POI-DA-PG-05 Procedimiento Auditorias Internas de Calidad del Patronato de Obras e Instalaciones del Instituto Politécnico Nacional (DOCUMENTO DE
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1 POI-DA-PG-05 Procedimiento Auditorias Internas de Calidad del Patronato de Obras e Instalaciones del Instituto Politécnico Nacional (DOCUMENTO DE TRABAJO) Septiembre de 2004
2 ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Ing. Jorge Eloy Toledo Rojas Director de Administración Ing. Jesús Ortiz Gutiérrez Secretario Ejecutivo Dr. José Enrique Villa Rivera Presidente de la Junta Directiva Fecha: Fecha: Fecha: REGISTRO DE REVISIONES No de Revisión Página/ Sección Afectada Resumen del Cambio Fecha de Aprobación Firma de Aprobación
3 Código: POI-IC-PG-05 Página 3 de Propósito 2. Alcance Determinar el grado en que el SGC del POI-IPN está cumpliendo con las Políticas, los procedimientos y los requisitos de los usuarios de la infraestructura física que construyó el Patronato y del propio SGC y si éste funciona como se establece en los documentos respectivos, emitir un informe de las No conformidades halladas y facilitar el establecimiento y seguimiento de las acciones correctivas. Este procedimiento es aplicable a todas las áreas del POI-IPN. 3. Políticas de operación 3.1 Las auditorías internas siempre serán practicadas en cumplimiento a los lineamientos de la norma ISO 19011:2002, su versión actualizada o su equivalente nacional. 3.2 Toda auditoría se realizará conforme al presente procedimiento. 3.3 El auditor evitará cualquier conflicto personal, potencial o real que pudiera afectar las actividades de auditoría. 3.4 Durante el desarrollo de la auditoría, el auditor procurará evitar la formación de conjeturas entre el personal auditado. 3.5 Los auditores deberán asegurar la objetividad e imparcialidad en la aplicación de este procedimiento. 3.6 Los auditores no auditarán su trabajo en ningún caso.
4 Código: POI-IC-PG-05 Página 4 de Diagrama de proceso TITULAR OIC DEL POI-IPN AUDITOR LÍDER EQUIPO AUDITOR TITULAR DEL ÁREA ADMINISTRATIVA INICIO 2 Integra Elabora equipo programa auditor de Auditoria Esta correcto el programa? NO SI Instrumenta Ejecuta la acciones auditoría correctivas 43 SI Seguimiento de acciones correctivas 5 Finaliza la auditoría 6 FIN
5 Código: POI-IC-PG-05 Página 5 de Descripción del procedimiento Secuencia de Etapas Actividad 1.1 Selecciona los auditores previa formación con base en lo siguiente: Auditor líder Responsable 1. Integra equipo auditor 2. Elabora el programa de la Auditoría a) Escolaridad técnica o superior. b) Antigüedad mínima de cinco años en el subsistema. c) Experiencia en auditorías a sistemas de gestión de la calidad o haber acreditado el curso de formación de auditor líder impartido por institución reconocida oficialmente. Auditores a) Escolaridad a nivel técnico o superior. b) Una antigüedad como mínimo de tres años en la institución. c) Experiencia en auditorías, cualquier clase (deseable). d) Haber aprobado curso de Formación de Auditor. 1.2 Extiende nombramiento escrito a auditores, informando al titular del área administrativa a auditar. 1.3 Convoca al auditor líder a reunión de información. 2.1 Elabora el plan de auditoría (Anexo 1) considerando las políticas de operación, lo establecido en el manual de gestión de la calidad y los procedimientos gobernadores y operativos e instrucciones de trabajo, respectivamente. 2.2 Un mes antes de la ejecución de la auditoría, reúne al equipo auditor para revisar cada uno de los puntos de los requerimientos mencionados en el plan de auditorías. 2.3 Elabora calendario de auditoría interna (Anexo 2), con base en los puntos mencionados en el plan de la auditoría, en el cual se identifican las áreas del plantel a ser auditadas, la fecha estimada y la duración de cada actividad. Y lo envía al director del plantel, para su autorización. No procede: Regresa a 2.1 Sí procede: Pasa a 3.1 Titular OIC del POI-IPN Auditor Líder 3. Ejecuta la Auditoría 3.1 Se asegura de haber recibido aprobación del programa de auditoría por el Secretario Ejecutivo. 3.2 Da a conocer el programa una semana antes a las áreas administrativa a ser auditadas, y acuerda con el titular los materiales y espacios requeridos para realizar la auditoría, las autorizaciones para cotejar documentación en algunas áreas y en general los apoyos necesarios para el éxito de la auditoría. Auditor Líder
6 Código: POI-IC-PG-05 Página 6 de 13 Secuencia de Etapas Actividad 3.3 Solicita al Secretario Ejecutivo convocar y presidir reunión general, bajo los siguientes aspectos: a) Lista de asistencia. b) Presentación del equipo auditor. c) Lectura del programa de auditoría. d) Establecimiento de las líneas de comunicación entre el auditor líder y el Secretario Ejecutivo. e) Aclaraciones y dudas sobre la ejecución de la auditoría y manejo de la información recabada. 3.4 Desarrolla la auditoría, aplicando los siguientes principios: Toda acción realizada por el equipo auditor se soporta en el Plan y Programa de Auditoría previamente elaborados. La colecta de datos se realiza mediante observaciones, listas de verificación, cuestionarios y entrevistas a los involucrados en las actividades del área. El horario de visita a las distintas áreas se realiza de acuerdo a lo estipulado en el Programa de Auditoría en la medida de lo posible. Las no conformidades encontradas quedan referenciadas a las especificaciones del manual de gestión de la calidad y manual de procedimientos así como a los documentos normativos aplicables, las cuales quedarán plasmadas en el concentrado de no conformidades (Anexo 3) del presente procedimiento. Si el documento comprobatorio sobre la actividad o información auditadas cumple con los requerimientos, el elemento se marcará Conforme. Si el documento comprobatorio sobre la actividad o información auditadas NO cumple con los requerimientos, el elemento se marcará No Conforme, indicando la gravedad como sigue: a) menor: Si es única y no afecta al sistema de gestión de la calidad. (Ejemplo: Carencia de firma y/o fecha de un registro aislado). b) Mayor: Afecta al sistema de gestión de la calidad. (Ejemplo: No existe procedimiento o la actividad no se lleva de acuerdo a éste). c) crítica: Falta de compromiso a las políticas de operación y a la política de calidad. (Ejemplo: Alteración de documentos y registros falsos que pongan en riesgo la calidad de los servicios de formación para el trabajo). Responsable Auditor Líder
7 Código: POI-IC-PG-05 Página 7 de 13 Secuencia de Etapas Actividad 3.5 Concentra las No Conformidades encontradas durante la auditoría en el anexo 9.3, las que se presentan ante el comité de calidad del POI-IPN mediante una reunión, la cual será dirigida por el auditor líder y tendrá como finalidad: a) Dar a conocer las no conformidades. b) Dar a conocer las deficiencias de las actividades realizadas por las distintas áreas. c) Definir acciones correctivas y fechas compromiso. Responsable 4. Instrumenta Acciones Correctivas 5. Seguimiento de Acciones Correctivas 6. Finaliza la Auditoría 4.1. Una vez informadas las no conformidades por el equipo auditor, el titular del área auditada implanta las acciones correctivas necesarias para corregirlas, aplicando el procedimiento 613-CI-PG-05; puede tomar en consideración las propuestas de los auditores para emitir un juicio más acertado sobre el efecto de las acciones correctivas a realizar Aplica la política 3.5 del procedimiento 613-CI-PG-05 para implantar las acciones correctivas; realiza una reunión entre el equipo auditor y los responsables de las áreas auditadas con el propósito de verificar las actividades no cumplidas o no implantadas. El equipo auditor puede preparar un informe de seguimiento y distribuirlo de manera similar al informe de auditoría, según lo indicado en el Anexo Revisa el grado de cumplimiento de las Acciones Correctivas y su eficacia Convoca y coordina una reunión final con los responsables de las áreas bajo escrutinio para agradecer el apoyo brindado y declara cerrada la auditoría en campo Elabora el informe final de la auditoría interna (anexo 5), lo turna al representante de la dirección para su revisión y lo aprueban ambos, una vez resueltas las diferencias, si las hubiera; entrega original y copias conforme lo señala el anexo 9.5 del presente. Titular del área administrativa Equipo Auditor Auditor líder 6. Documentos de referencia Documentos Lista maestra de documentos normativos del SGC del POI-IPN Manual de Gestión de la Calidad Procedimiento de Acciones Correctivas Código Anexo 1 POI-DA-PG-03 POI-DA-MC-00 POI-DA-PG Registros
8 Código: POI-IC-PG-05 Página 8 de 13 Registro Tiempo de conservación Responsable de conservarlo Código del registro Plan de Auditoría 1 año Auditor líder RC-IC-PG-35 Programa de Auditoría 1 año Auditor líder RC-IC-PG-36 Concentrado de no conformidades 2 años Titular del área RC-IC-PG-37 Informe de Acción Correctiva 2 años Titular del área RC-IC-PG-32 Informe final de Auditoría Interna 2 años Responsable del área auditada RC-IC-PG Glosario Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Auditor: Auditoría. Equipo auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría, conforme a lo requerido por la norma ISO 19011:2002 Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias del desempeño del SGC y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen el conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría; en el caso de ser un solo auditor, deberá acompañarse por un Experto Técnico cuando menos. Informe de auditoría. Exposición por escrito, sobre un asunto de la auditoría interna de calidad en la que se aportan datos y valoraciones para que sea fácil tomar una decisión al respecto. No conformidad: Incumplimiento de un requisito Programa de auditoría. Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. 9. Anexos 9.1 Plan de Auditoría 9.2 Programa de auditoría 9.3 Concentrado de no conformidades 9.4 Informe de acción correctiva 9.5 Informe final de Auditoría Interna
9 Código: RC-IC-PG-35 ANEXO 1 Página 9 de 13 SGC POI-IPN Plan de Auditoria Fechas: inicio término: Auditoria No. Objetivos de la Auditoría: _ Alcance: Fecha y lugar de la auditoría: Agenda del Auditor Líder Recursos necesarios en áreas críticas: Reunión con el Secretario Ejecutivo Reunión con equipo auditor Inicio: Término: Inicio: Término: Horario de realización Criterio/documento de auditoría requerido REQUISITO DE LA NORMA Inicio Término Docto. normativo Procedimiento Registro Sistema de gestión de la calidad Requisitos generales Requisitos de la documentación Responsabilidad de la dirección Compromiso de la dirección Enfoque al cliente Política de la Calidad Planificación Resp. autoridad y comunicación Revisión por la dirección Gestión de los recursos Provisión de los recursos Recursos humanos Infraestructura Ambiente de trabajo Realización del servicio Planific. de la realización del serv. Procesos relacionados con el cte. Diseño y desarrollo Compras Prod. y prestación del servicio Control de disp. de segto. y med. Medición, análisis y mejora Generalidades Seguimiento y medición Control del producto no conforme Análisis de datos Mejora Representante de la Secretaría Ejecutiva: Vo. Bo. del Titular Área Administrativa del Plan: Auditor Líder: Equipo Auditor: Responsabilidades:
10 Código: RC-IC-PG-36 ANEXO 2 Página 10 de 13 S.G.C. Programa de Auditoria Auditoria No. Fecha: inicio término ELEMENTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC REFERENCIAS DURACIÓN PROGRAMADA INICIO FINAL Elaboró: Autorizó: Página 1 de 1
11 Código: RC-IC-PG-37 ANEXO 3 Página 11 de 13 CONCENTRADO DE NO CONFORMIDADES Sistema de Gestión de la Calidad DEPARTAMENTO NO CONFORMIDAD REFERENCIA TIPO DE DEFICIENCIA AUDITOR ELABORÓ: APROBÓ: Hoja de
12 Código: RC-IC-PG-32 ANEXO 4 Página 12 de 13 INFORME DE SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Auditoria No. Fecha: AREA: Hoja No. de: CAUSA DE LA NO CONFORMIDAD ACCION CORRECTIVA POR APLICAR RESPONSABLE DE LA APLICACIÓN: PLAZO: CIERRE DE LA ACCIÓN CORRECTIVA (RESULTADOS): ELABORO: REVISÓ:
13 Código: RC-IC-PG-38 ANEXO 6 Página 13 de 13 INFORME FINAL DE AUDITORÍA INTERNA DOCUMENTOS RELACIONADOS DESCRIPCIÓN DE NO CONFORMIDADES OBSERVACIONES Vo. Bo. Equipo Auditor: Vo. Bo. Auditor Líder: Hoja: de Este Informe se distribuye conforme al siguiente orden: Original: Secretario Ejecutivo del POI-IPN Copia 1: Titular del OIC Copia 2: Auditor Líder Copia 3: Director de Administración
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