SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PROCEDIMIENTO GESTION Y CONTROL DE RRHH PR-GA-21

Transcripción

1 SISTEMA DE GESTION DE PROCEDIMIENTO PR-GA-21 REVISION FECHA REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO de Septiembre de 2008 Primera Edición de Abril del 2010 Actualización Versión Norma ISO 9001 ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Luis Bobadilla O. Jefe Personal Osvaldo Quiñones A. Responsable Dirección Fernando Miguel F. Gerente General

2 1.- OBJETIVO Definir una metodología que permita una Gestión y Control del Recurso Humano para obtener una mayor productividad y una contribución recíproca, de este modo lograr las metas de la empresa, el cumplimiento de las aspiraciones de los trabajadores, la búsqueda del bienestar del trabajador cumpliendo con las leyes laborales y de seguridad. 2.- ALCANCE Abarca todo el recurso humano de la empresa, tanto al personal administrativo como el de las distintas obras en ejecución. 3.- RESPONSABILIDADES Jefe de Personal Controlar los ingresos y salidas del personal según Libro de Asistencia. Recepcionar y gestionar documentación oficial para los procesos de licencias médicas, solicitud de asignaciones familiares, credenciales de salud, créditos sociales, asignación de vacaciones, permisos o días libres, solicitud de préstamos, entre otros. Administrador de Obra Solicita la autorización permisos temporales y sin goce de sueldo. Coordina con equipo de terreno la asignación de vacaciones a personal de obra. En terreno debe coordinar con el administrativo de obra el control del libro de asistencia, ya sea a través de un trabajador pasatiempo, encargado en los distintos frentes de trabajo de verificar la firma en libro, reloj control u otro mecanismo de asistencia. Gerente de Administración y Finanzas Autoriza solicitud de Créditos Sociales, préstamos a trabajadores y aprueba calendario de Vacaciones. Confirma que se generen los controles de asistencia en oficina como en terreno. 4.- DOCUMENTOS APLICABLES Procedimiento de Contratación y Finiquitos Personal PR-GA-19. Procedimiento de Remuneraciones PR-GA-20. Procedimiento de Competencia y Capacitación PR-GA-22. Procedimiento de Correspondencia PR-GA-27. Procedimiento de Cierre Administrativo de Obra PR-GA-28. Procedimiento de Planificación y Programación de Obras PR-GO-34. Página 2 de 6

3 5.- TERMINOLOGIA TÉRMINO Crédito Social Credencial de Salud DEFINICIÓN Préstamo de dinero entregado por CCAF Los Andes. Tarjeta magnética para atención de salud pública. 6.- PROCEDIMIENTOS La Gestión y el Control del Recurso Humano buscan optimizar las actividades de los trabajadores en las mejores condiciones que la empresa pueda prestarle, considerándolo como el recurso más importante de la organización. Con lo anterior la empresa establece como prioridad la mayor productividad con la búsqueda de un entorno laboral que permita el desarrollo personal dentro del marco legal y social, mejorando con ello las relaciones internas, minimizando los costos que se produzcan por atrasos en la asistencia, disminución de productividad por cansancio acumulado o falta de vacaciones Solicitud de Incorporación de Cargas Familiares Autorización solicitada por el trabajador para ingresar y acreditar beneficiarios a modo de cargas familiares y poder percibir los beneficios legales correspondientes Solicitud de Credencial de Salud Proceso que permite obtener la credencial de saludo para una asistencia médica de las personas que desempeñan un trabajo para la empresa, bajo un vínculo de dependencia laboral y que cotizan en cualquier régimen legal de previsión que no sea Isapre. Para lo anterior existen requisitos que el trabajador debe presentar: Certificado de Obtención de Credencial de Salud, llenado y firmado por el afiliado. Fotocopia Cédula de identidad del afiliado por ambos lados. 3 últimas liquidaciones de sueldo y planilla de pago de cotizaciones previsionales de AFP o INP. Documento que acredite el derecho a asignación familiar de las nuevas cargas a incorporar, si las hubiere, emitido la CCAF Solicitud de Crédito Social La empresa permite que sus trabajadores opten a un crédito social que consiste en un préstamo en dinero al personal de la empresa en condiciones que la Caja de Compensación evalúe, con el propósito de cubrir y satisfacer necesidades particulares. Existen para obtener este crédito social requisitos que la misma Caja de Compensación: Ser trabajador de una empresa afiliada a Los Andes. Página 3 de 6

4 Antigüedad Laboral mínima seis meses. Tener contrato de trabajo (a Plazo o Indefinido). Ser mayor de 18 años. La empresa debe tener a lo menos 1 mes de afiliación a la Caja. Cédula de identidad vigente. En los casos que se requiera la presentación de avales para su solicitud de crédito, deberán cumplir con el requisito de ser trabajadores de alguna empresa afiliada a la Caja los Andes. Montos y Plazos sujetos a evaluación particular de cada solicitud Recepción y Tramitación de Licencias Médicas La empresa establece que todas las actividades de los trabajadores deben desarrollarse con el máximo de seguridad para evitar accidentes laborales, sin embargo, por situaciones que se escapan al resguardo de esta primicia se generan accidentes que se procesan a través de los marcos que estable la Institución de Seguridad a la cual está afiliado la empresa. En los casos independientes a la empresa, por accidentes particulares o enfermedades de los trabajadores no relacionadas a la actividad laboral, son ellos los que se dirigen a la Institución de Salud y generan el proceso de tratamiento médico en forma independiente y de acuerdo al diagnóstico se reintegrará a sus labores con el cuidado correspondiente o en caso de necesitar reposo surgirá una licencia médica, ésta se recepcionará en la empresa exigiéndole al trabajador que esté firmada por el médico tratante y por él como afectado. Esta licencia se despachará en los tiempos correspondientes a la Caja de Compensación y será directa responsabilidad del trabajador su cobro y tramitación Permisos sin Goce de Sueldo Los trabajadores podrán solicitar permisos de días para ausentarse del trabajo sin goce de sueldo para tratar situaciones de índole personal a través del registro Solicitud de Permiso sin Goce de Sueldo, FO21-GA-01; en los casos que pueda tratarse de una situación especial de una mayor cantidad de días y no exista una programación al respecto, el trabajador se podrá autorizar permiso de días de trabajo a cuenta de vacaciones Solicitud de Autorización Vacaciones Estas se hallan coordinadas según una calendarización definida para un equipo de trabajo determinado, con ello se busca programar con equidad los períodos de vacaciones para todo el personal que desarrolla actividades en una misma área de trabajo. Será entonces el trabajador, según sus pretensiones personales quien genere este proceso a través del registro de Solicitud de Vacaciones, FO21-GA-02, mientras la empresa confirmará ésta mediante la emisión del registro Comprobante de Uso de Feriado, FO21-GA-03, si es que ha aprobado las vacaciones solicitadas. Página 4 de 6

5 6.7.- Solicitud de Préstamos de la Empresa a sus Trabajadores Los préstamos particulares a los trabajadores no es considerado un proceso generalizado, sin embargo, existen circunstancias que la empresa apoya al trabajador en relación a situaciones que lo ameritan como enfermedades graves, accidentes u otras que impiden al trabajador encontrar una solución inmediata. Para ello el trabajador debe informar a través del registro Solicitud de Préstamos, FO21-GA-04; donde el Jefe de Personal previo análisis de la situación y del comportamiento del empleado confirmará el otorgamiento del beneficio y las condiciones de pago que deberá cumplir el trabajador Control de Asistencia a Jornada de Trabajo. El Jefe de Personal deberá coordinar los distintos controles de asistencia para la oficina administrativa así mismo para las distintas obras en ejecución. En la oficina administrativa existirá un libro de asistencia que deberá ser firmado en las distintas jornadas de trabajo, sus ingresos y salidas deberán registrarse en la ocurrencia de las mismas, por ello si es que existieran la falta de firma se informará por escrito al trabajador con copia a su carpeta de vida, en caso de una segunda falta se enviará una carta de amonestación al trabajador con copia a la Inspección del Trabajo, si la situación se da por tercera vez en el período de un mes se considerará una falta grave y se considerará una causal de despido para el trabajador. En las obras en ejecución el Jefe de Personal coordinará con el Administrativo de Obra el mejor modo para el control de asistencia según las características de la obra, se podrá implementar el control de asistencia a través de firma en un libro que deberá ubicarse en un lugar determinado y bajo el control de una persona responsable, pudiendo ser el Administrativo de Obra, personal de portería o un trabajador de pasatiempo que se preocupará de que los trabajadores firmen el libro en los distintos tiempos de la jornada laboral. Podrán existir más de un libro control de asistencia según los turnos habilitados en la obra, frentes que se estén atacando, por capataz u otra separación que permita un control efectivo y responsable. Es de responsabilidad del Jefe de Personal generar los procesos que implican registrar en el libro de asistencia, de modo de cumplir con el marco legal establecido por la Inspección del Trabajo, de esta manera coordinará la sumatoria de horas normales y extras de la jornada diaria, el resumen de horas normales y extraordinarias trabajadas en la semana cumplida y el resumen mensual para cada trabajador de la empresa Solicitud de Certificado Laboral ante Inspección del Trabajo El Jefe de Personal deberá solicitar ante la Inspección del Trabajo de la ciudad donde se ejecuta la obra el Certificado Laboral para respaldar la Emisión de Estados de Pago al mandante, con ello debe preparar todos los antecedentes que respaldan esta solicitud y prever los tiempos de entrega para no provocar demora en la cancelación de la factura por estados de pago. Si existiesen obras en otras comunas o ciudades deberá considerar que este proceso sea realizado por el administrativo de obra a cargo o señalar un responsable de la tramitación del certificado, que deberá conocer Página 5 de 6

6 los tiempos de facturación de los estados de pago a los cuales debe respaldar la documentación y proceso correspondiente a la solicitud Comparecencia ante Inspección del Trabajo El Jefe de Personal será el responsable de comparecer ante la Inspección del Trabajo del lugar donde se ejecute la obra para representar a la empresa ante reclamos laborales, comparendos para acordar finiquitos con trabajadores u otra situación. En caso de obras fuera de la ciudad el Jefe de Personal deberá coordinar con el Administrativo de Obra su participación en estas instancias según los atributos que éste maneje o definir a un responsable para tales situaciones. 7.- CONTROL DE REGISTROS IDENTIFICACION DE REGISTRO FO21-GA-01 Solicitud de Permiso sin Goce de Sueldo FO21-GA-02 Solicitud de Vacaciones FO21-GA-03 Comprobante de Uso de Feriado FO21-GA-04 Solicitud de Préstamos ALMACENAMIENTO PROTECCION RECUPERACION TIEMPO DE RETENCION Y DISPOSICION 8.- ANEXOS No aplica. Página 6 de 6