Configuración factura electrónica. construsyc instasyc

Transcripción

1 Configuración factura electrónica construsyc instasyc

2 Facturación electrónica Según la propia definición de la Agencia Tributaria, la factura electrónica es un documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel. En términos informáticos, consiste en un fichero con el contenido exigido por ley a cualquier factura, que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos (de un ordenador a otro) y que posee unas características que aseguren la autenticidad e integridad. construsyc/instasyc incluye una nueva opción para poder realizar emisiones de facturas electrónicas según los estándares admitidos por la Agencia Tributaria. Es indispensable que usted cuente con una versión o superior para poder acceder a esta funcionalidad de la aplicación. A continuación se describen los pasos que debe seguir para emitir sus facturas por formato electrónico: 1 º. Instalación de Java Las librerías de firma electrónica están basadas en los fuentes facilitados por el Ministerio de Industria, Energía y Turismo para ayudar a las empresas a integrar la factura electrónica en los ERPs de cada empresa. Si las facturas van firmadas, es indispensable tener instalado Java en nuestro equipo. El link para descargarlo es el siguiente: Si dejamos que la instalación se realice en el directorio que marca por defecto, lo más probable es que tengamos instalado Java en C:\Archivos de programa\java y dentro de esta carpeta accederemos al fichero ejecutable java.exe que necesitaremos para ejecutar nuestras librerías en C:\Archivos de programa\java\jre6\bin\java.exe. Estas carpetas dependerán de cómo lo instalemos y del sistema operativo. 2

3 2 º. Certificado para firmar Es necesario contar con un certificado digital que permita la firma electrónica. La obtención del certificado digital se realiza a través de las entidades debidamente autorizadas para la emisión de estas acreditaciones. La principal emisora de estos certificados es la fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). Será necesario tener accesible este certificado desde el ordenador en el que vamos a utilizar la opción de factura electrónica en construsyc/instasyc. 3 º. Tipo de hacienda en clases de efecto Tenemos que tener configuradas las clases de efectos correctamente, dado que al insertar las facturas en los documentos nos basaremos en los efectos que contienen y al mismo tiempo en las clases de efectos. La lista de efectos admitida por el Ministerio de Hacienda es la que aparece en el menú desplegable de Tipo Hacienda, por tanto debemos vincular una de estas opciones a cada una de nuestras clases de efectos. Si esto no está configurado dará un error al ejecutar la firma electrónica. Encontrará esta opción en el menú principal Configuración Valores por defecto Clases de efectos 3

4 4 º. Campos adicionales en proyecto (sólo para excepciones. Ver configuración FACe en página 6) El formato de la factura electrónica (facturae) tiene una estructura estándar que deben cumplir todas. Dentro de esta estructura existen unas extensiones en las cuales cada entidad puede requerir información propia. Actualmente existe el formato de factura electrónica estándar para todo el mundo, y las excepciones con Caixanova, NovaGalicia Banco y Gas Natural, los cuales tendremos que definir (punto 5º) a mayores. Si tenemos algún cliente que necesite alguna configuración especial, será necesario contactar con ellos para que faciliten la información necesaria para después implementar los cambios necesarios para su correcto funcionamiento. Inicialmente para todo esto tendremos que ir a los proyectos (que estarán enlazados con las facturas) para configurar en sus valores por defecto los campos adicionales que necesitemos. Por ejemplo en el caso de Caixanova crearíamos un dato adicional: Cod Refer. De Operación del Receptor pues es necesario para dicha entidad. Después tendremos que cumplimentar este dato en los proyectos para que al generar las facturas electrónicamente tomen este valor. De la misma forma se hará con el resto de empresas que tengan datos especiales. 5 º. Configuración en empresas, clientes y usuarios Es necesario definir la ruta del fichero java.exe y del certificado. Ambas opciones están disponibles en la ficha del usuario (Fichero Usuarios), que está accesible tan sólo para usuarios administradores. Las excepciones a la norma estándar se definirán en el apartado del mantenimiento de empresas. 4

5 En este caso, existen 5 pestañas con clientes en situación especial, y en cada uno de ellos se especifican los datos adicionales que enlazaremos con la factura y que son necesarios definir. Debajo tenemos una lista de los clientes asociados con cada formato. Una vez conocidos los formatos, en cada cliente tenemos varios puntos que debemos configurar: Codificación: UTF8 e ISO (Se recomienda UTF8) Versión XML: 3.0, 3.1, 3.2 y Incluir firma: Activar para que la factura incluya la firma digital, generada con su certificado. 5

6 Incluir ficheros adjuntos a la factura: si está activada, durante la generación de la factura nos mostrará una lista de los documentos asociados a la misma y podremos marcar los que queremos que incluya. Para incluir los documentos ir a Opciones Documentos asociados, dentro del mantenimiento de la factura. Formato de excepciones y modificaciones: Estructura diferencial a la que enlazamos el cliente (aquellos con excepciones, como por ejemplo el FACe). Configuración para el portal FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) Según se establece en el portal FACe para que las facturas sean aceptadas necesitan ser generadas bajo el formato facturae 3.2 o facturae o Por tanto, la configuración a definir en la ficha del cliente será la siguiente, desde la pestaña de Facturación electrónica: o Será necesario identificar los siguientes campos obligatorios: - Fiscal (Oficina Contable) *Obligatorio - Receptor (Órgano Gestor) *Obligatorio - Pagador (Unidad Tramitadora) *Obligatorio - Comprador (Órgano proponente) *Opcional Debido al elevado número de campos que son necesarios según el formato establecido en el FACe, se ha habilitado una opción para que puedan ser generados y vinculados de forma automática. Para acceder a esta opción debe hacerlo desde un usuario administrador en el menú principal, Ficheros Empresas Formatos excepciones (Fact. electrónica) 6

7 Dichos campos se crearán como campos adicionales de proyectos y órdenes de trabajo. Si la empresa ya tuviera creados dichos campos con anterioridad, tan sólo tendrá que vincularlos en dicha pantalla. Se recomienda la generación de todos los campos adicionales de forma automática, que luego serán cumplimentados en cada presupuesto en función de los requerimientos del cliente. Al ser incluídos en el presupuesto/ot, dichos campos se incluirán automáticamente en todas las facturas que se generen del mismo. 7

8 Visualización de los campos adicionales desde las propiedades del proyecto. Se creará la sección PR.FACe para presupuestos y OT.FACe en el caso de las órdenes de trabajo: 8

9 6 º. Generación de la factura electrónica 1. Clave de la firma Cuando vayamos a generar la factura electrónica nos pedirá una clave para la firma, dado que por seguridad ésta no está guardada en ningún sitio. Si no tenemos ningún certificado no nos pediría nada y generará una factura electrónica sin firma. 2. Directorio destino Los ficheros generados serán exportados a una carpeta llamada Facturas electrónicas que se encuentra ubicada en la carpeta Ficheros de la instalación de la aplicación Construsyc 9.x. 9