UNIVERSIDAD ESTATAL DE BOLÍVAR

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1 PÁGINA: 1 UNIVERSIDAD ESTATAL DE DIRECCIÓN DE PLANEAMIENTO MANUAL DE USUARIO DE LA PROGRAMACIÓN OPERATIVA ANUAL DE LA UEB OCTUBRE 2015

2 PÁGINA: 2 Índice Introducción...3 Ingreso al sistema...4 Pasos para crear POA Crear datos del POA... 5 Crear Perspectivas..6 Crear Objetivos Estratégicos..8 Crear Objetivos Tácticos.. 10 Crear Metas..11 Crear Actividades 13 Ejecución de Presupuesto Asignar Responsables..16 Reporte POA Gráfico POA Cambiar la contraseña..19 Salir del Sistema...20 Editar Información del POA. 21 Eliminar Información del POA 22 Consolidado de POAS (Administrador).. 23 Historial de POAS como Administrador. 24 Historial de POA como usuario Subida de Evidencias... 27

3 PÁGINA: 3 Introducción El presente manual se ha elaborado con la finalidad de ser utilizado con instrumento de apoyo para el uso de la herramienta SPOA (Sistema de Planes Operativos Anuales) por parte de los directivos de las Facultades y Departamentos de la Universidad Estatal de Bolívar. El documento contiene la descripción y la secuencia de las opciones a seguir con la finalidad de que el usuario comience a elaborar y dar el seguimiento respectivo al POA. La información ingresada en el sistema es solo para el personal autorizado, razón por la cual es de vital importancia dar un uso adecuado al usuario y clave de acceso al sistema, asumiendo en forma directa las consecuencias del manejo inadecuado del sistema que pudiera ocasionar.

4 PÁGINA: 4 1. Ingreso al Sistema Para ingresar al sistema, primeramente iniciar el navegador de Firefox y digitar la dirección se visualizará un mensaje indicando el modo seguro de la página, seguidamente se muestra el portal de servicios, dar un clic en el icono del sistema. Ver fig. 1 Fig. 1 Seleccionar la opción Administración, seguidamente se visualizará la pantalla de acceso al sistema, seleccione el perfil de su usuario de acuerdo a su facultad o departamento, ingrese su cedula y la contraseña otorgados por el administrador. Ver fig. 2 Fig. 2 En el caso de tener un usuario en el Sianet se debe utilizar los mismos datos de validación, en caso de no tener solicitarlos al administrador del sistema.

5 PÁGINA: 5 2. Pasos para crear POA (ver fig. 3) Los pasos a seguir para la creación del POA son los siguientes: 3. Crear datos del POA Fig. 3 Para crear un POA, dar un clic en la opción Crear Poa, seguidamente se visualizará la lista de POAS en caso de existir, dar un clic en la pestaña de NUEVO POA, se le mostrará un mensaje indicándole que si tiene un POA activo y se le deshabilitará, seguidamente se visualizará la pantalla de ingreso de datos del Poa, para la descripción de Poa se debe utilizar el siguiente formato POA DE nombre del departamento o facultad año ejemplo: POA DE PLANEAMIENTO Para finalizar dar un clic en guardar a continuación se desplegará el mensaje de confirmación. Ver fig. 4, fig. 5 y fig. 6. Fig. 4

6 PÁGINA: 6 Fig. 5 Fig Crear Perspectivas Las perspectivas se crean a nivel del Departamento de Planeamiento, el resto de usuarios solo pueden realizar la selección respectiva de las perspectivas en cuestión. Para ingresar perspectivas dar un clic en la opción Perspectiva seguidamente se desplegara la lista de perspectivas ingresadas en el caso de existir, dar un clic en la pestaña NUEVA PERSPECTIVA, seguidamente se visualizará los campos a ingresar respecto a la perspectiva, para finalizar dar un clic en guardar a continuación se desplegará el mensaje de confirmación. Ver fig. 7, fig. 8 y fig. 9.

7 PÁGINA: 7 Fig. 7 Fig. 8

8 PÁGINA: 8 Fig Crear Objetivos Estratégicos Para ingresar los objetivos estratégicos, seleccione la opción Perspectivas se mostrará la lista de perspectivas ingresadas dar un clic en el icono Añadir objetivos estratégicos, de la perspectiva que desea ingresar. Ver fig. 10 Fig. 10

9 PÁGINA: 9 Seguidamente se desplegará la pantalla con las información de los objetivos del Poa, y las opciones de pestañas, para ingresar un nuevo objetivo estratégico dar un clic en la pestaña NUEVO OBJETIVO ESTRATEGICO seguidamente se muestra la pantalla de ingreso de información del objetivo estratégico, para finalizar dar un clic en botón guardar. Ver fig. 11, y fig. 12. Fig. 11 Fig. 12 Una vez ingresado el objetivo estratégico se desplegará la información del objetivo estratégico.

10 PÁGINA: Crear Objetivos Tácticos Para ingresar los Objetivos Tácticos, seleccione la opción Perspectivas se mostrará la lista de perspectivas ingresadas dar un clic en el icono añadir objetivos estratégicos, de la perspectiva que desea ingresar. Ver fig. 10. Seguidamente se visualizara la lista de objetivos estratégicos, para ingresar el o los objetivos tácticos, dar un clic en el icono de Añadir objetivos tácticos ver fig. 13. Fig. 13 Seguidamente se visualizará la pantalla de ingreso de información del objetivo táctico para finalizar clic en el botón Guardar. Ver fig. 14 Fig. 14

11 PÁGINA: 11 En caso de requerir añadir más objetivos estratégicos dar un clic en la pestaña Añadir objetivos estratégicos y de igual manera se pueden añadir más objetivos tácticos dando un clic en el icono de Añadir objetivos tácticos. Nota: Se puede tener varios objetivos tácticos dentro de un mismo objetivo estratégico, los objetivos estratégicos se pintan de color amarillo y los tácticos de ubican debajo de cada objetivo estratégico en forma de árbol. 7. Crear Metas Para ingresar las metas, seleccione la opción Metas, se mostrará la lista de objetivos tácticos con sus perspectivas ingresadas anteriormente, dar un clic en el icono Medir Objetivo, del objetivo táctico que desea medir. Ver fig. 15 y 16. Fig. 15 Fig. 16

12 PÁGINA: 12 Seguidamente se mostrará la pantalla con las opciones de ingreso y lista de metas y actividades. Para ingresar una nueva meta dar un clic en la pestaña NUEVA META ANUAL y se visualizará la pantalla de ingreso de información respecto a la meta anual todos los campos con * son obligatorios, para finalizar dar un clic en guardar en caso de cancelar dar un clic en el icono de cerrar. En caso de regresar o seleccionar otro objetivo dar un clic en la pestaña de LISTAR OBJETIVOS TÁCTICOS. Ver fig. 17 y 18. Fig.17 Fig. 18

13 PÁGINA: Crear Actividades Para crear actividades debe seleccionar la opción Metas ver fig. 17, en la lista de metas dar un clic en el icono Añadir Actividad de la meta seleccionada, seguidamente se visualizará la pantalla de ingreso de información de la actividad recuerde todos los campos con * son obligatorios, para finalizar dar un clic en el icono guardar seguidamente se mostrará el mensaje de confirmación. Ver fig. 19. Nota: Para la información de programa y proyecto se deben seleccionar de la lista, en caso de no existir dar un clic en nuevo y se desplegara un cuadro de texto para ingresar la información. 9. Ejecución de Presupuesto Fig. 19 Fig. 20

14 PÁGINA: 14 Para ingresar la ejecución de presupuesto de las actividades seleccionar la opción Cronograma ver fig. 20. Seguidamente se visualizará la pantalla con la lista de actividades ingresadas previamente, dar un clic en el icono de Seguimiento de presupuesto ver fig. 21. Fig. 21 Fig. 22

15 PÁGINA: 15 Seguidamente se visualizará la pantalla con la lista de meses y con los valores de gasto y porcentaje. Ver fig. 22. Para ingresar los valores dar un clic en el icono de editar presupuesto del mes requerido: Caso 1: Para el valor de presupuesto vigente = 0, seleccionar el porcentaje y la fecha. Caso 2: Para el valor de presupuesto vigente distinto de 0, se ingresa el valor ejecutado y la fecha, automáticamente se calcula el porcentaje de avance. Ver fig. 23. Para finalizar de un clic en guardar. Los valores ingresados se marcaran de color amarillo. Fig. 23 Para salir del cronograma de ejecución dar un clic en la pestaña Listar Actividades y se visualizarán las actividades con los meses asignados a cada una de las actividades. Ver fig. 24. Fig.24

16 PÁGINA: 16 Nota: Para la selección de la fecha de ejecución se debe seleccionar mes, día y año. Recuerde que la suma de los porcentajes no debe sobrepasar el 100%. El cronograma de ejecución de presupuesto al momento de realizar el POA se lo tiene que marcar en porcentaje cero, a posteriori se lo puede realizar las modificaciones necesarias al momento de ir cumplimiento cada actividad ya sea parcial o total. Es importante marcar el cronograma de ejecución, porque permitirá realizar el seguimiento de las actividades. 10. Asignar Responsables Para ingresar los responsables de las actividades seleccionar la opción Cronograma y dar un clic sobre el icono de Responsables ver fig. 25. Seguidamente se desplegará la pantalla para ingresar y seleccionar la información. Ver. Fig. 26 Fig. 25 Fig. 26

17 PÁGINA: 17 Para los casos del líder y equipo realizar la selección respectiva, en caso de no existir dar un clic en la pestaña nuevo e ingresar la información perteneciente al campo. Para finalizar dar un clic en Guardar, se mostrará el mensaje de confirmación de guardado de los datos, recuerde que los campos marcados con * son obligatorios. 11. Reporte POA Para generar el reporte del POA primeramente debe ingresar la información concerniente al POA, como es: 1. Los datos del Poa 2. Objetivos Estratégicos 3. Objetivos Tácticos 4. Metas Anuales 5. Actividades 6. Responsables En caso de no existir la totalidad de los datos mencionados para cada uno de los objetivos tácticos no se visualizará en el reporte, razón por la cual es muy importante adjuntar y completar toda la información posible. Fig. 27 Una vez completada la información dar un clic en la opción Reporte POA y se mostrará la matriz de la información del POA Ver Fig. 27 y 28. El cronograma de seguimiento se lo puede realizar a posteriori.

18 PÁGINA: 18 Fig. 28 Para generar el reporte del POA en formato CSV o EXCEL, ubicarse al final del documento y dar un clic en la pestaña Generar archivos csv, seguidamente le mostrará un mensaje de confirmación para abrir el archivo dar un clic en la opción SI. 12. Gráfico POA Fig. 29

19 PÁGINA: 19 Fig Cambiar la contraseña Para cambiar la contraseña del sistema, dar un clic en la opción Contraseña, seguidamente se visualizará la pantalla de ingreso de contraseña y confirmación de contraseña. Ver fig. 31 y 32. Fig. 31

20 PÁGINA: 20 La contraseña puede contener cualquier tipo de caracteres no existe restricción alguna, Recuerde que su clave es de uso personal. 14. Salir del Sistema Fig. 32 Para salir del sistema seleccione la opción Salir, recuerde es muy importante cerrar el sistema de la forma indicada con el fin de no tener inconvenientes de sesiones abiertas. Ver. Fig. 33 Fig. 33

21 PÁGINA: Editar Información del POA Para editar la información del POA, primeramente debe ubicarse en la información que desea actualizar como puede ser: Datos del Poa, Objetivos Estratégicos, Objetivos Tácticos, Etc. Dar un clic en el icono de Editar, seguidamente se visualizará la pantalla con los campos habilitados para realizar las modificaciones necesarias, para finalizar dar un clic en el botón Guardar, seguidamente se visualizará el mensaje de confirmación. Ver fig. 34 y 35. Fig. 34 Fig.35

22 PÁGINA: Eliminar Información del POA Para eliminar la información del POA, primeramente debe ubicarse en la información que desea eliminar como puede ser: Datos del Poa, Objetivos Estratégicos, Objetivos Tácticos. Dar un clic en el icono de Eliminar, seguidamente se visualizará el mensaje de confirmación, dar un clic en el botón aceptar, seguidamente se visualizará el mensaje de confirmación de la información Ver fig. 36 y 37. Fig. 36 Fig. 37 Nota: Para poder eliminar la información del POA tiene que seguir la secuencia invertida del ingreso caso contrario no se podrá eliminar.

23 PÁGINA: Consolidado de POAS (Administrador) Para generar el consolidado de POAS de la universidad, seleccionar la opción Consolidado, seguidamente se visualizará la lista de POAS seguido de los presupuesto vigente y pagado. Ver. Fig. 38 y 39. Fig. 38 Fig. 39

24 PÁGINA: Historial de POAS como Administrador Para generar un POA anterior, seleccionar la opción Historial, seguidamente se desplegará la lista de POAS ingresados, dar un clic en el icono Imprimir, se le mostrará los mensaje de confirmación para abrir el archivo en Microsoft Excel. Ver fig. 40, 41, 42, 43 y 44 Fig. 40 Fig. 41

25 PÁGINA: 25 Fig. 42 Fig. 43

26 PÁGINA: 26 Fig Historial de POA como usuario Para generar un reporte de POA como usuario, seleccionar la opción CREAR POA, seguidamente se mostrará la lista de POAS ingresados dar un clic en el icono Imprimir, ver fig. 45, 42, 43 y 44 Fig. 45

27 PÁGINA: Subida de Evidencias Para la subida de evidencias de las actividades, seleccionar la opción Cronograma, seguidamente se visualizará la lista de actividades del POA, dar un clic en el botón Subir, se mostrará la pantalla para seleccionar la evidencia para buscar el archivo de un clic en el botón Examinar para finalizar clic en el botón Guardar, seguidamente se visualizará el mensaje de confirmación y la lista de actividades con la evidencia correspondiente ingresada. Ver fig. 46, 47, 48 y 49. Nota: El formato de la evidencia tiene que ser en.pdf, su tamaño inferior o igual a los 10 MB. Se pueden subir varios archivos de evidencias. Fig. 46 Fig. 47

28 PÁGINA: 28 Fig. 48 Fig. 49 Nota: En caso de subir un archivo que no corresponda a la actividad se puede eliminar dando un clic en el botón eliminar de la evidencia seleccionada. Ver fig. 49

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