Boletín Advisory* En este número. La e-factura

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1 Boletín Advisory* Marzo 2005 Distribución exclusiva para clientes y relacionados de Espiñeira, Sheldon y Asociados En este número Sumario La e-factura Modalidades de la facturación electrónica Elementos de un sistema de e-facturación Proceso de las facturas electrónicas Aspectos legales Beneficios derivados Principales riesgos asocidos e- Sumario El ahorro de los costos sobre la forma de facturación tradicional y una mayor flexibilidad funcional para lo emisores y receptores de las facturas, son las bases sobre las cuales se apoyan las organizaciones para fomentar el uso de las facturas electrónicas. Sin embargo, en Venezuela existen aspectos legales que considerar para que las facturas electrónicas, tanto para su emisor como para su receptor, cuenten con la confianza jurídica necesaria, y así, obtener los beneficios de su uso. La e-factura Una factura demuestra la tenencia de un bien o servicio. Tradicionalmente, es un documento físico (en papel), que debe ser archivado por las empresas, abarcando el periodo que marquen las disposiciones aplicables. La facturación electrónica se basa en mecanismos que permiten garantizar los principios básicos exigibles a la facturación: la autenticidad del origen de las facturas electrónicas y la integridad de su contenido. De hecho, el ciclo completo abarca la emisión, transmisión y almacenamiento de las facturas en forma electrónica. *connectedthinking

2 Origen de datos Emisor Impresión y/o almacenamiento Receptor Tipo de operación ción ordinaria Empresa de servicio externa Empresa Subfacturación ordinaria Autofacturación ordinaria Empresa /Empresa externa Subautofacturación Figura Nº 1. Modalidades de facturación electrónica autorizada Modalidades de la facturación electrónica Existen diversas modalidades de facturación electrónica que puede clasificarse según el origen de los datos, el emisor, el modo de impresión o almacenamiento y el receptor. Todos estos elementos configuran el tipo de operación. En la Figura Nº 1 se presentan las modalidades de facturación electrónica autorizadas. Elementos de un sistema de e-facturación Un sistema de facturación electrónica requiere de varios elementos. Además, del emisor y del receptor de las facturas, son necesarios unos prestadores de servicios surgidos a partir de la complejidad tecnológica. Tanto el emisor como el receptor, disponen de un prestador. También intervienen los prestadores de intercambio de las facturas electrónicas y por último, la autoridad de certificación. A continuación se detalla el papel de los prestadores de servicio: El prestador de e-facturas, suministra al emisor acceso al sistema de e-facturación, así como los programas que hacen posible que desde el sistema integrado o ERP (Enterprise Resource Planning) se puedan realizar numerosas funciones. Permite formatear las e-facturas, firmarlas y comprobar las remesas de facturas firmadas por el prestador de intercambio. Adicionalmente, emite y cifra las remesas antes de enviarlas al prestador de intercambio, asimismo gestiona las remesas de devolución. El prestador de intercambio de e-facturas, gestiona las emisiones y la entrega de las e-facturas a los receptores, así como las remesas de devolución. También comprueba la integridad de los documentos y auténtica a los participantes en la transacción. Por último, asegura las transacciones y almacena las e-facturas. El prestador de e-factura para el receptor, sólo es necesario si el receptor quiere integrar las facturas en su ERP. En ese caso, le suministrará el acceso al servicio que hace posible la recepción de las facturas electrónicas. Por último, también suministrará los programas para que desde el ERP se puedan integrar las facturas recibidas en el sistema de gestión y para poder comprobar la integridad y autenticidad de las facturas electrónicas. Proceso de las facturas electrónicas El proceso de las facturas electrónicas se inicia con la generación de la e-factura, que es el documento firmado electrónicamente por el emisor y que contiene: Identificador de la factura. Dirección de correo electrónico donde se envía la factura. Fecha de envío de la factura. Fecha límite de espera de confirmación de entrega. 2 Advisory MARZO

3 La factura puede adoptar el formato que el propio emisor haya definido, siempre y cuando incluya estos elementos. El emisor puede decidir cifrar el documento para que sólo sea posible que la reciba y descifre un cliente. En el proceso de e-facturación, lo que se generan son remesas, que son los archivos que contienen un conjunto de e-facturas bajo un formato XML de solo lectura y con las especificaciones que prevé el Seniat para la emisión de facturas. La remesa está firmada por el emisor y cifrada para que sólo pueda recibirla y descifrarla el prestador de servicios de intercambio. En la Figura Nº 2 se presenta el proceso de las facturas electrónicas. El envío de la remesa se produce, de un modo automático, desde los propios programas en que se genera y contiene registros de autocomprobación de las facturas electrónicas que contiene. Adicionalmente, puede producirse un envío manual en el que el emisor se conecta a un servidor web del prestador del servicio de intercambio y transmite el archivo de e-facturas. Tras comprobar la remesa, obtiene una notificación de que ésta ha sido recibida. El receptor, por su parte, deberá confirmar la entrega dentro del plazo máximo de confirmación de la misma. Finalmente, el emisor recibirá una remesa firmada y cifrada por el prestador del servicio de intercambio con el resultado de la entrega de la e-factura. Al finalizar el proceso, el emisor puede decidir si guardar las facturas en uno de los almacenes seguros de los que dispone el servicio de intercambio. Es importante destacar, que una copia de la factura electrónica sería guardada en los archivos electrónicos de la empresa emisora, para facilitar el pago de los tributos en la oportunidad que corresponda, así como también para que el ente recaudador fiscalice el cumplimiento de los deberes formales y el pago oportuno de los tributos por parte del contribuyente. En el caso del Impuesto al Valor Agregado, el contribuyente pagaría los impuestos a que haya lugar a través de los Copias almacenadas para el SENIAT Comprobaciones Firmas Adecuación Empresa externa ERP Internet XML Sólo Lectura Para todos los Casos Integridad Autenticidad Almacena SENIAT ERP Procesos Manuales Empresa Integridad Autenticidad Almacena Comprobaciones Firmas Adecuación Cifrado y Firmado entre emisores y Empresas de servicios extremas Figura Nº 2. El proceso de la factura electrónica Advisory MARZO 3

4 medios tradicionales o, cuando el Seniat así lo disponga, podrían completarse las planillas de impuesto y pago de los mismos totalmente en línea. Asimismo, los empresarios o consumidores que requieran conservar en papel la factura emitida electrónicamente, lo podrán hacer siempre que conste en la factura una marca gráfica (código de barra) de autenticación hecha con algunos de los mecanismos y formatos admitidos. Aspectos legales Algunas leyes venezolanas, entre las que se encuentran el Código de Comercio y la Ley de Protección al Consumidor y al Usuario, hacen referencia a las facturas ; aunque ninguna lo hace expresamente a la factura electrónica. Asimismo, se cuenta con una Ley de Registros y Notarías que reconoce actos realizados a través de internet, una ley de delitos informáticos y una ley de mensajes de datos y firma electrónica. Sin embargo, cuando hablamos de factura electrónica la legislación que mayor impacto tiene es la tributaria, en especial la relativa al Impuesto al Valor Agregado. De acuerdo con esta Ley es posible usar la factura electrónica? Si bien la Ley de Impuesto al Valor Agregado contiene disposiciones que prevén tal posibilidad, la respuesta a esta pregunta es negativa. El Artículo 54 de la Ley de Impuesto al Valor Agregado establece que la administración tributaria podrá sustituir la utilización de facturas en los términos previsto en esta Ley, por el uso de sistemas, máquinas o equipos que garanticen la inviolabilidad de los registros fiscales... Asimismo, la Administración Tributaria podrá establecer regímenes simplificados de facturación para aquellos casos en que la emisión de facturas en los términos de esta Ley, pueda dificultar el desarrollo eficiente de la actividad, en virtud del volumen de las operaciones del contribuyente. Adicionalmente, se le confiere a la Administración Tributaria la facultad de diseñar los mecanismos para que esto exista, cosa que hasta ahora no ha ocurrido. Adicionalmente, el Ministerio de Finanzas dictó una Resolución identificada con el N 320 en la cual dispone que las facturas, entre otros documentos relacionados con operaciones de venta o prestación gravados con el impuesto al valor agregado, deberán ser impresas por las imprentas autorizadas, conforme a los requisitos y condiciones previstos en el Reglamento de la Ley que crea y regula dicho impuesto. Como consecuencia de esta Resolución se elimina la posibilidad de usar la factura electrónica. Es decir, para que exista una e-factura legal, la Administración Tributaria venezolana debe dictar una providencia que la permita, estableciendo sus requisitos y forma de emisión, entre otros elementos. El freno lo pone la legislación del Impuesto al Valor Agregado (IVA), la cual exige la presentación de una factura en físico. Por otra parte, la European Article Numbering (EAN), se ocupa de redactar el proyecto de ley y eventualmente proveer el software para registrar cada factura. El Seniat debería recibir la propuesta de EAN, lo que contribuirá a que la factura electrónica tenga un respaldo legal. De hecho, el nuevo sistema obrará en favor del Seniat, ya que en el momento de la transacción una copia llegará directamente a sus manos. Beneficios derivados Reducción sustancial de los tiempos involucrados en el proceso de compra; importación - exportación; movimientos portuarios aéreos y terrestres y pagos, de productos. Se operaría bajo Non Stop Service, lo que implica que ninguna mercancía que ingrese al país deba ser retenida en ningún puerto, aeropuerto o puerto seco. Venezuela mejoraría su ranking en la escala de competitividad. Simplifica las actividades de importación y exportación a pequeños y medianos empresarios. Permite desarrollar métricas y huellas digitales. 4 Advisory MARZO

5 Principales riesgos asociados Todo proceso, así como la tecnología que lo soporta poseen riesgos asociados que deben ser identificados oportunamente a fin de establecer los controles necesarios que los minimicen. En este sentido, resulta importante resaltar los principales riesgos del proceso de la e-factura: Falta de autenticidad e integridad de las facturas emitidas y su pérdida de confidencialidad. Si el sistema de autenticación no es suficientemente robusto permitiría el acceso no autorizado al sistema de e-facturación. Hasta el momento, las leyes tributarias venezolanas, no hacen mención específica sobre la e-factura como un documento válido y legal. Boletines El presente boletín es de carácter informativo y no expresan opinión de la Firma. Su interpretación requiere tener el texto completo de las respectivas referencias y contar con la opinión y orientación de los abogados. Si está interesado en recibir por correo electrónico este Boletín, por favor envíenos su dirección de a: advisory.venezuela@ve.pwc.com Boletín Advisory Depósito Legal pp CS141 Editado por Espiñeira, Sheldon y Asociados Teléfono master: Espiñeira, Sheldon y Asociados. Todos los derechos reservados. PricewaterhouseCoopers se refiere a la firma venezolana Espiñeira, Sheldon y Asociados, o según el contexto, a la red de firmas miembro de PricewaterhouseCoopers International Limited, cada una de las cuales es una entidad legal separada e independiente. *connectedthinking es una marca registrada de PricewaterhouseCoopers. Advisory MARZO 5