FOCO- LIQUIDACIÓN: DUDAS MÁS FRECUENTES

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1 FOCO- LIQUIDACIÓN: DUDAS MÁS FRECUENTES LIQUIDACIÓN 1. Por qué al realizar una liquidación parcial no me aparece ningún curso? Es necesario saber si los cursos que deseo imputar tienen el F-40 validado, si no es así, no podremos incluirlos en una liquidación. Si nuestro F-40 está validado deberemos insertarlos mediante la opción insertar grupo (ángulo superior izquierdo de la pantalla que FOCO nos muestra cuando dentro de Documentos de liquidación le damos a liquidación parcial ). 2. Puedo modificar un gasto si ya está imputado en una liquidación? Sí, puede modificarse un gasto siempre y cuando esa liquidación esté en en elaboración. 3. Si tengo algún error en una liquidación parcial ya enviada no podré modificarlo? Sí, es posible mediante la opción Notificación Modificación (En el Menú que figura en la parte superior izquierda junto con Gestión de Gastos y Documentos de liquidación ). Una vez notificada la modificación, podremos realizar los cambios oportunos. Realizados los cambios, debemos ir nuevamente a Notificación Liquidación y darle al botón Finalizar Modificación. Los pasos son los siguientes: En primer lugar ir a Notificación Modificación Y buscar mediante el año la liquidación que quiero modificar: 1

2 Para abrir una modificación debo seleccionarla y pulsar Notificar : Es importante tener en cuenta que si lo que quiero hacer es modificar algún gasto, debo eliminar las imputaciones del gasto que he realizado en esa liquidación. Nunca podré modificar ningún dato de ningún gasto si ya lo he imputado a alguna otra liquidación. Una vez haya eliminado las imputaciones podré modificar el gasto en Gestión de gastos y volver a guardarlo. Después, iré a Documentos de Liquidación para volver a imputar las cantidades que correspondan en los documentos de liquidación (F-61 o F-62 según corresponda) y grabaré el documento o documentos de liquidación modificados (incluido el F-60). Es importante dar a Guardar y posteriormente le daré a Finalizar. Si no Finalizo FOCO no me permitirá finalizar la modificación. Una vez he realizado estos pasos debo volver a Notificación Modificación y seleccionando la liquidación parcial darle a Finalizar notificación : 4. Puedo realizar todas las modificaciones que desee? Sí, es posible hacer todas las necesarias aunque no podré tener abierta más de una Notificación. Cuando el expediente se haya puesto a disposición del Sepecam no podrán hacerse nuevas modificaciones, salvo en casos que la subsanación de errores así lo requiera (próximo desarrollo de la aplicación). 2

3 5. Qué es el número de documento contable? El número de documento contable es el número que identifica a cada factura dentro de la contabilidad del centro. El número de documento contable lo asigna la entidad a las facturas y es un número único. Dentro del mismo ejercicio contable no pueden existir dos documentos con el mismo número de documento contable. En ningún caso se trata del número de asiento contable. 6. Si tengo cursos de varias modalidades, debo dar de alta el gasto en FOCO para cada una de las Modalidades? No. Aunque al entrar en FOCO me permita elegir entre las diferentes Modalidades no significa que los gastos vayan aislados en cada una de las Modalidades, sino que cuando doy de alta un gasto en Gestión de gastos podré imputarlo después en cualquier liquidación de cualquier modalidad. De este modo FOCO también controla que no existan imputaciones que superen el 100% del importe de las facturas. 7. Por qué FOCO no me deja escribir en la casilla Importe imputado? La casilla importe imputado es una casilla informativa donde cuando consulte o modifique un gasto me dirá cuanto importe de ese gasto ya he imputado a otras liquidaciones: 3

4 Además, al presionar sobre la lupa que figura al lado (la lupa sólo aparece cuando ya hemos imputado algún importe. Nunca aparece si el importe es 0,00 ) podremos ver a qué curso o cursos lo hemos imputado concretamente: Cuando estoy dando de alta un gasto tiene que aparecer 0,00 puesto que aún lo estoy registrando y no lo he imputado a ninguna liquidación. Es importante tener en cuenta que en Gestión de gastos no estoy realizando una liquidación por lo que no debo escribir ninguna imputación, solo debo registra los datos que me pide FOCO de cada documento. Será en documentos de liquidación donde podré detallar qué cantidad imputo de cada gasto. DOCUMENTOS DE LIQUIDACIÓN 8. Por qué no puedo insertar gastos en los documentos de liquidación? No se podrán imputar gastos que no se hayan dado previamente de alta. Realizar una liquidación siempre va a tener dos bloques diferenciados: dar de alta todos los gastos e imputarlos en los documentos de liquidación. 9. Por qué no veo mi F-60? La razón es que el F-40 no está validado por lo que FOCO me permite ir haciendo mi liquidación (cumplimentar F-61 y F-62), pero no puede mostrarme el F-60 hasta que el técnico haya validado mi F-40 y FOCO pueda extraer del los datos de número de alumnos a efectos de liquidación, módulo económico, etc. 4

5 10. Por qué aparece en el F-60 una subvención menor a la de mi resolución de concesión de la subvención? Esto sucede cuando el curso es de 2009 ya que FOCO tiene introducidos los módulos económicos de En los cursos de la Programación 2009, la formación complementaria no tenía un módulo económico distinto, mientras que en la Programación 2010, toda la formación complementaria tiene el módulo económico 5, al margen que el módulo del curso sea 7, 8 o el módulo económico que le corresponda. La entidad debe cumplimentar de igual modo los documentos de liquidación. La liquidación se valorará teniendo en cuenta los importes aprobados según la resolución de concesión de la subvención. 11. Puedo cumplimentar los documentos de liquidación en cualquier orden? No. En caso de que la entidad disponga de gastos compartidos debe empezar por el F-62 y siempre guardarlo. Posteriormente, habrá que cumplimentar el F-61, donde debemos comprobar que se nos han volcado todos los datos que previamente hemos grabado en el F-62. Una vez hayamos cumplimentado el F- 61 debemos guardarlo e ir al F-60 para ver que se han volcado todos los importes de los epígrafes del F-61. El F-60 siempre nos avisará de si estamos incumpliendo alguno de los límites de la Orden por lo que conviene prestar atención a estos mensajes. 12. Cómo envío una liquidación? Para enviar una liquidación debo primero guardar todos los documentos de liquidación (F-62; F-61 y F-60) y posteriormente, tras guardar el último, que debe ser el F-60, darle a Finalizar. 5

6 Posteriormente, le daré a Enviar: GASTOS COMPARTIDOS 13. Es obligatorio cumplimentar los criterios de reparto si mi gasto no es compartido? No, sólo al marcar un gasto como compartido nos obligará a cumplimentar el campo abierto de criterios de reparto. Donde debo detallar los criterios de imputación que utilizaré en la imputación de ese gasto en las Liquidaciones. La explicación debe permitir calcular el porcentaje de imputación que la entidad ha aplicado. 14. Por qué no me aparece un gasto en el F-62 si ya lo he dado de alta previamente en Gestión de gastos? Los gastos que imputo en el F-62 tengo que marcarlos como compartidos obligatoriamente. Si no están marcados como compartidos no aparecerán en la búsqueda de gastos que realizamos. Los que quiero imputar en el F-61 nunca deberán marcarse como compartidos. 6

7 PERSONAL 15. Por qué no puedo imputar a un trabajador autónomo en el tipo de gasto Personal? El tipo de gasto es factura general, no personal. Dentro del tipo de gasto Factura General podré seleccionar la opción de docente o de otros para aquellos trabajadores autónomos que no son docentes. Asimismo, cuando quiera imputar un tipo de gasto Factura general en algún apartado de personal (en docencia, preparación o apoyo) debo insertarlo siempre en Costes de Docencia/Preparación/personal de apoyo por contrato mercantil. En Costes de Docencia/Preparación/personal de apoyo por cuenta ajena, solo puedo imputar gastos del tipo personal. 16. Cómo doy de alta las nóminas de un trabajador socio de la entidad que es autónomo? En Gestión de gastos como tipo de gasto Factura General, en número de factura se pondrá la codificación establecida por la entidad. Por ejemplo mes y año. La razón es que un socio de la entidad que esté dado de alta como autónomo y que tenga una nómina, nunca tendrá una nómina con retenciones al Régimen General de la Seguridad Social. En un gasto del tipo personal, FOCO obligaría a detallar una cantidad de Seguridad Social que no existe en el caso de estos trabajadores sonde solo figura la retención de IRPF. 17. Por qué a la hora de dar de alta las nóminas de un mismo trabajador, sólo lo puedo hacer de un primer mes, pues de los siguientes, a la hora de dar a guardar, FOCO me muestra el siguiente mensaje: No se puede dar de alta por los siguientes motivos: ya existe otro gasto de tipo personal para el docente y el ejercicio contable seleccionado? No puedo dar de alta un gasto de tipo personal más de una vez para un mismo trabajador en el mismo ejercicio contable. Todas las nóminas del trabajador las iré incluyendo dentro del mismo gasto a través del botón insertar nómina. 7

8 Cuando en FOCO se da de alta un tipo de gasto personal, se da de alta a un trabajador no a una sólo nómina. Es decir, si yo doy de alta al trabajador Pepe Pérez en 2011, mediante la opción insertar nómina iré insertando todas las nóminas de Pepe Pérez de Aunque ahora sólo tenga las de enero y febrero, cuando quiera meter la de abril no tendré que crear un gasto nuevo de tipo personal sino modificar el gasto Pepe Pérez e insertar una nueva nómina. Por esta razón si la entidad prevé que esa persona a lo largo del año puede trabajar en más ocasiones con vosotros, marcadla como Gasto compartido. Al marcarla como compartida no estáis diciendo que las nóminas que estáis dando de alta son compartidas que también podrían serlo-, pero sí estáis diciendo que esa persona participará en más cursos, que ese trabajador está o puede estar compartido a lo largo del año con varios cursos: Igualmente sucede cuando la entidad selecciona la dedicación : En este apartado, donde debéis seleccionar la dedicación, la entidad debe tener en cuenta que está detallando la dedicación de una persona en su empresa en relación a todos los cursos en los que vaya a poder participar a lo largo de todo el año. No se está seleccionando una dedicación para un curso en concreto. Si la persona que se está dando de alta siempre va a estar en apoyo, debe marcarse solo apoyo. Si va a dedicarse a más cosas en otros cursos posteriores, deben marcarse todas las dedicaciones que esta persona pueda ir desarrollando en los cursos futuros dentro de ese año. 8

9 18. Qué fecha de pago pongo en un tipo de gasto personal en el que tengo insertadas varias nóminas cada una con su fecha de pago? En este caso la entidad podría poner la fecha de pago de una de ellas, de la última nómina por ejemplo. Al no existir un campo de pago para cada nómina, no puede detallarse individualmente. 19. Puedo imputar en FOCO las pagas extra? Cómo lo hago? Sí, se pueden imputar las pagas extra a través de FOCO. Lo primero que tengo que hacer es dar de alta la paga extra. Cuando inserto una nómina, FOCO me permite indicar si se trata de una paga extra o no. Una vez dada de alta podré imputarla. Las imputaciones se realizan siempre mensualmente por lo que las pagas extra se sumarán al importe de la nómina del mes correspondiente. En los meses en los que figura también una paga extra podrá imputarse la cantidad de la nómina normal que se determine + el importe que corresponda de la paga extra. Importante: Las entidades disponen en la propia aplicación de manuales de ayuda tanto para dar de alta los gastos en Gestión de Gatos como para hacer las liquidaciones en Documentos de liquidación. Los Manuales pueden descargarse pulsando sobre el signo de interrogación que encontrarán en la parte superior de la pantalla tanto en Gestión de Gastos como en Documentos de liquidación. 9