Bases de Integración, Organización y Funcionamiento del Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés (CEPCI) en el IMPI.

Transcripción

1 Bases de Integración, Organización y Funcionamiento del Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés (CEPCI) en el IMPI Objetivo Las presentes bases tienen por objeto establecer el marco de referencia para la integración, organización y funcionamiento del Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés en el IMPI (en adelante Comité), a fin de propiciar la integridad de las y los servidores públicos para implementar acciones permanentes que favorezcan el comportamiento ético en el Instituto. El lenguaje empleado en el presente documento, no busca generar ninguna distinción, ni marcar diferencias entre mujeres y hombres, por lo que las referencias o alusiones en la redacción hechas hacia un género representan a ambos sexos. Coordinación Corresponde al Comité ser el vínculo entre el personal del IMPI y la Secretaría de la Función Pública, que permita la divulgación del Código de Conducta mismo que contiene el Código de Ética y las Reglas de Integridad, así como la generación de información y los medios que permitan la evaluación del comportamiento ético de los servidores públicos. Conformación El Comité, estará conformado por once miembros propietarios con voz y voto: un Presidente, un Secretario Ejecutivo, seis propietarios (temporales) y tres asesores; por cada miembro propietario habrá un suplente. Es preciso mencionar que el Secretario Ejecutivo, no se considera parte del Comité ya que, solamente auxilia al Presidente. Elección de Miembros El proceso de elección de los miembros de carácter temporal del Comité, se llevará a cabo mediante los medios electrónicos que determine el Presidente y se efectuará cada dos años en el último bimestre del año en el que concluya el periodo; en ningún caso se podrá considerar la designación directa como mecanismo de elección de los miembros del Comité. 1

2 Los miembros de carácter temporal durarán en el encargo dos años. Los candidatos deberán ser reconocidos por su honradez, vocación de servicio, integridad, responsabilidad, confiabilidad, juicio informado, colaboración y trabajo en equipo, y compromiso. La elección será en dos fases, mismas que serán supervisadas por el Presidente: Primera Fase: Nominación, se solicitará a las áreas del IMPI, designar conforme a las cualidades antes mencionadas, una lista de servidores públicos por cada nivel jerárquico (Subdirección Divisional, Coordinación Departamental y Personal Operativo, sea de confianza o sindicalizado); que satisfagan las condiciones y requisitos de elegibilidad. Segunda Fase: Elección, una vez cerrada la primera etapa, se consolida el listado de personas seleccionadas y se solicita a todo el personal emita su voto en favor a una persona de cada nivel jerárquico, incluido el de Dirección Divisional. Concluida la etapa de elección, el Secretario Ejecutivo revisará e integrará los resultados, una vez aprobados por el Presidente, deberán ser difundidos través de los medios electrónicos correspondientes. Las y los servidores públicos que resulten electos y decidan declinar su participación en el Comité, deberán manifestar por escrito al Presidente del Comité, para que se convoque a aquellos servidores públicos que de acuerdo con la votación registrada se encuentren en el orden inmediato siguiente. Cuando un miembro electo de carácter temporal deje de laborar en el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial y este sea propietario, se integrará al Comité, con ese carácter el suplente y será convocado como suplente, aquel que en la elección pasada, de acuerdo con la votación registrada, se encuentra en el orden inmediato siguiente. Previamente a la primera sesión ordinaria del año, el Presidente notificará mediante oficio a los servidores públicos que fueron electos como miembros propietarios o suplentes para que constituyan el Comité. En caso de que los miembros incumplan las obligaciones señaladas en las presentes bases, podrán ser sujetos a responsabilidad administrativa. Los miembros cuya remoción haya sido solicitada con motivo de una posible responsabilidad administrativa, quedarán de inmediato suspendidos de sus funciones y serán sustituidos conforme a los términos previstos en las presentes bases sobre la renuncia de las y los servidores públicos. Las propuestas de remoción se realizarán a través del Presidente quien lo hará del conocimiento del CEPCI, a fin de que una vez escuchado al miembro que se encuentre en el supuesto, el Comité determine lo conducente. 2

3 Una vez considerado el Acuerdo que tiene por objeto emitir el Código de Ética de los servidores públicos del Gobierno Federal, las Reglas de Integridad para el ejercicio de la función pública, y los Lineamientos generales para propiciar la integridad de los servidores públicos y para implementar acciones permanentes que favorezcan su comportamiento ético, a través de los miembros del Comité de Ética y de Prevención de Conflicto de Interés; el Comité elaborará la actualización del Código de Conducta que oriente y de certeza plena a sus servidores públicos sobre el comportamiento ético al que deben sujetarse en su quehacer cotidiano, que prevengan conflictos de interés, y que delimiten su actuación en situaciones específicas que pueden presentarse conforme a las tareas, funciones o actividades que involucra la operación y el cumplimiento de los planes y programas, así como las áreas y procesos que involucren riesgos de posibles actos de corrupción. En el desarrollo de sus funciones y en el conocimiento de los asuntos que impliquen la contravención del Código de Conducta, los miembros del Comité actuarán con reserva y discreción, y ajustarán sus determinaciones a criterios de legalidad, imparcialidad, objetividad, transparencia, certeza, ética e integridad. De las Funciones Establecer las Bases para su integración, organización y funcionamiento del Comité, mismas que deberán contener, entre otros aspectos: las convocatorias, orden del día de las sesiones, suplencias, quórum, desarrollo de las sesiones, votaciones, elaboración y firma de actas, y procedimientos de comunicación. Es importante mencionar que las Bases en ningún caso, podrán regular procedimientos de responsabilidad administrativa de las y los servidores públicos. Elaborar y aprobar, durante el primer trimestre de cada año, su programa anual de trabajo que contendrá: Objetivos, metas y actividades específicas que tenga previsto llevar a cabo, así como enviar una copia del mismo a la Unidad, dentro de los veinte días siguientes a su aprobación. Vigilar la aplicación y cumplimiento del Código de Conducta, mismo que deberá contener el Código de Ética y las Reglas de Integridad. Participar en la armonización, revisión del Código de Conducta, así como vigilar la aplicación y cumplimiento del mismo, el cual debe considerar lo siguiente: el comportamiento ético al que debe sujetarse el personal del Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial, en su quehacer cotidiano, que prevengan conflictos de interés; contenido con un lenguaje claro e incluyente, armonizar los principios y valores contenidos en el Código de ética y Reglas de Integridad, glosario de términos, listado de valores específicos. Determinar los indicadores de cumplimiento del Código de Conducta, así como el método para medir y evaluar anualmente los resultados obtenidos, mismos que deberán ser difundidos en la página de internet del Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial. Fungir como órgano de consulta y asesoría especializada en asuntos relacionados con la observación y aplicación del Código de Conducta. Establecer y difundir el procedimiento de recepción y atención de los incumplimientos al Código de Conducta. Formular observaciones y recomendaciones en el caso de delaciones derivadas del incumplimiento al Código de Conducta, que consistirán en un pronunciamiento imparcial no vinculatorio, y que se harán del conocimiento de las y los servidores públicos involucrados y de sus superiores jerárquicos. 3

4 Formular sugerencias para modificar procesos a las áreas que integran el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial, en las que se detecten conductas contrarias al Código de Conducta, mismo que contiene el Código de Ética y las Reglas de Integridad. Difundir y promover los contenidos del Código Ética, las Reglas de Integridad y el Código de Conducta. Fomentar acciones permanentes sobre el respeto a los Derechos Humanos, prevención de la discriminación e igualdad de género, y de los demás principios y valores contenidos en el Ética, las Reglas de Integridad y el Código de Conducta. Promover programas de capacitación y sensibilización en materia de ética, integridad y prevención de conflictos de interés, sobre el respeto a los Derechos Humanos, prevención de la discriminación e igualdad de género, y de los demás principios y valores contenidos en el Ética, las Reglas de Integridad y el Código de Conducta. Dar vista al Órgano Interno de Control en el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial, de las conductas de las y los servidores públicos que puedan constituir responsabilidad administrativa en términos de la normatividad aplicable. Deberá entregar en el mes de enero en la primera sesión del ejercicio fiscal siguiente, un informe anual de actividades que deberá contener por lo menos: seguimiento a las actividades contempladas en el programa anual de trabajo; número de las y los servidores públicos capacitados en temas relacionados con la ética, integridad y prevención de conflictos de interés u otros temas relacionados, así como los resultados de la evaluación realizada respecto al cumplimiento del Código de Conducta. Funcionamiento De las sesiones El Comité celebrará por lo menos tres sesiones ordinarias conforme lo aprobado en el Programa Anual de Trabajo, también se podrán celebrar sesiones extraordinarias cuando haya asuntos que por su importancia lo ameriten o a petición de por lo menos, tres miembros del Comité o por decisión del Presidente. Las convocatorias se realizarán en formato que contenga sello institucional, lema anual, lugar, fecha y hora de la reunión; tanto las convocatorias como la documentación relacionada con los puntos del orden del día, se podrá enviar a través de medios electrónicos, por el Presidente o suplente del mismo. En cuanto a las sesiones ordinarias, se enviarán con una antelación mínima de cinco días hábiles a la fecha de la sesión ordinaria correspondiente; para las sesiones extraordinarias se enviarán con dos días hábiles de anticipación a la fecha de la sesión. Es necesario recordar en las convocatorias a los miembros del CEPCI la importancia de su participación y de su compromiso con el Comité, así como reiterar la necesidad de contar con el quórum, de lo contrario se celebrará una segunda convocatoria. El orden del día será elaborado por el Presidente o por el Secretario Ejecutivo, podrá enviarse por correo electrónico. Las sesiones ordinarias, deberán contener una referencia sucinta de los asuntos a tratar, el seguimiento de los acuerdos adoptados en sesiones anteriores y uno relativo a asuntos generales, cuyo carácter será informativo. Los miembros del Comité pueden solicitar la incorporación de asuntos en el cuerpo de la orden del día. 4

5 El orden del día de las sesiones extraordinarias comprenderá asuntos específicos y no incluirá seguimiento de acuerdos ni asuntos generales. En el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial, los representantes del Órgano Interno de Control, Dirección Divisional de Asuntos Jurídicos y la Subdirección Divisional de Recursos Humanos, asistirán al Comité como asesores con calidad de voz pero sin voto. Cuando el Presidente así lo autorice, podrá asistir como invitado con voz, pero sin voto, cualquier persona que coadyuve al cumplimiento de sus objetivos y única y exclusivamente para el desahogo de los puntos del orden del día para los cuales fueron invitados. En cualquier asunto en el que los invitados tuviesen o conocieran de algún posible conflicto de intereses personal o de alguno de los demás miembros del Comité, deberá manifestarlo y el que tuviere el conflicto, abstenerse de toda intervención. Del quórum El Comité quedará válidamente constituido cuando asistan a la sesión, como mínimo siete de sus miembros, seis propietarios o suplentes, y el Presidente o suplente del mismo. Suplencias En ausencia de los miembros propietarios del CEPCI asistirán a las sesiones en su representación, sus respectivos suplentes. El miembro propietario tendrá la obligación de dar aviso a su suplente para que asista en funciones de propietario. Cada miembro temporal electo deberá tener un suplente, mismo que será aquél que, en la elección, de acuerdo con la votación registrada, haya quedado en el orden inmediato siguiente. Cuando un miembro o suplente deje de laborar en el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial, se seguirá el mismo procedimiento precisado en el párrafo precedente. Por cuanto hace al Presidente, éste designará a su suplente en caso de su ausencia, e igualmente, designará al Secretario Ejecutivo, que no serán miembros propietarios o suplentes temporales electos del CEPCI. Los miembros cuya remoción haya sido solicitada con motivo de una posible responsabilidad administrativa, quedarán de inmediato suspendidos de sus funciones y serán sustituidos conforme al principio de suplencia establecido en este apartado. Desarrollo de las sesiones Las sesiones podrán ser presenciales o por medios electrónicos; De las sesiones ordinarias el Comité deliberará sobre las cuestiones contenidas en el orden del día y éste comprenderá asuntos generales. Respecto a las Sesiones Extraordinarias. No habrá asuntos generales. 5

6 Las sesiones se trataran considerando el orden siguiente: Verificación del quórum Lectura, consideración y aprobación del orden del día Lectura y aprobación, en su caso, del acta de la sesión anterior y, Discusión y aprobación, en su caso, de los asuntos comprendidos en el orden del día Los asuntos debatidos y los acuerdos adoptados por el CEPCI se harán constar en actas y se turnará la información correspondiente a cada miembro del Comité. En el caso de los asuntos y temas que hayan quedado pendientes de resolución por el anterior, conforme al Código de Conducta vigente en el momento en que ocurrieron los hechos. El Comité dará seguimiento puntual en cada sesión a todos los compromisos y acuerdos contraídos en sesiones anteriores. Votaciones Se contará un voto por cada miembro del Comité, los acuerdos y decisiones se tomarán por el voto mayoritario de los presentes, en caso de que asista el propietario y suplente, sólo se considerará el primero. En caso de empate el Presidente tendrá el voto de calidad. Actas En cada sesión deberá levantarse acta, misma que deberá ser firmada por el Presidente y los miembros que asistan a la sesión. En su caso, la firma de asesores e invitados tendrá validez únicamente para dejar constancia de su asistencia a la sesión. Suspensión de la sesión Excepcionalmente, si se produjese algún hecho que alterará la forma sustancial el buen orden de la sesión, o se diera otra circunstancia extraordinaria que impidiera su normal desarrollo, el Presidente podrá acordar la suspensión de la sesión durante el tiempo que sea necesario para restablecer las condiciones que permitan su continuación. Conflicto de Interés En cualquier asunto en que algunos de los miembros del CEPCI tuvieren o conocieran de un posible conflicto de interés personal o de alguno de los demás miembros o invitados del CEPCI, deberán manifestarlo y el que tuviere el conflicto, deberá abstenerse de toda intervención. Se hará constar en acta el hecho de que algún miembro se haya abstenido de participar en algún asunto, por encontrarse en conflicto de interés o estar en contra del mismo. En caso de duda sobre la posible actualización de un conflicto de interés, se podrá pedir asesoría telefónica, por correo electrónico o por oficio a la UEEPCI para determinar si el servidor público debe abstenerse de participar en la discusión de algún asunto. 6

7 Presidente Corresponde al Presidente establecer y aprobar el procedimiento para llevar a cabo la elección de las y los miembros que constituirán al Comité. Convocar a sesión ordinaria o bien, extraordinaria, cuando haya asuntos que por su importancia lo ameriten o, a petición de por lo menos tres miembros del Comité. Verificar el quórum. Presentar para aprobación del Comité el orden del día, procediendo a dar lectura del mismo. Dirigir y moderar los debates durante las sesiones. Autorizar la presencia de invitadas e invitados en la sesión para el desahogo de asuntos. Solicitar la votación correspondiente al Comité. Someter a la aprobación del Comité, el acta de la sesión anterior, procediendo a dar lectura de la misma. Miembros del Comité Cumplir y promover el cumplimiento del Comité de Ética, las Reglas de Integridad y el Código de Conducta. Dedicar el tiempo y esfuerzo necesarios para dar seguimiento a los asuntos que se le sometan, recabar la información necesaria y solicitar la colaboración y apoyo que consideren oportuno. Cuidar que las actividades del Comité se realicen con apego a la normatividad aplicable. Participar activamente en el Comité y en las comisiones en que participen a fin de que su criterio contribuya a la mejor toma de decisiones. Hacer uso responsable de la información a la que tengan acceso. Evaluación del Desempeño del CEPCI Con fundamento en el numeral 6 Principios, criterios y funciones, establece que la Unidad Especializada en Ética y Prevención de Conflictos de Interés (UEEPCI), evaluará el cumplimiento de los trabajos de los Comités de Ética; por lo que a efecto de medir el grado de cumplimiento, se anexa un formato de control de los entregables para verificar los avances de los compromisos establecidos. Divulgación y transparencia Se deberá difundir los resultados a través de los medios electrónicos pertinentes para hacer de su conocimiento a todo el personal del Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial; así como la publicación de la actualización del Código de Conducta, una vez aprobado por el Comité. Finalmente, se menciona que las presentes bases no podrán regular procedimientos de responsabilidad administrativa de los servidores públicos. 7

8 ANEXO 1 Tablero de Control de Cumplimiento 2016 No. Actividades Entregable Fecha límite Fundamento Jurídico 1 Integración del Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés (CEPCI) en el IMPI. 20 PUNTOS Acta de la sesión de constitución del Comité. Directorio de Integrantes de Comité: Titulares, suplentes y enlace oficial. 29 de diciembre de 2015 Transitorio tercero, Lineamientos Presentar el Informe Anual de Actividades (2015) 15 PUNTOS Establecer las Bases de Integración, Organización y Funcionamiento del Comité de Ética y Prevención de Conflictos de Interés 10 PUNTOS Elaborar y Aprobar el Programa Anual de Trabajo (PAT) 20 PUNTOS Establecer indicadores de cumplimiento del Código de Conducta y método para medir y evaluar los resultados obtenidos 10 PUNTOS Elaborar, revisar, actualizar y armonizar el Código de Conducta conforme los Lineamientos Generales 25 PUNTOS IAA 2015 en formato electrónico. Liga de internet del sitio del Instituto, en el que esté publicado el informe. Acta en la que se aprobaron las bases. Bases en formato electrónico. Acta de la sesión donde se aprobó el PAT PAT en formato electrónico Acta de la sesión donde se aprobaron los indicadores de cumplimiento del Código de Conducta Indicadores de cumplimiento y método de medición en formato electrónico Acta de la Sesión donde se aprobó la actualización y armonización del Código de Conducta Código de Conducta en formato electrónico Liga del internet en el sitio del Instituto, en el que esté cargado el Código 29 de enero de 2016 Fecha límite para aprobar: 31 de Marzo de 2016 Fecha límite para notificar a UEEPCI: 28 de abril de 2016 Fecha límite para aprobar: 31 de Marzo de 2016 Fecha límite para notificar a UEEPCI: 28 de abril de 2016 Fecha límite para aprobar: 31 de Marzo de 2016 Fecha límite para notificar a UEEPCI: 28 de abril de de Junio de 2016 o), Lineamientos a), Lineamientos b), Lineamientos e), Lineamientos d), Lineamientos 7 Procedimiento para someter quejas y/o denuncias ante el Comité por incumplimiento al Código de Ética, las Reglas de Integridad y el Código de Conducta 10 PUNTOS EXTRAS Acta de la sesión donde se aprobó el procedimiento Procedimiento en formato electrónico Liga de Internet en el sitio del Instituto, donde se haya cargado el procedimiento 30 de Junio de 2016 Numeral 7, Lineamientos 8 Protocolo de Atención de quejas y denuncias por incumplimiento al Código de Ética, las Reglas de Integridad y el Código de Conducta Acta de la sesión donde se aprobó el Protocolo Protocolo en formato electrónico Liga de Internet del Instituto, donde se encuentra cargado el Protocolo 30 de Junio de 2016 Numeral 7, Lineamientos Evaluación de Cumplimiento de los CEPCI s por parte de la Unidad Especializada en Ética y Prevención de Conflictos de Interés (UEEPCI) de la Secretaría de la Función Pública. 8