PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS ESPECIALES

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1 Vicerrector Administrativo Revisó: Secretario Directora de Certificación y Gestión Documental Aprobó: Rector Página 1 de 9 Fecha de aprobación: Abril 17 de 2008 Resolución N 594 OBJETIVO ALCANCE Establecer las pautas para el control de los documentos internos especiales utilizados en los procesos de la Universidad Industrial de Santander conforme a los requisitos de la rma NTCGP 1000:2009. Aplica a todos los documentos internos expedidos por la Universidad Industrial de Santander como Acuerdos y Resoluciones que se utilicen dentro de los procesos. NORMATIVIDAD rma NTCGP 1000:2009 Estatuto de la Universidad Industrial de Santander (1994) DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Acto administrativo: Expresión de voluntad de la autoridad que crea, extinga o modifique una situación jurídica. Acuerdo: Acto administrativo generado por los Consejos Superior, Académico y de Facultad. Documento: Información y su medio de soporte. Documento Interno Especial: Son documentos expedidos por la Universidad Industrial de Santander por medio de Actos Administrativos como Resoluciones y Acuerdos que normatizan el actuar de la Universidad Políticas: Directrices que rigen las acciones de la Universidad Industrial de Santander y son definidas por el Consejo Superior mediante Acuerdos. Reglamento: Colección ordenada de reglas o preceptos, que por la autoridad competente se da para el desarrollo y cumplimiento de una norma superior. Resolución: Acto administrativo generado por la Rectoría, Vicerrectorías, Decanaturas de la Universidad y dependencias delegadas. SGC: stema de Gestión de la Calidad. UAA: Unidad Académico Administrativa. Consejo Superior: Es el máximo órgano de dirección y gobierno de la Universidad. Consejo Académico: Es la máxima autoridad académica de la Universidad. Consejo de Facultad: Es la autoridad académica de la Facultad y órgano asesor del Decano para los demás asuntos. Vicerrectores: Son representantes y asesores directos del Rector, superiores jerárquicos de los Decanos únicamente en aquellas funciones que el Rector les delegue. Decano: Es el representante del Rector y es la máxima autoridad académica y administrativa en la respectiva facultad.

2 Página 2 de 9 CONSIDERACIONES Documentos internos especiales Los documentos internos especiales se mantienen de manera actualizada en la Intranet y la División de Servicios de Información realiza las copias de seguridad respectivas. La creación o modificación de los documentos internos especiales, requiere de acto administrativo o de las acciones descritas en la misma norma. Todos los documentos internos especiales, deben regirse por la normatividad de la Universidad.

3 Página 3 de 9 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.F. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO 1. Identifica la necesidad de creación o modificación del Acuerdo o Resolución. 1. Identifica la necesidad de creación o modificación del Acuerdo o Resolución. Consejo Superior Consejo Académico Rector Consejo de Facultad Vicerrectores Decanos Dependencia delegada 2. Define responsable y tiempo 2. Define el responsable y los tiempos requeridos para la elaboración de proyecto de Acuerdo Consejo Superior Consejo Académico Rector Consejo de Facultad Vicerrectores Decanos Dependencia delegada 3. Busca información 3. Busca la información necesaria para estructurar el proyecto de Acuerdo o Resolución Responsable Asignado A 4. Elabora el proyecto de Acuerdo o Resolución 4. Elabora el proyecto de Acuerdo o Resolución, el cual debe tener: -Título -Considerandos -Artículos Responsable Asignado Requiere concepto jurídico? B Pág.4 ta: el proyecto de Acuerdo o Resolución modifica o deroga Acuerdos o Resoluciones anteriores, esta anotación se hará en el proyecto respectivo. 1

4 Página 4 de 9 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.F. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1 5. Envía el proyecto de Acuerdo o Resolución para Concepto Jurídico 5. En caso de requerirse Concepto Jurídico, envía a la Oficina Jurídica para tal fin. Responsable Asignado 6. Emite Concepto Jurídico 6. Asesoría Jurídica emite Concepto Jurídico frente al proyecto de Acuerdo o Resolución y lo envía a la UAA solicitante. Asesor Jurídico Abogado Externo Observaciones al Proyecto de Acuerdo El proyecto de Acuerdo o Resolución requiere ajustes? 7. En caso de presentarse observaciones a partir del 7. Realiza los ajustes Concepto Jurídico, realiza los ajustes necesarios al proyecto Responsable Asignado de Acuerdo o Resolución. B Es un proyecto de Resolución? C Pág.5 2

5 Página 5 de 9 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 2 8. Envía proyecto de Resolución 8. Envía el proyecto de Resolución a para su verificación, junto con los documentos de soporte. Responsable Asignado El proyecto cumple requerimientos? 9. Devuelve proyecto de Resolución. 9. los documentos no están completos, se devuelve a la UAA para su complemento. Secretario Observaciones al Proyecto de Acuerdo 10. Crea la Resolución y la numera A Pág Prepara la resolución en el respectivo formato asignándole consecutivo e imprime 1 original. Secretaria de Acuerdo. 060, Artículo Sexto del Archivo de la Nación 11. Firma Resoluciones E Pág El Secretario y la persona competente (de acuerdo a la Resolución) refrendan con su firma las resoluciones originales haciendo uso de sus atribuciones legales Secretario Funcionario Competente Marco Jurídico C 12. Identifica el órgano colegiado que aprobará proyecto de Acuerdo 12. Identifica el órgano colegiado que aprobará el Proyecto de Acuerdo Responsable asignado rmatividad UIS 3

6 Página 6 de9 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 3 El proyecto de Acuerdo debe ser aprobado por el Consejo Superior? 13. La UAA verifica el órgano competente 13. La UAA verifica cual es el órgano competente que aprobará el proyecto de Acuerdo UAA 14. La UAA presenta el proyecto de Acuerdo a 14. Presenta a la el proyecto de Acuerdo 15. La solicita concepto jurídico 15. La solicita concepto jurídico a la Asesoría Jurídica de la Universidad Marco Jurídico 16. La Asesoría Jurídica emite concepto jurídico 16. La Asesoría Jurídica emite el concepto jurídico a la Asesoría Jurídica Marco Jurídico El proyecto de Acuerdo debe tener concepto del Consejo Académico? D Pág Se presenta el proyecto de Acuerdo al Consejo Académico 17. La presenta la solicitud de proyecto de Acuerdo junto con los documentos soportes al Consejo Académico. 4

7 Página 7 de 9 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 4 El Consejo Académico emitió concepto favorable al proyecto de Acuerdo? 18. Devuelve a la UAA. 18. La devuelve el proyecto de Acuerdo a la UAA. Secretaria A Pág.3 D 19. Verifica el cumplimiento de requisitos legales y soportes completos 19. La verifica el cumplimiento de los requisitos legales y que la documentación requerida este completa Marco Jurídico 20. Ingresa Acuerdo al orden del día del órgano colegiado 20. La ingresa el Acuerdo al orden del día del órgano colegiado 21. El órgano colegiado estudia el caso en la sesión respectiva 21. El órgano colegiado estudia el Acuerdo en la sesión. Órgano colegiado competente 5

8 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 8 de 9 5 E El órgano colegiado aprueba el Acuerdo? 23.Expide un original y lo pasa para su firma 24. Se le asigna el consecutivo 22.Informa respuesta FIN 22. no se aprueba el Acuerdo se informa a las partes interesadas a través de una carta firmada por la y se devuelve la documentación soporte anexada a la solicitud. 23. La expide un original del proyecto de acuerdo aprobado para su firma. 24. En cumplimiento de lo establecido Acuerdo. 060, Artículo Sexto del Archivo de la Nación 25. Se informa a la Comunidad Universitaria 25. La informa a la Comunidad Universitaria, por medio del Diario rmativo 26. Se ingresa el documento al software docuware para su posterior envío a la División de stemas de Información 26. Publica en Intranet los documentos con el software Docuware Auxiliar de Secretaria 27.El interesado consultará en Intranet el Acuerdo o Resolución 27. El interesado consulta el documento en la Intranet UAA FIN

9 Página 9 de 9 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Abril 17 de 2008 Creación del Documento 02 Octubre 29 de 2008 Adecuación a la norma NTCGP 1000: Abril 17 de Junio 22 de Julio 18 de 2014 Inclusión de definición de Política, eliminación de algunas definiciones y de una consideración; inclusión de actividades 2, 3, ampliación de la actividad 4; modificación a los documentos de referencia; inclusión de solicitud de concepto jurídico por parte del responsable asignado; cambio de ubicación de la solicitud del concepto jurídico por parte de. Actualización de la inscripción norma NTCGP 1000:2004 por norma NTCGP 1000:2009. Inclusión de definiciones: Consejo Superior, Consejo Académico, Consejo de Facultad, Vicerrectores y Decanos. Inclusión de actividad 13 y modificación de los numerales de las actividades subsiguientes. Modificación de las actividads; 17 se cambia UAA por, 10 y 23, donde se exige solo 1 original y no 2. Inclusión de actividad 25 informar por medio del diario normativo. Se eliminan las referencias relacionadas con requisitos de calidad, numerales 7.3.1; 7.3.2; 7.3.3; 7.3.4; y Eliminación actividad 27 correspondiente a funciones de otra UAA Marzo 14 de 2016 respecto a publicación de documentos en la web