REGLAMENTO DEL COMITÉ DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO

Transcripción

1 BUEN GOBIERNO CORPORATIVO CONTROL DE VERSIONES Aprobado por Fecha de Fecha de Acuerdo de: Aprobación Vigencia Notas de la versión Directorio Deroga Reglamento del Comité de Buen Gobierno Corporativo de fecha Inclusión del lineamiento 6.1 literal e, del Artículo 6 : De la composición del Comité. Inclusión de los lineamientos 6.2 y 6.3, del Artículo 6 : De la composición del Comité. Directorio Deroga Reglamento del Comité de Buen Gobierno Corporativo de fecha Inclusión de la función Realizar el seguimiento y reporte continuo del cumplimiento de los acuerdos y encargos del Comité al Secretario del Comité (artículo 9, literal c). Inclusión de criterios para evitar conflictos de interés e incompatibilidad de funciones (Artículo 11 ) Precisión de la periodicidad de informe al Directorio sobre los acuerdos adoptados por el Comité (Artículo 12 ) Inclusión del Anexo 01: Modelo de Compromiso como Miembro del Comité de Buen Gobierno Corporativo. Directorio Nuevo documento normativo. Responsable de actualización: Oficial de Cumplimiento Normativo Elaborado por: Dpto. de Procesos y Calidad

2 REGLAMENTO DEL COMITÉ DE Artículo 1. - Alcance Las disposiciones del presente Reglamento son de aplicación obligatoria para el Comité de Buen Gobierno Corporativo de Caja Trujillo (en adelante denominado El Comité), los miembros que lo conforman y del personal involucrado en el Sistema de Buen Gobierno Corporativo de Caja Trujillo. Artículo 2. - Base Legal El presente Reglamento se sustenta en la normativa interna de Caja Trujillo y las normas vigentes a nivel nacional que son de su aplicación y complementariamente en el Código de Buen Gobierno Corporativo para las Sociedades Peruanas elaboradas. Comité de Alto Nivel SMV. Noviembre 2013 y La mejora del gobierno corporativo en organizaciones bancarias emitido por el Comité de Supervisión Bancaria de Basilea de febrero Artículo 3. - Objetivo del Reglamento El presente Reglamento establece los objetivos, las funciones y los lineamientos para el desarrollo de las sesiones del Comité. Artículo 4. - Objetivos del Comité a. Fortalecer una cultura de Buen Gobierno Corporativo en Caja Trujillo, que promueva su desarrollo, generación de valor y sostenibilidad. b. Promover la difusión, adopción y práctica de los principios de buen gobierno corporativo. c. Generar prácticas de buen gobierno corporativo a fin de lograr los objetivos institucionales. d. Supervisar la implementación y el cumplimiento de los principios y mejores prácticas de buen gobierno corporativo establecidos en Caja Trujillo. Artículo 5. - De la dependencia del Comité El Comité es un órgano de apoyo dependiente del Directorio, cuyo propósito principal es supervisar el cumplimiento de los principios y la aplicación de las mejores prácticas de buen gobierno corporativo en Caja Trujillo establecidas en los documentos normativos y de gestión. Se define Buen Gobierno Corporativo como el conjunto de principios y normas que regulan el diseño, integración y funcionamiento de los órganos de gobierno de Caja Trujillo: Junta General de Accionistas, Directorio y Gerencia Central Mancomunada, las cuales implementadas, le permiten atraer, retener capital financiero y humano, funcionar eficientemente y generar valor para Caja Trujillo y sus Accionistas. Artículo 6. - De la composición del Comité 6.1. Conformación del Comité: a) El Comité está conformado por: Mínimo tres (03) Directores Presidente del Comité de Gerencia Central Mancomunada. Oficial de Cumplimiento Normativo b) Los directores que integren el Comité serán designados en sesión de Directorio por un periodo de 01 año, pudiendo ser renovable de acuerdo a disposición del Directorio. c) Entre los directores que integren el Comité, deberá considerarse por lo menos a un director independiente. d) El Comité será presidido preferentemente por un Director independiente, elegido por votación en sesión de comité; la elección del presidente será puesta a conocimiento del Directorio en su próxima sesión. e) En caso de vacancia o renuncia de alguno de los miembros titulares del Comité, se acordará en sesión de Comité elevar para conocimiento y aprobación del Directorio la designación de un nuevo miembro. f) Los miembros del Comité deben tener los conocimientos y la experiencia sobre el sistema de buen gobierno corporativo y su implicancia en el buen funcionamiento Elaborado por Dpto. de Procesos & Calidad Página 2 de 5 Fecha de Vigencia: 17 de Agosto del 2016

3 institucional en Caja Trujillo. Asimismo, deben contar con un proceso de inducción previo al inicio de sus funciones De los miembros invitados: a. Se podrá contar con invitados a las sesiones los cuales serán requeridos por el Presidente del Comité de acuerdo a la naturaleza e interés del tema que los convoque. b. Los invitados solo tendrán derecho a voz pero no a voto. c. Se invitará de manera permanente al Jefe de Procesos y Calidad para orientar al Comité sobre los lineamientos requeridos por el Modelo de Excelencia Miembros Suplentes del Comité: a. En caso de ausencia del Presidente del Comité, éste delegará a otro miembro Director que lo sustituya. b. El Presidente de la Gerencia Central Mancomunada debe designar al Gerente Central que lo reemplazará en su ausencia. c. El Oficial de Cumplimiento Normativo debe designar al colaborador de la Unidad de Cumplimiento Normativo que lo reemplazará en su ausencia. d. El miembro suplente asume las mismas funciones y responsabilidades del miembro titular. Artículo 7. - De las funciones específicas Las principales funciones del Comité son: a. Proponer el Reglamento del Comité al Directorio para su aprobación. b. Proponer el Código de Buen Gobierno Corporativo para la aprobación del Directorio. c. Establecer, aprobar y proponer al Directorio las políticas de Buen Gobierno Corporativo ajustadas a las necesidades, naturaleza y exigencias legales de Caja Trujillo d. Promover la difusión, adopción y práctica de los Principios de Buen Gobierno Corporativo, a todo el personal de Caja Trujillo. e. Supervisar la implementación y el cumplimiento de los principios y mejores prácticas de buen gobierno corporativo establecidos en Caja Trujillo, manteniendo informado al Directorio. f. Elaborar y presentar el plan de trabajo anual para aprobación del Directorio y el Informe Anual de cumplimiento de Buen Gobierno Corporativo al cierre de cada ejercicio para conocimiento de la Junta General de Accionistas. g. Monitorear que el informe anual de cumplimiento del Buen Gobierno Corporativo sea publicado en la memoria anual y pagina web de Caja Trujillo. h. Supervisar la ejecución de las recomendaciones para la adopción de las mejores prácticas de buen gobierno corporativo, formuladas por los entes de supervisión y control, entre otros. i. Establecer indicadores de seguimiento y cumplimiento del Código de Buen Gobierno Corporativo e informar de su cumplimiento al Directorio. j. Promover que se desarrollen los programas de capacitación a los miembros del Directorio y al personal de Caja Trujillo, en materia de buen gobierno corporativo. k. Velar porque existan los medios y procedimientos adecuados para la atención de pedidos de información y/o quejas de los accionistas y otros grupos de interés. l. Supervisar que los accionistas, grupos de interés y el público en general, tengan acceso de manera completa, veraz y oportuna a la información autorizada de Caja Trujillo, establecida según las normas de seguridad de la información y mejores prácticas de buen gobierno corporativo. m. Diseñar el sistema de evaluación del Directorio, el cual debe incluir por lo menos la asistencia a las sesiones, el cumplimiento de las tareas asignadas y el respeto a las prácticas de Buen Gobierno Corporativo. Artículo 8. - Las responsabilidades del Presidente del Comité son: a. Formular la agenda en coordinación con el Secretario del Comité. b. Convocar las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité. c. Representar al Comité ante el Directorio, órganos internos y externos correspondientes. d. Comunicar al Directorio los acuerdos adoptados en las sesiones del Comité, así como, los informes que el Comité está obligado a reportar según el presente Reglamento. e. Otras responsabilidades encargadas por el Directorio. Elaborado por Dpto. de Procesos & Calidad Página 3 de 5 Fecha de Vigencia: 17 de Agosto del 2016

4 Artículo 9. - Responsabilidades del Secretario del Comité El Secretario del Comité es un integrante de la Unidad de Cumplimiento Normativo, designado por el Comité, el cual tendrá la responsabilidad de: a. Comunicar oportunamente la agenda con un plazo mínimo de tres (03) días hábiles antes de celebrar la reunión. b. Elaborar y custodiar las actas de las sesiones, debidamente firmadas con la conformidad de los miembros del Comité, los informes presentados en la agenda, lista de asistencia, documentos emitidos y recibidos por el Comité, entre otros. c. Realizar el seguimiento y reporte continuo del cumplimiento de los acuerdos y encargos del Comité. d. Otras responsabilidades encargadas por el Presidente del Comité. Artículo De las reuniones a. El Comité se reunirá de manera ordinaria una vez al mes y de forma extraordinaria cuando las circunstancias lo requieran. b. El Comité puede realizar sesiones no presenciales, a través de video conferencias, medios electrónicos, o de otra naturaleza que permitan la comunicación y garanticen la autenticidad del acuerdo. c. Las citaciones se efectuarán, con tres días hábiles como mínimo, mediante comunicación escrita, correo electrónico o cualquier otro medio similar. En dichas citaciones se debe expresar claramente el lugar, día, hora y agenda de la reunión. d. El Comité queda válidamente constituido cuando se encuentren presentes la mitad más uno de sus miembros. e. Para el establecimiento de acuerdos, en caso de empate, el Presidente del Comité tendrá el voto dirimente. f. Los acuerdos adoptados en las reuniones deben constar en el Libro de Actas del Comité, el cual debe estar a disposición de los entes de control y supervisión. Artículo Declaración Jurada Conflicto de Interés Los miembros del Comité al momento de su incorporación deben firmar un compromiso (Modelo incluido en el Anexo 01 del presente Reglamento) que señale que han tomado conocimiento de que sus funciones actuales no son incompatibles o contradictorias para participar como miembro del Comité, según lo establecido en la Ley General, Ley General de Sociedades, Reglamento para la Elección de Directores - SBS y el Estatuto Social. Asimismo, deben dejar plasmado en actas su abstención de participar en decisiones sobre temas sujetos a posibles conflictos de interés (tanto en la votación como en la deliberación). Artículo Reporte al Directorio El Comité, después de cada reunión que realice, debe informar al Directorio para conocimiento y/o aprobación de los acuerdos tomados en el Comité, adjuntando los documentos de sustento que correspondan. Dicho informe debe realizarse en la sesión de Directorio más próxima. DISPOSICIÓN FINAL Interpretación y Regulación: El Comité es el órgano encargado de interpretar los alcances de las disposiciones del presente Reglamento. Elaborado por Dpto. de Procesos & Calidad Página 4 de 5 Fecha de Vigencia: 17 de Agosto del 2016

5 ANEXO Nº 01: MODELO DE COMPROMISO COMPROMISO COMO MIEMBRO DEL COMITÉ DE Yo, (Nombres y Apellidos), en mi calidad de miembro del Comité de Buen Gobierno Corporativo, tengo conocimiento de que mis funciones como (indicar cargo en la empresa: Gerente Central de., Director) no son incompatibles o no se contraponen (según lo establecido en la Ley General, Ley General de Sociedades, Reglamento para la Elección de Directores - SBS y el Estatuto Social) con las funciones que desarrollo como miembro del Comité de Buen Gobierno Corporativo, el cual es un órgano encargado de supervisar el cumplimiento de los principios y la aplicación de las mejores prácticas de buen gobierno corporativo en Caja Trujillo. Asimismo, me comprometo a abstenerme de participar con mi derecho a voto y en la deliberación sobre decisiones de temas que estuvieran sujetos a posibles conflictos de interés. Trujillo,.. de del Firma Elaborado por Dpto. de Procesos & Calidad Página 5 de 5 Fecha de Vigencia: 17 de Agosto del 2016