UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE BIENES Y/O SERVICIOS

Transcripción

1 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE COMPRAS E INVENTARIO

2 1. OBJETO Establecer las actividades, responsabilidades y controles para adquirir los bienes y/o servicios requeridos por las diferentes áreas académicas y administrativas de la Universidad, garantizando el cumplimiento de los requisitos establecidos. 2. ALCANCE Aplica a todos los bienes y/o servicios requeridos por cada una de las áreas de la Universidad. 3. RESPONSABLES Son responsables de la ejecución del procedimiento: - Cada una de las áreas, de la realización de la requisición de los bienes y servicios requeridos. - El área de presupuesto, de la verificación del presupuesto aprobado para la adquisición del mismo. - El, Rector, Comité de Compra, Sala General o Consejo Directivo, de la aprobación de la compra según la cuantía establecida. - El de hacer cumplir lo establecido en este procedimiento y de presentar las cotizaciones y análisis de las mismas a los ordenadores del gasto. - Es responsabilidad de la Administrativa elaborar la orden de compra o servicio. - Es responsabilidad del Auxiliar cotizar los bienes y/o servicios. 4. DEFINICIONES 4.1 Requisición: documento en la cual se describen en detalle los productos, bienes o servicios que se necesitan adquirir para el buen funcionamiento de las Unidades Académicas y Administrativas de la Universidad Autónoma del Caribe. 4.2 Cuadro comparativo: Resumen que ilustra la evaluación de las cotizaciones u ofertas recibidas, con el fin de apoyar la escogencia del proveedor, de manera tal que la selección de la oferta se de manera informada y con base en criterios objetivos.

3 4.3 Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio. 4.4 Orden de Compra: contrato sin formalidades plenas; que se envía o entrega al proveedor debidamente firmado por el ordenador del gasto. 4.5 Ordenador del Gasto: Cargo en quien se delega la responsabilidad de aprobar la compra según la cuantía establecida en los estatutos de la Universidad. 4.6 Comité de Compras: Órgano consultivo encargado de analizar los cuadros comparativos y/o las propuestas presentadas por los proveedores, en aquellos casos en los cuales así se requiera. 5. DESARROLLO 5.1 Descripción por fases 1. Elaboración de la Requisición: El área usuaria elabora la requisición de acuerdo con el formato Requisición de Bienes o Servicios. El área debe adjuntar los soportes respectivos, de acuerdo al tipo de bien o servicio requerido, considerando lo siguiente: - Para las requisiciones de compra de equipo de cómputo nuevo el formato de requisición de bienes y/o servicios de debe traer el visto bueno del Director del Centro de Desarrollo de Sistemas. - Para las requisiciones de partes de computador por reparación, se debe anexar formato de concepto técnico diligenciado y firmado. - Para las requisiciones de compra de equipos de laboratorio el formato de requisición de bienes y/o servicios debe traer el visto bueno del Decano de la Facultad que administra el laboratorio. - Para las requisiciones de compra equipos de telecomunicaciones el formato de requisición de bienes y/o servicios debe traer el visto bueno del encargado de la parte técnica de Uniautónoma Televisión. - Para las requisiciones de compras de muebles de oficina, el formato de requisiciones de bienes y/o servicios debe traer el visto bueno de la Dirección de Hábitat e Infraestructura. Para todos los casos se debe incluir las especificaciones técnicas del equipo en el campo de descripción en el formato de requisición o anexar dichas especificaciones. 2. Verificación de disponibilidad presupuestal: El profesional de presupuesto recibe la requisición y verifica la asignación que el área (centro de costo), tiene en el rubro presupuestal que corresponde de acuerdo con el requerimiento e indica en el formato, la

4 disponibilidad presupuestal (rubro) y hace entrega al área solicitante para que continúe con los trámites. 3. Recepción de la requisición: El auxiliar administrativo recibe y revisa el completo diligenciamiento de la requisición y de todos los anexos requeridos. 4. Verificación existencias: El auxiliar administrativo procede a informar al almacén el listado de ítems solicitados (cuando se trate de bienes o insumos de los cuales se tiene existencias en inventario), con el fin de que el auxiliar de almacén verifique las existencias. Una vez verificado el inventario, el auxiliar de almacén informa al auxiliar administrativo, la existencia o no y las cantidades en inventario de los ítems solicitados. En caso de que se necesite comprar, se continúa con el procedimiento. En caso de que lo solicitado se encuentre en existencia, o de que se pueda proveer a través de otro mecanismo (caja menor, provisión a través de mantenimiento, etc.), se realiza el pedido al almacén o se responde y se da solución a través de otros procedimientos. 5. Solicitud de cotizaciones. Una vez verificada la necesidad de tramitar la compra, el auxiliar administrativo se encarga de solicitar las cotizaciones, a los proveedores que se encuentran registrados en la institución. En caso de no tener registrados proveedores que suministren lo requerido, deberá buscar proveedores y realizar el proceso de selección de los mismos. El número de cotizaciones a solicitar, se establece así: Una (1) cotización Para compras inferiores a doce (12) SMMLV. Dos (2) cotizaciones Para compras iguales o superiores a doce (12) SMMLV e inferiores a veinticinco (25) SMMLV. Tres (3) o más cotizaciones Para compras iguales o superiores a veinticinco (25) SMMLV. El, con el fin de asegurar que las adquisiciones se realicen en términos económicos favorables, podrá indicarle el auxiliar administrativo que realice un número mayor de cotizaciones al establecido, en los casos en los que lo considere necesario. Nota: Se exceptúan del número de cotizaciones establecidas, las requisiciones de elementos cuyo proveedor sea único (tales como software especializados, inscripciones

5 a eventos como simposios, congresos, cursos, publicaciones especializadas, etc.); requisiciones para la adquisición de equipos especializados para laboratorio que sean importados, textos de consulta y trabajo estudiantil, servicios de correo y fotocopias, contratos de prestación de servicios profesionales, elementos importados, membresías y afiliaciones, servicio de publicidad especializada (incluyendo publicaciones, comerciales, en prensa, radio, televisión); arrendamiento de vehículos blindados, contratos o convenios con ONG nacionales o internacionales y entidades gubernamentales nacionales o internacionales; casos particulares en los cuales se autorice una excepción por parte del órgano de gobierno competente (Consejo directivo o Sala General). 6. Análisis de las cotizaciones: Una vez recibidas las cotizaciones el auxiliar administrativo diligencia el formato Cuadro comparativo de cotizaciones, en el cual se realizará el comparativo, de acuerdo con los siguientes criterios: Condiciones de pago: Se calificará con 5 puntos, a los proveedores que otorguen entre 0 y 29 días de plazo para el pago de facturas; 10 puntos, para los que otorguen entre 30 y 59 días; 15 puntos, a los que otorguen entre 60 y 89; 25 puntos, a los que otorguen entre 90 y 179 días y 50 puntos, para aquellos que otorguen 180 días o más. Precio: Se otorgarán 40 puntos, a los proveedores cuyo precio se encuentre por debajo del promedio, 30 puntos, a los proveedores cuya desviación con relación al promedio sea +/- 5%, y 20 puntos, a aquellos que se encuentren por encima del promedio. Tiempo de entrega en días: Se calificará con 10 puntos, a los proveedores que entreguen los bienes y/o servicios en un plazo no mayor a 15 días; 7 puntos, para los que entreguen en un plazo comprendido entre 16 y 30 días; 5 puntos, para los que entreguen en un plazo superior a 30 días. Nota: El formato Cuadro comparativo de Cotizaciones se diligencia sólo para compras cuyo monto sea mayor a 12SMLMV. 7. Revisión del formato y soportes: El, revisa los cuadros comparativos y los soportes de los mismos, antes de pasar los documentos de la compra para que sean revisados por el ordenador del gasto. 8. Adjudicación. Para adjudicar la orden de compra/servicio o contrato, al proveedor cuya cotización sea la más favorable, se establecen los siguientes criterios, según sea el caso: Para compras hasta por doce (12) SMMLV. El adjudica la orden de compra-servicio o contrato con base en la cotización presentada por este.

6 La Rectoría se encarga de revisar las propuestas y/o el cuadro comparativo, para adjudicar la orden de compra-servicio o contrato. Para compras superiores a doce (12) SMMLV y menores o iguales a sesenta (60) SMMLV. Para compras superiores a sesenta (60) SMMLV y menores o iguales a doscientos cincuenta (250) SMMLV Para compras que supera los doscientos cincuenta (250) SMMLV En el evento en el que el Rector considere que las propuestas requieren del análisis del comité de compras, el Coordinador de Compras, procede a convocar dicho comité, a fin de realizar el análisis de las ofertas con los diferentes expertos que lo conforman. El comité reunido después de revisar todas las especificaciones que describe la propuesta, procede a seleccionar la propuesta más favorable en cuanto a términos de calidad, tiempo de entrega, plazo de pago, garantía ofrecida, entre otros criterios, para proponer al Rector que se adjudique la orden de Compra Servicio y/o Contrato* cuando aplica*. El auxiliar administrativo remite el cuadro comparativo y todos sus soportes al Secretario General con el fin de que sea revisado por el Consejo Directivo, el cual en caso de considerar viable la compra, autoriza al Representante Legal para adjudicar la orden de Compra- Servicio y/o Contrato* cuando aplica*. Una vez pasada la revisión por parte del Consejo Directivo, se estudia y aprueba en Sala General quien en caso de considerar viable la compra, autoriza al Representante Legal para adjudicar la orden de Compra- Servicio y/o Contrato* cuando aplica*. 9. Elaborar orden de compra y/o contrato: Una vez se ha adjudicado al proveedor, la Administrativa procede a la elaboración de la orden de compra o servicio, según sea el caso. Si se debe realizar un contrato, se elabora la Solicitud de trámite jurídico y se pasa a la oficina jurídica, para que se surtan los trámites correspondientes*. *Cuando se requiera elaborar un contrato, debido a la naturaleza del bien o servicio a adquirir, o cuando las cuantías superen los 250 SMMLV (como por ejemplo obra civil, suministro de equipos especializados, etc.).

7 Las órdenes de compra o servicio, son firmadas por el ordenador del gasto correspondiente, de acuerdo con lo establecido en este procedimiento ( o Rector, según sea el caso). Los contratos son firmados por el Representante de legal de la institución. Tanto la orden de compra como los contratos, son elaborados en original y copia: 1. Copia para Coordinación administrativa, 2. Original para el proveedor. 10. Entrega al proveedor: Una vez se ha elaborado la orden o contrato, la asistente administrativa entrega el original al proveedor, a fin que inicie la gestión para el suministro del bien y/o servicios solicitados. 6. REFERENTES NORMATIVOS NTC ISO 9001:2008 Numeral REGISTROS Código Nombre Tipo Nivel de Acceso Almacenamiento Responsable Tiempo de retención Archivo gestión Archivo central GC-PR GC-PR GC-PR Formato Requisición de Bienes o servicios Físico Restringido Carpeta Concepto Revisión técnica Físico Restringido Carpeta Cuadro comparativo de propuestas para compras Físico Restringido Carpeta administrativo administrativo administrativo NA Orden de compra o servicio Físico Restringido Carpeta Jurídica NA Cotizaciones Físico Restringido Carpeta