MANUAL DEL SERVICIO DE

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1 MANUAL DEL SERVICIO DE

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3 MANUAL DEL SERVICIO DE

4 ÍNDICE 1. Introducción 6 5. Menú de Apoderado Resumen Funcional Pantalla de acceso Editar perfil de Usuario Acceso al Servicio Administración de datos de Empresa Consulta / Mantenimiento Tipos de usuario del servicio Cambio de Logo Entidad-Cliente Cliente Receptor Administración de Factura Electrónica de GBP Acceso al servicio Gestión de Remesas Acceso de la Entidad-Cliente Asistente para creación Acceso del Cliente receptor 11 manual de facturas Gestión de Clientes Problemas en el acceso Listados de Facturas Envia Alta On-Line 13 das o Recibidas Preguntas frecuentes Enviadas o Recibidas Búsquedas Personalizadas Entorno de trabajo Opciones sobre listados 4.1. Apoderado con Custodia 16 de Facturas Apoderado sin Custodia Trabajar con una Factura Administrativo con Custodia Utilidades Administrativo sin Custodia Cliente Receptor Administración de Custodia de Factura Electrónica de GBP 50

5 6. Menú de Administrativo Menú de Cliente Receptor Pantalla de acceso Pantalla de acceso Listados de Facturas Enviadas o 7.2. Problemas en el acceso 66 Recibidas Alta On-Line Enviadas o Recibidas Preguntas frecuentes Búsquedas Personalizadas Listados de Facturas Recibidas Opciones sobre listados Recibidas 72 de Facturas Búsquedas Personalizadas Trabajar con una Factura Opciones sobre listados de Facturas Utilidades Trabajar con una Factura Edición y creación de filtros Nuevo filtro Utilidades Editar filtro Edición y creación de filtros Eliminar filtro Nuevo filtro Editar vista del listado reca Editar filtro 79 pitulativo Eliminar filtro Gestión de descargas Editar vista del listado reca- pitulativo Administración de Custodia de Gestión de descargas 81 Factura Electrónica de GBP 64

6 1 INTRODUCCIÓN El objeto de este documento es el de aportar una herramienta de referencia que permita conocer en mayor profundidad las funcionalidades del servicio de Facturación electrónica del Banco Popular y cómo operar en ella desde un punto de vista práctico. El manual explica el modo de acceso al servicio, sus características y funcionalidades, así como la organización de sus interfaces de uso (entorno de trabajo) y la forma de operar de forma eficaz. En el documento se distinguirá entre las funciones a desempeñar por parte de una Entidad- Cliente y un Cliente receptor de documentos. 6

7 2 RESUMEN FUNCIONAL La plataforma de Facturación electrónica del Banco Popular constituye un Proyecto Avanzado de Facturación Electrónica con funcionalidades completas de emisión y recepción de facturas para las entidades usuarias. Esta plataforma, en función de su configuración, permite gestionar la totalidad de los flujos existentes de facturación, incluyendo el papel. 7

8 Las funcionalidades más representativas del portal, son las siguientes: Envío de facturas: importación de facturas generadas externamente mediante carga manual o automática de remesas/lotes de facturas. Firma electrónica: Generación de la factura electrónica. Formatos de firma electrónica: - XAdES - XML Advanced Electronic Signaturas, firma electrónica avanzada con información de validación (sellado de tiempo, control de caducidad y control de revocados). Verificación de la firma fiable y perdurable en el tiempo. - PKCS#7 (Cryptographic Message Syntax Standard). - PDF (Formato de firma de Adobe). - Otros. Protocolos de comunicación: FTP, VPN, AS2, AS3, FTP/SSL, OFTP, X400, http/ https, Editran. etc. Recepción e integración de facturas firmadas y de los documentos adjuntos. Validaciones configurables de control de duplicados y de fecha de emisión. Visualización e impresión de facturas. Creación de filtros y búsquedas personalizadas de facturas. Consulta de validez y revocación de certificados. Impresión individual o de lotes de facturas. Descarga individual o de lotes de facturas. Posibilidad de aceptar y rechazar facturas. Firma delegada y firma propietaria. Independencia del tipo de certificado. Entrega de facturas a los destinatarios: facturas accesibles online en listados de facturas firmadas enviadas y recibidas. Custodia y Archivado de facturas. 8

9 3 ACCESO AL SERVICIO 3.1. Tipos de usuario del servicio Antes de comentar el método de acceso a la plataforma, conviene distinguir las diferencias entre Entidad-Cliente y un Cliente Receptor, ya que de ello dependerá el acceso a utilizar a la Plataforma Entidad-Cliente Se considera como Entidad-Cliente, aquella que a través de la Banca Multicanal del Banco Popular, ha contratado el servicio de Facturación electrónica para el envío de sus facturas hacia sus clientes receptores de documentos. Estos clientes siempre deberán acceder a través de la Banca Multicanal del Banco Popular utilizando el usuario y contraseña proporcionados por esta. Si intentara acceder a través de la URL del servicio de facturación electrónica directamente, el servicio no se lo permitirá. En función del rol que tenga asignado este usuario dentro de la Banca Multicanal del Banco Popular; dispondrá de distintas funciones a desempeñar dentro de la plataforma de factura electrónica del Banco Popular. Estas funciones pueden ser las correspondientes a: - Apoderado (con o sin acceso a Custodia de facturas) en donde podrá administrar el entorno de factura electrónica y gestionar los envíos de facturas. - Administrativo (con o sin acceso a Custodia de facturas) en donde podrá realizar el seguimiento de las facturas correspondientes a la sociedad. 9

10 Cliente Receptor Se considera como Cliente receptor, aquel que ha sido dado de alta a través del servicio de facturación electrónica del Banco Popular a petición de una Entidad-Cliente y por lo tanto su acceso al servicio no pasará a través de la Banca Multicanal del Banco Popular. Estos clientes, directamente accederán por la URL de acceso directo al servicio utilizando el usuario y contraseña proporcionados por el servicio a petición de una Entidad-Cliente. Dentro de esta tipología estarán los Agentes Comerciales del Banco Popular y los clientes de las sociedades contratantes del servicio a través de la Banca Multicanal del Banco Popular Acceso al servicio En función de si su usuario de acceso se puede considerar una Entidad-Cliente o un Cliente receptor, el acceso se realizará de la siguiente manera: Acceso de la Entidad-Cliente En este caso a través de un acceso a Internet el usuario se deberá identificar con el usuario y contraseña en el servicio de Banca Multicanal y mediante el enlace a Factura Electrónica habrá llegado al servicio. En función de cómo esté identificado dentro de la Banca Multicanal: Apoderado o Administrativo, el servicio le representará una pantalla con unas funcionalidades o con otras. Si se accediera como Apoderado, la pantalla sería la siguiente: 10

11 3_ACCESO AL SERVICIO Si se accediera como administrativo, la pantalla sería la siguiente: Acceso del Cliente receptor En este caso a través de un acceso a Internet el usuario se deberá identificar con el usuario y contraseña en el servicio de facturación electrónica del Banco Popular. Para ello deberá utilizar la dirección directa al servicio que es la siguiente URL: e-factura.net La pantalla de acceso que le será presentada, es la siguiente: 11

12 3.3. Problemas en el acceso En el caso de no recordar los datos de acceso, usuario y contraseña, el servicio le permite recordar los datos de acceso pulsado sobre la opción Olvidó su contraseña?. En ese momento, se le abrirá una ventana del navegador que le informará de los pasos que debe seguir para solventar su problema de acceso. El proceso es bastante sencillo y solo tiene que seguir las instrucciones que se indican en la Web. La pantalla que nos aparecerá en el momento de pulsar sobre la pregunta Olvidó su contraseña?, es la siguiente: En el momento que introduzcamos el usuario de acceso y pulsemos aceptar, se nos mostrará la siguiente pantalla en donde se comunica el envío de un correo a nuestro en el que se nos recordará la contraseña correspondiente. La pantalla sería la siguiente: 12

13 3_ACCESO AL SERVICIO 3.4. Alta On-Line Para activar la cuenta por parte de un cliente de forma ON-LINE, previamente una sociedad existente en el servicio como Entidad-Cliente, deberá haberle dado de Pre-Alta a través de la gestión de clientes en donde habrá identificado una factura y su importe que solamente conoce la sociedad y el cliente para que este sea el medio de seguridad que permita asegurar la identificación para dicho cliente. Deberá seguir el siguiente procedimiento: Conéctese a la dirección web del servicio. A la izquierda de la pantalla, encontrará un campo donde se le indica Introduzca su CIF: Teclee el código de País + el CIF de su empresa. Por ejemplo ESA y pulse Entrar. Le aparecerá la siguiente pantalla: Seleccione el CIF de la empresa que le envió la notificación. 13

14 Introduzca la base imponible de la factura emitida por la empresa que le dio de alta, cuyo número se le indica. Aparecerá la siguiente pantalla: Tras pulsar Aceptar, aparecerá la siguiente pantalla donde deberá rellenar sus datos internos: Ya estaría el cliente dado de alta en el servicio. 14

15 3_ACCESO AL SERVICIO 3.5. Preguntas frecuentes Esta opción permite acceder a una recopilación de aquellas preguntas que con mayor frecuencia se plantean en cuanto a los servicios de factura electrónica. Un ejemplo de respuesta a una de estas preguntas frecuentes, sería la siguiente: 15

16 4 ENTORNO DE TRABAJO El entorno de trabajo al que se accede, dependerá del rol asignado el usuario. De esta manera, en el caso de tratarse de una Entidad-Cliente, podemos encontrarnos con dos posibles pantallas de acceso: 4.1. Apoderado con Custodia El resumen de las opciones que se nos representan en esta pantalla, son las siguientes: 16

17 4_ENTORNO DE TRABAJO Opciones de Editar perfil de Usuario y Salir de la Aplicación. Menú de administración de datos de la empresa. Menú de administración de Factura Electrónica GBP Menú de administración de Custodia de factura Electrónica GBP El objeto de las funciones que puede desempeñar este usuario es el de: Configurar la entidad, Gestionar los envíos, Crear facturas de forma manual y posibilidad de realizar Seguimiento sobre facturas enviadas y recibidas ya sea en el bloque de facturas en curso o a aquellas que están ya en custodia. Más adelante se comentarán las funcionalidades de esta pantalla Apoderado sin Custodia El resumen de las opciones que se nos representan en esta pantalla, son las siguientes: Opciones de Editar perfil de Usuario y Salir de la Aplicación. Menú de administración de datos de la empresa. Menú de administración de Factura Electrónica GBP 17

18 El objeto de las funciones que puede desempeñar este usuario es el de: Configurar la entidad, Gestionar los envíos, Crear facturas de forma manual y posibilidad de realizar Seguimiento sobre facturas enviadas y recibidas solamente en el bloque de facturas en curso. Más adelante se comentarán las funcionalidades de esta pantalla Administrativo con Custodia El resumen de las opciones que se nos representan en esta pantalla, son las siguientes: Opciones de acceso a las Utilidades y Salir de la Aplicación. Acceso a Custodia. Pestañas de facturas Enviadas, Recibidas y Búsquedas Personalizadas. Descargas masivas. Recapitulativo de facturas que cumplen los filtros. Descarga de datos en formato Excel. 18

19 4_ENTORNO DE TRABAJO El objeto del usuario que accede a esta pantalla es el de realizar el seguimiento de las facturas enviadas y recibidas ya sea en el bloque de facturas en curso o a aquellas que están ya en custodia. Más adelante comentaremos las funcionalidades de estas pantallas Administrativo sin Custodia El resumen de las opciones que se nos representan en esta pantalla, son las siguientes: Opciones de acceso a las Utilidades y Salir de la Aplicación. Pestañas de facturas Enviadas, Recibidas y Búsquedas Personalizadas. Descargas masivas. Recapitulativo de facturas que cumplen los filtros. Descarga de datos en formato Excel. El objeto del usuario que accede a esta pantalla es el de realizar el seguimiento de las facturas enviadas y recibidas solamente en el bloque de facturas en curso. Más adelante comentaremos las funcionalidades de estas pantallas. 19

20 4.5. Cliente Receptor El resumen de las opciones que se nos representan en esta pantalla, son las siguientes: Opciones de Salir de la Aplicación y acceso a las Utilidades. Pestañas de facturas Recibidas y Búsquedas Personalizadas. Descargas masivas. Recapitulativo de facturas que cumplen los filtros. Descarga de datos en formato Excel. El objeto del usuario que accede a esta pantalla es el de realizar el seguimiento de las facturas recibidas solamente en el bloque de facturas en curso. Más adelante comentaremos las funcionalidades de estas pantallas. 20

21 5 MENÚ DE APODERADO 5.1. Pantalla de acceso Por defecto al entrar al portal con un usuario de estas características, se muestra un menú dividido en dos o tres bloques principales: Administración de datos de la empresa y Administración de Factura Electrónica de GBP y en el caso de que corresponda, Administración de Custodia de Factura Electrónica de GBP. 21

22 5.2. Editar perfil de Usuario Para acceder a la página hay que pulsar sobre el enlace del menú Editar perfil de usuario. En esta página se permite cambiar el donde se reciben las notificaciones de la aplicación. Una vez actualizado el , solo es necesario pulsar el botón Aceptar. Le aparecerá una ventana de confirmación para definitivamente realizar los cambios solicitados. La pantalla sería la siguiente: 5.3. Administración de datos de Empresa Consulta / Mantenimiento Esta opción permite el mantenimiento de los datos de la empresa (Razón Social y código de empresa -NIF Comunitario) que posteriormente se utilizarán en el Servicio. De entre estos datos, es muy importante el dato del correo electrónico, ya que a este le llegarán las notificaciones que el servicio enviará a la Sociedad por distintas causas en el mismo, como es un error en la carga de una Remesa. 22

23 5_MENÚ DEL APODERADO Cambio de Logo Esta será la opción por la cual el administrador de la Sociedad podrá cambiar el logo a representar en los documentos emitidos desde su sociedad. Por defecto la pantalla se muestra de la siguiente manera, hasta que se carga el primer logo, que a partir de ese momento lo mostraría, para ver cual está en curso: El tamaño de las dimensiones del logo serán las que queden establecidas en el diseño del formato de la Factura, pero no se chequearán en este momento. Lo único que se controla es que el fichero no supere 1 MG de tamaño. 23

24 5.4. Administración de Factura Electrónica de GBP Gestión de Remesas En esta sección, el servicio le permitirá realizar un seguimiento de las Remesas de Facturas cargadas en el servicio para su envío a los receptores de documentos. La carga de remesas a través de esta pantalla, será de forma on-line. Para realizar esta carga se deberá utilizar la función de Enviar nueva remesa de facturas. También se permite la carga de adjuntos de forma on-line. Para realizar esta carga se deberá utilizar la función de Enviar documentos adjuntos. Todas aquellas cargas de remesas de facturas realizadas, generará una traza visible de su estado en el servicio en la zona central de la pantalla. 24

25 5_MENÚ DEL APODERADO Las remesas en esta pantalla, pueden tener varios estados según la situación en la que la remesa se encuentre: Envío en Proceso Envío Realizado Envío no efectuado Envío realizado parcialmente (La carga está en proceso) (Todas las Facturas fueron enviadas) (Todas las Facturas contienen errores) (Algunas Facturas no fueron enviadas) En el caso del envío Parcial, se nos indica cuantas Facturas fueron cargadas del total que contenía la Remesa. También se nos indica cual es la causa de su NO carga en el servicio de Factura Electrónica del Banco Popular. Para poder acceder a la causa de la carga parcial, bastaría con pulsar sobre el estado de la remesa y se abriría la siguiente ventana. 25

26 Enviar nueva Remesa de Facturas Los formatos disponibles, son los siguientes: Uno o varios xml de formato FACTURAe V3.1 (un XML por Factura comprimidos con un fichero ZIP). Fichero CSV con el formato que se adjunta. (Multi-Factura) Formato EDI INVOIC D93A. (Multi-Factura) Pulsando sobre el enlace Enviar nueva remesa de facturas (se encuentra en el menú de la parte izquierda), le aparecerá la siguiente ventana: Para enviar el fichero de la remesa de facturas solo tiene que pulsar sobre el botón Examinar, en ese momento tendrá que localizar el fichero a enviar en su ordenador. Una vez localizado y seleccionado pulse el botón Aceptar. En ese momento el nombre del fichero aparecerá en la caja al lado del botón Examinar. Para finalmente realizar el envío solo tendrá que pulsar en el enlace Aceptar Carga de Adjuntos en línea A través del menú de gestión de Remesas, existe la posibilidad de cargar ficheros adjuntos a la factura mediante el enlace Enlace de documentos adjuntos. 26

27 5_MENÚ DEL APODERADO Este enlace abre una pantalla con un explorador en donde seleccionar el fichero comprimido con los adjuntos a cargar. Las características que deben tener estos ficheros adjuntos y el fichero que los comprime, son las siguientes: Fichero compresor: No necesita de una nomenclatura específica, pero debe ser de tipo ZIP Ficheros a adjuntar a la Factura: La nomenclatura por cada fichero debe ser la siguiente: nº_factura + <separador> + fecha_factura + <separador> + secuencial Donde: nº_factura: nº de la factura, incluyendo el nº de serie, a la que está asociado el documento adjunto. fecha_factura: fecha de la factura en formato YYYYMMDD. Secuencial: nº para distinguir unos adjuntos de un mismo tipo por factura, dentro de una misma remesa. <separador>: carácter # Por ejemplo, si dentro de la remesa de adjuntos especificada anteriormente (Prueba_adjuntos.zip) se quieren subir un par de ficheros adjuntos (un pdf y un tiff) a la factura 00_887_2008 y otro (un pdf) a la factura 00_3730_2008; sería así: 27

28 00_887_2008# #1.pdf 00_887_2008# #2.tiff 00_3730_2008# #1.pdf Los tipos de ficheros admitidos por estar parametrizados actualmente en la BBDD son: pdf (mime = application/pdf) txt (mime = text/plain) doc (mime = application/msword) xls (mime = application/vnd.ms-excel) rtf (mime = application/msword) jpg (mime = image/jpeg) gif (mime = image/gif) tif y tiff (mime = image/tiff) Asistente para creación manual de facturas A través de este punto de menú se accede a la gestión de facturas creadas de forma manual desde la misma plataforma. La pantalla del menú de creación de facturas, muestra las siguientes opciones de uso: 28

29 5_MENÚ DEL APODERADO Crear Factura Esta es la opción que nos permite acceder a la pantalla de creación de facturas de forma manual. Toda factura creada, queda en situación de pendiente de envío. Hasta que no se produce el envío, la factura estará disponible para ser actualizada a través de esta misma opción. La pantalla de creación de facturas manuales, está dividida en 2 pantallas. Una primera de datos de Emisor y Receptor y una segunda pantalla de datos generales de la factura, detalles e importes totales. La primera pantalla, sería la siguiente: En este bloque, serán rellenados de forma automática, aquellos campos cuya información de la sociedad Emisora, estén cumplimentadas en el punto del menú Consulta / Mantenimiento. Esto facilita la cumplimentación de dichos datos. 29

30 Los datos del Receptor, deberán ser rellenados para componer la factura. Al pie de la pantalla, existen dos opciones: Continuar o Volver. En el caso de Volver, la factura no será guardada. En el caso de Continuar, se avanzará a la siguiente pantalla de captura de la factura. La segunda pantalla sería la siguiente: Para añadir detalles, existe un botón NUEVO DETALLE DE FACTURA, que permitirá realizar esta función. 30

31 5_MENÚ DEL APODERADO También se dispone de un botón para eliminar detalles en el caso de que estos no interese mantenerlos en la factura. A medida que se introducen detalles, se calculan los datos del bloque de totales, incluidos el desglose de impuestos de la factura. Al pie de la pantalla, existen dos opciones: Guardar o Salir. En el caso de Salir, la factura no será guardada. En el caso de Guardar, dicha factura quedará creada a la espera de ser enviada Eliminar Factura Tanto para esta opción como las opciones de Desbloquear, Actualizar o Enviar; afectan a las facturas que están en situación de Pendiente de envío al receptor, es decir fueron creadas a través de la captura manual pero aun no han sido enviadas por lo que aparecen en la ventana superior. Para eliminar una de estas facturas, bastaría con marcar el check de la izquierda de la factura o facturas en cuestión y pulsar sobre la opción de eliminar. 31

32 Desbloquear Factura En el caso de que una factura, quede en estado de bloqueo debido a una interrupción en el servicio, en el momento de estar en edición; existe la opción de marcar dicha factura o facturas y pulsar sobre la opción de desbloquear, con lo que dicha factura o facturas pasarían al estado de Pendiente de Envío Enviar Factura En el momento que deseemos enviar una factura o facturas, bastará con marcar el check de dicha facturas/s y luego pulsar en el enlace de Enviar Facturas. En este momento la factura, se firma con el certificado y se envía al receptor por el canal que corresponda. Además al estar ya enviada la factura, se quita de la pantalla quedando solo las que están pendientes de envío Actualizar una Factura Para poder acceder a una factura que está pendiente de envío con el objeto de confirmar sus datos o alterarlos antes de forzar su envío; bastaría con hacer clic sobre el número de la factura del listado de facturas pendientes de envío. En ese momento se abrirá la pantalla de creación de facturas manuales, pero representados los datos que ya fueron grabados anteriormente Gestión de Clientes En esta sección podrá crear y consultar los clientes que tiene dados de alta en el servicio de factura electrónica del Banco Popular. Podrá revisar su configuración así como realizar búsquedas para facilitar la localización de sus clientes. 32

33 5_MENÚ DEL APODERADO Crear un nuevo Cliente Para crear un nuevo cliente debe pulsar sobre el enlace Crear nuevo de la parte izquierda de la página de la sección de Clientes. Entonces le aparecerá un formulario dividido en 4 bloques: Datos de Empresa: En este bloque tendrá que indicar los datos siguientes CIF, Razón Social cliente, , Teléfono, Fax, Persona de Contacto, Dirección, Localidad, Provincia, Código Postal. Los datos marcados con el *, son de rellenado obligatorio. Dentro de la configuración, posible está la de darle al cliente la opción de Conformar o Rechazar la factura. Esta por defecto está sin marcar con lo que es decisión de la entidad el habilitarlo o no. A continuación se debe especificar el formato de envío: XML o PDF. Por defecto XML que corresponde a FACTURAe v

34 Más adelante se debe especificar el tipo de envío, en donde solamente se dispone en este caso a día de hoy por la WEB. Por último, se debe decidir la forma de realizar el alta de dicho cliente, escogiendo entre dos modalidades: Generar el Usuario A través de esta opción se crea directamente el usuario del cliente, permitiéndonos enviar una notificación al cliente para comunicarle el acceso, el usuario y la contraseña a utilizar No generar el usuario, solo la empresa A través de esta opción se da de alta a la empresa y se le envía una notificación para que a continuación dicha empresa confirme el alta a través del alta ON-Line comentada en este documento en el punto

35 5_MENÚ DEL APODERADO Para este tipo de alta, es necesario indicar el número de factura y su base imponible que posteriormente se utilizará en el mecanismo de seguridad del alta ON-Line. En este caso la notificación se envía de forma obligatoria a diferente del alta directa en donde se permite la decisión de enviar sí o no Buscar Clientes Existen 3 posibles formas de localizar a clientes: Realizando una búsqueda desde el área de filtros: 35

36 En esta área puede realizar búsquedas por Nombre o por CIF. Para facilitar las búsquedas se puede indicar comodines (Asteriscos * ) que permita encontrar todos los nombre de empresa que contengan el texto indicado. Basándonos que tenemos 3 empresas con los nombre siguientes MI CLIENTE, CLIENTE, S.A. y EMPRESA CLI. Si hacemos las siguientes búsquedas obtendremos: *CLI* CLI* *CLI mi cliente CLI > Encontrará las empresas con nombre MI CLIENTE, CLIENTE, S.A. y EMPRESA CLI. > Encontrará las empresas con nombre CLIENTE, S.A.. > Encontrará las empresas con nombre EMPRESA CLI. > No encontrará ninguna empresa por estar en minúsculas. > No encontrará ninguna empresa por que con el nombre entero CLI no existe ninguna empresa. Otra forma de buscar es mediante la selección de las letras del alfabeto: Pulsando sobre las letras se mostrarán las empresas que empiecen por la letra seleccionada. Finalmente está la búsqueda más elemental que es consultar los listados de las empresas de uno en uno. Para la navegación de los listados de empresas existen dos enlaces en el comienzo del listado. Ejemplo A: Listado Total 125 empresas. Mostradas de 50 en er Listado er Listado er Listado Estos enlaces se activarán y desactivarán según se puede avanzar y/o retroceder en los listados. 36

37 5_MENÚ DEL APODERADO Creación de Clientes de forma masiva: Existe la posibilidad de cargar un fichero y que este nos permita generar de forma masiva las altas de los clientes. Para ello existe un icono en esta pantalla que pulsando sobre él se despliega una pantalla de ayuda en la que se describe el formato de dicho fichero. El formato completo de dicha carga masiva, se adjunta en el siguiente documento: Listados de Facturas Enviadas o Recibidas Esta sección se explicará las funciones a realizar para ambas secciones del servicio de factura electrónica de GBP. Según accedemos a la pantalla. Nos situaremos en la pestaña de Facturas Enviadas o Recibidas, según la siguiente imagen: Como muestra la imagen siguiente las facturas aparecen agrupadas en un listado con la información de cada factura en columnas. La información de cada columna es personalizada en el área de Utilidades, opción Editar vista del listado recapitulativo. 37

38 El listado muestra un número definido de facturas (máximo 999 facturas). En el caso de tener más facturas que las mostradas en el listado, la opción Siguiente >> aparecerá activada. Pulsando sobre ella podrá avanzar en el listado. En el caso de poder retroceder se activará la opción << Anterior. Ejemplo A: Listado Total 125 facturas. Mostradas de 50 en er Listado er Listado er Listado er Listado Ejemplo B: Listado Total 125 facturas. Mostradas de 150 en 150. Cuando se quiera trabajar con un grupo o todas las facturas del listado existen varias formas que te permiten seleccionar o deseleccionar todas o algunas facturas. 38

39 5_MENÚ DEL APODERADO Seleccionar todas En la fila de los títulos de las columnas existe en la primera columna una caja blanca. Esta caja blanca primera produce la selección de todas las facturas del listado que se muestran en pantalla. Pulsar sobre produce el mismo efecto. Deseleccionar todas En la fila de los títulos de las columnas existe en la primera columna una caja blanca. Si esta caja está marcada pulsando sobre ella desactiva la selección de las facturas. Pulsar sobre produce el mismo efecto. Des/Seleccionar algunas En toda factura, en la primera columna existe una caja blanca. Pulsando sobre esta caja se selecciona o deselecciona la factura. Estas marcas permiten trabajar con las opciones siguientes (ver más adelante OPCIONES SO- BRE LISTADOS ): Enviadas o Recibidas Existen dos tipos de listados predefinidos: RECIBIDAS y BUSQUEDAS PERSONALIZADAS. Pulsando sobre la opción de Recibidas o de Enviadas, consultará las facturas emitidas su servicio o recibidas de sus Proveedores. Como ve en la imagen anterior, el listado activo aparece marcado con otro color (más claro). 39

40 Búsquedas Personalizadas Además del listado de facturas enviadas o recibidas, se pueden realizar búsquedas personalizadas. Estas búsquedas se crean desde el área de Utilidades (ver más adelante). Para consultar las búsquedas creadas se debe pulsar sobre la opción de Escoger Filtro (ver la imagen anterior). Una vez pulsado le aparecerá un listado de filtros: Para consultar el filtro solo haría falta pulsar sobre el nombre del filtro deseado Opciones sobre listados de Facturas Ordenar listado en uso Cuando se está trabajando con un listado de facturas algunas veces interesa ordenar ese listado por algún criterio. Por tal motivo, pulsando sobre el título de las columnas puede ordenar alfabética o numéricamente el listado. En el caso de estar ordenado por ese criterio, si se vuelve a pulsar sobre él el orden cambia al inverso. Para ordenar el listado ascendentemente por el número de la factura solo haría falta pulsar sobre la palabra Número, en ese momento la columna se activa (cambia a naranja oscuro) y aparece una flecha blanca dirigiendo hacia arriba. Para ordenar el listado descendentemente por el número de la factura solo haría falta pulsar sobre la palabra Número, en ese momento la columna se activa (cambia a naranja oscuro) y aparece una flecha blanca dirigiendo hacia abajo. 40

41 5_MENÚ DEL APODERADO Descargar Facturas seleccionadas Una vez seleccionada alguna factura del listado, pulsando sobre esta opción se descargará las facturas seleccionadas en un fichero comprimido (ZIP) Descarga de Facturas del filtro aplicado Esta opción descarga todas las facturas del listado con el que se está trabajando. Es decir, si se está en el listado de facturas Enviadas se descargarán todas las facturas enviadas. Dentro de esta opción, se puede decidir qué es lo que deseamos descargar, según se muestra en la imagen: Este tipo de descarga, se envía a un proceso batch que se ejecuta en un segundo plano y queda disponible en la opción de Gestión de Descargas, dentro de las Utilidades Reprocesar Facturas Pulsando sobre el icono siguiente se pueden volver a reprocesar las facturas seleccionadas Generar Excel con facturas Esta opción genera un Excel con los datos de las facturas que cumplen con la selección existente en dicho momento (Recibidas o de la búsqueda personalizada correspondiente). Al seleccionar esta opción, se nos muestra una nueva ventana tal y como se muestra en la siguiente imagen. 41

42 En el caso de seleccionar la opción de generar ; se genera el fichero Excel y se nos permitirá abrirlo directamente o guardarlo en disco. Los datos contenidos en este fichero, serán los mismos que los que existan en el recapitulativo, cuando se solicitó la descarga en el Excel. 42

43 5_MENÚ DEL APODERADO Trabajar con una Factura Consultar una Factura En todos los listados existe una columna con el icono. Debajo de esta imagen aparecerán los iconos de estado de cada factura. Dependiendo del estado en el que se encuentre la factura así será el icono que aparecerá. Los estados varían según se vayan realizando acciones sobre la factura. Para consultar la factura solo tendrá que pulsar sobre el icono correspondiente a la fila de la factura. Una vez que se pulse sobre la factura le aparecerá la factura a consultar. La web está dividida en dos partes, una superior con las opciones que se pueden realizar con la factura y, otra inferior que contiene la factura propiamente dicha Opciones sobre una Factura La parte superior de la página, es donde aparecen posibles acciones a realizar sobre la factura. Regresar a Lista Recapitulativa > Permite regresar al menú anterior. Salir de la aplicación > Permite cerrar el servicio. Descargar > Permite descargar la factura. Validar Documento > Permite validar la firma del documento. Impresión del Original > Permite regresar a la vista del PDF del documento. Impresión vista de detalle > Permite mandar a la impresora la vista actual. Visualizar histórico de la factura > Visualizar el histórico de los estados por los que pasó el documento. 43

44 Aceptar Factura Rechazar Factura Adjuntos > Permite marcar la factura como aceptada por parte del receptor. > Permite marcar la factura como rechazada. En este caso el usuario podrá introducir un mensaje aclaratorio. > Permite acceder a los ficheros adjuntos del documento. Estas opciones se habilitarán en función del documento y del escenario desde el que accedamos a la factura Utilidades Como en la sección de listados en la parte superior aparecen las opciones del área de Utilidades, que son: Edición y creación de filtros Desde esta opción se pueden Editar, crear y eliminar Filtros o búsquedas personalizadas. Para consultarlas tendrá que ir a la página de Listados Recapitulativos. 44

45 5_MENÚ DEL APODERADO Nuevo filtro Pulsando sobre el enlace Nuevo Filtro le aparecerá un formulario que contiene los elementos de búsqueda que formarán la búsqueda. Nombre de filtro: Caja para indicar el nombre del filtro: Aplicado a: Si el filtro está referido a documentos enviados o recibidos. Modalidad del filtro: En el caso de tener contratado el Servicio e-archivo de Seres podrá realizar una búsqueda en las facturas de e-factura o de e-archivo. Opciones del Filtro: - Número del documento: Espacio para buscar por el número de factura. - Tipo Documento: Espacio para buscar por el tipo de factura. Escoger entre las opciones: Abono, Factura Comercial, Autofactura, Nota de Abono, Rectificativa, Nota de Cargo... - Estado Documento Escoger entre Conformada, Imprimida, Descargada, No Conforme, No Abierta, Abierta, etc. - Fecha Factura: Periodo de facturas emitidas entre la Fecha Inicio y la Fecha Fin. Formato Día, mes y año separado con guiones DD-MM-AAAA >

46 - Fecha Vencimiento: Periodo de facturas cuya fecha de vencimiento se encuentre entre la Fecha Inicio y la Fecha Fin. Formato Día, mes y año separado con guiones DD-MM- AAAA > Importe: rango de importes que debe cumplir las facturas a localizar. - Emisor / Receptor: En el caso de haber elegido en la opción Aplicado a: las facturas emitidas esta opción estará inhabilitada para indicar el nombre del emisor o en el caso de haber seleccionado facturas recibidas estará inhabilitada para indicar el nombre del receptor. Cerciórese que cuando indica un nombre las mayúsculas y minúsculas se consideran diferentes. Para facilitar las búsquedas se puede indicar comodines (Asteriscos * ) que permita encontrar todos los nombre de empresa que contengan el texto indicado. - CIF Emisor / CIF Receptor: Ocurre lo mismo que con la opción de Emisor y Receptor. Para facilitar las búsquedas se puede indicar comodines (Asteriscos * ). - Información: Permite buscar por el campo información. Para facilitar las búsquedas se puede indicar comodines (Asteriscos * ). - Importe: Permite la búsqueda por el importe exacto de una factura Editar filtro Primero se debe seleccionar el filtro que se quiere modificar y luego pulsar sobre la opción EDI- TAR FILTRO SELECCIONADO. Posteriormente le saldrá el mismo formulario que le permitió crear el filtro pero con las opciones de búsqueda indicadas. Realice los cambios necesarios y pulse la opción Aceptar para guardar los cambios e ir al listado de facturas resultante de la búsqueda o Aceptar e ir a listado para guardar los cambios y volver al índice de listados de filtros. Pulse la opción CANCELAR para desechar los cambios creados. 46

47 5_MENÚ DEL APODERADO Eliminar filtro Primero se debe seleccionar el filtro que se quiere modificar y luego pulsar sobre la opción EDI- TAR FILTRO SELECCIONADO. Posteriormente le saldrá el mismo formulario que le permitió crear el filtro pero con las opciones de búsqueda indicadas. Pulse el enlace BORRAR FILTRO. Le saldrá una ventana informando de la acción solicitada, en el caso de estar seguro de borrar el filtro pulse la opción Aceptar, en caso contrario pulse Cancelar Editar vista del listado recapitulativo En esta opción podrá indicar que campos de los listados podrá visualizar. Para ello, tendrá que utilizar las flechas de dirección izquierda y derecha para pasar los campos del grupo NO VISI- BLES a los VISIBLES y viceversa. Luego en el listado de campos VISIBLE puede subir y bajar el orden de los campos con las flechas de dirección subir y bajar. Ejemplo: Objetivo Mover el campo TIPO DE DOCUMENTO al listado visibles y colocarlo en segunda posición. 47

48 PASOS IMAGEN PASOS Pulsar el campo Tipo Documento con el ratón del bloque NO VISIBLES Pulsar la flecha dirección derecha. El campo pasa al bloque de VISIBLES. Pulsar el campo Tipo Documento con ratón del bloque VISIBLES Pulsar la flecha dirección arribar siete veces hasta colocarla debajo del campo FECHA FACTURA Además podrá indicar en que orden se ordenan los listado, indicar cuantas facturas por listado aparecen y el filtro que e muestra al entrar a la aplicación. 48

49 5_MENÚ DEL APODERADO Después de realizar los cambios solo tiene que pulsar sobre el botón Aceptar e ir a listado Gestión de descargas Esta opción está creada para poder consultar y copiar todas las descargas solicitadas. Cuando un listado está preparado para ser descargado el nombre del fichero tiene un color naranja oscuro. Pulse sobre el nombre y se le mostrará la ventana siguiente: Si se desea eliminar una descarga ya tratada, se puede utilizar el icono de la derecha. 49

50 Esta ventana puede variar dependiendo de cada ordenador, aunque las opciones son las mismas. Para guarda el listado de facturas en su ordenador pulse sobre la opción Guardar (Save). Si no quiere copiarlo puede pulsar sobre el botón Cancelar (Cancel). El tiempo de permanencia de las descargas generadas en el servicio es de un mes desde que se lanzaron. Transcurrido ese tiempo, se eliminan automáticamente Administración de Custodia de Factura Electrónica de GBP En esta sección, el tratamiento es prácticamente igual que en el apartado de Administración de Factura Electrónica pero limitado a labores de custodia por parte de la sociedad emisora de los documentos. A este entorno llegarán todas aquellas facturas que superen el tiempo estipulado de permanencia en el servicio de factura electrónica en curso. Este periodo está establecido en 365 días. Dentro de las pestañas habituales de Enviadas, Recibidas o Búsquedas Personalizadas; podemos filtrar por ejercicio de emisión de la factura. 50

51 6 MENÚ DE ADMINISTRATIVO 6.1. Pantalla de acceso Por defecto al entrar al portal con un usuario de estas características, se la pantalla de seguimiento de Facturas enviadas y recibidas. En dicha pantalla aparecerá la opción de acceder a la Custodia en función de su contratación o no Listados de Facturas Enviadas o Recibidas Esta sección se explicará las funciones a realizar para ambas secciones del servicio de factura electrónica de GBP. Según accedemos a la pantalla. Nos situaremos en la pestaña de Facturas Enviadas o Recibidas, según la siguiente imagen: 51

52 Como muestra la imagen siguiente las facturas aparecen agrupadas en un listado con la información de cada factura en columnas. La información de cada columna es personalizada en el área de Utilidades, opción Editar vista del listado recapitulativo. El listado muestra un número definido de facturas (máximo 999 facturas). En el caso de tener más facturas que las mostradas en el listado, la opción Siguiente >> aparecerá activada. Pulsando sobre ella podrá avanzar en el listado. En el caso de poder retroceder se activará la opción << Anterior. Ejemplo A: Listado Total 125 facturas. Mostradas de 50 en er Listado er Listado er Listado er Listado Ejemplo B: Listado Total 125 facturas. Mostradas de 150 en

53 6_MENÚ DE ADMINISTRATIVO Cuando se quiera trabajar con un grupo o todas las facturas del listado existen varias formas que te permiten seleccionar o deseleccionar todas o algunas facturas. Seleccionar todas En la fila de los títulos de las columnas existe en la primera columna una caja blanca. Esta caja blanca primera produce la selección de todas las facturas del listado que se muestran en pantalla. Pulsar sobre produce el mismo efecto. Deseleccionar todas En la fila de los títulos de las columnas existe en la primera columna una caja blanca. Si esta caja está marcada pulsando sobre ella desactiva la selección de las facturas. Pulsar sobre produce el mismo efecto. Des/Seleccionar algunas En toda factura, en la primera columna existe una caja blanca. Pulsando sobre esta caja se selecciona o deselecciona la factura. Estas marcas permiten trabajar con las opciones siguientes (ver más adelante OPCIONES SO- BRE LISTADOS ): Enviadas o Recibidas Existen dos tipos de listados predefinidos: RECIBIDAS y BUSQUEDAS PERSONALIZADAS. Pulsando sobre la opción de Recibidas o de Enviadas, consultará las facturas emitidas su servicio o recibidas de sus Proveedores. Como ve en la imagen anterior, el listado activo aparece marcado con otro color (más claro). 53

54 Búsquedas Personalizadas Además del listado de facturas enviadas o recibidas, se pueden realizar búsquedas personalizadas. Estas búsquedas se crean desde el área de Utilidades (ver más adelante). Para consultar las búsquedas creadas se debe pulsar sobre la opción de Escoger Filtro (ver la imagen anterior). Una vez pulsado le aparecerá un listado de filtros: Para consultar el filtro solo haría falta pulsar sobre el nombre del filtro deseado Opciones sobre listados de Facturas Ordenar listado en uso Cuando se está trabajando con un listado de facturas algunas veces interesa ordenar ese listado por algún criterio. Por tal motivo, pulsando sobre el título de las columnas puede ordenar alfabética o numéricamente el listado. En el caso de estar ordenado por ese criterio, si se vuelve a pulsar sobre él el orden cambia al inverso. Para ordenar el listado ascendentemente por el número de la factura solo haría falta pulsar sobre la palabra Número, en ese momento la columna se activa (cambia a naranja oscuro) y aparece una flecha blanca dirigiendo hacia arriba. Para ordenar el listado descendentemente por el número de la factura solo haría falta pulsar sobre la palabra Número, en ese momento la columna se activa (cambia a naranja oscuro) y aparece una flecha blanca dirigiendo hacia abajo. 54

55 6_MENÚ DE ADMINISTRATIVO Descargar Facturas seleccionadas Una vez seleccionada alguna factura del listado, pulsando sobre esta opción se descargará las facturas seleccionadas en un fichero comprimido (ZIP) Descarga de Facturas del filtro aplicado Esta opción descarga todas las facturas del listado con el que se está trabajando. Es decir, si se está en el listado de facturas Enviadas se descargarán todas las facturas enviadas. Dentro de esta opción, se puede decidir qué es lo que deseamos descargar, según se muestra en la imagen: Este tipo de descarga, se envía a un proceso batch que se ejecuta en un segundo plano y queda disponible en la opción de Gestión de Descargas, dentro de las Utilidades Reprocesar Facturas Pulsando sobre el icono siguiente se pueden volver a reprocesar las facturas seleccionadas Generar Excel con facturas Esta opción genera un Excel con los datos de las facturas que cumplen con la selección existente en dicho momento (Recibidas o de la búsqueda personalizada correspondiente). Al seleccionar esta opción, se nos muestra una nueva ventana tal y como se muestra en la siguiente imagen. 55

56 En el caso de seleccionar la opción de generar ; se genera el fichero Excel y se nos permitirá abrirlo directamente o guardarlo en disco. Los datos contenidos en este fichero, serán los mismos que los que existan en el recapitulativo, cuando se solicitó la descarga en el Excel. 56

57 6_MENÚ DE ADMINISTRATIVO Trabajar con una Factura Consultar una Factura En todos los listados existe una columna con el icono. Debajo de esta imagen aparecerán los iconos de estado de cada factura. Dependiendo del estado en el que se encuentre la factura así será el icono que aparecerá. Los estados varían según se vayan realizando acciones sobre la factura. Para consultar la factura solo tendrá que pulsar sobre el icono correspondiente a la fila de la factura. Una vez que se pulse sobre la factura le aparecerá la factura a consultar. La web está dividida en dos partes, una superior con las opciones que se pueden realizar con la factura y, otra inferior que contiene la factura propiamente dicha Opciones sobre una Factura La parte superior de la página, es donde aparecen posibles acciones a realizar sobre la factura. Regresar a Lista Recapitulativa Salir de la aplicación Descargar Validar Documento Impresión del Original Impresión vista de detalle Visualizar histórico de la factura > Permite regresar al menú anterior. > Permite cerrar el servicio. > Permite descargar la factura. > Permite validar la firma del documento. > Permite regresar a la vista del PDF del documento. > Permite mandar a la impresora la vista actual. > Visualizar el histórico de los estados por los que pasó el documento. 57

58 Aceptar Factura Rechazar Factura Adjuntos > Permite marcar la factura como aceptada por parte del receptor. > Permite marcar la factura como rechazada. En este caso el usuario podrá introducir un mensaje aclaratorio. > Permite acceder a los ficheros adjuntos del documento. Estas opciones se habilitarán en función del documento y del escenario desde el que accedamos a la factura Utilidades Como en la sección de listados en la parte superior aparecen las opciones del área de Utilidades, que son: Edición y creación de filtros Desde esta opción se pueden Editar, crear y eliminar Filtros o búsquedas personalizadas. Para consultarlas tendrá que ir a la página de Listados Recapitulativos. 58

59 6_MENÚ DE ADMINISTRATIVO Nuevo filtro Pulsando sobre el enlace Nuevo Filtro le aparecerá un formulario que contiene los elementos de búsqueda que formarán la búsqueda. Nombre de filtro: Caja para indicar el nombre del filtro: Aplicado a: Si el filtro está referido a documentos enviados o recibidos. Modalidad del filtro: En el caso de tener contratado el Servicio e-archivo de Seres podrá realizar una búsqueda en las facturas de e-factura o de e-archivo. Opciones del Filtro: - Número del documento: Espacio para buscar por el número de factura. - Tipo Documento: Espacio para buscar por el tipo de factura. Escoger entre las opciones :Abono, Factura Comercial, Autofactura, Nota de Abono, Rectificativa, Nota de Cargo... - Estado Documento Escoger entre Conformada, Imprimida, Descargada, No Conforme, No Abierta, Abierta, etc. - Fecha Factura: Periodo de facturas emitidas entre la Fecha Inicio y la Fecha Fin. Formato Día, mes y año separado con guiones DD-MM-AAAA >

60 - Fecha Vencimiento: Periodo de facturas cuya fecha de vencimiento se encuentre entre la Fecha Inicio y la Fecha Fin. Formato Día, mes y año separado con guiones DD-MM- AAAA > Importe: rango de importes que debe cumplir las facturas a localizar. - Emisor / Receptor: En el caso de haber elegido en la opción Aplicado a: las facturas emitidas esta opción estará inhabilitada para indicar el nombre del emisor o en el caso de haber seleccionado facturas recibidas estará inhabilitada para indicar el nombre del receptor. Cerciórese que cuando indica un nombre las mayúsculas y minúsculas se consideran diferentes. Para facilitar las búsquedas se puede indicar comodines (Asteriscos * ) que permita encontrar todos los nombre de empresa que contengan el texto indicado. - CIF Emisor / CIF Receptor: Ocurre lo mismo que con la opción de Emisor y Receptor. Para facilitar las búsquedas se puede indicar comodines (Asteriscos * ). - Información: Permite buscar por el campo información. Para facilitar las búsquedas se puede indicar comodines (Asteriscos * ). - Importe: Permite la búsqueda por el importe exacto de una factura Editar filtro Primero se debe seleccionar el filtro que se quiere modificar y luego pulsar sobre la opción EDI- TAR FILTRO SELECCIONADO. Posteriormente le saldrá el mismo formulario que le permitió crear el filtro pero con las opciones de búsqueda indicadas. Realice los cambios necesarios y pulse la opción Aceptar para guardar los cambios e ir al listado de facturas resultante de la búsqueda o Aceptar e ir a listado para guardar los cambios y volver al índice de listados de filtros. Pulse la opción CANCELAR para desechar los cambios creados. 60

61 6_MENÚ DE ADMINISTRATIVO Eliminar filtro Primero se debe seleccionar el filtro que se quiere modificar y luego pulsar sobre la opción EDI- TAR FILTRO SELECCIONADO. Posteriormente le saldrá el mismo formulario que le permitió crear el filtro pero con las opciones de búsqueda indicadas. Pulse el enlace BORRAR FILTRO. Le saldrá una ventana informando de la acción solicitada, en el caso de estar seguro de borrar el filtro pulse la opción Aceptar, en caso contrario pulse Cancelar Editar vista del listado recapitulativo En esta opción podrá indicar que campos de los listados podrá visualizar. Para ello, tendrá que utilizar las flechas de dirección izquierda y derecha para pasar los campos del grupo NO VISI- BLES a los VISIBLES y viceversa. Luego en el listado de campos VISIBLE puede subir y bajar el orden de los campos con las flechas de dirección subir y bajar. Ejemplo: Objetivo Mover el campo TIPO DE DOCUMENTO al listado visibles y colocarlo en segunda posición. 61