PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACION DE ACTIVOS

Transcripción

1 1. OBJETIVO PROCEDIMIENTO PARA Página 1 de 6 Verificar la correcta causación del hecho económico, para evidenciar en los estados financieros la existencia, la integridad, derechos, valuación, presentación y revelación, además del respectivo agotamiento mensual que se le realiza al conjunto de bienes (tangibles e intangibles) que constituyen derecho, privilegio o ventaja de competencia para el ente económico. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la recepción de la factura de compra o documento equivalente que soporte el hecho económico y termina con la causación del mismo, y aplica para los activos fijos y otros activos. 3. DEFINICIONES 3.1. Inventarios: Bienes tangibles, muebles e inmuebles; adquiridos por la entidad, con la intensión de utilizarlos para la prestación de los servicios que comprenden las actividades que tiene por objeto la satisfacción de la comunidad y que se encuentran acopiados debido a que representan los insumos y materias primas que son consumidos para la prestación del servicio Causación: Reconocimiento de los hechos económicos en el momento en que suceden, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se derive de estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del periodo Amortización: Reducciones graduales en el reconocimiento del costo o el gasto, a través de pasos periódicos sobre el activo, permitiendo así la recuperación de los fondos invertidos en el mismo. Y así la extinción del agotamiento puede hacerse mediante registros parciales por períodos de tiempo previamente establecidos Depreciación: La depreciación es el reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva del ente público. Su distribución se realiza empleando los criterios de tiempo y productividad, mediante uno de los siguientes métodos línea recta, suma de los dígitos de los años, saldos

2 PROCEDIMIENTO PARA Página 2 de 6 decrecientes, número de unidades producidas o número de horas de funcionamiento, o cualquier otro de reconocido valor técnico, que debe revelarse en las notas a los estados contables Activo Intangible: Los activos intangibles, tales como patentes, marcas, procesos secretos, licencias y franquicias, se deben registrar al costo, del cual forman parte los gastos inherentes como honorarios, costo de cesión y demás gastos identificables con la adquisición. Los activos intangibles se deben registrar por separado e informar de los principales conceptos, como el método de amortización y el monto acumulado de la amortización. Cuando exista incertidumbre sobre la posibilidad de obtener ingresos que permitan recuperar el costo de los intangibles, esta situación debe revelarse, acelerar su amortización e indicar las causas de la misma, sustentada en disposiciones legales vigentes. Comprende los bienes inmateriales adquiridos o desarrollados por el ente público, con el fin de facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones, susceptibles de ser valuados Cargo Diferido: Es la anotación económica que se hace a una cuenta contablemente reconocida y que se ha estado amortizando Bienes Entregados a Terceros: bien que se entrega a la comunidad como complemento de los servicios de aseo, de los cuales la misma se beneficia Costo Histórico: Representa la asignación de valor a los derechos, bienes, servicios, obligaciones y demás transacciones, hechos y operaciones en el momento en que estas sucedan, esta constituido por el precio de adquisición o importe original adicionado con todos los costos y gastos en la que a incurrido la entidad para la prestación de servicios, en la formación y colocación de los bienes en condiciones de utilización o enajenación. Además, sus adiciones y mejores efectuadas a los bienes. 4. RESPONSABLE Es responsable de velar por la aplicación de este documento el Coordinador de Costos y Presupuesto.

3 5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN PROCEDIMIENTO PARA Página 3 de 6 a. Inventarios: Se realiza revisión del inventario físico una vez al año antes de efectuar el cierre, sobre la base del reporte que arroja el sistema, se realiza el comparativo y a las diferencias mínimas se les realiza ajuste respectivo. b. Propiedad, Planta y Equipo: Estos activos deben ser reconocidos por su costo histórico y ser actualizados mediante la aplicación del método reconocido de valor técnico LINEA RECTA, donde se aplicarán los períodos de depreciación estimados por el Manual de Procedimientos de la Contaduría General de la Nación: edificaciones 50 años, vehículos 10 años, maquinaria y equipo 15 años, equipo de oficina 10 años, equipo de cómputo y software 5 años, y los demás que se requieran para la adecuada actualización de los activos. c. Otros Activos: A estos activos se les debe realizar la asignación del costo mediante la amortización del gasto que se estipula mensualmente a cada concepto, en el caso de la entidad se manejarán como políticas de períodos de amortización las establecidas por la dirección administrativa y financiera. 6. CONTENIDO Actividad Quien Descripción Registro 1. Reconocer el hecho económico 2. Determinar clasificación del activo 3. Realizar causación de Activos. Contabilidad Contabilidad Contadora. Contabilidad. Coordinador de Costos y Presupuesto Se recibe la factura de compra o documento equivalente que permita registrar el hecho económico, haciendo una identificación del mismo para permitir la incorporación a la contabilidad. Previo al registro de la información contable, en el sistema se determina apropiadamente la clasificación del respectivo activo, teniendo en cuenta la naturaleza del mismo para así registrarlos en las cuentas adecuadas. Se parte de la asignación del costo que se le realiza a cada activo según la clasificación anteriormente dada, la cual se realiza mediante la aplicación de métodos de reconocido valor técnico; establecidos por las Factura o Documento Equivalente. N 05 (depreciación ) 7003 (diferidos), los cuales Documentos de Referencia Resolución N 222 de 2006 y Resolución N 555 de 2006.

4 PROCEDIMIENTO PARA Actividad Quien Descripción Registro normas o fijados por la administración. Hallado el costo a asignar se procede a realizar los asientos contables requeridos para revelar el hecho económico. A. Inventarios: procedimiento que se realiza por medio de la interfase. B. Propiedad, planta y equipo: Procedimiento que alimenta el aplicativo contable a través de interfase, donde se aplica el método de línea recta para asignar el costo de depreciación partiendo de la información que suministra la dirección operativa. C. Otros activos: Se aplica a gastos pagados por anticipado, cargos diferidos, bienes entregados a terceros, intangibles, valorizaciones, entre otros. Se aplica como método de reconocimiento de valor técnico la amortización para los períodos establecidos tomando como base la normatividad contable vigente. Con base en la información que arroja el sistema, se realizan los registros respectivos. Página 4 de 6 quedan en el sistema. Documentos de Referencia Informe impreso del mes inmediatamente anterior del auxiliar de la cuenta 19, para la actualización de los otros activos. 4. Ajustar los Asientos. Contadora. Contabilidad Coordinador de Costos y Presupuesto A. Inventarios: Se ajusta mediante la conciliación que se realiza entre el inventario físico realizado por el encargado de compras y el informe que arroja el sistema. B. Propiedad, planta y equipo: con el informe que se imprime se verifica la adecuada asignación del monto de las depreciaciones. Informes auxiliares de las cuentas 14, 15 y 19.

5 PROCEDIMIENTO PARA Actividad Quien Descripción Registro 5. Verificar afirmaciones Contadora y Director Administrativo y Financiero C. Otros activos: Este proceso se realiza en forma manual; por lo cual previo a realizar los asientos, se genera copia e imprime el movimiento del mes anterior para identificar las incorporaciones a las cuentas sujetas a amortización. En cumplimiento del principio de revelación, después de haber hecho todo lo anterior se procede a generar y emitir los Estados Contables Básicos, que serán aprobados para la presentación a los diferentes usuarios de la información. Esta actividad se puede presentar cuando se va a dar de baja un activo o cuando se debe reclasificar su valor en libros. Página 5 de 6 Documentos de Referencia 6. Retiro de activos Contadora y Director Administrativo y Financiero A. Inventarios: Cuando el bien de consumo presenta obsolescencia, daño o robo. B. Propiedad, planta y equipo: Cuando el bien mueble o inmueble presenta obsolescencia, deterioro, robo o venta. C. Otros activos: aplica para los activos intangibles cuando se agotan totalmente y se reclasifican a cuentas de orden, siempre y cuando el intangible siga prestando un servicio para la empresa. Para las valorizaciones, se retira en el caso de que el bien afectado sea retirado por obsolescencia, deterioro, robo o venta, también para el caso de que se haga un nuevo avalúo y el bien pierda valor. Ajustes de entradas y salidas CO Políticas contables

6 7. PUNTOS DE CONTROL PROCEDIMIENTO PARA Página 6 de 6 a. Recepción de factura de compra o documento equivalente: verificar que los datos del proveedor se encuentren dentro del SICE. b. Impresión de informes auxiliares: Verificar que los registros se encuentren bien asentados y en el comprobante al cual pertenecen, además que la interfase se haya generado en forma correcta. 8. NOTAS DE CAMBIO No. Versión Versión Breve Descripción del Cambio inicial Final Fecha 1 00 No aplica para esta versión Se adicionó la actividad N 6 en el procedimiento Se cambia Analista de Contabilidad por Contadora. Del mismo modo Analista de Costos y Presupuestos por Coordinador de Costos y Presupuestos y asistente contable por Contabilidad /04/14 9. ANEXOS Actualizó: Revisó: Aprobó: GUSTAVO CARMO B. Coordinador de Costos Y presupuesto. WILMAR CARDO RODRIGUEZ- Representante de Gerencia ante el SGI SOL BEATRIZ MOLI Directora Administrativa y Financiera. WILMAR CARDO RODRIGUEZ- Representante de Gerencia ante el SGI Jaid Oswaldo Betancur López - Gerente