UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN DE LOS HORARIOS SEMESTRALES DEL ÁREA SALAS DE INFORMÁTICA GESTIÓN DOCENCIA

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1 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN DE LOS HORARIOS SEMESTRALES DEL ÁREA SALAS DE GESTIÓN DOCENCIA

2 1. OBJETO Establecer las actividades a realizar por el Coordinador del área salas de informática para la planificación y programación semestral de las salas de informática de la Universidad con el fin de satisfacer las demandas de los programas de la institución. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a todas las actividades relacionadas con la programación de los horarios semestrales de las salas de informática. Inicia con elaboración de la programación semestral y finaliza con la comunicación de la programación a todos los interesados. 3. RESPONSABLES Son responsables de llevar a buen término el procedimiento las siguientes personas: - Coordinador del área salas de informática, por ser el encargado directo de la buena programación, adaptación de lo que es demandado por las facultades y programas de la Universidad, al calendario académico e interpretación de la información suministrada acerca de los requerimientos de las facultades y la intensidad de horas a satisfacer. - Directores de programas, por ser los responsables de enviar los requerimientos de las diferentes asignaturas, intensidad horaria y software a utilizar. 4. DEFINICIONES 4.1 Cursos: Cada una de las materias que se enseñan en la Universidad y que hacen parte del pensum o plan de estudio de cada uno de los programas y escuelas de la institución. 4.2 Base de datos: En rigor, una Base de Datos es el conjunto de datos almacenados con una estructura lógica. Es decir, tan importante como los datos, es la estructura conceptual con la que se relacionan entre ellos. En la práctica, podemos pensar esto como el conjunto de datos más los programas (o software) que hacen de ellos un conjunto consistente. Si no se tiene los dos factores unidos, no se puede hablar de una base de datos, ya que ambos combinados dan la coherencia necesaria para poder trabajar con los datos de una manera sistemática. 4.3 Calendario Académico: Documento expedido por el Consejo Directivo, en el cual se informa las fechas de inscripciones, matrículas y calendario académico para los dos semestres que conforman el año lectivo. 4.4 Excel: Excel es una aplicación del tipo hoja de cálculo, integrada en el entorno Windows y desarrollada por Microsoft, en la cual se combinan las capacidades de una hoja de cálculo normal, base de datos, programa de gráficos bidimensionales y tridimensionales, lenguaje propio de programación y generación de macros; todo dentro de la misma aplicación.

3 4.5 Intensidad horaria: La intensidad horaria hace referencia a la cantidad de horas en un tiempo determinado (semanal, mensual o semestral) que tiene lugar una asignatura dentro del plan de estudio de una carrera profesional o técnica. 4.6 Laboratorios de informática: Se llama así a las reservas de las salas de informática de la Universidad para algunas asignaturas específicas que requieren desarrollar parte del contenido programático de dicha asignatura con la ayuda de un software especificado con anterioridad, eso es a principio de semestre. 4.7 Portal: Un Portal es un espacio web de información e interacción en Internet, con acceso a múltiples fuentes de información y servicios, estructurados de forma inteligente, para ser encontrados fácilmente por el usuario común desde la primera página. 4.8 Programar solicitudes: Diseñar de una manera ordenada y teniendo en cuenta los requerimientos de las solicitudes de cada programa y escuela, el ordenamiento de los espacios de tiempo y de lugar para que se haga efectivo el servicio de las salas de informática para cada una de las asignaturas que demanden el servicio. 4.9 Administración MYRTA: Software o sistema utilizado por la Universidad para el control del uso de salas Solicitud: Por lo general, una solicitud es un documento escrito que va dirigido a un organismo, alguna de sus dependencias o a una autoridad a los que se les manifiesta una necesidad o ante los que se plantea una reclamación con la exposición de los motivos en los que se basan Web: Por éste término se suele conocer a WWW (World Wide Web), creado por el Centro Europeo de Investigación Nuclear como un sistema de intercambio de información y que Internet ha estandarizado. Supone un medio cómodo y elegante, basado en multimedia e hipertexto, para publicar información en la red. Inicial y básicamente se compone del protocolo http y del lenguaje html. 5. DESARROLLO 5.1 Descripción por fases 1. Inicializar sistema Administración MYRTA: El Coordinador del área salas de informática usando el software de manejo de las salas ejecuta las siguientes instrucciones: a) Se crea el semestre y en caso de ser necesario las salas nuevas o cortes horarios nuevos. b) Se crea la plantilla de horas para cada sala, esto genera los espacios sin asignar en cada hora de cada sala, en estos espacios es donde se programarán las actividades de Laboratorios, prácticas e Internet, Ase y mantenimiento.

4 2. Enviar solicitudes: El Director de programa envía las solicitudes por correo institucional con el formato (Solicitud utilización salas en el semestre por asignatura) con el horario (día de la semana, hora inicio y hora final), la intensidad horaria necesaria estipulada para cada asignatura, la cantidad de estudiantes por asignatura y definido el software a utilizar por parte de los docentes, además los códigos, grupos y nombre exacto de cada asignatura. 3. Recibir solicitudes: El Coordinador del área salas de informática recibe las solicitudes por parte de los Directores de programa de la Universidad. 4. Programar las salas: Recibidas las solicitudes, el Coordinador del área salas de informática programa las salas de tal manera que satisfagan todas y cada una de las solicitudes anteriormente mencionadas. En el caso de no disponibilidad de un requerimiento se le informa al encargado del programa para hacer el ajuste necesario, este ajuste debe encajar en una disponibilidad. 5. Introducir la programación Administración MYRTA: El Coordinador del área salas de informática ingresa la programación de las salas al Software Administración MYRTA lo cual permite alimentar la base de datos que servirá posteriormente para el control de de acceso de estudiantes. 6. Enviar programación: El Coordinador del área salas de informática envía la programación de las Salas en forma física por correo interno, a cada una uno de los programas que solicitaron el servicio. 7. Cambiar debido a novedades posteriores: El Coordinador del área salas de informática, su planeación y la programación de las salas está supeditada a los imprevistos de fuerza mayor que ocurran al principio del semestre o también durante el transcurso de éste, es por ello que la flexibilidad a los cambios no es indiferente en la dependencia; por ello el personal de ésta debe estar presto a realizar ajustes posteriores por cambio de horarios, nuevos grupos o la eliminación de algunos por pocos estudiantes inscritos. 6. REFERENTES NORMATIVOS Norma ISO 9001: Numerales 6.1 / 7.1 /7.2.1 / / 7.3 / / 7.31 / / 7.6 / Reglamento de Salas - Artículos 7

5 7. REGISTROS Código Nombre Tipo Nivel de Acceso Almacenamiento Responsable Tiempo de retención Archivo Archivo gestión central N.A. Solicitud de utilización de salas en el semestre Físico/ Electrónico Restringido Software Administración MYRTA / Carpeta solicitudes Coordinador del área Salas Permanente N.A. Programación utilización salas Físico/ Electrónico Restringido Software Administración MYRTA / Carpeta solicitudes Coordinador del área Salas Permanente