FOLLETO INFORMATIVO CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE EN SIGE, S.C.

Transcripción

1 Quién es Sociedad Internacional de Gestión y Evaluación SIGE, S.C.? SIGE es una sociedad civil, creada en Mayo de 2011 con el propósito de realizar actividades de Certificación de Sistemas de Gestión en las Normas: NMX-CC-9001-IMNC-2008/ISO 9001:2008 ISO 9001: 2015 NMX-SAA IMNC-2004/ISO 14001:2004 ISO 14001: 2015 NMX-SAST-001IMNC-2008/ OHSAS 18001:2007 Contamos con un grupo de auditores especializados calificados con una amplia experiencia que determina la ética, confidencialidad, imparcialidad, transparencia y profesionalismo de cada uno de ellos en el desempeño de su trabajo. Además, son personal exclusivo de SIGE, por lo que asegura una atención constante y personalizada pero sobre todo un alto grado de confidencialidad. Por qué es importante la certificación NMX-CC / ISO 9000? La certificación de los Sistemas de Gestión de Calidad es, hoy por hoy, un requisito obligado por el propio mercado. Tener un Sistema de Gestión de Calidad Certificado representa la ventaja competitiva en el esquema de globalización que estamos viviendo, así como una útil herramienta para lograr la eficiencia de toda organización. Por qué es importante la certificación NMX-SAA / ISO 14001? La certificación de los Sistemas de Gestión Ambiental aplica a los efectos ambientales que pueden ser controlados por la organización y sobre los que ejerce influencia. Permite desarrollar, implementar y mantener los lineamientos de la política ambiental, y con ello las organizaciones demuestran su compromiso que tienen para la sustentabilidad del medio ambiente. Por qué es importante la certificación NMX-SAST / OHSAS 18001? La certificación de los Sistemas de Administración de Seguridad y Salud en el Trabajo fomenta entornos seguros para laborar, ya que permiten identificar y controlar los riesgos de salud y seguridad, reduciendo el potencial de accidentes, apoyando el cumplimiento de la normatividad y mejorando el rendimiento y productividad. Política de Imparcialidad SIGE, S.C., consciente de la importancia de la imparcialidad en la realización de sus actividades de certificación de Sistemas de gestión, cuenta con herramientas idóneas para el adecuado manejo de los conflictos de interés, mediante las cuales lleva a cabo sus servicios de manera igualitaria y objetiva, dentro de los sectores de su acreditación, sin distinción del tipo de usuario que los solicite. Cuáles son los pasos para obtener la Certificación? A grandes rasgos, los siguientes: Solicitud El proceso inicia cuando una organización interesada en la certificación de su Sistema de Gestión de la Calidad/ Ambiental/ Seguridad ingresa su solicitud a SIGE. En el formato diseñado para tal efecto, la organización proporciona la información que se requiere de ella para que SIGE pueda cotizar el servicio específico. 1/8

2 El costo del servicio depende de factores, como el tamaño de la organización, número de empleados involucrados en el Sistema de Calidad/ Ambiental/ Seguridad, tipo de producto o servicio y alcance de la certificación, entre otros. Cada caso se trata particularmente. Revisión Documental Posteriormente se procede a la revisión documental, la cual consiste en que SIGE verifique la existencia de un Sistema de Gestión de la Calidad que, a nivel de documentos cumpla con la norma contra la cual se pretende certifica, este proceso forma parte de la etapa 1. Se realiza una revisión exhaustiva de la Información documentada de la organización, de acuerdo a la solicitud de servicios. Obtenidos los resultados, el usuario tendrá un plazo de 30 días para, en su caso hacer las correcciones pertinentes y someter su documentación a una nueva revisión por parte de SIGE. Para ambiental y seguridad el análisis inicia en las instalaciones de la organización, solo será necesario solicitar la matriz de aspectos ambientales ó la matriz de peligros y riesgos de la organización con los sitios del alcance cuando aplique, con el fin de estructurar la agenda de auditoría y logística. AUDITORIA DE CERTIFICACIÓN INICIAL. La auditoría de Certificación inicial de un sistema de gestión deber ser realizado en dos etapas: etapa 1 y etapa 2. I. AUDITORIA DE LA ETAPA 1 La auditoría de la etapa 1 debe realizarse con el fin de: 1. Revisar la información documentada del Sistema de Gestión de la Calidad/ Ambiental/ Seguridad de la Organización (Procedimientos de Gestión) 2. Evaluar las condiciones de la ubicación y los sitios específicos de la Organización y llegar a acuerdos con el personal de la Organización para determinar el grado de preparación de la Organización para la realización de la auditoria Etapa Revisar el estado del cliente y su entendimiento de los requisitos de la norma, particularmente lo relativo a la identificación del desempeño clave o aspectos, procesos u objetivos relevantes y la operación del SG. 4. Recolectar la información necesaria respecto al alcance de la certificación, los procesos y ubicaciones de la Organización y los aspectos legales y/o reglamentarios relacionados y su cumplimiento. Por ejemplo, aspectos de calidad, ambientales, legales del funcionamiento de la Organización, los riesgos asociados, etc. 5. Revisar la asignación de los recursos y acordar con la Organización los detalles para la auditoria Etapa 2 6. Definir un enfoque preciso para la planificación de la auditoria de Etapa 2 a través de obtener un entendimiento suficiente del SG de la Organización y de sus operaciones en el contexto de posibles aspectos significativos. 7. Evaluar si las auditorias internas y la revisión por la Dirección de la Organización han sido planificadas y llevadas a cabo y si el nivel de implantación del SGC ofrece una confianza adecuada de que la Organización está lista para la auditoria de Etapa Los hallazgos de las auditorias de etapa 1 se documentan y se comunican al cliente en un informe de auditoría documentado, incluida toda identificación de todo problema susceptible a ser clasificado como una no conformidad en el transcurso de la auditoria de la etapa 2. 2/8

3 9. Para determinar el intervalo entre la etapa 1 y etapa 2 se deben tomar en consideración las necesidades del cliente para resolver los hallazgos identificados en la auditoria de la etapa Copia del informe quedará en poder del cliente para su conocimiento y análisis. Este informe será entregado al personal del cliente por parte del equipo auditor, al término de la realización de la visita previa. II. AUDITORÍA DE CERTIFICACIÓN ETAPA 2 1. Una vez que la organización define que su Sistema de Gestión de la Calidad/ Ambiental/ Seguridad cumple con la Norma NMX-CC/ISO 9001/ NMX-SAA/ISO 14001/ NMX- SAST/OHSAS según corresponda, haciendo los ajustes necesarios debidos a los posibles hallazgos durante la auditoría de Etapa 1, la organización debe notificarlo a SIGE, para que, en coordinación con el área de logística y planeación, se lleve a cabo la auditoría de certificación etapa 2 en la fecha acordada, SIGE notificará al cliente, a través de una agenda de auditoría, fechas y horarios de realización de la misma, el nombre de los integrantes del equipo auditor, el lugar donde se llevará a cabo, así como su alcance 2. El propósito de la auditoría de certificación es: Evaluar la implementación, incluyendo la eficacia, del sistema de gestión del cliente, la auditoria de la etapa 2 debe tener lugar en el (los) sitios especificados por parte del cliente y debe incluir al menos lo siguiente. La información y las evidencias de la conformidad con todos los requisitos de la norma del sistema de gestión u otra documentación normativa. La realización de actividades de seguimiento, medición, registro y revisión con los objetivos de desempeño claves y las metas del cliente. El sistema de gestión del cliente y su desempeño en relación con la conformidad legal. Control operacional de los procesos del cliente. Auditorías internas y la revisión por la dirección. Las responsabilidades de la dirección en relación con las políticas del cliente. 3. Los resultados de la auditoría de certificación, o la que aplique, serán plasmados en un informe de auditoría, de carácter confidencial, en el que se indicarán, en su caso, las no conformidades detectadas durante las etapas de certificación inicial, para lo cual la organización dispondrá de un plazo de 30 días para presentar a SIGE las acciones correctivas. En cualquier etapa del proceso la organización también tendrá el derecho de apelar las decisiones tomadas 4. Copia del informe de auditoría quedará en poder del cliente. Este informe será entregado al cliente por parte del equipo auditor al cierre de la auditoría. 5. La información recabada en la auditoría será presentada por SIGE a la Comisión Técnica de Certificación de Sistemas de Gestión, la cual es la responsable de dictaminar las certificaciones y puede adoptar uno de los dictámenes siguientes: PARA ETAPA 2 a) Conceder el certificado de registro, b) Realizar una auditoría de seguimiento, previa a la concesión del certificado de registro c) Conceder el certificado de registro, y realizar auditoría de seguimiento posterior, sujeto a lo indicado en la numeración III de este documento. d) Negar la concesión del certificado. 3/8

4 PARA AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO O CON NOTIFICACIÓN A CORTO PLAZO a) Conceder, mantener, renovar, reducir o ampliar el certificado de registro. b) Suspender el certificado de registro, c) Cancelar el certificado de registro. PARA AUDITORIAS DE VIGILANCIA a) Mantenimiento del certificado de registro (que se mantenga la certificación), con alguna de las siguientes condiciones: con algunas observaciones, con incremento en la frecuencia de las auditorías de seguimiento o, en su defecto, aplicación de auditoría(s) de seguimiento(s). b) Suspensión temporal del certificado de registro. c) Cancelación del certificado de registro. PARA AUDITORIAS DE RENOVACIÓN a) Renovar el certificado de registro, b) Realizar una auditoría de seguimiento previamente a la renovación del certificado de registro, sujeta a lo indicado en la numeración III de este documento, c) Realizar una auditoría de seguimiento posteriormente a la renovación del certificado de registro, sujeta a lo indicado en la numeración III de este documento. La renovación del certificado de registro tiene una vigencia de 3 (tres) años y durante dicho período, el sistema de la empresa titular se someterá a las auditorías de vigilancia descritas en la numeración V de este documento. PARA AMPLIACIONES AL CERTIFICADO a) Conceder la ampliación del certificado de registro, b) Realizar una auditoría de seguimiento previamente a la ampliación del certificado de registro, sujeta a lo indicado en la numeración III de este documento. c) Realizar una auditoría de seguimiento posteriormente a la ampliación del certificado de registro, sujeta a lo indicado en la numeración III de este documento. 6. Lo anterior asegura que SIGE otorgue certificaciones bajo el más estricto proceso de profesionalismo y transparencia. 7. Una vez obtenida la certificación, la organización deberá responder a una Carta Compromiso del Cumplimiento del Reglamento de Uso de Marca, el cual se anexa al certificado de Sistemas de Calidad/ Ambiental/ Seguridad. El Certificado identifica: Nombre y dirección de la organización Norma de referencia, bajo la cual se certificó el sistema Vigencia (3 años a partir de la fecha de emisión, la cual puede modificarse de existir reformas a la norma) Alcance de la Certificación Fecha de emisión Fecha de vencimiento 4/8

5 III. AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO 1. Si la Comisión Técnica de Certificación de Sistemas de Gestión de SIGE, dictamina que es necesaria la realización de una auditoría de seguimiento, SIGE comunicará al cliente en un comunicado oficial este resultado para que esta se lleve a cabo en los siguientes 4 meses, y una vez acordada la fecha correspondiente se enviará con anticipación la agenda de auditoría, la fecha, lugar, hora y miembros del equipo auditor designado para su realización, así como el alcance de la misma. 2. Una auditoría de seguimiento son auditorias extraordinarias o adicionales al sistema de gestión de la calidad/ambiental/administración de seguridad y salud en el trabajo y que tienen el propósito de programarlas en sitio para comprobar la implementación y efectividad de acciones correctivas establecidas por el cliente para solventar las no conformidades detectadas en alguna etapa de auditoría, o en algunos casos para determinar el mantenimiento de la conformidad de su sistema de gestión cuando cambie la(s) norma(s) mexicana(s) o esquema(s) aplicable(s) al sistema de gestión del Cliente se ajuste o sea modificada con la edición vigente de la norma o esquema que le aplique. 3. Las auditorias de seguimiento son independientes de las auditorías de vigilancia y aplicará lo indicado del punto 3 al 5 de la auditoría certificación de etapa 2. IV. AUDITORÍAS CON NOTIFICACIÓN A CORTO PLAZO. 1. SIGE puede tener que realizar auditorías de clientes certificados bajo la forma de visitas con notificación a corto plazo con el fin de examinar quejas, como el resultado de modificaciones (Estatus Jurídico, Organización y gestión de la misma, reubicación de la instalaciones (es) sujetas al sistema de gestión o contactos del representante del cliente). 2. Como seguimiento a clientes con certificación suspendidas. 3. En este caso, SIGE designará al equipo auditor calificado para desarrollar esta auditoria con notificación a corto plazo. 4. Aplicará lo indicado del punto 3 al 5 de la auditoría certificación de etapa 2. V. AUDITORÍAS DE VIGILANCIA 1. Durante el período de vigencia del certificado del sistema de gestión, SIGE efectuará auditorías de vigilancia realizándolas de forma anual o semestral, según como se haya definido en el contrato de prestación de servicios, al sistema del titular con el fin de verificar si se mantienen las condiciones que dieron lugar a la concesión de la certificación. 2. La fecha de la auditoria de vigilancia se acordará con el cliente y SIGE enviará con anticipación la agenda de auditoría, la fecha, lugar, hora y miembros del equipo auditor designado para su realización, así como el alcance de la misma. 5/8

6 3. Las auditorías de vigilancia posteriores a la certificación inicial no debe realizarse pasados más de 12 o 26 meses contados a partir del último día de la auditoria de la etapa Aplicará lo indicado del punto 3 al 5 de la auditoría certificación de etapa 2. VI. AUDITORÍAS DE RENOVACIÓN 1. Antes de finalizar los tres años de vigencia del certificado, el Sistema de Gestión de la Calidad/ Ambiental/ Seguridad de la Organización deberá ser sometido a una nueva auditoria total, con el fin de conservar y renovar la certificación por otro ciclo de 3 años. 2. La fecha de la auditoria de renovación se acordará con el cliente y SIGE enviará con anticipación la agenda de auditoría, la fecha, lugar, hora y miembros del equipo auditor designado para su realización, así como el alcance de la misma. 3. Aplicará lo indicado del punto 3 al 5 de la auditoría certificación de etapa 2. VII. AMPLIACIÓN DEL ALCANCE DEL CERTIFICADO 1. Una auditoría de ampliación se puede dar por la adición de líneas de productos o procesos, o cuando se amplíen las actividades o emplazamientos objeto de la certificación, o cuando cambie de razón social la empresa. 2. La solicitud de la ampliación al alcance se debe de realizar por escrito de manera formal a SIGE, en donde se especificará claramente lo que se ampliará. 3. Si la ampliación es para áreas afines a las ya certificadas, o bien la actualización no aporta cambios sustanciales, se realizará una revisión documental y el informe respectivo, para que con base en este, la Comisión Técnica de certificación de sistemas de Gestión determine si procede o no a emitir la ampliación y/o actualización. Esto incluye cambios de razón social y/o de domicilio de la Organización certificada. 4. Si la solicitud es para áreas no afines a las certificadas o la ampliación aporta cambios sustanciales, se puede solicitar en una auditoría independiente a las auditorías de vigilancia o junto con una auditoría de vigilancia y aplicará lo indicado del punto 3 al 5 de la auditoría certificación de etapa 2 se procederá a realizar una auditoría o la solicitud es recibida con más de 6 (seis) meses posteriores a la auditoria de vigilancia 5. La fecha de la auditoria de ampliación, si aplica, se acordará con el cliente y SIGE enviará con anticipación la agenda de auditoría, la fecha, lugar, hora y miembros del equipo auditor designado para su realización, así como el alcance de la misma. 6. Aplicará lo indicado del punto 3 al 5 de la auditoría certificación de etapa 2 6/8

7 VIII. REDUCCIÓN AL ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN 1. La reducción al alcance de la certificación es la exclusión de las partes del alcance de la certificación que no cumplen los requisitos; cuando el cliente ha dejado de cumplir en forma persistente o grave los requisitos de la certificación y decide retirarlo de manera voluntaria del alcance que se haya certificado o derivado del resultado de una auditoría. 2. La reducción se puede hacer por líneas de productos o procesos, o cuando se reducen las actividades o emplazamientos objeto de la certificación, en donde se especificará claramente lo que se reducirá. 3. La solicitud de la reducción al alcance se debe de realizar por escrito de manera formal a SIGE. 4. La fecha de la auditoria de reducción, si aplica, se acordará con el cliente y SIGE enviará con anticipación la agenda de auditoría, la fecha, lugar, hora y miembros del equipo auditor designado para su realización, así como el alcance de la misma. 5. La reducción se puede solicitar en una auditoría independiente a las auditorías de vigilancia o junto con una auditoría de vigilancia y aplicará lo indicado del punto 3 al 5 de la auditoría certificación de etapa 2. IX. SUSPENSIÓN O CANCECIÓN DE LA CERTIFICACIÓN La certificación de sistemas de gestión puede ser suspendida o cancelada, con base en alguna(s) de la(s) siguiente(s) condición(es): A solicitud escrita del cliente. Por falta de pago de cuotas En caso de no corregir las no conformidades en los tiempos establecidos o comprometidos. Por incumplimiento a lo establecido en el Reglamento de Uso de Marca de Certificación de Sistemas de Gestión de SIGE, A.C. Para más detalles al respecto, comuníquese al Tel / / /8

8 PROCESO DE CERTIFICACIÓN SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN AUDITORIA DE CERTIFICACIÓN ETAPA 1 REVISIÓN DOCUMENTAL INFORME NO INFORME EN TIEMPO? SI ETAPA 2 INFORME RENOVACIÓN DE LA CERTIFICACIÓN NO CONFORMIDADES NO SI ACCIONES CORRECTIVAS SI SON ADECUADAS? NO AUDITORIAS DE VIGILANCIA EVALUACIÓN, ACUERDOS Y DECISIÓN SOBRE LA CERTIFICACIÓN ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA COMISIÓN TÉCNICA DE CERTIFICACIÓN CERTIFICADO (VIGENCIA DE 3 AÑOS) 8/8