Unidad de Servicios para la Educación Básica en el Estado de Querétaro. Resguardo y depuración de archivo muerto (PR.FNRM.13)

Transcripción

1 Página: 1 de 8 1. OBJETIVO Vigilar que cada Área de la USEBEQ efectué de manera ordenada, estandarizada y permanente la depuración de una vez cumplido el plazo de guarda y con base en la normatividad aplicable. 2. ALCANCE El presente procedimiento es de aplicación y obligatoriedad de las áreas de la USEBEQ que cuenten con. 3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. El Área deberá organizar en cajas de los archivos a resguardar para conservar el orden durante el proceso de su traslado y resguardo al Almacén General; y facilitar la verificación por parte del Departamento de posterior al traslado de su depuración. 2. El Jefe de a través de la Secretaria del Departamento de Recursos, deberá controlar los comunicados donde se solicitan las altas o bajas de algunas cajas que contengan documentos en resguardo. 3. El deberá controlar y mantener en orden los anaqueles con los expedientes en cajas de con su identificación respectiva. 4. El deberá controlar el acceso al área de Archivo Muerto a personas ajenas al mismo y a las cajas con expedientes que estén bajo su responsabilidad. 5. El Órgano Interno de Control para su deberá apegarse a este procedimiento con la salvedad que en su caso notificará a la Secretaría de la Contraloría del Estado de para la validación del mismo. 6. El Área que depura el archivo deberá asignar a la persona que acudirá con el personal de la empresa para depurar los archivos. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ley de Archivos del Estado de. Guía Técnica de Depuración de Archivo de la Secretaría de la Contraloría de Gobierno del Estado de, Anexo D del Manual del Programa para la Entrega-Recepción de la Administración Pública Estatal Fecha de Elaboración Elaboró Revisó Visto Bueno 08 de Mayo de 2013 Fecha de Vigencia 16 de Mayo de 2013 Lic. Estebana De la Torre Marentes Jefa de Procesos de Calidad Nombre, puesto y firma Lic. Mauricio Ruíz Alcántara Jefe de Nombre, puesto y firma Lic. Víctor Maldonado Razura Director de Administración Nombre, puesto y firma

2 Página: 2 de 8 5. DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE DEL ÁREA JEFE DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES SUBJEFE DE ALMACENES JEFE DE DEPARTAMENTO DE PREVENCIÓN Y EVALUACIÓN INICIO 1. Identifica los archivos a resguardar en de acuerdo a la naturaleza e importancia de los mismos. - Acomoda los archivos en cajas de. - Elabora y firma el formato Relación de expedientes y carátula para cajas del (FM.FNRM.25) indicando el contenido de los archivos y fotocopia. 2. Elabora el Memorando de solicitud de traslado y resguardo de las cajas dirigido al Jefe de Departamento de Recursos, anexa la Relación de expedientes y carátula para cajas del (FM.FNRM.25) y entrega. 3. Recibe y da visto bueno al Memorando de solicitud de traslado y resguardo de las cajas y a la Relación de expedientes y carátula para cajas del archivo muerto (FM.FNRM.25), se archiva copia de dichos documentos y se turna originales al. - Solicita a su personal realizar el traslado de las cajas al Almacén General. 4. Recibe y archiva el Memorando de solicitud de traslado y resguardo de las cajas, la Relación de expedientes y carátula para cajas del (FM.FNRM.25) y las cajas de los archivos a resguardar en el. - Designa lugar a las cajas en el. - Elabora la Relación general del entradas y salidas (FM.FNRM.26) de acuerdo a las cajas que ingresan. 7. Identifica los archivos a depurar de acuerdo a la naturaleza e importancia de los mismos siempre y cuando hayan cumplido con un tiempo mínimo de 5 años. - Notifica vía Memorando al Departamento de las cajas de a depurar. - Imprime la Relación de expedientes y carátula para cajas del (FM.FNRM.25) con la información correspondiente a las cajas de archivo muerto a depurar y entrega al Jefe de Departamento de para su visto bueno. 5. Mantiene en orden los anaqueles con las cajas de con su identificación respectiva. - Revisa durante los meses de febrero y septiembre de cada año la información de la Relación general del entradas y salidas (FM.FNRM.26) para considerar las cajas de posibles a depurar de las Áreas. - Notifica al Jefe de Departamento de Recursos los archivos muertos posibles a depurar 6. Recibe notificación de las cajas de posibles a depurar. - Notifica al Área vía Memorando el número de las cajas de posibles a depurar. 8. Recibe Memorando de los archivos a depurar junto con la Relación de expedientes y carátula para cajas del - Da su visto bueno a la información de la Relación de expedientes y carátula para cajas del - Notifica vía Memorando al Área que realice la gestión para la contratación de la empresa que realizará la depuración de los archivos. 2

3 Página: 3 de 8 TÉCNICO ESPECIALIZADO DE PREVENCIÓN Y EVALUACIÓN EMPRESA JEFE DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES/ SUBJEFE DE ALMACENES/ RESPONSABLE DE ARCHIVO MUERTO DEL ALMACÉN GENERAL/ RESPONSABLE DEL ÁREA Y PERSONAL ASIGNADO QUE DEPURA EL ARCHIVO/ JEFE Y TÉCNICO ESPECIALIZADO DEL DEPTO DE PREVENCIÓN Y EVALUACIÓN PERSONAL ASIGNADO QUE DEPURA EL ARCHIVO Verifica de manera aleatoria el contenido de las cajas de archivo muerto, cotejando que los archivos físicos concuerden con la Relación de expedientes y carátula para cajas del - Verifica que los archivos seleccionados para su depuración hayan cumplido con el plazo mínimo de 5 años. - Toma la Evidencia fotográfica pertinente de la depuración de los archivos para que se anexe al Acta de Hechos (FM.FNRM.27) y entrega al Área. - Entrega a la empresa las cajas con los archivos a depurar. 11. Recibe y pesa las cajas con los archivos a depurar. - Expide el Ticket de peso de los archivos correspondientes. - Inicia la depuración de los archivos. - Expide la Nota de Peso y Entrada y la Carta de Confidencialidad. - Entrega al Personal Asignado por el Área, Ticket de peso de los archivos depurados, Carta de Confidencialidad y la Nota de Peso y Entrada. 12. Firman el Acta de Hechos (FM.FNRM.27) (En tres tantos). - Firman de visto bueno: Evidencia fotográfica, Ticket de peso de los archivos depurados, Carta de Confidencialidad y Nota de Peso y Entrada. 13. Elabora expediente. - Entrega para su archivo al del Depto de los siguientes documentos originales. - Entrega para su archivo al, copia de la Evidencia Fotográfica y copia del Ticket de peso de los archivos depurados FIN

4 Página: 4 de 8 6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Responsable Secuencia Actividades Identifica los archivos a resguardar en de acuerdo a la naturaleza e importancia de los mismos. Acomoda los archivos en cajas de. Elabora y firma el formato Relación de expedientes y carátula para cajas del (FM.FNRM.25) indicando el contenido de los archivos y fotocopia. Coloca: 1 Área En la cara frontal de cada caja la copia de la Relación de expedientes y carátula para cajas del (FM.FNRM.25) dentro de un protector de hoja. En la cara lateral izquierda y derecha de cada caja una etiqueta con el nombre del Departamento al que pertenece y el número consecutivo de cada caja de acuerdo a la Relación de expedientes y carátula para cajas del Elabora el Memorando de solicitud de traslado y resguardo de las cajas dirigido al Jefe de Área Jefe de Departamento de Recursos indicando: Número de cajas a resguardar y Fecha de solicitud de traslado. Anexa la Relación de expedientes y carátula para cajas del archivo muerto (FM.FNRM.25) y entrega. Recibe y da visto bueno al Memorando de solicitud de traslado y resguardo de las cajas y a la Relación de expedientes y carátula para cajas del (FM.FNRM.25), se archiva copia de dichos documentos y se turna originales al. Solicita a su personal realizar el traslado de las cajas al Almacén General. Recibe y archiva el Memorando de solicitud de traslado y resguardo de las cajas, la Relación de expedientes y carátula para cajas del (FM.FNRM.25) y las cajas de los archivos a resguardar en el. Designa lugar a las cajas en el. Elabora la Relación general del entradas y salidas (FM.FNRM.26) de acuerdo a las cajas que ingresan. Mantiene en orden los anaqueles con las cajas de con su identificación respectiva. Revisa durante los meses de febrero y septiembre de cada año la información de la Relación general del entradas y salidas (FM.FNRM.26) para considerar las cajas de posibles a depurar de las Áreas. Notifica al Jefe de los archivos muertos posibles a depurar.

5 Página: 5 de 8 Responsable Secuencia Actividades Jefe de Recibe notificación de las cajas de posibles a depurar. Departamento de 6 Notifica al Área vía Memorando el número de las Recursos cajas de posibles a depurar. Identifica los archivos a depurar de acuerdo a la naturaleza e importancia de los mismos siempre y cuando hayan cumplido con un tiempo mínimo de 5 años. Área Jefe de Departamento de Área de Notifica vía Memorando al Departamento de las cajas de a depurar. Imprime la Relación de expedientes y carátula para cajas del archivo muerto (FM.FNRM.25) con la información correspondiente a las cajas de a depurar y entrega al Jefe de Departamento de para su visto bueno. Recibe Memorando de los archivos a depurar junto con la Relación de expedientes y carátula para cajas del Verifica que la información cumpla con el plazo mínimo de 5 años siendo responsabilidad del Área la depuración de los mismos. Da su visto bueno a la información de la Relación de expedientes y carátula para cajas del Notifica vía Memorando al Área que realice la gestión para la contratación de la empresa que realizará la depuración de los archivos. Recibe Memorando para contratar a la empresa que realizará la depuración de los archivos. Contrata y programa cita con la empresa para realizar la depuración de los archivos de acuerdo a la naturaleza e importancia de los mismos. Notifica fecha, lugar y hora para llevar a cabo la destrucción de los archivos al: Departamento de Almacén General. Asigna personal de su Área para que acuda junto con el personal de la empresa para depurar los archivos. Elabora el formato Acta de Hechos (FM.FNRM.27) en tres tantos originales. Verifica de manera aleatoria el contenido de las cajas de archivo muerto, cotejando que los archivos físicos concuerden con la Relación de expedientes y carátula para cajas del Verifica que los archivos seleccionados para su depuración hayan cumplido con el plazo mínimo de 5 años. Toma la Evidencia fotográfica pertinente de la depuración de los archivos para que se anexe al Acta de Hechos (FM.FNRM.27) y entrega al Área. Entrega a la empresa las cajas con los archivos a depurar.

6 Página: 6 de 8 Responsable Secuencia Actividades Recibe y pesa las cajas con los archivos a depurar. Expide el Ticket de peso de los archivos correspondientes. Inicia la depuración de los archivos. Expide la Nota de Peso y Entrada y la Carta de Confidencialidad. Empresa 11 Entrega al Personal Asignado por el Área: Ticket de peso de los archivos depurados, Carta de Confidencialidad y la Nota de Peso y Entrada. Jefe de Departamento de Recursos / / Responsable de Archivo Muerto del Almacén General/ Área y personal asignado que depura el archivo/ Jefe y del Depto de 12 Firman el Acta de Hechos (FM.FNRM.27) (En tres tantos). Firman de visto bueno: Evidencia fotográfica, Ticket de peso de los archivos depurados, Carta de Confidencialidad y Nota de Peso y Entrada. Personal asignado que depura el archivo 13 Elabora expediente con la siguiente documentación: Copia de la Evidencia Fotográfica, Copia del Ticket de peso de los archivos depurados, Copia de la Carta de Confidencialidad, Copia de la Nota de Peso y Entrada, Original del Acta de Hechos (FM.FNRM.27). Entrega para su archivo al del Depto de los siguientes documentos originales: Evidencia Fotográfica, Ticket de peso de los archivos depurados, Carta de Confidencialidad, Nota de Peso y Entrada, Acta de Hechos (FM.FNRM.27). Entrega para su archivo al : Copia de la Evidencia Fotográfica Copia del Ticket de peso de los archivos depurados.

7 Página: 7 de 8 Responsable Secuencia Actividades Copia de la Carta de Confidencialidad, Copia de la Nota de Peso y Entrada, Original del formato Acta de Hechos (FM.FNRM.27). Termina procedimiento. 7. REGISTROS Código FM.FNRM.25 FM.FNRM.26 Nombre del Registro Relación de expedientes y carátula para cajas del Relación General del Archivo Muerto Entradas y Salidas Almacenamiento en área de trabajo Tiempo de Lugar conservación FM.FNRM.27 Acta de Hechos Memorando de Solicitud de Traslado y Resguardo de las Cajas Nota de Peso y Entrada Ticket de peso de los archivos depurados Carta de Confidencialidad Evidencia Fotográfica Almacén General Almacén General Almacén General Tiempo de retención en archivo muerto Disposición final Responsable del control del registro de de de de de

8 Página: 8 de 8 8. GLOSARIO Archivo: Conjunto de documentos (oficios, expedientes, circulares, facturas, etc.) que conserva la Dependencia o Entidad de manera ordenada y clasificada por periodos anuales. Depuración: Eliminar la documentación de los archivos que de acuerdo a su naturaleza y normatividad aplicable ya cumplieron el plazo forzoso de conservación. : No aplica. USEBEQ: Unidad de Servicios para la. 9. ANEXOS 10. CAMBIOS DE ESTA VERSIÓN Número de versión Fecha de Vigencia Descripción del cambio Se agrega en la sección de Documentos de Referencia la Guía Técnica de Depuración de Archivo de la Secretaría de la Contraloría de Gobierno del Estado de, Anexo D del Manual del Programa para la Entrega- Recepción de la Administración Pública Estatal Se elimina la política 6 debido a que la aplicación del procedimiento es a nivel institución. Adecuación del procedimiento en los Formatos para Manuales de s (). Revisión de la sección 2. Alcance. Modificación de las figuras que firman el Acta de Hechos (FM.FNRM.27) mismas que integran el Comité, lo anterior en cumplimiento con la Ley de Archivos del Estado de. Modificación del formato Acta de Hechos (FM.FNRM.27) conforme a lo antes mencionado.