La Función de Control RESUMEN de Apoyo para la Clase Profesor: Gonzalo V.

Transcripción

1 Principalmente se refiere al proceso de medición y corrección del desempeño para garantizar el cumplimiento de los objetivos planteados. Por tanto, planeación y control son dos caras inseparables del proceso administrativo. El proceso básico de control Las técnicas y sistemas de control son esencialmente los mismos, no importando la temática de la que se trate (dinero, procedimientos de oficina, moral de los empleados, calidad, etc.) Son tres pasos básicos que se enmarcan en este proceso: 1. Establecimiento de normas: Son básicamente criterios de desempeño. Son los puntos de de referencia dentro de un plan, que se seleccionan para tomar medidas, de tal modo que los administradores puedan saber cómo marchan las cosas. Existen muchos tipos de normas o criterios. Lo importante es que éstas sean metas verificables. 2. Medición del desempeño en base a esas normas: Tal como se ha comentado, es importante que la medición se realice preventivamente y no reactivamente. El fundamento que reside en este principio es la previsión, es decir, con el fin de que si hay desviaciones, éstas puedan detectarse antes de que ocurran y tengamos tiempo de implementar acciones correctivas si es posible hacerlo. 3. Corrección de las variaciones con respecto a las normas y planes: La corrección de desviaciones es el punto en donde el control puede concebirse como parte del sistema total de administración y ponerse en relación con las demás funciones administrativas. Los administradores pueden corregir desviaciones rediseñando sus planes o modificando sus metas. (ejemplo: navegación). También echando mano a la estructura organizacional, y a las otras funciones. Factores Críticos Debido a la imposibilidad y poca eficiencia que significaría que un administrador estuviera todo el día vigilando las operaciones y actividades, es necesario que se seleccionen ciertos puntos especiales de atención que sirvan para cerciorarse que las operaciones en su conjunto están marchando como corresponde. Estos puntos deben ser críticos en el sentido de construir factores limitantes de las operaciones o de dar cuenta, mejor que otros factores, de si los planes están dando resultado o no. Siguiendo estas pautas, es muy probable que los administradores puedan manjar un mayor número de subordinados y aumentar su tramo de administración, con los resultantes ahorros en costos y mejoras en la comunicación. Página 1 de 5

2 El principio de control de los puntos críticos, es uno de los principios de control más importantes porque permite ser eficaz y eficiente a la hora de utilizar recursos en esta función. (ejemplo de gerencia de operaciones). Tergiversar expectativa Tipos de puntos críticos Todo objetivo que resulta de un proceso de planeación, toda meta, toda actividad de los programas de actividades, toda política, procedimiento y todo presupuesto se convierten en normas con base en las cuales es posible medir el desempeño de una organización (o sub-área). Sin embargo, en la práctica, las normas (o criterios de medición) suelen ser de las siguientes categorías: 1. Normas Físicas: Medidas o cantidades no monetarias comunes en el nivel operativo. Pueden ser cantidades (cantidad de materiales utilizados, fuerza de trabajo empleada, servicios prestados, bienes producidos, pacientes atendidos, equipos utilizados, horas-hombre utilizadas, etc.); o también pueden reflejar calidad (resistencia de soportes, cercanía de tolerancias, índice de riesgo de contagio, durabilidad de un material o de un compuesto, absorción de una sustancia, etc.) 2. Normas de Costos: Medidas monetarias comunes. Se atribuyen en este criterio, valores monetarios a aspectos específicos de las operaciones (costos directos e indirectos por unidad producida o paciente atendido, costos laborales por unidad u hora, costo de material por unidad, por centro de costo o por área; costos de ingreso y días de atención, etc.). 3. Normas de Capital: Tienen que ver más con el dinero invertido que con los costos de operación. Por lo tanto se relacionan fundamentalmente con el balance general antes que con el estado de resultados o de pérdida de ganancias (por ejemplo: el rendimiento sobre la inversión y los otros indicadores que salen de un balance general: razones entre el activo circulante y pasivo circulante, deuda y valor neto, inversión fija e inversión total, efectivo y cuantas por cobrar, tamaño y rotación de inventarios, etc.). 4. Normas de Ingresos: Asignación de valor monetario a las ventas (ingresos por paciente-días, ingresos promedio por cliente, ventas per cápita en cierta área de mercado, etc.) 5. Normas de Programas: Cuando a un administrador se le solicita la ejecución de un programa (por ejemplo: programa presupuestario, programa de desarrollo de nuevas áreas de atención, programa de capacitación, etc.), se suelen aplicar otros factores adicionales para medir esto (el tiempo utilizado, el recurso empleado, etc.). Página 2 de 5

3 6. Normas Intangibles: Estas normas son más difíciles de establecer porque se relacionan con cosas como: aptitudes, capacidades de las personas, incidencia o impacto de un programa de publicidad, éxito de un programa de relaciones públicas, lealtad del personal, etc. Pero sin duda que muchas veces son necesarias y se deben generar ciertos parámetros exclusivos al contexto, para poder medirlas. 7. Normas que surgen de Metas: La tendencia de las organizaciones bien administradas, es usar, como normas para el control, una desarrollada red de metas verificables, cualitativas o cuantitativas, en todos los niveles de la administración. Por esta razón el uso de normas intangibles va en disminución. En operaciones por programas complejos, por ejemplo como lo que se refiere al desempeño de los propios administradores, se han descubierto que es posible definir metas, por medio de la investigación y reflexión, susceptibles de ser usadas como normas de desempeño. Aunque es probable que las metas cuantitativas adopten la forma de las normas ya descritas, la definición de metas cualitativas representa un avance importante. Por ejemplo si en una oficina se formula un programa de tal manera que incluya elementos como la capacitación del personal, de acuerdo a cierto plan y características específicas, el plan y esas características brindan normas que tienden a ser objetivas, y por tanto se convierten en tangibles (medibles). 8. Normas que surgen de planes estratégicos como puntos de control estratégico: Básicamente se refiere al control de la estrategia y al proceso de modificación de la misma, debido a los controles efectuados. Una de las características fundamentales de este tipo de control es que gracias a este, es posible obtener indicios no sólo del desempeño organizacional, sino también, mediante su vigilancia, de los incesantes cambios externos. Benchmarking Otro medio de control es la comparación del desempeño con otras organizaciones, por medio del benchmarking (evaluación comparativa). Básicamente se refiere a la fijación de metas y medidas de productividad, basados en las mejores prácticas de la industria (o nicho de mercado específico). El benchmarking surge de la necesidad de tener alguna medida de desempeño y de la pregunta: Cuáles deberían ser los criterios? Si por ejemplo una organización necesita 6 días para ejecutar un procedimiento para atender un paciente, y luego vemos que en otro lugar sólo se necesitaron 4 días (considerando la misma o mejor calidad de servicio), entonces esos cuatro días se transforman en el punto de comparación, aun si esa cantidad parece un imposible. Página 3 de 5

4 Entonces se analiza detenidamente el proceso implicado en la ejecución de dicho procedimiento y se alientan medios creativos para igualarse al punto de comparación. Existen tres tipos de benchmarking: 1. Benchmarking Estratégico: Se comparan varias estrategias y se identifican los principales elementos estratégicos de éxito. 2. Benchmarking Operativo: Se comparan costos relativos o diferenciación de productos y servicios. 3. Benchmarking Administrativo: La atención se centra en funciones de apoyo como planeación de la comercialización y sistemas de información, logística, administración de recursos humanos, etc. El Control como sistema de Retroalimentación El control administrativo, es prácticamente igual al proceso básico de control de los sistemas físicos, biológicos y sociales. Muchos otros sistemas se controlan a sí mismos por medio de la retroalimentación de información, la cual exhibe desviaciones respecto a las normas y activa la necesidad de realizar cambios. En otras palabras los sistemas emplean parte de su energía para retroalimentarse con información que les permita comparar el desempeño con una norma y emprender acciones correctivas. Página 4 de 5

5 Información en tiempo real Uno de los avances más importantes es la aparición de la computación y tecnología, ya que permite la recopilación, transmisión y almacenamiento de datos e información en tiempo real. Página 5 de 5