Gestión documental para mejorar la eficiencia en una organización 29/09/2014

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Luis Miguel Quintero Aranda
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1 Gestión documental para mejorar la eficiencia en una organización 29/09/2014

2 Correo electrónico GitHub 2

3 3

4 Contenido ECM 5 ejemplos de mejora Un caso práctico 4

5 Enterprise Content Management ECM 5

6 ECM Enterprise Content Management (ECM) son las estrategias, métodos y herramientas utilizadas para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con los procesos organizativos. 6

capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar

7 ECM ECM cubre la gestión de la información en todo el ámbito de la empresa, si la información se presenta en forma de un documento en papel, un archivo electrónico, un flujo de impresión de base de datos o incluso un correo electrónico. 7

forma de un documento en papel, un archivo electrónico, un

8 ECM Factores que determinan la estrategia y los métodos de aplicación Objetivos de negocio Capacidades del personal Políticas de la compañía Experiencia de usuario Tecnología 8

9 ECM Herramientas 9

10 ECM 10

11 Mejora de la eficiencia 5 EJEMPLOS DE MEJORA 11

12 Eficiencia La implantación de un sistema ECM mejora la eficiencia de una organización de muchas maneras Cada organización debe adaptar el uso del sistema a sus procesos de trabajo Uno de los factores más medibles para el ahorro es el tiempo 12

organización debe adaptar el uso del sistema a sus procesos

13 Escenario tradicional Comercial CRM Proyectos FS Administración ERP T 13

14 Escenario ECM Comercial Proyectos CRM FS E C M Administración ERP E 14

15 1. Búsquedas De acuerdo a un estudio de IDC en 2012 los empleados dedicaban 4,5 horas semanales a búsquedas no exitosas de documentos 15

16 1. Búsquedas 1 2 CRM Comercial Cliente 3 5 Proyectos ERP Administración FS 4 T 16

17 1. Búsquedas T 5 copias del documento Puede buscarse en la unidad de red, pero cada Departamento tiende a usar su propia copia Métodos de búsqueda directa Carpetas Reglas de nombrado de documentos 17

18 1. Búsquedas Cliente Portal 1 E C M CRM FS ERP Comercial Proyectos Administración E 18

19 1. Búsquedas E 1 documento El cliente comparte la misma copia Métodos de búsqueda Carpetas Contenido Datos identificativos (cliente, código, fecha ) Refinamiento de resultados 19

20 1. Búsquedas E 20

21 1. Búsquedas E 21

22 2. Aprobaciones En los procesos de aprobación los empleados gastan 6,3 horas semanales 22

23 2. Aprobaciones Proyectos Comercial Administración T 23

24 2. Aprobaciones 1 copia física del documento Operaciones manuales Imprimir Firmar (x2) Escanear Archivar T 24

25 2. Aprobaciones Proyectos Comercial E C M Administración E 25

26 2. Aprobaciones 1 documento Operaciones electrónicas Firmar (x2) Archivar E 26

27 2. Aprobaciones E 27

28 3. Introducción de datos En los procesos de introducción de datos los empleados gastan 4 horas semanales 28

29 3. Introducción de datos 2 1 ERP Administración Proveedor 3 4 CRM Comercial T 29

30 3. Introducción de datos 4 copias de documento Introducción de datos manual ERP CRM Clasificación manual del documento (pedido, albarán, factura ) T 30

31 3. Introducción de datos Proveedor OCR Comercial E C M Metadatos Indexación Flujos Administración E 31

32 3. Introducción de datos 1 documento Datos extraídos automáticamente (OCR) Clasificación del documento de acuerdo a reglas sobre los metadatos Lanzamiento de flujos de trabajo automático E 32

33 3. Introducción de datos E Cliente: GENÉRICO Número: 21 Fecha: 16/09/

34 4. Formato de documentos En los procesos de conversión de formato los empleados gastan 3,8 horas semanales 34

35 4. Formato de documentos Word CAD Proyectos T 35

36 4. Formato de documentos Licencias de software propietarias Microsoft Word AutoCAD Tareas imprevistas derivadas de peticiones de otros departamentos Repetición de la misma transformación varias veces T 36

37 4. Formato de documentos E 37

38 4. Formato de documentos Sin licencias de software cliente La transformación se aplica una sola vez Pueden exportarse transformaciones, por ejemplo en PDF, de cualquier formato E 38

39 5. Colaboración En los procesos de colaboración los empleados gastan 8,9 horas semanales 39

40 5. Colaboración Proyectos Comercial Administración T 40

41 5. Colaboración Se construye el documento intercambiándolo por correo o a través de una unidad de red Las versiones se controlan mediante nomenclatura o en el propio documento Las versiones intermedias del documento tiende a perderse T 41

42 5. Colaboración Proyectos Comercial E C M Administración E 42

43 5. Colaboración El documento se construye sin salir del ECM Las versiones se controlan automáticamente Dispone de flujos de trabajo para coordinar las aportaciones y revisiones en el documento (con hito de entrega) E 43

44 5. Colaboración E 44

45 La eficiencia medida Tarea Horas (T) Horas (E) Búsquedas 4,5 0,45 Aprobaciones 6,3 2,10 Introducción de datos 4,0 0,40 Formato de documentos 3,8 0,38 Colaboración 8,9 4,45 27,5 7,78 Alguien quiere disponer de 20 horas adicionales cada semana? 45

46 Recomendaciones Implanta ECM para procesos que ya se estén realizando, no trates de incorporar a la vez procesos nuevos Elige procesos medibles No es necesario desarrollar una gestión documental completa para empezar Calcula tu presupuesto en función de la cuantía de la mejora 46

47 Recomendaciones Considera la adopción de productos de software libre En ocasiones no es necesario comprar licencias de software Combina diferentes productos para construir el sistema de gestión documental No existe un producto que provea todas las funcionalidades que necesitas 47

48 GRACIAS POR SU ATENCIÓN

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