2) de la siguiente manera: Dependencia u Organismo Original Secretaría de Finanzas ª Copia Dirección General de Admón. 2ª Copia Dir. de Rec. Materiales y Serv. Grales. ª Copia Expediente ª Copia FIN DE PROCEDIMIENTO - (2) ELABORÓ Dirección de Metodología Administrativa L.A.E. José Luís Naya González REVISÓ Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales Ing. Javier Cortés López

5 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 28 ABR 26 PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE LOS SERVICIO DE ENERGÍA ELÉCTRICA Y TELEFONÍA DEL PODER EJECUTIVO DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO: SERVICIOS / PAGOS DE SERVICIOS DEPTO. DE SERVICIOS INICIO DIR. GRAL. DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO DEPTO. DE ADQUISICIONES CAJA 2 Recibe la facturación mensual y bimestral, revisa y registra el trámite para pago por unidades presupuestales Turna oficio a la Dirección General de Contabilidad y Presupuesto, anexa factura original para que se aplique la reserva por unidad presupuestal 2 Dir. de Rec. Materiales y Serv. Grales () 2 Dirección General de Admón. Secretaría de Finanzas Dirección General de Tesorería El oficio se dirige al Director General de Tesorería Crea reserva presupuestal, valida para continuar con el trámite y regresa los documentos originales Recibe los documentos originales y turna al Departamento de Adquisiciones Servicios Generales A Departamento de Adquisiciones

6 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 28 ABR 26 2 PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE LOS SERVICIO DE ENERGÍA ELÉCTRICA Y TELEFONÍA DEL PODER EJECUTIVO DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO: SERVICIOS / PAGOS DE SERVICIOS DEPTO. DE SERVICIOS DIR. GRAL. DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO DEPTO. DE ADQUISICIONES CAJA 2 A 5 Elabora contra recibo y turna a la Dirección General de Contabilidad y Presupuesto para su tramite de pago respectivo 2 Proveedor Dirección Gral de Contabilidad y Presupuesto 6 Recibe los documentos, elabora póliza de cheque y turna a Caja 2 Caja 2 7 Recoge cheque junto con los documentos, firma resguardo y acude a la Institución Bancaria para su certificación y procede a efectuar su pago Proveedor 8 Recibe los documentos y elabora cheque correspondiente Servicios Generales B

7 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 28 ABR 26 PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE LOS SERVICIO DE ENERGÍA ELÉCTRICA Y TELEFONÍA DEL PODER EJECUTIVO DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO: SERVICIOS / PAGOS DE SERVICIOS DEPTO. DE SERVICIOS B DIR. GRAL. DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO DEPTO. DE ADQUISICIONES CAJA 2 9 Fotocopia los documentos para su archivo y regresa a Caja 2 los documentos debidamente firmados y sellados por la empresa que presta el servicio Caja 2 Envía mediante oficio a los Administrativos de las dependencias, Organismos Descentralizados y Autónomos copia del recibo del pago realizado para su validación, el cual regresa mediante oficio, con la validación respectiva para su DE archivo VALIDACIÓN Dir. de Rec. Materiales y Serv. Grales (2) 2 Dirección General de Admón. Secretaría de Finanzas Dependencia Las llamadas realizadas por las Unidades Administrativas de la Secretaría de Finanzas, serán enviadas a la Dirección General de Administración FIN