MANUAL DEL SISTEMA AUTOMÁTICO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA S.A.F.E.

Transcripción

1 MANUAL DEL SISTEMA AUTOMÁTICO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA S.A.F.E. CONFIGURACIÓN GENERAL DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Para configurar el sistema seleccionar la pestaña Configuración General del Sistema. Para el Funcionamiento del sistema se debe ingresar los datos solicitados: Ruc Empresa: El Ruc de la empresa emisora de comprobantes electrónicos. Razón Social: Nombre de la empresa emisora. Directorio Raíz Comprobantes: El directorio en donde se grabaran los comprobantes que genera el Sistema el directorio por defecto es C:\SriElectronicos pero debería crear un

2 directorio por empresa, dentro de este directorio se generaran otros directorios que utiliza el sistema los cuales describimos: C:\SuEmpresa\archivoscsv.- En este directorio se debe poner el archivo de texto con extensión csv para que el sistema genere los archivos xml con los formatos requeridos por el SRI. Ajunto un archivo de Excel (COMO GENERAR LOS ARCHIVOS CSV) en donde se explica cada campo. Los nombres de los archivos deben estar compuestos de la siguiente forma: El archivo de la cabecera será. cabecera + tipo de documento + punto de emisión + punto de venta + secuencial del comprobante Ejemplo.- cabecera El archivo del detalle de igual forma: detalle + tipo de documento + punto de emisión + punto de venta + secuencial del comprobante Ejemplo.- detalle El orden de ingreso de los archivos al directorio debe ser primero el detalle y luego la cabecera. Una vez generados los archivos xml los archivos csv quedan guardados en: C:\SuEmpresa\ archivoscsv\año\mes C:\SuEmpresa\generados.- Si usted va a generar los archivos xml desde su sistema de facturación en este directorio debe poner el archivo con formato XML que va a ser procesado por el sistema. C:\SuEmpresa\aprobados\año\mes.- Directorio en donde estarán los archivos XML aprobados por el Servicio de Rentas Internas y que fueron enviados a sus clientes.

3 C:\SuEmpresa\aprobados\año\mes\ride.- Archivos en formato PDF que han sido generado por el sistema y enviados a los clientes como Representación Impresa De comprobantes Electrónicos (RIDE). C:\SuEmpresa\devueltas.- Aquí se encuentran los archivos no aceptados y devueltos por el Servicio de Rentas Internas, los archivos devueltos son generalmente porque no cumplen con la estructura XML autorizada. C:\SuEmpresa\firmados\año\mes.- Archivos en formato XML que fueron firmados electrónicamente que fueron enviados a los Web Services del SRI. C:\SuEmpresa\noautorizado.- Comprobantes que no han sido autorizados por el Servicio de Rentas Internas en formatos XML, las causas pueden ser por varias razones: - Clave de acceso ya registrada. - Errores por diferencias valores. - Etc. Estos comprobantes ya no se pueden volver a enviar para hacerlo se debe arreglar el problema y luego cambiar la secuencia del comprobante. Existen otros directorios que se crean los cuales con utilizados internamente por el sistema los cuales no deben ser borrados. Logotipo de la Empresa.- Logotipo de la empresa en formato jpg que servirá para la generación de los comprobantes en formato pdf que se enviaran a los clientes, el tamaño debe ser de 8.3cm de ancho por 3.2cm de alto. Archivo Firma Electrónica.- Archivo de firma electrónica con extensión p12 otorgado por el Banco Central del Ecuador para emisión de Facturación Electrónica. Clave Firma Electrónica.- La clave de la firma electrónica para que el sistema pueda agregar la firma electrónica a los comprobantes. Fecha Caducidad Firma Electrónica.- La firma electrónica tiene una duración de un año, en este campo se debe ingresar la fecha en la que caduca la firma para que el sistema emita un correo de alerta al administrador del sistema indicando que la firma está por caducar faltando

4 10 días de su caducidad, ya que los comprobante electrónicos con firma electrónica caducada no serán autorizados. Web de la Empresa.- Ingresar la página web de la empresa si lo tuviere para que cuando envié los correos exista un link en el logo de su empresa hacia dicha página. CONFIGURACIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO Servidor de Correo Saliente.- Ingresar la dirección ip del servidor que se va a utilizar para enviar los comprobantes a los clientes. Puerto de Salida.- Puerto de salida del servidor de correo electrónico por defecto es el puerto 25. Usuario.- Si el servidor requiere autentificación de usuario para enviar correos. Contraseña.- Contraseña del usuario de correo. Modo se seguridad SSL.- Si el servidor requiere modo de seguro para envió de correos. Correo Electrónico Quien Envía los Comprobantes.- Ingresar el correo electrónico que aparecerá como el correo que envía comprobante para que los cliente puedan tener contacto con la empresa. Correo Electrónico Administrador del Sistema.- Aquí se debe ingresar el correo del administrador del sistema, esto es muy importante ya que el sistema envía alertas a este correo cuando existe comprobantes devueltos, no autorizados o si la fecha de caducidad de la firma electrónica esta próxima a caducar. Asunto.- El mensaje que se enviará como asunto en el correo electrónico. Mensaje.- El texto del mensaje del correo electrónico a enviar a los clientes, aquí se puede utilizar 3 variables de ambiente que Devuelve el nombre del comprobantes emitido como Factura, Nota de Débito, Nota de Crédito, Retenciones o Guía de Devuelve el nombre del Devuelve el nombre de la empresa que emite el comprobante.

5 Ejemplo de mensajes de correo Electrónico Mensaje Origen Presente. Adjunto sírvase encontrar electrónica ¹ y el detalle² de dicho comprobante que hemos emitido en nuestra empresa. Gracias por preferirnos. Mensaje Envía a los Clientes Estimado(a) MENOSCAL DEL VALLE ELIZABETH JACKELINE Presente. Adjunto sírvase encontrar Factura electrónico¹ y el detalle² de dicho comprobante que hemos emitido en nuestra empresa. Gracias por preferirnos. Atentamente, FACTURACION ECUADOR CIA. LTDA. Si no tiene servidor de correo electrónico de la empresa, puede utilizar un servidor externo como Hotmail.com, para la configuración de este servidor sería de la siguiente manera: Servidor de Correo Saliente: smtp.live.com Puerto de salida: 587 Usuario: usuario@hotmail.com Contraseña: Su contraseña. Activar modo SSL OPCIONES DE CONTROL Generar Archivo XML desde archivo csv.- Activar esta opción cuando el sistema recibe la datos de sus sistema en archivos de texto campos separados por ponto y como (;) con extensión csv. Firmar Comprobante.- Activar si las variables para firmar electrónicamente los comprobantes están ingresadas

6 Generar Pdf y Enviar Correo.- Si dese que el sistema genere los comprobantes pdf y envié a los clientes. Enviar Comprobante al SRI.- Esta opción se podrá activar únicamente cuando se cumpla todos los requisitos anteriores para enviar los comprobantes hacia los Web Services del SRI. Publicar en la Web.- El sistema permite publicar sus comprobantes emitidos en un sitios Web para que sus clientes puedan consultar los comprobantes emitidos. Configuración Web.- Para publicar sus comprobantes es necesario instalar y configurar un Servidor este puede estar ubicado localmente en sus instalaciones o en la Web. Nuestro personal le ayudará a configurar su servidor web. Ambiente de Pruebas.- Envía los comprobantes al servidor de pruebas del Servicio de Rentas Internas, es necesario activar la empresa a modo de prueba en la página del SRI. Ambiente de Producción.- Envía los comprobantes al Servidor de Producción, para esto es necesario que la empresa cuente con la autorización del Servicio de Rentes Internas. Esta opción se podrá activar cuando se haya obtenido la licencia del Sistema, se puede solicitar una cotización enviando un correo a ventas@facturacionecuador.com El sistema es multiempresa por lo tanto las variables pueden ser diferentes para cada empresa excepto el mensaje de correo que es único para todas la empresas.

7 Registros del Sistema.- El sistema genera unos registros de todos los procesos realizados con los comprobantes de esta forma si un comprobante fue o no autorizado por el SRI. El archivo de registros del sistema está en " C:\SriElectronicos\archivoslog\" el nombre de los archivos están compuestos de logfacturacion+mes+año, los cuales se pude abrirlo en una hoja de Excel. Tiempo Log (horas).- Aquí se define el tiempo que se desea que los logs generados estén en pantalla para consultas, luego de este tiempo la pantalla de log se encera pero estos quedan guardados en los archivos logs.

8 Alertas del Sistema.- El sistema generar alertas a través del correo electrónico del administrador del sistema cuando existan los siguientes eventos: - Fecha de expiración próxima de la firma electrónica. - Comprobantes devueltos. - Comprobantes no autorizados. - Comprobantes mal generados. - Perdida de conexión con los servidores del SRI. - Restablecimiento del Servicio con los servidores del SRI. PRUEBAS DEL SISTEMA UTILIZANDO FIRMA ELECTRÓNICA DE PRUEBA Esta opción permite genera una prueba del Sistema automático de facturación Electrónica sin necesidad de que usted posea una firma Electrónica ya que el sistema automáticamente firma los comprobantes con una firma de pruebas incorporada en el sistema. Para activar esta opción activamos la casilla Obtener firma para pruebas el sistema automáticamente utilizar una firma electrónica que se descargará de la web, con el cual el sistema firmará los documentos de prueba pero esto serán registrados en el SRI como si fueran emitidos por Facturacionecuador por lo que usted no podrá ver dichos documentos con su ruc en la página del SRI. Por lo tanto es recomendable que usted adquiera su propia firma digital ingresando a la página web del Banco Central del Ecuador en esta dirección utilizar su propia firma digital y obtendrá el máximo rendimiento del sistema. Una vez activada la firma electrónica se debe ingresar un correo electrónico para que se pueda recibir los comprobantes generados en el campo Correo Electrónico Quien envía Los Comprobantes y luego damos click en el botón. Obtendremos una pantalla con unos datos que sirven para simular un sistema que genera los archivos de texto con extensión csv, aquí podremos simular la emisión de comprobantes tales como Facturas, Notas de Crédito, Notas de Débito y Retenciones, estos comprobantes se

9 cargan en pantalla con unos datos preestablecidos los cuales podrán cambiarse si es cree necesarios. Para genera las pruebas de la emisión de comprobantes electrónicos damos clic en el botón Luego esperamos para que el sistema realice todo el proceso de facturación Electrónica, al terminar aparecerá en pantalla el comprobante RIDE en formato pdf. Puede proceder de esta forma con todos los otros documentos. Solamente podrá emitir hasta 30 comprobantes con la firma electrónica de prueba, cuando adquiera su propia firma electrónica podrá hacer las pruebas de forma ilimitada. Para una mejor ilustración del acerca del funcionamiento del sistema puede dar clic en el siguiente botón en donde aparecerá un video de demostración. Ayuda y soporte técnico: Ing. Fabián Hernández Teléfono Celular: Correo electrónico: soporte@facturacionecuador.com