MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE SERVICIOS

Transcripción

1 ENERO DE 2006

2 SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS 1 ÍNDICE PAGINA INTRODUCCIÓN 2 I. MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO 3 II. A-1 PARA LA SEGURIDAD Y VIGILANCIA B-1 PARA EL SERVICIO DE INTENDENCIA C-1 TELEFÓNICO (telefonía celular y radio localizadores) D-1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL MOBILIARIO Y EQUIPO PARA LA ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS Y VALES DE GASOLINA MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR E-1 F-1 G-1 PARA LA ASIGNACIÓN DEL CAJÓN DE ESTACIONAMIENTO H-1

3 SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS 2 INTRODUCCIÓN Ante la importancia que representa para el Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Distrito Federal el contar con un marco normativo actualizado y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 48 inciso f) del Reglamento Interior del propio Tribunal, la Dirección Administrativa ha elaborado el presente manual, con la finalidad de unificar criterios desempeño de sus actividades sustantiva. El documento contiene los apartados: Índice, Introducción, Marco Jurídico- Administrativo, Objetivo, Políticas de Operación, Descripción Narrativa, Diagrama de Flujo, así como las Formas e Instructivos de llenado diseñados para este efecto. Es importante señalar, que a fin de mantener actualizado este manual, se deberán realizar revisiones periódicas por parte del personal responsable de su operación.

4 SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS 3 I MARCO JURÍDICO - ADMINISTRATIVO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Artículo 134 LEYES Ley Orgánica de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal (G.O.D.F ) sus reformas y adiciones Ley del Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Distrito Federal (D.O.F ), sus reformas y adiciones Ley de Adquisiciones para el Distrito Federal (G.O.D.F ) sus reformas y adiciones Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos (D.O.F ) sus reformas y adiciones Ley de Austeridad para el Gobierno del Distrito Federal (G.O.D.F ) Ley General de Bienes Nacionales (D.O.F ) sus reformas y adiciones Ley del Impuesto al Valor Agregado (D.O.F ) sus reformas y adiciones Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal (G.O.D.F ) sus reformas y adiciones Ley del Régimen Patrimonial y del Servicio Público (D.O.F ) sus reformas y adiciones CÓDIGOS Código Civil para el Distrito Federal (D.O.F ) sus reformas y adiciones

5 SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS 3 Código de Procedimientos Penales para el Distrito Federal (D.O.F ) sus reformas y adiciones Código Financiero para el Distrito Federal (G.O.D.F ) sus reformas y adiciones Código de Procedimientos Civiles para el Distrito Federal (D.O.F ) sus reformas y adiciones REGLAMENTOS Reglamento Interior del Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Distrito Federal. (G.O.D.F ) sus reformas y adiciones Reglamento de la Ley de Adquisiciones para el Distrito Federal (G.O.D.F ) sus reformas y adiciones DECRETOS Decreto de Presupuesto de Egresos del Distrito Federal (Vigente en el ejercicio de que se trate) OTROS DOCUMENTOS NORMATIVO-ADMINISTRATIVOS Estatuto de Gobierno del Distrito Federal (D.O.F ) sus reformas y adiciones Acuerdo mediante el cual se dan a conocer las reglas en materia de compras del sector público para la participación de las empresas micro, pequeñas y medianas para las reservas del Tratado del Libre Comercio de América del Norte y para la determinación del grado de integración nacional (D.O.F ) sus reformas y adiciones Manual de Normas y Procedimientos para el Ejercicio Presupuestal para la Administración Pública del Distrito Federal Vigente para el ejercicio de que se trate

6 SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS 5 Lineamientos para la contratación de seguros sobre bienes patrimoniales, a cargo de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal (D.O.F ) sus reformas y adiciones Normas Generales de Bienes Muebles de la Administración Pública del Distrito Federal (G.O.D.F ) sus reformas y adiciones Clasificador por Objeto del Gasto para el Gobierno del Distrito Federal (G.O. D.F ) sus reformas y adiciones Circular Uno Normatividad en Materia de Administración de Recursos Oficialía Mayor emite cada año Y demás disposiciones que resulten aplicable.

7 SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS A-1 Objetivo Describir las políticas y el procedimiento a seguir para registrar las solicitudes de fotocopiado por área, a fin de conocer la demanda en el servicio y prever las necesidades de material y equipo para su consideración en el anteproyecto de presupuesto. Políticas de Operación - Las disposiciones contenidas en el presente manual son de observancia y aplicación general para todas las áreas que conforman el Tribunal. - La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, a través de la Unidad Departamental de Servicios Generales será la responsable del control lectura y ubicación del equipo de fotocopiado asignado. - Las áreas que requieran el servicio de fotocopiado-engargolado con carácter de urgente deberán solicitarlo ante la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, quien analizará los trabajos en proceso y autorizará el servicio solicitado. - Es responsabilidad de la Unidad Departamental de Servicios Generales observar el cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo del equipo de fotocopiado de acuerdo con los periodos que se establecen con el proveedor (julio-diciembre). - Los vales de fotocopiado serán abiertos para las Ponencias de la Sala Superior, entendiéndose por ello que dicho vale será único y en el mismo se anotarán las fotocopias solicitadas durante el día. - La Unidad Departamental de Servicios Generales será responsable a través del Jefe de Fotocopiado de tomar diariamente la lectura de las máquinas fotocopiadoras para su control estadístico, al inicio y al término de la jornada laboral.

8 SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS A-2 - Cuando el usuario requiera fotocopiar en forma parcial o total un libro o documento con sello de la Secretaría de Compilación y Difusión el vale debe ser autorizado por el Titular de la Secretaría General de Compilación y Difusión. - Queda estrictamente prohibido el fotocopiar libros personales, en forma parcial o total, con el apercibimiento que de hacerlo la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales procederá al levantamiento del acta administrativa correspondiente al personal del área de fotocopiado y de quien lo solicito. - La Unidad Departamental de Servicios Generales será responsable a través del personal adscrito al área de fotocopiado de la confidencialidad de los documentos que se entreguen para su reproducción. - Es responsabilidad de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales a través de la Unidad Departamental de Servicios Generales efectuar los reportes a la empresa prestadora del servicio de fotocopiado cuando alguno de los equipos presenten fallas.

9 No DE PÁGINA A-3 PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE DESCRIPCIÓN NARRATIVA ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS ÁREA SOLICITANTE 1. REQUISITA SOLICITUD DE SERVICIO - Y RECABA FIRMA AUTORIZADA DE ACUERDO AL CATALOGO DE FIRMAS. SOLICITUD DE SERVICIO - CATALOGO DE FIRMAS JEFE DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS GENERALES 2. RECIBE SOLICITUD DE SERVICIO -. SOLICITUD DE SERVICIO - SOLICITUD REQUISITADA? DEBIDAMENTE NO 3. DEVUELVE SOLICITUD AL SERVIDOR PUBLICO PARA REQUISITAR DATOS FALTANTES. CONTINUA ACTIVIDAD No. 1 SOLICITUD DE SERVICIO - SI 4. PROCEDE A SACAR LAS FOTOCOPIAS O A REALIZAR EL SEGÚN CORRESPONDA. SOLICITUD DE SERVICIO - 5. ENTREGA FOTOCOPIAS O AL ÁREA SOLICITANTE. AREA SOLICITANTE 6. VERIFICA EL SERVICIO PROPORCIONADO. ES CORRECTO? NO

10 No DE PÁGINA A-4 DESCRIPCIÓN NARRATIVA PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE ACTIVIDAD 7. INDICA AL PERSONAL DE. CONTINUA CON ACTIVIDAD No. 4 DOCUMENTOS INVOLUCRADOS SI 8. INFORMA AL ÁREA DE. UNIDAD DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS GENERALES AL FINALIZAR EL DÍA 9. RECOPILA LAS SOLICITUDES POR ÁREA SUMA Y ANOTA TOTALES POR ÁREA EN EL REPORTE DIARIO / MENSUAL DE AL FINAL DEL TOTALIZA REPORTE DIARIO / MENSUAL DE Y TURNA MEDIANTE MEMORANDUM A LA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y. CADA FIN DE ACUDE LA EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO DE 11. CONJUNTAMENTE CON EL JEFE DE LA UNIDAD DEPARTAMENTAL DE ACUDE A LAS ÁREAS CON ASIGNACIÓN DE EQUIPO DE Y TOMAN LECTURA DEL REGISTRO DE LAS MAQUINAS DE REPRODUCCIÓN. SOLICITUD DE SERVICIO - REPORTE DIARIO / MENSUAL DE REPORTE DIARIO / MENSUAL DE MEMORANDUM REGISTRO DE LECTURA

11 No DE PÁGINA A-5 DESCRIPCIÓN NARRATIVA PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES ACTIVIDAD COINCIDEN CIFRAS CON NUESTROS REGISTROS? NO 12. SE CONCILIAN Y REVISAN LAS CIFRAS. CONTINUA ACTIVIDAD No. 10. SÍ 13. SELLA Y FIRMA DE CONFORMIDAD EN EL DOCUMENTO REGISTRO DE LECTURA QUE PRESENTA LA EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO ENTREGA ORIGINAL Y CONSERVA COPIA. 14. TURNA MEDIANTE MEMORANDUM DOCUMENTO REGISTRO DE LECTURA A LA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y. 15. RECIBE MEMORANDUM Y COPIA DEL DOCUMENTO REGISTRO DE LECTURAS POR MAQUINA RA PARA ANÁLISIS COMPARATIVOS Y ARCHIVA. DOCUMENTOS INVOLUCRADOS LECTURA DE MAQUINAS MEMORANDUM MEMORANDUM FIN DEL PROCEDIMIENTO

12 SERVICIOS GENERALES A-6 DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: ÁREA SOLICITANTE JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL GENERALES SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y I N I C I O 1 RECIBE SOLICITUD DE SERVICIO - 2 SOLICITUD DE SERVICIO DE - CATÁLOGO DE FIRMAS 1 REQUISITA Y RECABA FIRMA AUTORIZADA SOLICITUD DE SERVICIO DE - SOLICITUD DEBIDAMENTE REQUISITADA? NO 6 3 VERIFICA EL SERVICIO PROPORCIONADO SI DEVUELVE SOLICITUD AL SERVIDOR PÚBLICO SOLICITUD DE SERVICIO DE - ES CORRECTO? SI NO INDICA AL PERSONAL DE 7 2 PROCEDE A FOTOCOPIAR O A REALIZAR EL 4 1 SOLICITUD DE SERVICIO DE - 5 A 2 ENTREGA FOTOCOPIAS O AL ÁREA SOLICITANTE.

13 SERVICIOS GENERALES PROCEDIMIENTO: DIAGRAMA DE FLUJO A-7 ÁREA SOLICITANTE JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL GENERALES SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y A AL FINALIZAR EL DÍA 8 9 INFORMA AL ÁREA DE RECOPILA LAS SOLICITUDES SUMA Y ANOTA TOTALES SOLICITUD DE SERVICIO DE - REPORTE DIARIO DE 10 3 AL FINAL DEL TOTALIZA REPORTE Y TURNA MEDIANTE MEMORANDUM REPORTE DIARIO DE MEMORANDUM CADA FIN DE ACUDE LA EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO DE O - SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIO GENERALES B

14 SERVICIOS GENERALES PROCEDIMIENTO: DIAGRAMA DE FLUJO A-8 ÁREA SOLICITANTE JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL GENERALES SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y B 11 CONJUNTAMENTE CON EL J. U. D. S. G. ACUDE A LAS ÁREAS CON ASIGNACIÓN DE EQUIPO DE Y TOMAN LA LECTURA COINCIDEN CON NUESTROS REGISTROS? NO 12 SI SE CONCILIAN Y REVISAN LAS CIFRAS 13 SELLA Y FIRMA DE CONFORMIDAD EN EL DOCUMENTO REGISTRO ENTREGA ORIGINAL Y CONSERVA COPIA 3 C

15 SERVICIOS GENERALES PROCEDIMIENTO: DIAGRAMA DE FLUJO A-9 ÁREA SOLICITANTE JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL GENERALES SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y C 14 TURNA MEDIANTE MEMORANDO COPIA DEL REGISTRO DE LECTURAS 15 RECIBE MEMORANDUM Y COPIA DEL DOCUMENTO REGISTRO DE LECTURAS POR MAQUINA PARA ANÁLISIS COMPARATIVOS Y ARCHIVA. FIN