PROCEDIMIENTO ALQUILER AUDITORIO LUIS A. CALVO

Transcripción

1 Revisó: Director Cultural Aprobó: Rector Página 1 de 4 Fecha de aprobación: Diciembre 05 de 2007 Resolución N 1880 OBJETIVO ALCANCE Dar los lineamientos para el alquiler del Auditorio Luis A. Calvo y orientar la realización de eventos y actividades de carácter cultural, académico, didáctico o social en este escenario artístico. Inicia con la recepción de solicitudes escritas que formulan entidades públicas, personas jurídicas o naturales de carácter privado, para la realización de eventos o actividades de carácter cultural, académico, didáctico o de beneficio social; y finaliza con la devolución del escenario artístico a la Dirección Cultural, después de la realización del evento. NORMATIVIDAD Resolución N 799 de 2006 Junio 22 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Auditorio Luis A. Calvo (ALAC): Escenario artístico que administra la Dirección Cultural. Alquiler: Contrato por el que una persona física o jurídica transmite a otra el uso de un bien o derecho durante un tiempo. Solicitudes Escritas: Oficio mediante el cual el usuario interesado solicita a la Dirección Cultural, el alquiler del ALAC e informa el tipo de evento a realizar, la fecha y hora de realización, su número aproximado de asistentes y requerimientos o apoyos técnicos de equipos e infraestructura. Respuesta a Solicitud: Carta o memorando expedido por la Dirección Cultural que confirma la disponibilidad del escenario para la fecha y hora solicitada. Evento: Acontecimiento que tiene fines específicos relacionados con la divulgación y promoción de la Ciencia, Tecnología, Arte y Cultura. Contrato de Arrendamiento: Acuerdo escrito celebrado entre la Dirección Cultural y quien solicita el alquiler del ALAC. Describe el procedimiento y define las responsabilidades individuales. Factura: Documento que se entrega únicamente al usuario que solicite el alquiler del ALAC. La factura recoge la identificación de las partes, el servicio prestado, nombre del evento, el número y fecha de emisión, el precio total. Comprobante de Pago: Copia carbón de la consignación efectuada en una de las cuentas corrientes de la UIS. Servicio Técnico: Montaje, verificación, operación, control de equipos audiovisuales y desmonte, antes, durante y después del evento. Servicio logístico: Organización y entrega de bienes del ALAC al solicitante; revisión de dotación, aseo y mantenimiento de áreas de camerinos, sanitarios, y/o espacios.

2 Página 2 de 4 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.F. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO 1. Recibe solicitudes 1. Recibe las solicitudes en donde se especifica entidad o persona responsable, nombre o título del evento, fecha, hora, dirección, teléfono, fax, y una breve descripción de la actividad. Secretaria Dirección Cultural 2. Verifica la disponibilidad del ALAC 2. Verifica en el calendario de eventos la disponibilidad del ALAC, fechas y horarios y analiza si el evento se ajusta a los lineamientos del Proyecto Institucional de la UIS. Calendario de eventos Está disponible el escenario? 3. Registra la reserva en el calendario de eventos 3. Registra la reserva en el calendario de eventos, si el escenario artístico solicitado se encuentra disponible. 4. Envía respuesta sobre la disponibilidad del ALAC Respuesta a la solicitud FIN 4. Envía respuesta por escrito confirmando o no la disponibilidad del escenario. la respuesta es afirmativa se confirma que el escenario se facilita para la realización del evento, en la fecha y hora solicitada, se especifica el valor del alquiler junto con el servicio de los es Técnicos. ó 5. Confirma la reserva 1 5. Verifica que el organizador del evento envíe una comunicación por escrito, confirmando la reserva del ALAC, indicando el nombre completo del representante legal de la entidad, cédula y/ó Nit.

3 Página 3 de 4 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1 14 Pág. 4 Confirman la reserva? 6. Coordina la logística del evento 7. Elabora contrato y factura 6. Informa al organizador del evento cuando solicita por primera vez el servicio que dispone de la guía para tramitar los debidos permisos en la Alcaldía de Bucaramanga, junto con la Guía de Usuario del ALAC, igualmente le informa que debe presentar en la portería el listado de equipos que desee ingresar a la Universidad. Guía para tramitar permisos GCU02 Guía de Usuario del ALAC GCU01 Contrato de arrendamiento Factura 7. Elabora contrato y factura, cita al organizador del evento para hacer entrega de los documentos y se cerciora de la aceptación de los términos con su respectiva firma. Contrato de Arredamiento Factura 8. Comunica ocupación de los escenarios programación eventos semanales 8. Comunica a Planta Física, al asistente administrativo y personal operativo la ocupación de los escenarios semanalmente. 9. Comunica los detalles logísticos del evento 9. Comunica a los es Técnicos los detalles logísticos y requerimientos técnicos del evento Requerimientos técnicos 10. Verifica cumplimiento requisitos 10. Verifica con el Organizador del evento, el pago oportuno del alquiler y los permisos tramitados en la Alcaldía de Bucaramanga y Sayco y Acinpro, hasta dos (2) horas antes de la realización del evento. 11. Autoriza la realización del evento 11. Autoriza la realización del evento, una vez el Organizador presente el comprobante de pago y los permisos concedidos por la Alcaldía de Bucaramanga y Sayco. Líder del Proceso 2

4 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 3 de Verifica condiciones de infraestructura 12. Verifica las condiciones de infraestructura del escenario y los aspectos técnicos requeridos para el desarrollo del evento (planta eléctrica, aire acondicionado y aseo). ta: cuando las condiciones y aspectos técnicos no sean óptimos se da tratamiento de Producto Conforme Técnico Requerimientos técnicos Óptimas condiciones? 13. Tratamiento Producto no conforme 12 Pág Realiza el evento 15. Evalúa la prestación del servicio 13. Define el tratamiento a seguir y ejecuta acciones para la eliminación del producto o servicio no conforme. 14. Realiza el evento en la fecha y horario asignado 15. Evalúa la prestación del servicio después de la realización del evento Funcionario asignado Organizador del evento Técnico o Encuesta de Satisfacción préstamo escenarios artisticos 16. Archiva los documentos 16. Archiva los documentos FIN

5 Página 4 de 4 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Diciembre 05 de 2007 Creación del Documento 02 Abril 11 de 2008 Inclusión de la actividad N 12 para efectos de mejora del procedimiento PCU Abril 16 de 2009 Inclusión de documentos de referencia relacionado con los requerimientos técnicos y lista de chequeo, modificaciones en la actividad ocho relacionadas con la información a Clientes y personal de la Universidad, e inclusión de registros dentro del diagrama de flujo.