MANUAL DE USUARIO Módulo de Vacaciones y Permisos KiberPro

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO Módulo de Vacaciones y Permisos KiberPro Nombre Proyecto Módulo de Vacaciones y Permisos - KiberPro Área Cliente Recursos Humanos Versión 1.1 Fecha

2 Bitácora de Actualizaciones Versión Fecha Nombre Modificación José Padilla Creación del Documento José Padilla Actualización al Realizar correcciones a puntos solicitados por el equipo de Supervisión al finalizar el proyecto. 2

3 Índice INTRODUCCIÓN. 4 OBJETIVO GENERAL. 4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS. 4 MÓDULO DE VACACIONES Y PERMISOS KIBERPRO. 5 VACACIONES: SOLICITUD. 7 VACACIONES: ESTADO SOLICITUDES. 10 VACACIONES: HISTÓRICO TOMADAS. 11 PERMISOS: SOLICITUD POR DÍAS. 12 PERMISOS: ESTADO SOLICITUDES. 16 VACACIONES: HISTÓRICO PERMISOS TOMADOS. 17 3

4 Introducción. El presente documento tiene la finalidad de explicar las funcionalidades asociadas al Módulo de Vacaciones y Permisos que se encuentra dentro del sistema para profesionales KiberPro. Este módulo corresponde a un aplicativo Web en el cual los profesionales pueden solicitar y ver sus vacaciones y permisos. Objetivo General. El objetivo principal de este módulo es permitir que de manera online los profesionales puedan solicitar sus vacaciones y permisos. A su vez, los jefes directos o supervisores puedan validarlas, haciendo que el proceso sea más expedito y ordenado. Objetivos Específicos. Los objetivos específicos del módulo de vacaciones y permisos del sistema KiberPro son: Solicitar Vacaciones. Solicitar Permisos. Llevar registro de las solicitudes. Informar de las vacaciones disponibles para el profesional. Informar de los días de vacaciones tomados por el profesional. 4

5 Módulo de Vacaciones y Permisos KiberPro. Acceso al Sistema. Para acceder al aplicativo, el usuario debe acceder a la siguiente URL: La aplicación ha sido testeada para funcionar correctamente en Internet Explorer 7.0 ó Superior, Firefox 3.5 ó Superior y Google Chrome 8.0 o Superior. Una vez se ha ingresado la URL en el navegador, deberá aparecer la siguiente pantalla para ingresar al sistema: Figura 1: Pantalla de Ingreso al Sistema KiberPro. En el lado derecho de la pantalla, se informa en que consiste a grandes rasgos el sistema Kiberpro, y en la parte izquierda podrá observar el cuadro de inicio de sesión, en donde debe ingresar su Rut (con o sin puntos y con guión), y su clave personal, la cual por defecto son los primeros 4 dígitos de su Rut y puede ser cambiada cuando se requiera dentro del sistema. 5

6 Especificación del Menú Una vez se ha iniciado la sesión, se puede observar en la parte izquierda de la pantalla el menú de Kiberpro (figura 2). En él se muestran los accesos al módulo de vacaciones y permisos. Al hacer clic con el Mouse en el botón de vacaciones o en el de permisos, se desplegará un submenú con las opciones correspondientes a cada módulo, tal como se muestra en la siguiente tabla: Figura 2: Pantalla Inicial de Kiberpro y acceso a módulo de vacaciones y permisos. Submenú de Vacaciones Submenú de Permisos Vacaciones: Contiene las opciones de solicitud y visualización de vacaciones. Solicitud: Permite las solicitud de vacaciones por parte del profesional. 6

7 Estado Solicitudes: Permite ver el detalle y el estado en que se encuentran las solicitudes de vacaciones realizadas por el profesional, además de dar la opción de cancelarlas. Histórico Tomadas: Permite ver un listado histórico de vacaciones tomadas por el profesional. Permisos: Contiene las opciones de solicitud y visualización de Permisos. Solicitud: Permite las solicitud de Permisos por parte del profesional. Estado Solicitudes: Permite ver el detalle y el estado en que se encuentran las solicitudes de Permisos realizadas por el profesional, además de dar la opción de cancelarlas. Histórico Tomados: Permite ver un listado histórico de permisos tomados por el profesional. Vacaciones: Solicitud. El usuario, al ingresar a la funcionalidad de Solicitud de Vacaciones verá la siguiente pantalla: Tipo de Vacaciones Solicitadas Información de solicitud de días Rangos de Fechas opcionales en las cuales se desea tomar las vacaciones. Datos Generales de la solicitud. Archivo opcional que indique que el cliente valida las vacaciones solicitadas. Figura 3: Solicitud de Vacaciones. 7

8 En caso de que el profesional posea vacaciones progresivas, se le mostrará un segundo recuadro que le permitirá seleccionar si la solicitud corresponde a vacaciones legales o progresivas: En caso de tener asignadas vacaciones progresivas aparecerá otro recuadro que permite seleccionar el tipo de vacaciones a solicitar. Figura 4: Solicitud de Vacaciones Progresivas El objetivo de esta pantalla es permitir al profesional realizar una solicitud de vacaciones a su jefe directo/supervisor. Para ello debe ingresar los días que pretende solicitar y hasta tres opciones tentativas que el supervisor validará posteriormente. Al ingresar una fecha de inicio, se calculará en base a los días solicitados la fecha de término de vacaciones. Debe ingresar una dirección de correo electrónico válida en donde recibirá el comprobante de vacaciones y se le informará de cualquier cambio realizado en la solicitud. También puede ingresar un teléfono de contacto si por algún motivo su jefe directo/supervisor pretende comunicarse con usted y algún tipo de observación que considere importante para la solicitud. Adicionalmente, puede adjuntar un archivo (documentos de Word, Excel, Outlook, PDF, etc.) en donde el cliente para el cual usted se desempeña valide que se han conversado con él las fechas indicadas en la solicitud y está de acuerdo con ellas. Es importante mencionar que esto es solamente una solicitud de vacaciones, y que su Jefe directo/supervisor será quien decidirá finalmente la aprobación del permiso. A continuación se da un detalle de los campos que se muestran en este formulario: Opción Feriados Legales/Feriados Progresivos: En caso de que posea vacaciones progresivas, aparecerá para seleccionar la opción de vacaciones progresivas. Si no posee vacaciones progresivas, por defecto esta opción siempre se encontrará activada. Cantidad de Días Hábiles a Solicitar: Campo Obligatorio y sólo permite números enteros. Indica el total de días hábiles a solicitar en la solicitud. 8

9 Días hábiles disponibles a la fecha: Campo de sólo lectura. Indica el total de días hábiles disponibles de vacaciones. Este valor no cambia de inmediato al ser solicitada o aprobada la solicitud, si no que cambia cuando la información es finalmente ingresada a la base de datos del ERP. Días hábiles restantes después de aprobada la solicitud: Campo de sólo lectura. Indica el total de días hábiles disponibles de vacaciones una vez la solicitud haya sido aprobada por el supervisor e ingresada al ERP. Fechas de inicio: Campo obligatorio para la primera opción de vacaciones y que admite sólo fechas ingresadas a través del calendario. Indica la fecha de inicio de la opción de vacaciones. Sólo se aceptan fechas desde 30 días atrás respecto a la fecha actual. Fechas de Término: Campo obligatorio y de sólo lectura. Indica el final del periodo de vacaciones. Es calculado en forma automática al haber ingresado los días a solicitar y la fecha de inicio. de Contacto: Campo obligatorio. Indica la dirección de correo en la cual se le enviará el comprobante de aprobación y se le informará de cualquier cambio realizado a su solicitud. Por defecto se carga el correo corporativo almacenado en su ficha personal. Teléfono de contacto: Campo Obligatorio. Indica un número telefónico en el cual su supervisor o jefe directo lo contactará ante cualquier duda, consulta o información. Por defecto se cargará el teléfono laboral ingresado en su ficha personal. Observaciones: Campo opcional. En este campo puede ingresar cualquier comentario que considere oportuno para que el supervisor apruebe su solicitud. Archivo de Validación Cliente: Opcional. Archivo a adjuntar (documentos de Word, Excel, Outlook, PDF, etc.) en donde el cliente para el cual usted se desempeña valide que se han conversado con él las fechas indicadas en la solicitud y está de acuerdo con ellas. El formulario cuenta con el siguiente botón: Enviar Solicitud: Permite Guardar el formulario de solicitud. Al guardar correctamente una solicitud, se envía un Mail a su Supervisor y a Ud. Con los datos de la solicitud. 9

10 Vacaciones: Estado Solicitudes. El usuario, al ingresar a la funcionalidad de Estado de solicitudes de Vacaciones verá la siguiente pantalla: Figura 5: Estado de solicitudes de Vacaciones. Esta pantalla tiene como objetivo mostrar al profesional un listado con las solicitudes más recientes que ha realizado, mostrándolas separadas por categorías. Para aquellas solicitudes que no hayan sido aprobadas, o si hayan sido aprobadas pero aun no sean cargadas al ERP, aparecerá un botón que permitirá anular la solicitud de vacaciones seleccionada. Tal como se muestra en la siguiente pantalla: Presionando este botón, se anulará la solicitud y se enviará un correo de aviso a su jefe directo/supervisor y a Ud. Con los datos de la solicitud anulada. Figura 6: Anulación de Solicitud de Vacaciones. 10

11 Vacaciones: Histórico Tomadas. El usuario, al ingresar a la funcionalidad de Histórico de Vacaciones tomadas verá la siguiente pantalla: Días de Vacaciones disponibles Listado Histórico de Vacaciones Solicitadas. Figura 7: Histórico de Vacaciones tomadas. El objetivo de esta pantalla es permitir al profesional mostrar la información histórica de vacaciones disponible en las bases de datos. Esta información es extraída del ERP, por lo que es la información oficial y actualizada que posee la empresa respecto a este tema. En la parte superior se muestra el total de días hábiles de vacaciones legales asignados históricamente. En caso de tener días de vacaciones progresivas se realiza un desglose de cuantos de estos días totales disponibles corresponden a vacaciones progresivas y a vacaciones normales. A continuación se da un detalle de los campos que se muestran en este formulario: Días Hábiles Asignados a la Fecha: Campo de sólo lectura. Total histórico de días de vacaciones asignados. Progresivos: Campo de sólo lectura. Indica que cantidad de días del total mostrado en Días hábiles Asignados a la Fecha que corresponde a vacaciones progresivas. Este campo sólo aparece si el usuario posee días de vacaciones progresivas asignadas. 11

12 Normales: Campo de sólo lectura. Indica que cantidad de días del total mostrado en Días hábiles Asignados a la Fecha que corresponde a vacaciones Normales. Este campo sólo aparece si el usuario posee días de vacaciones progresivas asignadas. Permisos: Solicitud por Días. El usuario, al ingresar a la funcionalidad de Solicitud de Permisos por Días verá la siguiente pantalla: Tipo de Permiso Solicitado Cuadro para ingresar nombre a otros tipos de permiso. Días a descontar. Rangos de Fechas opcionales en las cuales se desea tomar las vacaciones. Datos Generales de la Solicitud. Figura 8: Solicitud de Permisos. El objetivo de esta pantalla es permitir que el profesional solicite permisos al jefe directo/supervisor a cargo. Para ello, debe seleccionar el tipo de permiso en la primera lista desplegable, con lo cuál se mostrará el detalle del permiso en la parte inferior. Para la mayoría de los tipos de permisos, al seleccionar la fecha de inicio, automáticamente se calculará la fecha de término del permiso en base a la cantidad de días definidos para el tipo seleccionado. 12

13 Descripción del permiso seleccionado. Al tener definido 7 días de corrido, sólo se debe seleccionar la fecha de inicio. La fecha de término se calcula en forma automática al seleccionar la fecha de inicio. Detalle de tipo y cantidad de días para el permiso. Figura 9: Ingreso de un permiso con días definidos por defecto. Para el caso de permisos Motivos personales y Otros se pueden seleccionar libremente la fecha de inicio y término del permiso, con lo cual se calculan en forma automática los días comprendidos entre ambas fechas. Se desbloquean los botones para modificar ambas fechas. Los días del permiso son calculados en base a las fechas seleccionadas Figura 10: Ingreso de un permiso sin cantidad de días predefinidos. IMPORTANTE: Se debe destacar que en base a las normativas de la empresa, para aquellos permisos en los que se deban descontar del sueldo los días no trabajados, el total a descontar corresponderá a los días de corrido (contando feriados y festivos) entre ambas fechas del permiso. Una vez de hayan llenado todos los datos obligatorios de la solicitud, se debe presionar el botón Enviar Solicitud, con el fin de guardar la solicitud y enviar un correo informativo a al profesional, a su jefe directo/supervisor y a Recursos Humanos. 13

14 Se debe considerar que esta es sólo una solicitud y que corresponderá a su jefe directo/supervisor el aprobar o rechazar los permisos que solicite. A continuación se da un detalle de los campos que se muestran en este formulario: Tipo de Solicitud: Lista desplegable que permite seleccionar el tipo de permiso que se quiere solicitar. Debe seleccionarse obligatoriamente alguna de las opciones disponibles. Actualmente se pueden seleccionar los siguientes tipos de permisos: o Medio día cumpleaños AM o Medio día cumpleaños PM o Permiso Postnatal Paterno o Fallecimiento de hijos o cónyuge o Fallecimiento padres o hijo en gestación o Fallecimiento hermanos o suegros o Motivos Personales o Otros Al seleccionar el tipo Permiso Postnatal Paterno aparecerá el siguientes campo: o Fecha de Nacimiento Hijo: Permite seleccionar la fecha de nacimiento del hijo por el cual se está pidiendo permiso. Es un campo obligatorio para este tipo de permisos. Campos sólo para permiso postnatal Paterno. Figura 11: Campos Extra en permiso PostNatal Paterno. o Al seleccionar el tipo Otro Se activará el campo en blanco ubicado a la derecha de la lista desplegable, haciendo posible ingresar manualmente algún tipo de permiso en este cuadro. Los días solicitados para permisos con esta opción son siempre de corrido, y será el jefe directo/supervisor quién decidirá si le serán descontados del sueldo. 14

15 Campo editable al seleccionar el tipo de permiso Otros. Figura 12: Tipo de permisos Otros. Fecha de Inicio: Fecha de inicio del permiso. Campo obligatorio y siempre debe ser ingresado manualmente. Fecha de Término: Fecha de término del permiso. Campo obligatorio que es calculado en forma automática al seleccionar cualquier tipo de permiso menos Motivos Personales y Otros, en los cuales debe ser seleccionado manualmente. Días Solicitados: Este campo cambia en forma dinámica al seleccionar el tipo de permiso, indicando si los días mostrados son días hábiles o días de corrido. El valor dentro del campo es obligatorio y se carga en el automáticamente la cantidad de días a solicitar según la cantidad de días por defecto del permiso o el rango de fechas seleccionado. Certificado/Archivo Adjunto: Imagen, documento Word, Excel, PDF, correo, etc. que justifique el permiso. En caso de ser algún tipo de certificado, sólo serán tomados como válidos aquellos que sean emitidos en manera on-line, de no ser así, debe hacer llegar el certificado original en forma física a Recursos Humanos. de Contacto: Campo obligatorio. Indica la dirección de correo en la cual se le enviará el comprobante de aprobación y se le informará de cualquier cambio realizado a su solicitud. Por defecto se carga el correo corporativo almacenado en su ficha personal. Teléfono de contacto: Campo Obligatorio. Indica un número telefónico en el cual su supervisor o jefe directo lo contactará ante cualquier duda, consulta o información. Por defecto se cargará el teléfono laboral ingresado en su ficha personal. Observaciones: Campo opcional. En este campo puede ingresar cualquier comentario que considere oportuno para que el supervisor apruebe su solicitud. El formulario cuenta con el siguiente botón: Enviar Solicitud: Permite Guardar el formulario de solicitud. Al guardar correctamente una solicitud, se envía un Mail informativo a su Supervisor y a Ud. Con los datos de la solicitud. 15

16 Permisos: Estado Solicitudes. El usuario, al ingresar a la funcionalidad de Estado de solicitudes de Permisos verá la siguiente pantalla: Figura 13: Estado de solicitudes de Vacaciones. Esta pantalla tiene como objetivo mostrar al profesional un listado con las solicitudes de permisos más recientes que ha realizado, mostrándolas separadas por categorías. También esta pantalla permite anular las solicitudes que se encuentren pendientes de aprobación o aquellas que ya fueron aprobadas, pero que no han sido sincronizadas con el ERP. Presionando este botón, se puede anular la solicitud y el sistema envará un correo con los datos de la solicitud anulada a su jefe directo/supervisor. Figura 14: Anulación de Solicitudes de Vacaciones. 16

17 Vacaciones: Histórico Permisos Tomados. El usuario, al ingresar a la funcionalidad de Histórico de Permisos Tomados verá la siguiente pantalla: Listado Histórico de Permisos Solicitados. Figura 15: Histórico de Permisos Tomados. El objetivo de esta pantalla es permitir al profesional mostrar la información histórica de permisos registrados en la base de datos. Esta información es extraída del ERP, por lo que es la información oficial y actualizada que posee la empresa respecto a este tema. En la parte superior se muestra el total de días hábiles de vacaciones legales asignados históricamente. En caso de tener días de vacaciones progresivas se realiza un desglose de cuantos de estos días totales disponibles corresponden a vacaciones progresivas y a vacaciones normales. 17